De juiste faciliteitsbeheersoftware kiezen: IWMS, CMMS, CAFM en EAM uitgelegd

Als je deze blog leest, zijn de verschillen tussen CAFM en CMMS niet alleen academisch; je moet weten welke je moet kiezen. Dus laten we beginnen met de titel veranderen naar Welke Is Juist Voor Mij, Computer-Aided Facilities Management Software of Computerized Maintenance Management Software?

Ja, die nieuwe titel is te lang, maar het heeft het voordeel dat het accurater is. En de beste manier om het antwoord te vinden is om erheen te werken. Laten we beginnen met een paar basisprincipes.

Zijn CAFM en CMMS eigenlijk hetzelfde?

Nee, niet echt. Maar het is makkelijk te zien waarom mensen dat zouden denken. In de breedste trekken voeren ze dezelfde taken uit. Beide softwareoplossingen helpen je je operaties bij te houden, te managen en te rapporteren. En ze bereiken deze taken door gebruik te maken van een aantal van dezelfde technologieën. Moderne versies neigen ertoe een cloud-gebaseerde centrale database te gebruiken, wat het dataverzamelingsproces stroomlijnt en ervoor zorgt dat alles up-to-date blijft in realtime en toegankelijk is vanaf elk met internet verbonden desktop of mobiel apparaat via een speciale app.

Om voorbij deze gelijkenis te kijken naar de verschillen, helpt het om dezelfde vraag te stellen maar CAFM en CMMS om te wisselen. Bijvoorbeeld, we kunnen vragen: Zijn een Tesla en een golfkar eigenlijk hetzelfde? In de breedste trekken voeren ze dezelfde taak uit. Beide verplaatsen mensen en dingen van A naar B. En ze bereiken deze taak met dezelfde technologie, een elektrische motor. Maar zodra je die Tesla op een golfbaan rijdt, voel je de verschillen direct.

Dus zelfs als beide softwareoplossingen sommige functies en technologieën delen, zijn ze anders. Opgekookt tot één regel, is het verschil dat een CAFM zich meer richt op het maximaliseren van ruimtegebruik terwijl een CMMS zich meer richt op het maximaliseren van activum-uptime.

Dus, ze zijn niet hetzelfde. En het verschil is focus. Op dit punt is het de moeite waard om een paar basisonderliggende definities van andere gerelateerde platforms uit te werken om verwarring te voorkomen. Feitelijk kunnen we vier verschillende-maar-gerelateerde platforms bekijken.

Wat is IWMS?

Integrated workplace management system

Met functies voor alles van vastgoedportfoliomanagement tot vloerplannening, is dit je Zwitserse zakmes voor faciliteitsbeheer.

Wat is CAFM?

Computer aided facilities management

Helpt je focussen op de fysieke werkplek met functies voor het creëren van vloerplannen en het maximaliseren van ruimtebenutting.

Wat is EAM?

Enterprise asset management

Denk aan wieg-tot-graf activabeheer, inclusief alles van het planproces tot onderhoud en dan finale afvoer en vervanging. EAM trekt data uit de hele organisatie om je de echte totale kostprijs van eigendom te tonen, wat belangrijk is voor business intelligence en moeilijke repareren-of-vervangen beslissingen.

Wat is CMMS?

Computerized maintenance management system.

De beste voor het laatst bewaard. CMMS is nauwer gericht op het organiseren van de onderhoudsafdeling met werkordermanagement en preventief onderhoud inplannen en bijhouden.

Hoe vergelijken ze?

Nu we de definities hebben, kan het helpen om een paar van ze te vergelijken om beter te begrijpen hoe ze enigszins gelijk maar anders zijn. Basis, je moet ervoor zorgen dat je degene krijgt die het beste past bij jouw specifieke behoeften.

Het is hetzelfde als shoppen voor een auto. Laten we zeggen dat je een voertuig nodig hebt om in de stad rond te rijden. Niet alles gaat voor je werken. Een tweezitter is perfect als jullie met tweeën zijn, maar je bent beter af met een busje als je je gezin van vijf moet vervoeren.

EAM vs. CMMS

Binnen elke EAM zit een CMMS, dus als je de relatie moest tekenen, zou je EAM als een grote cirkel hebben en CMMS als een kleinere innerlijke cirkel. Het maakt waarschijnlijk geen zin om versus hier te gebruiken; het is geen echt of-ofverhouding. In plaats daarvan kun je ze zien als "meer" en "een beetje minder."

IWMS vs. CMMS

CMMS is meer gefocust op onderhoud, en je kunt het zien als iets wat de onderhoudsafdeling gebruikt om hun werkorderworkflows te stroomlijnen en te versterken. IWMS is waarschijnlijk beter als een oplossing die een stap hoger (maar niet beter) in het proces zit. Dus een faciliteitsmanager kan het gebruiken om verzoeken uit de hele organisatie te organiseren, waarvan ze een paar doorgeven aan de onderhoudsafdeling.

IWMS vs. CAFM

Hangt af wie je vraagt, maar een veelvoorkomend onderscheid is simpelweg schaal. Nadat je een bepaalde grootte overschrijdt en extra oversight nodig hebt, maakt een IWMS meer zin.

OK, ze zijn niet precies hetzelfde, maar er is veel overlap, dus als ik een CAFM of een CMMS krijg, krijg ik eigenlijk wat ik nodig heb?

Helaas, nee. In plaats daarvan eindig je met beide niet genoeg van wat je nodig hebt en te veel van wat je niet nodig hebt.

Niet genoeg van wat je nodig hebt: Als wat je nodig hebt een functieset is die je preventief onderhoudsprogramma stroomlijnt en versterkt, laat een CAFM je tekort. En als je complexe vastgoedleaseovereenkomsten over meerdere faciliteiten moet managen, worstelt een CMMS om te leveren.

Te veel van wat je niet nodig hebt: Onthoud, moderne aanbieders voor zowel CAFM als CMMS gebruiken het software as a service (SaaS) model, wat betekent dat in plaats van de software te kopen je je aanmeldt voor een abonnement. Er zijn veel voordelen aan dit systeem voor jou, inclusief het feit dat de aanbieder geïnvesteerd is in je lopende succes net zoveel als jij. Ze hebben je nodig om tevreden te zijn met hun software zodat je je abonnement vernieuwt. Maar SaaS betekent ook dat als je een CFAM kiest wanneer je een CMMS nodig hebt, er lopende kosten zijn voor functies die je niet gebruikt.

Wat zijn CAFM use cases en functies?

Goede vraag. En omdat de term een beetje een parasol is geworden voor een aantal verschillende typen faciliteitsbeheersoftware, kunnen we bijna net zo makkelijk vragen: Wat is geen functie van een CAFM? Laten we de lijst beperken tot twee echt belangrijke.

CAFM en ruimteplanning

Het begint met gedetailleerde vloerplannen van de kantoorruimte, inclusief bureaus, activa en apparatuur. Faciliteitsmanagers kunnen ervoor zorgen dat ruimte efficiënt wordt gebruikt en werknemers goed geaccommodeerd worden. Bijvoorbeeld, als er een nieuwe aanwinst is in de engineering-afdeling, kan de faciliteitsmanager ervoor zorgen dat er ruimte is voor een nieuw bureau. Ze kunnen de software ook gebruiken om het verplaatsen van een bureau uit de opslag naar het kantoor te faciliteren. Voor bestaande werknemers dekt ruimteplanning het beheer en bijhouden van flexibele ruimtes, zoals vergader- en breakout-ruimtes. De software verzamelt waardevolle data over wie wat gebruikt, wat effectief benut wordt en wat verspild gaat.

CAFM en fysieke distancing

Faciliteitsmanagers staan nu voor uitdagingen gerelateerd aan het bestrijden van de verspreiding van COVID-19, en één manier is door sociale distancing tussen werknemers op de werkvloer te garanderen. Omdat de software al data heeft over kantoorindelingen en waar mensen zitten, kunnen faciliteitsmanagers het gebruiken om veilige afstanden te garanderen door bureaus direct te hertoewijzen. Managers kunnen ook toegang controleren met bezoekersbeheer en aankomsttijden van werknemers verstoren. Ze kunnen ook wellness checks creëren en managen en data verzamelen voor contacttracing.

Wat zijn CMMS use cases en functies?

Terug naar brede trekken. Onderhoudsleiders gebruiken CMMS om controle te krijgen op hun onderhoudsprogramma's, inclusief:

• Uptime boosten
• Onderhoudskosten snijden
• Voorraad controleren
• Zichtbaarheid en verantwoordelijkheid verhogen
• Activum- en apparatuurlivencycli verlengen

Laten we kijken hoe ze dat doen met de specifieke modules in een CMMS-oplossing.

CMMS en werkordermanagement

In het hart van elke goede CMMS zit uitgebreid werkordermanagement. Het begint met de open online portal, waar mensen hun onderhoudsaanvragen kunnen indienen zonder het onderhoudsafdeling telefoonnummers of e-mailadressen op te hoeven zoeken. Het voordeel voor de onderhoudsafdeling is dat ze niet langer hoeven te dealen met willekeurige berichten die de details missen die ze nodig hebben om werkorders correct te genereren en te prioriteren.

In het geval van een on-demand taak, kan het onderhoudsteam snel een werkorder genereren vol met alle informatie die monteurs nodig hebben om efficiënt te werken en snel af te sluiten, inclusief:

• Uitgebreide activum- en apparatuurdata en geschiedenissen
• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Gerelateerde onderdelen en materialen
• Digi afbeeldingen, O&M-handleidingen en bijbehorende garanties
• Interactieve sitekaarten en vloerplannen

Communicatie loopt twee kanten op, met monteurs die in staat zijn commentaren toe te voegen aan zowel werkorders als taken. Ze kunnen ook afbeeldingen uploaden, wat hen in staat stelt om remote visuele inspecties te vragen voordat ze afsluiten.

CMMS en preventief onderhoud

Onderhoudsafdelingen gebruiken een verscheidenheid aan onderhoudsstrategieën op hun activa, en preventief onderhoud is een van de meest populaire. In plaats van te wachten tot activa en apparatuur uitlopen tot falen, gebruiken monteurs een combinatie van inspecties en preventieve onderhoudstaken om kleine problemen te vinden en te fixen voordat ze zich ontwikkelen tot grotere problemen.

CMMS-software maakt het makkelijk om een preventief onderhoudsprogramma op te zetten, in te plannen en bij te houden. Zodra taken in de software geladen zijn, worden kalender- en tellergebaseerde PM's automatisch gegenereerd en toegewezen. Geassocieerde onderhoudsmetrics en key performance indicators (KPI's) worden ook automatisch getrackt, en de software kan datarijke rapporten genereren voor betere zichtbaarheid en verantwoordelijkheid. Bijvoorbeeld, de onderhoudsleider kan precies zien hoeveel PM's gemist zijn over een gegeven periode.

Kijken naar activumwerkorder- en PM-data helpt de afdeling het programma fijnafstellen. Bijvoorbeeld, je hebt een heftruck die ongeveer eens in de twee maanden uitvalt. In plaats van het huidige schema van preventieve onderhoudsinspecties en taken elke drie maanden te behouden, kun je de frequentie verhogen tot elke zes weken.

Welke is juist voor mij, CAFM of CMMS?

Het antwoord op bijna elke interessante vraag in het leven is hetzelfde: Het hangt ervan af. Omdat elk systeem een andere set uitdagingen aanpakt, moet je de kiezen die het beste past bij jouw specifieke behoeften.

Begin met kijken naar de problemen die je moet fixen. Het is hetzelfde als wanneer je naar de dokter gaat, en de eerste vraag die ze stellen is "Wat schijnt het probleem?" Als je niet weet wat er mis is, is het kiezen van de juiste medicijn bijna onmogelijk.

Zodra je een lijst hebt met problemen die je moet oplossen, kun je beslissen welke voor je juist is,

Volgende stappen

De beste manier om te beslissen is om te praten met iemand uit de industrie. Al wat je hoeft te doen is de juiste aanbieder vinden.

Hippo heeft veel manieren om te helpen. We kunnen je vragen beantwoorden, je helpen een live software demo boeken, of je zelfs opzetten met een gratis proefversie.

CEO's samenvatting

Het kiezen van het juiste platform om je faciliteitsoperaties bij te houden, te managen en te rapporteren komt neer op het vinden van degene die het beste past bij je huidige uitdagingen. Voor CMMS en CAFM is er enige overlap, maar de twee zijn anders genoeg dat je ervoor moet zorgen dat je de juiste krijgt. Dus, welke moet je kiezen? CMMS-systemen zijn het beste voor werkordermanagement en het opzetten, inplannen en bijhouden van preventieve onderhoudsprogramma's. CAFM-systemen zijn vaak beter voor ruimtebeheer, inclusief ruimteplanning en fysieke distancing waarborgen. Dus, een CMMS helpt je ervoor zorgen dat de airco in het kantoor werkt, terwijl een CAFM helpt ervoor zorgen dat de bureaus ver genoeg uit elkaar staan.