Expertgids: Transformeer je onderhoudsbeheer voor grotere efficiëntie

Heb je je onderhoudsbeheer te verbeteren maar weet niet waar te beginnen?

We spraken met Hippo CMMS Account Executive Lindsey Hawkes over de grote uitdagingen waar faciliteitsmanagers voor staan en enkele concrete stappen die je kunt nemen om je leven makkelijker te maken.

Stop met vertrouwen op reactief onderhoud

Toen je opgroeide, leek brandweerman de beste job ter wereld. In een reusachtige truck rijden, sirens huilend. In branden rennen om mensen te redden, iedereen juicht.

Maar met onderhoud is het anders. "Het laatste wat je wilt doen is de hele dag rennen om branden te blussen," zegt Lindsey.

De oplossing is om de overstap te maken naar preventief onderhoud, waar je kleine problemen kunt vinden en fixen voordat ze de kans krijgen uit te groeien tot grote problemen. Met de juiste combinatie van onderhoudsinspecties en taken kun je meer uptime en minder stress garanderen.

Begin met bijhouden en benutten van data

Als je je huidige top tien belangrijkste onderhoudsgereedschappen moest noemen, zou data er zelfs op staan? Zo niet, dan mis je kansen om beter te worden.

"Met betrouwbare data kun je beginnen betere beslissingen te nemen," legt Lindsey uit.

Hoe werkt het? Doe deze eenvoudige test.

Hoeveel van deze vragen kun je beantwoorden over je onderhoudsoperaties?

• Welke monteur sloot de meeste werkorders af vorige maand?
• Hoeveel PM's sloot het team af vorige week?
• Hoeveel heb je in totaal uitgegeven aan onderdelen en materialen?
• Welk activum kost je het meest om draaiende te houden?

Met de juiste data en geautomatiseerde rapporten, kon je ze allemaal makkelijk beantwoorden.En met de antwoorden kun je concrete stappen ondernemen naar het verbeteren van je afdeling's prestaties.

Ondersteun monteurs met de tools die ze nodig hebben

Op het gebied van tools, ondersteun je je onderhoudsteam met de tools die ze nodig hebben om efficiënter te werken? Als het gaat om dingen als hamers, onderdelen en materialen, natuurlijk heb je de basis gedekt. Maar wat over de meer technische tools die ze zouden kunnen gebruiken om tijd op de sleutel te boosten.

"Mobiele onderhoudsapps betekenen dat monteurs geen tijd verspillen met heen en weer lopen voor papierwerk," legt Lindsey uit.

In een traditionele werkorderworkflow moeten monteurs eerst bij het kantoor langs komen om hun werkorders op te halen. Daarvandaan gaan ze weer naar het toegewezen activum. Als alles perfect volgens plan verloopt, als ze klaar zijn gaan ze helemaal terug om een nieuwe werkorder te pakken.

Als er iets misgaat en ze verduidelijking nodig hebben of om hulp moeten vragen, zijn het meerdere ritjes heen en weer, tijd verspillen en vertraging creëren.

Met een mobiele app is het veel makkelijker voor ze om op pad te blijven, meer gedaan in minder tijd. Ze kunnen nieuwe werkorders direct benaderen vanaf elk mobiel apparaat, zoals een telefoon of aangesloten tablet. En als ze vragen hebben, kunnen ze commentaren toevoegen aan de werkorders of foto's maken met de ingebouwde camera voordat ze ze naar de werkorder uploaden.

En er is een extra bonus voor jou ook, zegt Lindsey. Omdat de app het makkelijker maakt voor monteurs om data in realtime vast te leggen, krijg je betere, betrouwbaardere data. Als monteurs moeten wachten tot ze terug op het kantoor zijn voordat ze dingen kunnen opschrijven of in een desktop typen, loop je altijd het risico dat ze iets cruciaals vergeten of verkeerd onthouden. Met de app kunnen ze data direct aan het systeem toevoegen, wanneer het nog vers in hun geheugen is en nog nauwkeurig.

Implementeer een CMMS- of EAM-oplossing

Voor de meeste organisaties is de beste manier om over te stappen op preventief onderhoud, data te gaan benutten, en meer uit monteurs te halen, het implementeren van een computerized maintenance management software (CMMS) of een enterprise asset management (EAM) oplossing.

Maar dat creëert een nieuwe uitdaging: Hoe kies je tussen een CMMS en een EAM?

De beste plek om te beginnen is je specifieke problemen die je wilt fixen nauwkeurig te bekijken. Voordat je de juiste oplossing kunt kiezen, moet je je problemen begrijpen. Het is net als wanneer je naar de dokter gaat. Voordat ze je de juiste medicijn kunnen geven, moeten ze eerst uitzoeken wat je ziek maakt.

Ken je behoeften

"Weet welke problemen je probeert op te lossen," legt Lindsey uit. Vanaf daar kun je beslissen welke de beste oplossing is, een CMMS of een EAM.

Het juiste antwoord krijgen (weer, net als bij je dokter), is zowel een kunst als een wetenschap, dus je beste zet is om het proces door te lopen met professionals in de industrie. Ze hebben de kennis en ervaring die je nodig hebt om het platform te krijgen dat het beste voor je werkt.

Maar Lindsey zegt dat veel faciliteitsmanagers kunnen beginnen met zichzelf te vragen of ze het gevoel hebben dat ze problemen hebben met het team of de machines. Eigenlijk, als je nadenkt over waar je verbetering wilt zien, zit dat bij hoe het team werkt of hoe de activa draaien?

Over het algemeen is een CMMS geweldig om je te helpen meer uit het team te halen vanwege alle manieren waarop het je onderhoudsmonteurs ondersteunt en je workflows stroomlijnt. EAM-oplossingen zijn geweldig om je te helpen meer uit je activa te halen vanwege alle manieren waarop je ruwe data kunt omzetten in actionable business intelligence.

Krijg alleen wat je nodig hebt

Lindsey zegt dat het belangrijk is voor faciliteitsmanagers om niet te overschieten op de oplossing. Net als bij de dokter, wil je net genoeg medicijn om beter te worden. Niemand heeft full-blown operaties en zakken vol pillen nodig als ze alleen een verkoudheid hebben.

"Vind de makkelijkste oplossing die nog steeds je problemen oplost," legt hij uit.

Als het meestal gaat om het beheren van onderhoudsaanvragen, het stroomlijnen van werkorderworkflows, en het opzetten, inplannen en bijhouden van preventieve onderhoudsinspecties en taken, moet je zoeken naar een CMMS dat makkelijk te leren is, makkelijk te gebruiken, en out-of-the-box werkt, zonder ingewikkelde integraties en fijnafstelling.

Het voordeel is dat je een korter pad hebt naar een solide return on investment, zegt Lindsey. "Het verlaagt de kosten van change management."

Met Hippo, bijvoorbeeld, kan implementatie zo snel zijn als 30 tot 60 dagen. Monteurs leren het snel omdat het makkelijk is. Ze blijven het gebruiken omdat het makkelijk en nuttig is. En de onderhoudsafdeling hoeft geen tijd en energie te investeren in het aanpassen ervan aan je behoeften. Het werkt gewoon out-of-the-box.

Maar als je extra functies en robuustere rapportages nodig hebt, begint het zin te maken om voor een EAM te kiezen. Terug naar de dokteranalogie: als je iets erger hebt dan de verkoudheid, heb je sterker medicijn nodig.

Met een EAM is je pad naar een return on investment langer, maar het is belangrijk om te onthouden dat een korter pad je niet waar je wilt zijn brengt.

Volgende stappen

Nu je een paar van de juiste vragen kent die je jezelf moet stellen, is het tijd om te beginnen met praten met professionals om de beste antwoorden te krijgen.

Hippo is er om je te helpen de oplossing te krijgen die het beste voor je werkt, inclusief je vragen beantwoorden over onderhoudsbeheersoftware, je helpen een live software demo boeken, of je zelfs opzetten met een gratis proefversie.

Samenvatting

Faciliteits- en onderhoudsmanagers staan voor veel uitdagingen, maar er zijn stappen die ze kunnen nemen om de algehele operaties te verbeteren. Eerst moeten ze de overstap maken naar preventief onderhoud en uitkomen voor problemen voordat ze de kans krijgen te ontwikkelen tot grote problemen. Tweede, ze kunnen beginnen met data als een tool voor betere besluitvorming. Spreken over tools, ze kunnen monteurs beter op succes instellen door ze een mobiele app te geven die hen helpt productiviteit te boosten. Een groot deel van het laten gebeuren van al deze dingen is het implementeren van een EAM of een CMMS. Door nauwkeurig naar hun behoeften te kijken, kunnen managers het platform kiezen dat hun problemen oplost met de snelst mogelijke return on investment.