Het perfecte ERP-implementatieteam samenstellen

Als u een online informatiebron voor de toeleveringsketen leest, heeft u waarschijnlijk niemand nodig om u de voordelen van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) te verkopen.

Een goed ERP, dat inzicht biedt in alle delen van de keten, automatisering van repetitieve processen en een centrale bron van waarheid voor cruciale bedrijfsgegevens, zorgt ervoor dat alles soepeler verloopt.

Dankzij een golf van digitale transformatie die bedrijfsprocessen in elke branche nieuw leven inblaast, verandert het gezicht van ERP tegenwoordig. Van cloudcomputing en big data tot kunstmatige intelligentie en automatisering, moderne ERP's worden doordrenkt met krachtige, innovatieve technologie die hun gebruikers helpt productiever te worden.

De markt zal naar verwachting in 2021 bijna $ 42 miljard waard zijn en nu geavanceerde softwareontwikkelingen toegankelijker worden, is het hebben van de kracht van nieuwe technologieën binnen handbereik niet alleen een voordeel, het is een noodzaak voor bedrijven om concurrerend te blijven.

Zelfs als je al een ERP hebt, denk je er waarschijnlijk aan om te profiteren van de nieuwe revolutiegolf die de technologie transformeert - of dat nu is om over te schakelen naar een cloudversie van je bestaande oplossing of een geheel nieuw platform te implementeren .

Er doen talloze gruwelijke statistieken de ronde over het aantal mislukte implementaties. Dus hoe komen bedrijven aan boord met het beste dat deze nieuwe ERP's te bieden hebben zonder het slachtoffer te worden van de uitrolruïne? Veel van het antwoord ligt niet bij de technologie, maar bij de mensen.

Een van de belangrijkste dingen die u kunt doen om uw bedrijf klaar te stomen voor implementatiesucces, is het samenstellen van een geweldig ERP-projectteam. De grootte van uw team hangt natuurlijk af van hoe groot uw bedrijf is en hoe uitgebreid het ERP-project dat u onderneemt. Maar hoeveel mensen er ook bij betrokken zijn, er zijn enkele belangrijke rollen en verantwoordelijkheden die u stevig op hun plaats moet hebben om uw nieuwe of geüpgradede ERP live en kicking te krijgen.

Welke implementatieoptie u ook kiest, de kans is groot dat u een toegewijde ERP-partner inschakelt om u te helpen bij het implementeren en configureren van de door u gekozen software. Die partner, of vertegenwoordigers van leveranciers, zal een groot deel van uw projectteam vormen en de beste consultants, beheerders en ontwikkelaars inschakelen om uw ERP op tijd en volgens specificatie uit te rollen. Zij leveren de technische kennis en ervaring die nodig zijn om het systeem aan uw individuele behoeften aan te passen en uw implementatie uit te voeren.

Maar het ideale ERP-implementatieteam is meer dan externe professionals. Waar je naar streeft, is de perfecte balans tussen externe kennis en interne middelen.

Zelfs met de beste inspanningen en bedoelingen zal uw implementatiepartner uw interne teamleden niet kunnen evenaren voor bedrijfseigen kennis en begrip van hoe uw bedrijf precies werkt.

Het hebben van gemotiveerde, goed georganiseerde medewerkers die samen met uw implementatiepartner werken, zal niet alleen helpen om de behoeften van uw bedrijf te communiceren; het zal ook een interne kennisbank opbouwen die essentieel zal zijn, zodra uw implementatiepartner zijn spullen heeft ingepakt en is vertrokken.

De sleutel tot het handhaven van de harmonie binnen dit gemengde team is het duidelijk definiëren van rollen en verantwoordelijkheden voor iedereen tijdens het project.

Om ervoor te zorgen dat alles in elke fase - voor, midden en na de implementatie - op schema blijft, hebt u sterke interne vertegenwoordigers nodig, niet alleen om te communiceren met externe professionals, maar ook om de rest van het bedrijf op de hoogte te houden van het project. Dat betekent dat je contact moet onderhouden met zowel de mensen aan de top die de implementatie financieren, als degenen die uiteindelijk de eindgebruikers van het systeem zullen worden.

Dit zijn de kernrollen waarmee u rekening moet houden bij het samenstellen van uw ERP-implementatieteam:

Projectmanager. Als uw bedrijf het geluk heeft een fulltime projectmanager in dienst te hebben om al uw ad-hocprojecten te leiden, weet u hoe cruciaal het is om een ​​praktische, methodische PM aan het roer te hebben. Als je dat niet doet, is het nu het moment om de beste persoon in je interne team voor de rol aan te wijzen.

Het doet er minder toe wat de huidige rol van uw genomineerde PM in het bedrijf is, en meer wat ze aan het project kunnen brengen terwijl ze de PM-hoed dragen. Ze zijn verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met uw implementatiepartner, het bijhouden van tijdschema's, budgetten en reikwijdte, het ondertekenen van de te leveren resultaten, het delen van updates en het rapporteren en escaleren van problemen.

Een goed begrip van wat u probeert te bereiken met uw implementatie en hoe u dit van plan bent te doen, is essentieel voor elke PM-kandidaat, dus een beetje technische kennis kan ook geen kwaad.

Uitvoerend sponsor. Uw PM zal toezicht houden op de dagelijkse gang van zaken van het ERP-project, maar voor die gelegenheden waar bedrijfsbrede slagkracht nodig is, of wanneer er een beslissing op bedrijfsniveau moet worden genomen, heeft u een uitvoerende sponsor nodig.

Executive sponsors vormen het hoogste niveau in de hiërarchie van het ERP-projectteam en vertegenwoordigen het bestuursniveau tijdens de implementatie. Ze ontvangen doorgaans periodieke updates van de premier en helpen bij het verkrijgen en behouden van buy-in van hoger opgeleiden. Ze hebben ook de bevoegdheid om alle problemen met betrekking tot financiële of budgetbeoordelingen te bevestigen, wijzigingen op het gebied van wijzigingsbeheer te beoordelen en beslissingen te nemen met betrekking tot belangrijke bedrijfsprocessen.

Een ander belangrijk onderdeel van de rol van de uitvoerende sponsor is om een ​​bedrijfsbrede cheerleader voor het project te zijn, ondersteuning op hoog niveau te bieden en gebruikersparticipatie en betrokkenheid gedurende het hele project aan te moedigen. Dat is een enorm belangrijke factor om gebruikersacceptatie te garanderen zodra het systeem live gaat.

Supergebruikers. Net zoals de uitvoerende sponsor fungeert als een brug tussen het projectteam en de uitvoerende macht, bieden supergebruikers essentiële ondersteuning en aanmoediging aan hun mede-eindgebruikers.

Supergebruikers nemen deel aan de implementatie, bieden een gebruikersperspectief, verzamelen tips en best practices van partnerpersoneel en pleiten voor het ERP-systeem. Als ze tijdens het project goed betrokken zijn, worden supergebruikers uw meest deskundige gebruikers en fungeren ze als aanspreekpunt om problemen op te lossen en informatie te verspreiden onder hun collega's.

Gezien het belang van gebruikersadoptie voor de succespercentages van ERP, zijn supergebruikers essentiële hulpmiddelen en belangrijke leden van uw implementatieteam. Het hebben van ten minste één genomineerde supergebruiker van elke afdeling die het systeem gaat gebruiken, zorgt voor een tweerichtingsstroom van kennis tijdens het project. Ze brengen een gedetailleerd inzicht in hoe hun tak van het bedrijf werkt, en zullen op hun beurt advies inwinnen over hoe ERP-functionaliteit hen kan helpen slimmer te werken.

Zoek naar medewerkers die enthousiast zijn om meer te leren over uw ERP, die een passie hebben voor het verbeteren van processen en die op verschillende niveaus kunnen communiceren.

Als u overweegt een nieuw ERP-platform in te zetten, begin dan na te denken over hoe uw projectteam eruit zal zien en kies uw interne implementatiehelden uit. Het hebben van de juiste mensen in uw hoek kan het verschil maken voor het aanhoudende succes van uw nieuwe toepassing.

Claire Jeacock is een business manager bij Washington Frank, een leverancier van ERP-wervingsdiensten.