Bouw het ideale ERP-implementatieteam: Bewezen strategieën voor succes

Als u een online supply-chain-informatiebron leest, heb u waarschijnlijk niemand nodig om u de voordelen van een enterprise resource planning (ERP)-systeem te verkopen.

Een goed ERP, dat zichtbaarheid biedt in alle gebieden van de keten, automatisering van repetitieve processen, en een centrale bron van waarheid voor cruciale zakelijke data, laat alles soepeler verlopen.

Vandaag, dankzij een golf van digitale transformatie die zakelijke processen in elke industrie herleeft, verandert het gezicht van ERP. Van cloud computing en big data tot kunstmatige intelligentie en automatisering, worden moderne ERPs geïnfuseerd met krachtige, innovatieve technologie die hun gebruikers helpen productiever te worden.

De markt wordt verwacht bijna $42 miljard waard te zijn in 2021 en met high-tech softwareontwikkelingen die toegankelijker worden, is de kracht van nieuwe technologieën aan uw vingertoppen niet alleen een voordeel, het is een noodzaak voor bedrijven om competitief te blijven.

Zelfs als u al een ERP heeft, is het waarschijnlijk dat u tenminste denkt over het benutten van de nieuwe golf van revolutie die de technologie transformeert — of dat nu overschakelen naar een cloudversie van uw bestaande oplossing is, of een geheel nieuw platform implementeren.

Er zijn talloze verschrikkelijke statistieken ronddwaalend over implementatiefoutcijfers. Hoe komen bedrijven aan boord met het beste wat deze nieuwe generatie ERPs te bieden heeft zonder slachtoffer te vallen van roll-out ruin? Veel van het antwoord ligt niet in de technologie, maar in de mensen.

Eén van de belangrijkste dingen die u kunt doen om uw bedrijf in te stellen op implementatiesucces is een geweldig ERP-projectteam bouwen. De grootte van uw team zal natuurlijk afhangen van hoe groot uw bedrijf is, en hoe uitgebreid het ERP-project is dat u onderneemt. Maar ongeacht hoeveel mensen betrokken zijn, zijn er enkele kernrollen en verantwoordelijkheden die u stevig op zijn plaats moet hebben om uw nieuwe of geüpgradede ERP live en kickend te krijgen.

Welke implementatieoptie u ook kiest, de kans is groot dat u een toegewijde ERP-partner binnenhaalt om u te helpen implementeren en configureren van uw gekozen software. Die partner, of vertegenwoordigers van de vendor, zullen een groot deel van uw projectteam vormen, met hun beste consultants, administrators en developers meebrengend om uw ERP op tijd en naar specificatie uit te rollen. Ze zullen de technische know-how en ervaring leveren die nodig is om het systeem aan uw individuele behoeften aan te passen en uw implementatie uit te voeren.

Maar er is meer aan het ideale ERP-implementatieteam dan derde-partij professionals. Waar u naar streeft is de perfecte balans van externe kennis en interne bron.

Zelfs met de beste inspanningen en intenties, zal uw implementatiepartner niet in staat zijn uw interne teamleden te evenaren voor proprietarie kennis en begrip van precies hoe uw bedrijf werkt.

Gemotiveerde, goed georganiseerde werknemers die samenwerken met uw implementatiepartner zal niet alleen helpen uw bedrijfsbehoeften te communiceren; het zal ook een kennisbank in-house opbouwen die essentieel zal zijn, zodra uw implementatiepartner gepakt heeft en vertrokken is.

De sleutel tot het handhaven van harmonie binnen deze gemengde ploeg is duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor iedereen door het project heen te definiëren.

Om dingen op elk moment op de rails te houden — pre-, mid- en post-implementatie — hebt u sterke interne vertegenwoordigers nodig, niet alleen om te communiceren met externe professionals, maar ook om de rest van het bedrijf up-to-date te houden met het project. Dat betekent liaisen met zowel de mensen aan de top die de implementatie financieren, en hen die uiteindelijk de systeemeindgebruikers zullen worden.

Hier zijn de kernrollen om in gedachten te houden bij het bouwen van uw ERP-implementatieteam:

Projectmanager.

Als uw bedrijf gelukkig genoeg is om een fulltime projectmanager in te hebben die al uw ad-hoc ventures leidt, weet u hoe cruciaal het is om een hands-on, methodische PM aan de stuur te hebben. Als u dat niet heeft, is nu de tijd om de beste persoon op uw interne team voor de rol aan te wijzen.

Het maakt minder uit wat de huidige rol van uw genomme PM in het bedrijf is, en meer wat ze aan het project kunnen brengen terwijl ze de PM-hoed dragen. Ze zullen verantwoordelijk zijn voor liaisen met uw implementatiepartner, tabs houden op tijdlijnen, budgetten en scope, aftekenen op deliverables, updates delen, en issues rapporteren en escaleren.

Een begrip van wat u probeert te bereiken met uw implementatie, en hoe u van plan bent dat te doen, is essentieel voor elke PM-kandidaat, dus een beetje technische kennis zal ook niet kwaad.

Executive Sponsor.

Uw PM zal de dagelijkse gang van zaken van het ERP-project überwaken, maar voor die gelegenheden waar bedrijfsbrede clout nodig is, of er een corporate-level beslissing te maken is, heb je een executive sponsor nodig.

Executive sponsors zijn het bovenste niveau in de ERP-projectteamhiërarchie, en vertegenwoordigen het raadsniveau tijdens de implementatie. Ze zullen typisch periodieke updates van de PM ontvangen, en helpen buy-in van hogere instellingen te krijgen en te handhaven. Ze zullen ook de macht hebben om financiële of budgetreviews af te tekenen, change management-inspanningen te reviewen, en beslissingen te nemen over kernzakelijke processen.

Een ander kerndeel van de executive sponsor's rol is om een bedrijfsbrede cheerleader voor het project te zijn, hoog-niveau steun biedend en gebruikersparticipatie en betrokkenheid door het project heen aanmoedigend. Dat is een uitermate belangrijke factor in het waarborgen van gebruikersadoptie zodra het systeem live gaat.

Super Users.

Net zoals de executive sponsor fungeert als een brug tussen het projectteam en het bestuur, bieden super users vitale steun en aanmoediging aan hun mede-eindgebruikers.

Super users zullen deelnemen gedurende de implementatie, een gebruikersperspectief biedend, tips en best practices verzamelend van partnerpersoneel, en het ERP-systeem kampioenerend. Als ze tijdens het project goed betrokken zijn, zullen super users uw meest kennisrijke gebruikers worden, fungerend als go-to contactpunten om issues op te lossen en informatie aan hun collega's te dissemineren.

Gegeven het belang van gebruikersadoptie voor ERP-succescijfers, zijn super users essentiële tools en belangrijke leden van uw implementatieteam. Ten minste één genomme super user van elke afdeling die het systeem zal gebruiken creëert een tweerichtings stroom van kennis tijdens het project. Ze brengen een granulair begrip van hoe hun tak van het bedrijf werkt, en zullen op hun beurt advies meenemen over hoe ERP-functionaliteit hen kan helpen slimmer te werken.

Zoek naar werknemers die enthousiast zijn om meer over uw ERP te leren, die een passie hebben voor het verbeteren van processen, en die in staat zijn te communiceren op een menigte niveaus.

Als u denkt over het deployen van een nieuw ERP-platform, begin met overwegen hoe uw projectteam eruit zal zien, en kies uw interne implementatiehelden. De juiste mensen in uw hoek hebben kan den Unterschied maken voor het voortgezette succes van uw nieuwe applicatie.

Claire Jeacock is een business manager bij Washington Frank, een aanbieder van ERP-wervingsdiensten.