Wat zijn onderhoudsgegevens?

Als je verantwoordelijkheid wilt op de onderhoudsafdeling, heb je eerst zichtbaarheid nodig. Maar het uitwerken van het grote geheel van onderhoud kan een uitdaging zijn omdat het zoveel verschillende onderdelen omvat, en veel ervan zijn constant in beweging.

Dat is waar nauwkeurige, betrouwbare onderhoudsgegevens binnenkomen.

Wat zijn onderhoudsgegevens?

Onderhoudsgegevens zijn de gegevens die u deelt met het onderhoudsteam, zodat het uw bedrijfsmiddelen in bedrijf kan houden. Het zijn ook de gegevens die u vastlegt over uw bedrijfsmiddelen, inclusief het werk dat het team eraan doet, evenals de resultaten van dat werk, in de vorm van onderhoudsstatistieken, belangrijke prestatie-indicatoren en rapporten.

Wat is het verschil tussen onderhoudsdocumentatie en onderhoudsgegevens?

Op sommige niveaus is er helemaal geen verschil. Je kunt er zelfs een beetje filosofisch over zijn en zeggen:"Het zijn allemaal gegevens. Alles is gegevens.”

Maar als je te ver in dat konijnenhol valt, zou je kunnen beweren dat The Matrix een documentaire is. Het is dus handig om praktische lijnen te trekken tussen onderhoudsdocumentatie en onderhoudsgegevens.

Onderhoudsdocumentatie is in principe statisch. Als je het eenmaal hebt, verandert het niet snel. Uw onderhoudsgegevens kunnen dus het volgende omvatten:

• Beleid
• Procedures
• Controlelijsten
• Handleidingen
• Schema's
• Schema
• PM-schema's
• Garanties

Onderhoudsgegevens zijn meestal minder statisch, hoewel het niet zozeer is dat het altijd verandert, maar dat het constant groeit. Dus hier heb je:

• Werkopdrachten
• Voorraadniveaus
• Inspectieresultaten
• Onderhoudsstatistieken
• KPI's

Afhankelijk van de onderhoudsstrategieën die u gebruikt, kunt u ook gegevens opnemen van mechanische meters tot zelfs sensoren die rechtstreeks op uw bedrijfsmiddelen zijn gemonteerd.

Waarom zijn onderhoudsgegevens belangrijk?

Er is een geweldig citaat over het belang van data van organisatietheoreticus Geoffrey Moore:"Zonder big data ben je een hert in het midden van een snelweg." Maar met onderhoudsgegevens weet u waar u bent geweest, waar u bent en waar u naartoe gaat.

Het andere grote voordeel is dat u, wanneer u over goede gegevens beschikt, geen tijd hoeft te verspillen aan het vertrouwen op onderbuikgevoelens, hoop en gebeden, of zelfs weloverwogen gissingen. In plaats daarvan heb je echte cijfers die je echt kunt vertrouwen.

Hier is nog een citaat over data:“Als we data hebben, laten we eens naar data kijken. Als we alleen maar meningen hebben, laten we dan voor de mijne gaan." Het is van de voormalige CEO van Netscape en laat zien hoe goede data de grote gelijkmaker is. Het bespaart u de tijd om ruzie te maken over wat er is gedaan en wat u nu moet doen. Gegevens zijn een perfecte manier om uit de sleur te komen om dingen op een bepaalde manier te doen, omdat "we het altijd zo hebben gedaan".

Dus, hoe kom je aan goede onderhoudsgegevens?

Begin met het vermijden van alle manieren waarop u slechte gegevens kunt krijgen, inclusief het vertrouwen op handmatige invoer en alles op papier of in spreadsheets bewaren. Als je daar afstand van kunt nemen, kun je goede gegevens krijgen.

Maar waarom zijn die methoden zo berucht slecht in het produceren van goede gegevens? Wat maakt ze zo betrouwbaar onbetrouwbaar?

Telkens wanneer iemand in het team handmatig gegevens invoert, loopt u het reële risico dat ze fouten toevoegen. Het enige dat nodig is, is een moment van afleiding om per ongeluk een één op te schrijven in plaats van een zeven. En zelfs als de eerste tech het goed doet, is er altijd een kans dat de volgende het niet doet. Degenen lijken veel op zevens.

Zelfs als u alle juiste gegevens perfect krijgt, zijn papieren dossiers moeilijk te delen en bij te houden. Als u de nieuwe werkorder naar een techneut wilt brengen, houdt de "overdracht" in dat u ze vindt en het papier rechtstreeks in hun handen legt. Als ze erin slagen het papierwerk niet te verliezen of te beschadigen, kunt u het zelfs terugkrijgen nadat ze de werkorder hebben afgesloten.

Voor spreadsheets kun je gemakkelijk veel nieuwe gegevens maken, maar dat werkt uiteindelijk tegen je. Omdat er niets is dat al die kopieën van de bestanden verbindt, is er ook geen manier voor u om te weten welke de meest recente is, welke de meest up-to-date gegevens heeft.

Hoe zorgt een CMMS ervoor dat u goede gegevens krijgt die u kunt gebruiken voor beter onderhoud?

Met ouderwetse methoden zul je altijd moeite hebben om goede gegevens te verzamelen, veilig te bewaren, gemakkelijk te delen en ervoor te zorgen dat iedereen de meest up-to-date versie heeft.

Een goede CMMS-oplossing (Computerized Maintenance Management Software) helpt u al die problemen te voorkomen, omdat het een centrale database heeft waarin u al uw gegevens veilig, beveiligd en toegankelijk kunt houden.

Automatiseer de opname

Als je je CMMS eenmaal hebt ingesteld, is het invoeren van gegevens een stuk eenvoudiger, waardoor het ook een stuk betrouwbaarder wordt. In plaats van alles uit te schrijven, kunt u de software gebruiken om alles te doen, van het beoordelen van onderhoudsverzoeken tot het genereren, prioriteren, toewijzen en volgen van werkorders. En omdat het allemaal op één plek staat, hoef je niet constant dingen te kopiëren en de stappen te verwijderen waar je het meest waarschijnlijk fouten toevoegt.

Voor de technici maakt de software het een stuk eenvoudiger om werkorders ter plaatse en in realtime bij te werken. In plaats van te moeten onthouden wat ze hebben gedaan en alles op te schrijven zodra ze terug zijn bij het onderhoudskantoor, kunnen technici de mobiele CMMS-app gebruiken om hun updates meteen in te voeren. En omdat er al gegevensvelden en vervolgkeuzemenu's zijn, kunnen ze precies zien welke gegevens ze moeten opnemen.

Automatiseer de crunch

Als je eenmaal goede onderhoudsgegevens hebt, kun je ermee aan de slag. Met behulp van het CMMS kunt u al die onbewerkte gegevens gebruiken en deze omzetten in bruikbare inzichten in uw onderhoudsactiviteiten. Nu weet je:

• Welke activa kosten u het meest om te onderhouden
• Hoeveel u uitgeeft aan on-demand versus preventief
• Hoe lang reparaties duren voor kritieke activa
• Waarom voorraadkosten stijgen of dalen
• Welke PM's moeten worden aangepast of nieuwe schema's

En dat is nog maar het begin. Door belangrijke onderhoudsstatistieken en key performance indicators (KPI's) bij te houden, kunt u eindelijk de zichtbaarheid krijgen die u nodig hebt om de gewenste verantwoordelijkheid af te dwingen.

Volgende stappen

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste voor u werkt, van het beantwoorden van uw vragen over alles met betrekking tot onderhoud tot het boeken van een live softwaredemo.

Samenvatting

Hoewel het waar is dat "Data is king", zijn niet alle gegevens hetzelfde. Onderhoudsdocumentatie is meestal statischer en omvat uw handleidingen, sjablonen, garanties, afbeeldingen en schema's. Onderhoudsgegevens zijn meestal minder statisch, maar dat komt vooral omdat ze constant groeien. Hier kunt u werkorders en sensorgegevens opnemen. Zodra u over goede gegevens beschikt, kunt u betere beslissingen nemen over het uitvoeren en verbeteren van uw onderhoudsactiviteiten. Als je eenmaal weet waar je bent geweest en waar je nu bent, kun je gemakkelijker en beter beslissen waar je heen wilt. Maar het verkrijgen van goede gegevens is moeilijk als u oude handmatige methoden probeert te gebruiken. Er zijn te veel plaatsen waar de verkeerde gegevens worden toegevoegd of uw goede gegevens verloren gaan. Moderne CMMS-software maakt het leven een stuk eenvoudiger omdat het u helpt al uw gegevens in één centrale database te bewaren. Van daaruit helpt de software u om die onbewerkte gegevens om te zetten in inzichten in uw activiteiten.