CMMS helpt zorginstellingen de toenemende uitdagingen aan te gaan

De gezondheidszorg heeft altijd te maken gehad met een lange lijst van uitdagingen en de COVID-19-pandemie heeft de situatie verergerd en nieuwe, vaak onverwachte problemen gecreëerd. Nu meer dan ooit moeten facility- en onderhoudsmanagers hun onderhoudsactiviteiten in eigen hand nemen, de patiëntenzorg maximaliseren en de kosten minimaliseren. CMMS-software maakt het eindelijk mogelijk.

Aanvankelijk was de verwachting dat de grootste dreiging van COVID-19 was dat het ziekenhuizen zou kunnen overweldigen. Landelijke oproepen om “de curve af te vlakken” waren gericht op het vertragen van de verspreiding van het virus, het verdelen van het aantal gevallen over een langere periode, waardoor faciliteiten het nodige personeel en voorraden konden binnenhalen. In plaats van een piek was de hoop op een zachtere curve.

Maar wat er uiteindelijk gebeurde, was onverwacht:het bestraffen van financiële sluitingen voor zorgverleners aan beide uiteinden van het spectrum, voor plaatsen met een groot aantal gevallen en voor plaatsen met slechts een handvol gevallen. Wat verbindt hen? Een bijna volledige daling van niet-spoedeisende patiënten en electieve operaties, waar veel zorginstellingen het meeste van hun winst halen. The Washington Post vergeleken twee ziekenhuizen, UMass Memorial Medical Center in Worcester, Mass., met 2.700 COVDI-19-patiënten, en MU Health Care's University Hospital in Columbia, Mo., met slechts ongeveer 40. In beide gevallen heeft "elk ziekenhuis meer dan 2.000 geannuleerd operaties. Tienduizenden kliniekbezoeken zijn verdwenen. De maandelijkse patiënteninkomsten daalden met tientallen miljoenen dollars.” De krant wijst er vervolgens op dat zelfs vóór de pandemie "meer dan 1.200 ziekenhuizen in twee of meer van de afgelopen vijf jaar in het rood stonden."

En het kan nog erger worden. Er zijn nu berichten dat ziekenhuizen te maken krijgen met nieuwe kosten voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en andere benodigdheden in verband met COVID-19.

Maar voordat we bekijken hoe de juiste CMMS-oplossing zorginstellingen helpt om zowel bestaande als nieuwe uitdagingen te overwinnen, laten we eerst enkele basisdefinities uiteenzetten. Wat valt bijvoorbeeld onder de categorie “zorginstelling”?

Korte opmerking:probeer tijdens het doornemen van de lijst alle verschillende soorten activa en apparatuur bij te houden die nodig zijn om deze faciliteiten te runnen. Het is een groot aantal. De gezondheidszorg, op elk niveau, zit boordevol missiekritieke onderling verbonden bewegende delen waarvan zorgprofessionals afhankelijk zijn om kwaliteitsvolle patiëntenzorg te leveren.

Soorten zorginstellingen

Voordat we de specifieke manieren uiteenzetten waarop een goed CMMS facility- en onderhoudsmanagers kan helpen om zorginstellingen soepel te laten draaien en uitdagingen in de gezondheidszorg op te lossen, is het belangrijk om een ​​beter idee te krijgen van hoe breed de term 'zorginstellingen' kan zijn.

Ambulante chirurgische centra

Deze centra zijn gestroomlijnde versies van chirurgische afdelingen van ziekenhuizen en richten zich op een smalle reeks chirurgische procedures. Voordelen zijn onder meer lagere kosten en een lager risico op infectie. Ook wel poliklinische chirurgische faciliteiten genoemd.

Geboortecentra

Kosteneffectieve, gezinsinclusieve geboorteomgevingen. Omdat ze niet dezelfde apparatuur hebben als ziekenhuizen, werken ze met zwangerschappen waarbij er geen complicaties bekend zijn.

Bloedbanken

Veilig verzamelen, sorteren en bewaren van gedoneerd bloed en bloedplaatjes. Omdat bloed en bloedproducten niet kunnen worden vervaardigd, zijn deze centra van cruciaal belang voor iedereen, van mensen met bloedarmoede tot slachtoffers van auto-ongelukken.

Klinieken en medische kantoren

Brede categorie met alles van de privépraktijk van een huisarts tot een tandartspraktijk, van specialisten tot inloopklinieken. De gemene deler is dat ze poliklinisch werken.

Diabetes onderwijscentra

Educatieve kansen en ondersteuning voor mensen met of risico op het ontwikkelen van de ziekte. Naarmate de ziekte wijder wordt, komen deze centra steeds vaker voor.

Dialysecentra

Gespecialiseerde zorg voor patiënten met een nierziekte, die soms wel drie keer per week dialyse, bloedfiltering en reiniging nodig hebben.

Hospice huizen

Zorg aan het levenseinde met een breed mandaat om niet alleen medische maar ook emotionele zorg te verlenen. Hoewel sommige patiënten thuis blijven, worden degenen met aanzienlijke behoeften verplaatst naar hospices of gespecialiseerde verpleeghuizen.

Ziekenhuizen

Grote zorginstellingen met een breed scala aan medische diensten, variërend van bevallingen tot intensive care-afdelingen voor patiënten met levensbedreigende verwondingen. De afdelingen zijn over het algemeen verdeeld tussen intensieve en niet-intensieve zorg.

Centra voor beeldvorming en radiologie

Diagnostische beeldvormingsdiensten, waaronder CT-scans, echografieën, röntgenfoto's en MRI's. Ziekenhuizen hebben vaak interne centra, maar poliklinische faciliteiten kunnen zorgen voor lagere kosten en een betere planning.

Behandelcentra voor geestelijke gezondheid en verslaving

Een andere brede categorie, maar hier omvat alles van grote instellingen voor vele soorten geestelijke gezondheidszorg tot gespecialiseerde behandelfaciliteiten voor specifieke verslavingen, waaronder alcohol, illegale en voorgeschreven medicijnen. Er zijn zowel klinische als poliklinische opties.

Verpleeghuizen

Gepositioneerd voor patiënten met langdurige medische behoeften die niet ernstig genoeg zijn om ziekenhuisopname te vereisen, maar die niet thuis kunnen worden verzorgd. In sommige gevallen lijken ze erg op appartementencomplexen, maar dan met fulltime medisch personeel. Over het algemeen voor oudere patiënten, maar sommige voorzieningen zijn geschikt voor jongere bewoners.

Spoedeisende zorgcentra

On-demand gezondheidszorg die tussen de noodzaak van een ziekenhuis en een dokterspraktijk valt. Vaak gebruikt door ouders met zieke kinderen met alles van een flinke griep tot een gebroken arm.

Dat is een breed scala aan faciliteiten, maar ze hebben de neiging om te gaan met een gemeenschappelijke reeks uitdagingen, waaronder:

• Betrouwbaarheid van activa
• Veiligheid
• Sanitatie
• Naleving

Laten we eens kijken hoe moderne onderhoudsbeheersoftware bij elke oplossing helpt.

Verhoog de betrouwbaarheid van activa met CMMS in de gezondheidszorg

In alle bedrijfstakken werken onderhoudsteams hard om activa in bedrijf te houden. En de inzet is hoog. Wanneer een belangrijk apparaat niet meer werkt in een fabriek, heeft dit gevolgen voor de bedrijfsresultaten. Tijd, geld en zelfs de banen van mensen staan ​​op het spel. Maar voor de gezondheidszorg kan de inzet vaak nog hoger zijn. Wanneer de lift in een ziekenhuis stopt met werken, is er geen manier om kritieke patiënten naar een operatiekamer te verplaatsen. Wanneer het HVAC-systeem uitvalt, daalt de luchtkwaliteit, wat gevolgen heeft voor iedereen met ademhalingsmoeilijkheden en een aangetast immuunsysteem. En als de brandblus- of radongasdetectiesystemen falen, is het onmogelijk om bedlegerige patiënten snel in veiligheid te brengen. Er staan ​​levens op het spel.

Moderne software voor facility management lost deze uitdagingen in de gezondheidszorg op en zorgt voor uptime door het veel gemakkelijker te maken om een ​​preventief onderhoudsprogramma op te zetten, uit te voeren en te verbeteren, waaronder:

• Planning
• Planning
• Tracking
• Verfijning

Wanneer activa en apparatuur nieuw zijn, is het over het algemeen het beste om de suggesties van de fabrikant voor preventieve onderhoudstaken en frequenties op te volgen. Dus, op basis van de gebruikershandleiding, bent u van plan om de autoclaaf wekelijks te reinigen, terwijl de ontluchtingsklep maandelijks visueel wordt gecontroleerd en getest. Zodra u de timing en taken hebt uitgewerkt, kunt u ze in het CMMS laden als PM's op tijd- of meterbasis. De software genereert automatisch de PM's wanneer ze verschijnen. Als u wilt weten hoe het programma presteert, kunt u snel rapporten maken op basis van PM-afsluitingspercentages. Anders dan bij op papier en spreadsheet gebaseerde methoden, glipt er niets door de kieren. De software onthoudt wanneer dingen moeten worden gedaan en wanneer het klaar is.

Denk eraan, toen u voor het eerst de PM's instelde, volgde u wat er in de handleiding stond. Maar na verloop van tijd begint het onderhoudsteam de activa en apparatuur zelfs beter te leren kennen dan de mensen die ze hebben ontworpen en gebouwd. Daarom kun je na voldoende tracking het programma gaan verfijnen. We gebruikten eerder het voorbeeld van een autoclaaf. Als je naar je historische PM's kijkt en merkt dat de drukontluchtingsklep ongeveer elke derde week begon te plakken, kun je de PM's inbellen. In plaats van elke maand een visuele inspectie en test, stel je ze nu in op elke twee weken.

Verhoog de veiligheid met CMMS in de gezondheidszorg

Een bijna universeel principe in de gezondheidszorg is Primum non nocere , wat zich vertaalt naar "Ten eerste, doe geen kwaad." Het idee is simpel:maak het niet erger. Als we mensen proberen te helpen, is het allerlaatste wat we willen doen ze daarbij pijn doen.

Voor de onderhoudsteams in de zorg geldt hetzelfde. Het laatste wat ze willen, is dat iemand naar hun instelling komt om hulp te zoeken om vervolgens weer gewond te raken. Stel je voor dat iemand met een gebroken arm op de trap valt omdat de reling los zat. Een verslaafde in een herstelcentrum krijgt toegang tot medicijnen op recept omdat een deurslot kapot was. Een oudere patiënt met dementie loopt weg van de faciliteit omdat het deuralarm niet afging. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt, moeten dingen zo snel en zo perfect mogelijk worden opgelost. De juiste tool voor facility management maakt je team snel en efficiënter.

We hebben al gekeken naar preventief onderhoud, dus laten we overstappen op on-demand werkorders. Zodra iemand een probleem opmerkt, kan hij de onderhoudsafdeling waarschuwen via het openstaande onderhoudsverzoekportaal. In plaats van een onstuimige e-mail te sturen of een onvolledige voicemail achter te laten, vullen ze snel een online formulier in. En omdat het vooraf gedefinieerde gegevensvelden heeft, krijgt het onderhoudsteam gegarandeerd de informatie die het nodig heeft. De onderhoudsleider kan het verzoek meteen beoordelen en goedkeuren, een werkorder genereren, prioriteren en toewijzen, en deze vervolgens tot het einde volgen.

En dankzij wat er in de werkorder staat, kunnen technici sneller meer gedaan krijgen. In plaats van notities op papier te krabbelen of een paar details in een spreadsheetcel te proppen, zitten CMMS-werkorders boordevol nuttige informatie, waaronder:

• Stapsgewijze instructies
• Aanpasbare checklists
• Uitgebreide informatie over activa
• Digitale kopieën van schema's, afbeeldingen en O&M-handleidingen
• Bijbehorende onderdelen en materialen
• Interactieve kaarten en plattegronden

Ze hoeven nooit meer terug naar kantoor om papierwerk op te halen of af te geven. Ze hoeven nooit terug te rennen naar de voorraadkast om een ​​onderdeel of gereedschap te halen dat ze zijn vergeten of waarvan ze pas halverwege een taak wisten wat ze nodig hadden. Nooit meer rondrennen om andere techneuten te vragen hoe ze iets moeten doen. En die laatste op de lijst, interactieve kaarten en plattegronden, is vooral handig. Zelfs een klein ziekenhuis kan een beetje een doolhof zijn. Nu gaan techneuten precies waar ze nodig zijn.

Blijf onderweg met de mobiele CMMS-app in de gezondheidszorg

Een goede CMMS-oplossing omvat een CMMS-app die het scala aan beschikbare functies uitbreidt door rechtstreeks verbinding te maken met de hardware en software van een mobiel apparaat, waardoor technici onderweg efficiënter kunnen werken.

Onderhoud-app en pushmeldingen

Een CMMS maakt het al gemakkelijk om uw technici op de hoogte te houden door het beheer van gegevens en werkorders te centraliseren. Een goede mobiele app gaat nog een stap verder met pushmeldingen. Nu, in plaats van te wachten tot technici zich aanmelden bij de software zodat ze hun nieuwe opdrachten kunnen zien, kun je de app op hun mobiele apparaat gebruiken om ze onmiddellijk te waarschuwen. Elke keer dat je ze aan een nieuwe werkorder toewijst, gaat hun telefoon af terwijl de app een bericht op het scherm weergeeft.

Het is hetzelfde fundamentele verschil tussen een e-mail in oude stijl en een sms-bericht. Wanneer u een e-mail verzendt, moet u wachten tot de persoon inlogt op zijn account om deze te zien. Met een sms weten ze het meteen.

Voor de meeste onderhoudsafdelingen in de gezondheidszorg, vooral wanneer ze een CMMS hebben, moeten de meeste werkorders afkomstig zijn uit het programma voor preventief onderhoud, wat betekent dat u het werk van tevoren plant. Maar zelfs onderhoud van wereldklasse omvat on-demand werkorders, en wanneer u snel moet schakelen, zijn pushmeldingen een snelle manier om prioriteiten te stellen voor werk en uw middelen te herpositioneren.

Onderhoud-app en streepjescodes

Technici kunnen bijvoorbeeld de ingebouwde camera van hun telefoon gebruiken om streepjescodes of QR-codelabels op activa te scannen om snel toegang te krijgen tot activagegevens en bijbehorende openstaande werkorders. Dit is vooral handig bij het werken aan preventief onderhoud. Wanneer een techneut een HVAC-unit moet repareren, kunnen ze gemakkelijk de juiste vinden. Zelfs als er tien identieke units dicht bij elkaar op het dak staan, zal er duidelijk aan slechts één moeten worden gewerkt. Maar voor wanneer het een PM-inspectie of taken is, is er geen gemakkelijke manier om te weten aan welke van de tien u moet werken. Een quick scan zorgt ervoor dat technici het juiste werk op de juiste activa uitvoeren.

Onderhoudsapp en rechtstreekse uploads van afbeeldingen

Technici kunnen de camera ook gebruiken om afbeeldingen rechtstreeks naar werkorders te uploaden. Zodra ze de foto hebben geüpload, kan de rest van het onderhoudsteam ze zien, wat veel tijdbesparende mogelijkheden biedt. Ten eerste, als de technicus problemen heeft met een reparatie, kunnen ze afbeeldingen uploaden en het team om suggesties vragen. In plaats van door de faciliteit te rennen om hulp te zoeken, kunnen ze ter plaatse blijven en deze op afstand aanvragen. Foto's zijn ook een effectieve manier om hun werk te documenteren. Vlak voor het afsluiten van de werkorder kunnen ze een visuele inspectie op afstand aanvragen.

Onderhoud app en offline synchronisatie

Een ander belangrijk kenmerk van een mobiele onderhoudsapp is de mogelijkheid om offline te werken. Ziekenhuizen en andere zorginstellingen kunnen grote plaatsen zijn, vaak met plekken waar internettoegang niet mogelijk of toegestaan ​​is. Beheerders hebben de regels in de loop van de tijd veranderd, maar er zijn nog steeds veel gebieden waar ze het gebruik van mobiele telefoons hebben verboden vanwege de angst dat het kritieke apparatuur kan verstoren.

Apps maken offline werken mogelijk door informatie op te slaan en deze vervolgens naar de centrale database te pushen zodra het apparaat weer binnen bereik is. Het voordeel is dat techneuten geen belangrijke gegevens hoeven te onthouden; ze kunnen het in realtime in hun app invoeren, wat zorgt voor een betere nauwkeurigheid.

Behaal (en bewijs) naleving van CMMS in de gezondheidszorg

Naleving bestaat altijd uit twee delen. De eerste is om het werk goed en op tijd gedaan te krijgen. De tweede is bewijzen dat je het werk goed en op tijd hebt gedaan. Als je worstelt met een ouderwets op papier of spreadsheet gebaseerd systeem, is het tweede deel vaak de echte uitdaging.

Met oudere methoden begint u zonder een gemakkelijke manier om gegevens in het systeem te krijgen. Alles wordt ofwel met de hand uitgeschreven of in eindeloze kolommen en rijen in meerdere onafhankelijke bestanden geponst. Omdat het niet gemakkelijk is, krijg je veel slechte gegevens; ofwel zijn mensen te gefrustreerd om de moeite te nemen om onnauwkeurige gegevens in te voeren. Of zelfs als iedereen zijn best doet, is er te veel ruimte voor menselijke fouten. Zelfs als uw gegevens nauwkeurig zijn, is het moeilijk om ze zowel veilig als toegankelijk te houden.

Moderne software voor facility management lost dit probleem op, omdat uw leverancier van oplossingen al het IT-zware werk voor u doet. Zij zorgen voor de software en verbeteren en updaten deze voortdurend naadloos achter de schermen. Ze zorgen ook voor alle hardware, wat betekent dat u geen geld hoeft uit te geven aan het installeren of onderhouden van dure, gecompliceerde servers.

De software wordt ondersteund door cloud computing, wat betekent dat al uw gegevens veilig worden bewaard in één centrale database. Het voordeel is dat zodra iemand de gegevens bijwerkt, bijvoorbeeld een nieuwe werkorder aanmaken of afsluiten, iedereen de wijzigingen kan zien. Je hebt niet te maken met meerdere versies - op één na allemaal verouderd - verspreid over meerdere stukjes papier of bestanden. En nu uw gegevens nauwkeurig zijn, maakt uw CMMS-oplossing het ook gemakkelijk om automatisch rapporten te genereren boordevol onderhouds-KPI's en -statistieken. Het kraakt alle cijfers voor je.

Bij compliance draait alles om het vastleggen van de juiste gegevens, deze veilig te houden en deze vervolgens te gebruiken om rapporten te genereren. De juiste software voor facilitair beheer maakt elke stap van het proces sneller, eenvoudiger en betrouwbaarder.

Aan de slag met CMMS in de zorg

Als u nog geen CMMS heeft, of als u er een heeft die niet levert wat u is beloofd, is het tijd om uw onderhoudsprogramma onder controle te krijgen. Onthoud dat de volgende stap na het online lezen over CMMS is om contact op te nemen met providers en het gesprek op gang te brengen.