Hoe CMMS-software zorginstellingen helpt groeiende uitdagingen aan te pakken

De gezondheidszorgsector heeft altijd al een lange lijst met uitdagingen gehad, en de COVID-19-pandemie heeft de situatie verergerd en nieuwe, vaak onverwachte problemen gecreëerd. Nu meer dan ooit moeten faciliteits- en onderhoudsmanagers controle krijgen op hun onderhoudsoperaties, patiëntenzorg maximaliseren en tegelijkertijd kosten minimaliseren. CMMS-software maakt dit eindelijk mogelijk.

De onverwachte financiële impact van COVID-19

Initiëel was de verwachting dat de grootste dreiging van COVID-19 zou zijn dat het ziekenhuizen zou overrompelen. Landelijke oproepen om "de curve te verlagen" hadden als doel de verspreiding van het virus te vertragen, het aantal gevallen over een langere periode te spreiden, zodat faciliteiten de benodigde personeelsleden en materialen konden binnenhalen. In plaats van een piek hoopte men op een zachtmere curve.

Maar wat uiteindelijk gebeurde was onverwacht: straffende financiële sluitingen voor zorgaanbieders aan beide uiteinden van het spectrum, zowel voor locaties met een groot aantal gevallen als voor diegenen die er maar een handjevol zagen. Wat verbindt hen? Een bijna complete instorting van niet-urgente patiënten en electieve operaties, waar veel zorginstellingen het grootste deel van hun winst vandaan halen. The Washington Post vergelijk twee ziekenhuizen: UMass Memorial Medical Center in Worcester, Massachusetts, met 2.700 COVID-19-patiënten, en MU Health Care's University Hospital in Columbia, Missouri, met slechts ongeveer 40. In beide gevallen "heeft elk ziekenhuis meer dan 2.000 operaties geannuleerd. Tienduizenden polikliniekbezoeken zijn verdwenen. De maandelijkse patiëntenopbrengst daalde met tientallen miljoenen dollars." De krant wijst er ook op dat zelfs vóór de pandemie "meer dan 1.200 ziekenhuizen in twee of meer van de laatste vijf jaar in het rood opereerden."

En het kan nog erger worden. Er zijn nu berichten dat ziekenhuizen te maken zullen krijgen met nieuwe kosten voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en andere materialen gerelateerd aan COVID-19.

Wat vallen onder 'zorginstellingen'?

Voordat we kijken hoe de juiste CMMS-oplossing zorginstellingen helpt zowel bestaande als nieuwe uitdagingen te overwinnen, stellen we eerst enkele basisdefinities op. Wat valt bijvoorbeeld onder de categorie "zorginstelling"?

Korte noot: Tel terwijl je door de lijst gaat alle verschillende typen activa en apparatuur die nodig zijn om deze faciliteiten te runnen. Het is een groot getal. Zorg, op elk niveau, zit vol met cruciale, onderling verbonden bewegende delen waar zorgprofessionals op vertrouwen om kwalitatieve patiëntenzorg te leveren.

Typen zorginstellingen

Voordat we de specifieke manieren uitleggen waarop een goede CMMS faciliteits- en onderhoudsmanagers kan helpen zorginstellingen soepel te laten draaien en zorguitdagingen op te lossen, is het belangrijk om een beter beeld te krijgen van hoe breed de term "zorginstellingen" kan zijn.

Ambulante operatiecentra

Gestroomlijnde versies van ziekenhuisoperatiekamers, deze centra richten zich op een smalle band operatieve procedures. Voordelen zijn lagere kosten en een lager infectierisiko. Soms ook wel ambulante chirurgische faciliteiten genoemd.

Bevallingscentra

Kosteneffectieve, gezin-inklusieve bevallingsomgevingen. Omdat ze niet over dezelfde apparatuur beschikken als ziekenhuizen, werken ze met zwangerschappen zonder bekende complicaties.

Bloedbanken

Veilige inzameling, sortering en opslag van gedoneerd bloed en bloedplaatjes. Omdat bloed en bloedproducten niet geproduceerd kunnen worden, zijn deze centra cruciaal voor iedereen, van mensen met anemie tot slachtoffers van autorampen.

Klinieken en medische praktijken

Brede categorie die alles dekt, van een huisartsenpraktijk tot een tandartsenpraktijk, van specialisten tot loopspreekuur. De gemeenschappelijke noemer is dat ze op ambulante basis werken.

Diabetes-educatiecentra

Educatieve mogelijkheden en ondersteuning voor mensen met of met een risico op de ziekte. Naarmate de ziekte vaker voorkomt, worden deze centra vaker gezien.

Dialysecentra

Gespecialiseerde zorg voor patiënten met niersiekten, die soms dialyse, bloedfiltering en -reiniging nodig hebben, tot drie keer per week.

Hospices

Palliatieve zorg met een breed mandaat om niet alleen medische maar ook emotionele zorg te bieden. Hoewel sommige patiënten thuisblijven, worden die met significante behoeften verplaatst naar hospices of gespecialiseerde verpleeghuizen.

Ziekenhuizen

Grote gezondheidszorginstellingen die een breed scala aan medische diensten aanbieden, variërend van bevalling tot intensive-care-afdelingen voor patiënten met levensbedreigende letsels. Afdelingen zijn doorgaans verdeeld tussen intensieve en niet-intensieve zorg.

Beeldvormings- en radiologiecentra

Diagnostische beeldvormingsdiensten waaronder CT-scans, echo's, röntgenfoto's en MRI's. Ziekenhuizen hebben vaak eigen centra, maar ambulante faciliteiten kunnen lagere kosten en betere planning bieden.

Geestelijke gezondheidszorg- en verslavingsbehandelingscentra

Een andere brede categorie, maar hier met alles van grote faciliteiten voor veel typen geestelijke gezondheidszorg tot gespecialiseerde behandelingsfaciliteiten voor specifieke verslavingen, waaronder alcohol, illegale en voorgeschreven drugs. Zowel opname- als ambulante opties bestaan.

Verpleeghuizen

Gericht op patiënten met langdurige medische behoeften die niet ernstig genoeg zijn voor hospitalisatie maar niet thuis verzorgd kunnen worden. In sommige gevallen zijn ze heel erg als appartmentencomplexen, maar met voltijds medisch personeel. Over het algemeen voor oudere patiënten, maar sommige faciliteiten richten zich op jongere bewoners.

Spoedeisende hulp centra

Op aanvraag gezondheidszorg die tussen de noodzaak voor een ziekenhuis en een huisartsenpraktijk in zit. Vaak gebruikt door ouders met ziekte kinderen met alles van een zware griep tot een gebroken arm.

Dat is een breed scala aan faciliteiten, maar ze hebben wel een gemeenschappelijke set uitdagingen, waaronder:

• Activabetrouwbaarheid
• Veiligheid
• Hygiëne
• Compliance

Laten we kijken hoe modern onderhoudsbeheersoftware helpt bij elk van deze punten.

Activabetrouwbaarheid verhogen met CMMS in de gezondheidszorg

Over alle sectoren heen werken onderhoudsteams hard om activa draaiende te houden. De inzet is hoog. Wanneer een belangrijk stuk apparatuur in een productiefaciliteit stopt, raakt de winst. Tijd, geld en zelfs banen zijn op de schop. Maar in de gezondheidszorg kunnen de inzetten nog hoger liggen. Wanneer de lift in een ziekenhuis stopt, is er geen manier om cruciale patiënten naar een operatiekamer te verplaatsen. Wanneer het HVAC-systeem faalt, daalt de luchtkwaliteit, wat iedereen met ademhalingsproblemen en aangetaste immuunsystemen treft. En als het brandblussysteem of de radongasdetectie faalt, is het onmogelijk om bedgebonden patiënten snel in veiligheid te brengen. Levens zijn op de schop.

Modern faciliteitsbeheersoftware lost deze gezondheidszorguitdagingen op en garandeert uptime door het veel makkelijker te maken om een preventief onderhoudsprogramma op te zetten, uit te voeren en te verbeteren, inclusief:

• Plannen
• Inplannen
• Bijhouden
• Fijnafstellen

Wanneer activa en apparatuur nieuw zijn, is het doorgaans het beste om de aanbevelingen van de fabrikant voor preventieve onderhoudstaken en -frequenties te volgen. Op basis van de handleiding plan je bijvoorbeeld de autoklaaf wekelijks te reinigen, terwijl de drukontlastingsklep maandelijks een visuele inspectie en test krijgt. Zodra je de timing en taken hebt uitgewerkt, laad je ze in de CMMS als tijd- of tellergebaseerde PM's. De software genereert de PM's automatisch wanneer ze verschijnen. Wil je weten hoe het programma presteert, dan maak je snel rapportages op basis van PM-afsluitingspercentages. In tegenstelling tot papier- en spreadsheet-gebaseerde methodes, glijdt niets door de mazen. De software onthoudt wanneer dingen vervallen en wanneer ze gedaan zijn.

Onthoud, toen je de PM's voor het eerst instelde, volgde je wat in de handleiding stond. Maar na verloop van tijd leert het onderhoudsteam de activa en apparatuur vaak nog beter kennen dan degenen die ze ontwierpen en bouwden. Daarom kun je na voldoende bijhouden beginnen met fijnafstellen. We gebruikten het voorbeeld van de autoklaaf. Als je kijkt naar je historische PM's en ziet dat de drukontlastingsklep ongeveer elke derde week begint te klemmen, kun je de PM's aanpassen. Nu in plaats van een visuele inspectie en test elke maand, stel je ze in op elke twee weken.

Veiligheid vergroten met CMMS in de gezondheidszorg

Primum non nocere, wat vertaalt als "Eerst, doe geen kwaad". Het idee is simpel: maak dingen niet erger. Als we proberen mensen te helpen, is het allerlaatste wat we willen ze in het proces te kwetsen.

Voor onderhoudsteams in de gezondheidszorg geldt hetzelfde. Het allerlaatste wat ze willen is dat iemand naar hun faciliteit komt om hulp te zoeken en opnieuw gewond raakt. Stel je voor dat iemand met een gebroken arm op de trap valt omdat de leuning los was. Een verslaafde in een herstelcentrum krijgt toegang tot voorgeschreven medicijnen omdat een deurslot kapot was. Een oudere patiënt met dementie loopt weg van de faciliteit omdat het deuralarm niet afging. Om te voorkomen dat dit gebeurt, moeten dingen zo snel en zo perfect mogelijk gerepareerd worden. Het juiste faciliteitsbeheerinstrument maakt je team snel, efficiënter.

We hebben al gekeken naar preventief onderhoud, dus laten we springen naar on-demand werkorders. Zodra iemand een probleem opmerkt, kan hij de onderhoudsafdeling waarschuwen via de open onderhoudsaanvraagportal. In plaats van een rommelende e-mail of een onvolledig voicemail te sturen, vult hij een snel online formulier in. En omdat het vooraf gedefinieerde datavelden heeft, is het onderhoudsteam gegarandeerd de informatie die het nodig heeft. De onderhoudsleider kan de aanvraag direct bekijken en goedkeuren, een werkorder genereren, prioriteren en toewijzen, en deze helemaal tot afsluiting volgen.

En dankzij wat er in de werkorder zit, kunnen monteurs meer sneller doen. In plaats van gekrakte aantekeningen op papier of een paar details in een spreadsheetcel, komen CMMS-werkorders vol met nuttige informatie, waaronder:

• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Uitgebreide activainformatie
• Digitale kopieën van schema's, afbeeldingen en O&M-handleidingen
• Gerelateerde onderdelen en materialen
• Interactieve kaarten en vloerplannen

Ze hoeven nooit terug naar het kantoor voor papierwerk op te halen of af te leveren. Ze hoeven nooit terug naar de opslag voor een onderdeel of gereedschap dat ze vergeten waren of pas halverwege een taak nodig bleek te zijn. Geen rondrennen meer om andere monteurs te vragen hoe iets moet. En dat laatste op de lijst, interactieve kaarten en vloerplannen, is met name handig. Zelfs een klein ziekenhuis kan een doolhof zijn. Nu gaan monteurs precies naar waar ze nodig zijn.

Onderweg blijven met de CMMS mobiele app in de gezondheidszorg

Een goede CMMS-oplossing omvat een CMMS-app die het bereik van beschikbare functies uitbreedt door direct in te schakelen op de hardware en software van een mobiel apparaat, waardoor monteurs efficiënter op pad kunnen werken.

Onderhoudsapp en pushmeldingen

Een CMMS maakt het al makkelijk om je monteurs in de beeld te houden door gegevens en werkordermanagement te centraliseren. Een goede mobiele app gaat een stap verder met pushmeldingen. In plaats van te wachten tot monteurs inloggen op de software om hun nieuwe toewijzingen te zien, kun je de app op hun mobiele apparaat gebruiken om ze onmiddellijk te alarmeren. Elke keer dat je ze een nieuwe werkorder toewijst, gaat hun telefoon en verschijnt er een bericht over het scherm.

Het is hetzelfde basisverschil tussen een oude e-mail en een tekstbericht. Wanneer je een e-mail stuurt, moet je wachten tot de persoon inlogt op zijn account om het te zien. Met een tekstbericht weet hij het direct.

Voor de meeste gezondheidszorg-onderhoudsafdelingen, zeker wanneer ze een CMMS hebben, moeten de meeste werkorders uit het preventieve onderhoudsprogramma komen, wat betekent dat je het werk van tevoren inplant. Maar zelfs wereldklasse onderhoud omvat on-demand werkorders, en wanneer je snel moet schakelen, zijn pushmeldingen een snelle manier om werk te prioriteren en je middelen te herpositioneren.

Onderhoudsapp en streepjescodes

Monteurs kunnen bijvoorbeeld de ingebouwde camera van hun telefoon gebruiken om streepjescodes of QR-codes op activa te scannen om snel toegang te krijgen tot activagegevens en bijbehorende open werkorders. Dit is met name handig bij preventief onderhoud. Wanneer een monteur een HVAC-unit moet repareren, is het gemakkelijk om de juiste te vinden.zelfs als er tien identieke units dicht bij elkaar op het dak staan, zal er maar één duidelijk werk nodig hebben. Maar bij een PM-inspectie of taken is er geen gemakkelijke manier om te weten welke van de tien te behandelen. Een snelle scan zorgt ervoor dat monteurs het juiste werk op de juiste activa uitvoeren.

Onderhoudsapp en directe afbeeldinguploads

Monteurs kunnen de camera ook gebruiken om afbeeldingen direct naar werkorders te uploaden. Zodra ze de foto hebben geüpload, kan de rest van het onderhoudsteam ze zien, wat veel tijdbesparende mogelijkheden opent. Ten eerste, als de monteur vastloopt bij een reparatie, kan hij afbeeldingen uploaden en het team om suggesties vragen. In plaats van rond te rennen door de faciliteit om hulp te zoeken, kan hij op locatie blijven en deze op afstand aanvragen. Foto's zijn ook een effectieve manier om hun werk te documenteren. Net vóór het afsluiten van de werkorder kunnen ze een visuele inspectie op afstand aanvragen.

Onderhoudsapp en offline synchronisatie

Een andere belangrijke functie van een mobiele onderhoudsapp is de mogelijkheid om offline te werken. Ziekenhuizen en andere zorginstellingen kunnen grote plekken zijn, vaak met plekken waar internettoegang niet mogelijk of niet toegestaan is. Beheerders hebben de regels in de loop van de tijd aangepast, maar er zijn nog steeds veel gebieden waar ze het gebruik van mobiele telefoons hebben verboden uit vrees voor storening van cruciale apparatuur.

Apps maken offline werk mogelijk door informatie op te slaan en deze naar de centrale database te pushen zodra het apparaat weer in bereik is. Het voordeel is dat monteurs geen belangrijke gegevens hoeven te onthouden; ze kunnen ze in realtime in hun app invoeren, wat de nauwkeurigheid verbetert.

Compliance halen (en bewijzen) met CMMS in de gezondheidszorg

Er zijn altijd twee delen aan compliance. Het eerste is het werk goed en op tijd gedaan krijgen. Het tweede is bewijzen dat je het werk goed en op tijd hebt gedaan. Als je worstelt met een ouderwetse papier- of spreadsheet-gebaseerd systeem, is het tweede deel vaak de echte uitdaging.

Met oudere methodes begin je zonder een gemakkelijke manier om gegevens in het systeem te krijgen. Alles wordt ofwel langhand geschreven of in oneindige kolommen en rijen over meerdere onafhankelijke bestanden ingetikt. Omdat het niet makkelijk is, eindig je met veel slechte data; ofwel zijn mensen te gefrustreerd om er überhaupt aan te beginnen, ofwel voeren ze onnauwkeurige data in. Of zelfs als iedereen zijn best doet, is er te veel ruimte voor menselijke fouten. En zelfs als je data nauwkeurig is, is het lastig om het zowel veilig als toegankelijk te houden.

Modern faciliteitsbeheersoftware lost dit probleem op omdat je oplossingsaanbieder al de zware IT-klus voor je doet. Zij zorgen voor de software, verbeteren en updaten deze naadloos op de achtergrond. Zij zorgen ook voor alle hardware, wat betekent dat je geen geld hoeft uit te geven aan het installeren of onderhouden van dure, ingewikkelde servers.

De software wordt ondersteund door cloud computing, wat betekent dat al je data veilig in één centrale database wordt bewaard. Het voordeel is dat zodra iemand de data bijwerkt, bijvoorbeeld een nieuwe werkorder genereert of er een afsluit, iedereen de wijzigingen kan zien. Je hebt niet te maken met meerdere versies – allemaal behalve één verouderd – verspreid over meerdere papieren of bestanden. En nu je data nauwkeurig is, maakt je CMMS-oplossing het ook makkelijk om automatisch rapporten vol met onderhouds-KPI's en metrics te genereren. Het knipt alle cijfers voor je.

Compliance gaat om het vastleggen van de juiste data, het veilig bewaren ervan en het vervolgens gebruiken om rapporten te genereren. De juiste faciliteitsbeheersoftware maakt elke stap van het proces sneller, makkelijker en betrouwbaarder.

Aan de slag met CMMS in de gezondheidszorg

Als je nog geen CMMS hebt, of er een hebt die niet levert wat je was beloofd, is het tijd om controle te krijgen op je onderhoudsprogramma. Onthoud dat de volgende stap na het lezen over CMMS online is om contact op te nemen met aanbieders en het gesprek te starten.