CMMS-software: Oplossing voor onderhoudsuitdagingen van MKB-bedrijven

CMMS-software voor MKB-bedrijven

In de afgelopen jaren heeft CMMS-software (Computerized Maintenance Management Software) getransformeerd hoe bedrijven zaken doen en in het bijzonder, hoe ze hun faciliteitsbeheer overzien. Gedurende de afgelopen twee decennia maken bedrijven – groot en klein – steeds vaker de overstap van spreadsheetprogramma's naar de hoogst geavanceerde en robuuste onderhoudsbeheerpakketten die door een groeiend aantal CMMS-leveranciers worden aangeboden. Deze verschuiving is teweeggekomen in reactie op markteisen, economische uitdagingen en vooruitgang in technologie die bedrijven in een breed scala aan industriesectoren hebben uitgedaagd om manieren te vinden om zaken te doen op leanere, slimere en efficiëntere manieren. Eenmaal gedacht te zijn het voorrecht van alleen grote bedrijven (bijv. die met meerdere vestigingen), wordt nu erkend dat de reeks beschikbare opties in CMMS-pakketten ze extreem goed geschikt maakt voor MKB-bedrijven ook.

Volgens het US Small Business Administration (SBA) Bureau voor Advocacy, worden MKB-bedrijven gedefinieerd als bedrijven met een maximum van $35,5 miljoen in jaarlijkse omzet en 1500 werknemers. Gegeven deze drempelwaarden, is het gemakkelijk te zien dat CMMS-software voor MKB-bedrijven vergelijkbare voordelen kan oogsten als hun grote bedrijfscounterparts wanneer het gaat om verhoogde organisatorische efficiëntie, verlengde machinelevensduur, beter tijdsbeheer en personeelsinzet en uiteindelijk, verlaagde kosten en verhoogde winsten. Met de mogelijkheid van CMMS om preventieve onderhoudsschema's, werkorders en voorraaivellen volledig te automatiseren, kunnen MKB-bedrijven efficiënter opereren met kostenbesparende voordelen.

MKB-bedrijven vertegenwoordigen een diverse groep bedrijven die een breed scala aan industrie-, corporate- en commerciële sectoren beslaan. Vanwege dit, alsook de variatie in hun grootte en structuur, staan MKB-eigenaren voor een aantal uitdagingen bij het zoeken naar een CMMS dat het beste past bij hun behoeften. Gelukkig zijn de meeste onderhoudsbeheersystemen bekend om hun aanpasbaarheid. Dit betekent dat de CMMS-software kan voldoen aan de individuele behoeften van bedrijven groot en klein, en met verschillende aantallen activa, gebruikers, sites en preventieve onderhoudseisen. Geautomatiseerde systemen hebben ook de mogelijkheid om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van organisaties naarmate ze groeien en hervormen, een veelvoorkomend belang bij opkomende bedrijven. Met een aanpasbare CMMS, past het systeem zich aan de organisatie en niet de organisatie aan het systeem.

De volgende is een lijst van andere functies die uitstekend geschikt zijn voor MKB-bedrijven met unieke zorgen:

Cloud-gebaseerde software

MKB-bedrijven hebben misschien geen eigen in-house IT-personeel. Vanwege dit zijn eenvoud en kostenbesparing belangrijk. Veel CMMS-systemen bieden cloud-gebaseerde implementatie, wat betekent dat het systeem wordt benaderd via de server van de leverancier met alle onderhoud en upgrades, die op afstand worden geleverd. Er is geen behoefte aan in-house systeemondersteuning of extra beveiligingssoftware. De voorafgaande kosten van cloud-gebaseerde systemen zijn minder kostelijk dan on-site geïnstalleerde systemen. Over het algemeen, met cloud-gebaseerde CMMS-software, worden het werk, de zorgen en de toegevoegde kosten van onderhoud en upgrades allemaal verzorgd door de CMMS-leverancier.

Aangepaste gebruikers-toegang

MKB-bedrijven hebben typisch mensen toegewezen aan het uitvoeren van verschillende taken met verschillende verantwoordelijkheidsniveaus. Deze kunnen ook het hebben van variërende beveiligingsniveaus omvatten. CMMS-software kan deze kwesties aanpakken door verschillende niveaus van systeemtoegang toe te wijzen aan gebruikers gebaseerd op beveiliging, rolomschrijvingen of andere overwegingen. Bijvoorbeeld, onderhoudsmanagers kunnen uitgebreide toegang tot het hele systeem krijgen, terwijl onderhoudstechnici beperkte toegang tot specifieke gebieden van de CMMS krijgen.

Systeem-mobiliteit

In MKB-bedrijven is het gebruikelijk dat onderhoudspersoneel wordt ingezet op verschillende locaties binnen of buiten een faciliteit. Bijvoorbeeld, een onderhoudstechnicus kan worden toegewezen om binnen een faciliteit te werken en later worden ingezet om taken uit te voeren off-site. Een van de meest aantrekkelijke functies van CMMS-software is de draagbaarheid door mobiele toegankelijkheidsmogelijkheden die het mogelijk maken voor onderhoudstechnici om werkorders te plaatsen, voorraaivellen te controleren, onderdelen te bestellen of rapporten te genereren, etc. waar ze ook zijn. In staat zijn om toegang te krijgen tot een CMMS-dashboard vanaf elk apparaat met een internetverbinding is ongelooflijk efficiënt omdat het onnodige tijdsvertragingen vermindert geassocieerd met het moeten vertrouwen op kantoor-gebaseerde computers om deze taken te voltooien.

Afbeeldingsopnamemogelijkheden

Het vermijden van fouten bij het bestellen van onderdelen is een veelvoorkomend belang voor bedrijven van alle groottes. Te vaak maken onderhoudstechnici de fout om het verkeerde onderdeel- of serienummer over te schrijven. De beste manier om dit probleem te overwinnen is om de barcodes via een afbeelding vast te leggen. Het benutten van barcodescanning via de mobiele apparaat-app zorgt ervoor dat het juiste onderdeel of stuk apparatuur zal worden besteld. Ook kunnen foto-afbeeldingen van een stuk apparatuur en de locatie daarvan worden vastgelegd. Deze CMMS-geïntegreerde functies kunnen apparatuur die reparatie nodig heeft nauwkeurig identificeren en een gescande afbeelding van de barcode van een onderdeel vastleggen dat vervanging nodig heeft. Beide functies verminderen vaak dure vertragingen wanneer veelvoorkomende fouten worden gemaakt.

Toegang tot architecturale plannen en documenten

Bij het vertrouwd maken van nieuwe werknemers met de indeling en structuur van een faciliteit of het identificeren van de locaties van elektrische of sanitiaire installaties bij het toevoegen van apparatuur, zijn architecturale tekeningen nuttig voor MKB-eigenaren. Deze tekeningen zijn ook bekend als blauwdrukken – ze zijn een weergave van een architectonisch ontwerp als plan- en/of elevatieweergaven van een gebouw of structuur. Architecturale tekeningen zijn toegankelijk via systeemdashboards in veel CMMS-pakketten. Het hebben van deze biedt nog een manier om de exacte locatie van apparatuur te identificeren alsook eventuele elektrische en sanitiaire plaatsingen die de operaties van een faciliteit kunnen beïnvloeden.

CMMS-software lopende ondersteuning

De bottom line voor MKB-bedrijven is het hebben van betrouwbare lopende ondersteuning die garandeert dat ze het meest uit hun investering halen. Veel CMMS-softwarepakketten bundelen ondersteuning in hun prijsstructuur, terwijl andere CMMS-leveranciers ondersteuning als add-on functies verkopen. CMMS-ondersteuning is beschikbaar om bedrijven te dekken van implementatie tot na-zorg met als doel het systeem te laten presteren zoals ontworpen. Van groot belang is de implementatiefase wanneer alle kritieke gegevens over voorraad, activa en gebruikers worden ingevoerd samen met configuratie van preventieve onderhoudsschema's. CMMS-leveranciers bieden klanten een keuze van in-house audits of remote en telefonische tech support voor implementatiedoeleinden. Ook includeren veel CMMS-leveranciers in hun systeempakketten een verscheidenheid aan onboarding en lopende hulpbronnen om gebruikers te helpen bij systeemgebruik over tijd. Deze hulpbronnen zijn beschikbaar als online handleidingen, video's, e-mail, chat en webinar-opnames alsook telefonische ondersteuning.

MKB-bedrijven, zoals hun grote bedrijfscounterparts, hebben de mogelijkheid om kostenbesparende voordelen te realiseren door CMMS-software toe te voegen aan hun operaties. MKB-bedrijven, die typisch opereren op kleinere marges, hebben een nog grotere motivatie om manieren te vinden om beter, leaner, sneller en slimmer te opereren. CMMS-software maakt dit mogelijk door verhoogde operationele efficiëntie door kosten te verlagen, tijd en middelen te besparen en uiteindelijk een grotere return on investment (ROI) te bereiken. CMMS-systemen zijn ontworpen om de diverse behoeften van MKB-bedrijven nu en terwijl ze door te groeien en evolueren in de toekomst, te voldoen.