Hoe CMMS-software de uitdagingen van kleine bedrijven oplost?

CMMS-software voor kleine bedrijven

In de afgelopen jaren heeft Computerized Maintenance Management Software (CMMS) de manier waarop bedrijven zaken doen, en in het bijzonder hoe zij toezicht houden op hun facility management, getransformeerd. In de afgelopen twee decennia hebben bedrijven - groot en klein - steeds vaker de overstap gemaakt van spreadsheetprogramma's naar de zeer geavanceerde en robuuste onderhoudsbeheerpakketten die worden aangeboden door een groeiend aantal CMMS-leveranciers. Deze verschuiving is tot stand gekomen als reactie op de marktvraag, economische uitdagingen en technologische vooruitgang die bedrijven in een breed scala van industriële sectoren hebben uitgedaagd om manieren te vinden om op een slankere, slimmere en efficiëntere manier zaken te doen. Ooit werd gedacht dat dit alleen voorbehouden was aan grote bedrijven (d.w.z. bedrijven met meerdere ondernemingen), maar nu wordt erkend dat het scala aan beschikbare opties in CMMS-pakketten ze ook uitermate geschikt maakt voor kleine bedrijven.

Volgens de Amerikaanse Small Business Administration (SBA) Office of Advocacy worden kleine bedrijven gedefinieerd als bedrijven met een jaarlijkse omzet van maximaal $ 35,5 miljoen en 1500 werknemers. Gezien deze drempelwaarden is het gemakkelijk in te zien dat CMMS-software voor kleine bedrijven vergelijkbare voordelen kan behalen als hun grote zakelijke tegenhangers als het gaat om verhoogde organisatorische efficiëntie, langere levensduur van apparatuur, beter tijdbeheer en arbeidsbenutting en uiteindelijk lagere kosten en meer winsten. Met het vermogen van CMMS om preventief onderhoudsschema's, werkorders en voorraadniveaus volledig te automatiseren, kunnen kleine bedrijven efficiënter werken met kostenbesparende voordelen.

Kleine bedrijven vertegenwoordigen een diverse groep bedrijven in een breed scala van industriële, zakelijke en commerciële sectoren. Vanwege dit, evenals het bereik in hun omvang en structuur, worden eigenaren van kleine bedrijven geconfronteerd met een aantal uitdagingen bij het zoeken naar een CMMS dat het beste bij hun behoeften past. Gelukkig staan ​​de meeste onderhoudsbeheersystemen bekend om hun aanpasbaarheid. Dit betekent dat de CMMS-software kan voldoen aan de individuele behoeften van grote en kleine bedrijven, en met verschillende aantallen activa, gebruikers, locaties en preventief onderhoud. Geautomatiseerde systemen kunnen zich ook aanpassen aan de veranderende behoeften van organisaties naarmate ze groeien en herformuleren, een veelvoorkomend probleem bij opkomende bedrijven. Met een aanpasbaar CMMS past het systeem zich aan de organisatie aan en niet de organisatie aan het systeem.

Het volgende is een lijst met andere functies die zeer geschikt zijn voor kleine bedrijven met unieke zorgen:

Cloudgebaseerde software

Kleine bedrijven hebben mogelijk geen eigen IT-personeel. Daarom zijn eenvoud en kostenbesparing belangrijk. Veel CMMS-systemen bieden cloudgebaseerde implementatie, wat betekent dat het systeem toegankelijk is via de server van een leverancier met alle onderhoud en upgrades op afstand. Er is geen interne systeemondersteuning of aanvullende beveiligingssoftware nodig. De kosten vooraf van cloudgebaseerde systemen zijn minder duur dan op locatie geïnstalleerde systemen. Over het algemeen worden met cloudgebaseerde CMMS-software het werk, de zorgen en de extra kosten van onderhoud en upgrades allemaal verzorgd door de CMMS-leverancier.

Aangepaste gebruikerstoegang

Kleine bedrijven hebben doorgaans mensen toegewezen aan verschillende taken met verschillende verantwoordelijkheidsniveaus. Deze kunnen ook betrekking hebben op verschillende niveaus van veiligheidsmachtiging. CMMS-software kan deze problemen aanpakken door verschillende systeemtoegangsniveaus toe te wijzen aan gebruikers op basis van beveiliging, rolbeschrijvingen of andere overwegingen. Onderhoudsmanagers kunnen bijvoorbeeld uitgebreide toegang tot het hele systeem krijgen, terwijl onderhoudstechnici beperkte toegang kunnen krijgen tot specifieke delen van het CMMS.

Systeemmobiliteit

In kleine bedrijven is het gebruikelijk dat onderhoudspersoneel op verschillende locaties binnen of buiten een faciliteit wordt ingezet. Een onderhoudstechnicus kan bijvoorbeeld worden toegewezen om binnen een faciliteit te werken en later worden ingezet om taken buiten de locatie uit te voeren. Een van de meest aantrekkelijke kenmerken van CMMS-software is de draagbaarheid door middel van mobiele toegangsmogelijkheden die het voor onderhoudstechnici mogelijk maken om werkorders te plaatsen, voorraadniveaus te controleren, onderdelen te bestellen of rapporten te genereren, enz. waar ze zich ook bevinden. Toegang hebben tot een CMMS-dashboard vanaf elk apparaat met een internetverbinding is ongelooflijk efficiënt omdat het onnodige vertragingen vermindert die gepaard gaan met het vertrouwen op kantoorcomputers om deze taken uit te voeren.

Mogelijkheid voor het vastleggen van afbeeldingen

Het vermijden van fouten bij het bestellen van onderdelen is een algemene zorg voor bedrijven van elke omvang. Te vaak maken onderhoudstechnici de fout om het verkeerde onderdeel- of serienummer over te schrijven. De beste manier om dit probleem op te lossen, is door de streepjescodes via een afbeelding vast te leggen. Door gebruik te maken van het scannen van streepjescodes via de app voor mobiele apparaten, wordt het juiste onderdeel of apparaat besteld. Ook kunnen foto's van een apparaat en de locatie ervan worden vastgelegd. Deze CMMS-geïntegreerde functies kunnen apparatuur die moet worden gerepareerd nauwkeurig identificeren en een gescande afbeelding vastleggen van de streepjescode van een onderdeel dat moet worden vervangen. Beide functies verminderen vaak kostbare vertragingen wanneer veelvoorkomende fouten worden gemaakt.

Toegang tot bouwkundige plannen en documenten

Bij het vertrouwd maken van nieuwe werknemers met de indeling en structuur van een faciliteit of het identificeren van de locaties van elektrische of sanitaire installaties bij het toevoegen van apparatuur, is het hebben van bouwkundige tekeningen nuttig voor eigenaren van kleine bedrijven. Deze tekeningen worden ook wel blauwdrukken genoemd - ze zijn een weergave van een architectonisch ontwerp als plattegrond en/of aanzichten van een gebouw of constructie. Bouwkundige tekeningen zijn toegankelijk via systeemdashboards in veel CMMS-pakketten. Deze bieden een andere manier om de exacte locatie van apparatuur te identificeren, evenals eventuele elektrische en sanitaire plaatsingen die van invloed kunnen zijn op de activiteiten van een faciliteit.

CMMS-software doorlopende ondersteuning

Waar het op neerkomt voor kleine bedrijven is betrouwbare, doorlopende ondersteuning die ervoor zorgt dat ze het meeste uit hun investering halen. Veel CMMS-softwarepakketten bundelen ondersteuning in hun prijsstructuur, terwijl andere CMMS-leveranciers ondersteuningen verkopen als add-on-functies. CMMS-ondersteuning is beschikbaar om bedrijven te dekken van implementatie tot nazorg met als doel het systeem te laten presteren zoals het is ontworpen. Van groot belang is de implementatiefase waarin alle kritieke gegevens met betrekking tot voorraad, activa en gebruikers worden ingevoerd, samen met het configureren van preventieve onderhoudsschema's. CMMS-leveranciers bieden klanten de keuze uit interne audits of externe en telefonische technische ondersteuning voor implementatiedoeleinden. Bovendien nemen veel CMMS-leveranciers in hun systeempakketten een verscheidenheid aan onboarding- en doorlopende bronnen op om gebruikers te helpen bij het gebruik van het systeem in de loop van de tijd. Deze bronnen zijn beschikbaar als online handleidingen, video's, e-mail-, chat- en webinar-opnames, evenals telefonische ondersteuning.

Kleine bedrijven, net als hun grootzakelijke tegenhangers, hebben de mogelijkheid om kostenbesparende voordelen te realiseren door CMMS-software aan hun activiteiten toe te voegen. Kleine bedrijven, die doorgaans met kleinere marges opereren, hebben een nog grotere motivatie om manieren te vinden om beter, slanker, sneller en slimmer te werken. CMMS-software maakt dit mogelijk door verhoogde operationele efficiëntie door kosten te verlagen, tijd en middelen te besparen en uiteindelijk een hoger rendement op investering (ROI) te behalen. CMMS'en zijn ontworpen om te voldoen aan de uiteenlopende behoeften van kleine bedrijven, nu en naarmate ze in de toekomst blijven groeien en evolueren.