Hoe CMMS-software waarde beschermt en kosten bespaart

Met de huidige economische onzekerheid die wordt veroorzaakt door COVID-19, is efficiëntie bij het onderhoud van faciliteiten cruciaal geworden. Meer dan ooit moeten facility- en onderhoudsmanagers meer gedaan krijgen met minder. CMMS-software kan helpen. Het is een krachtig hulpmiddel om waarde te beschermen en kosten te besparen.

Als CMMS-software zou solliciteren naar een baan op uw afdeling, zou er in het cv staan:"Geweldige communicator met een geest als een stalen val en een echt hoofd voor cijfers."

Snelle introductie tot CMMS-software

Moderne CMMS-platforms maken gebruik van cloudcomputing, wat betekent dat al uw gegevens in één beveiligde database staan ​​waartoe iedereen in het team altijd en overal toegang heeft. Nooit meer achter werkorders aan krabbelen die op stukjes papier zijn gekrabbeld. Nooit meer zoeken naar verouderde spreadsheetbestandsbijlagen bij oude e-mails. Alles bevindt zich op één plek en is veilig, beveiligd en toegankelijk. En omdat alles in realtime gebeurt, kan uw afdeling naadloos reageren op veranderende eisen. Iedereen is op de hoogte en werkt met dezelfde up-to-date gegevens.

CMMS-software is erg goed in het vastleggen en veilig bewaren van gegevens. Het is ook erg goed in het verwerken van die gegevens en het genereren van rapporten boordevol grafieken en KPI's voor gegevensgestuurde besluitvorming. Met een paar snelle klikken ziet u het grote plaatje van het onderhoud. En weten waar uw budget naartoe gaat, is de eerste stap om afval te verminderen.

Iets dat altijd zo is geweest, maar de laatste tijd belangrijker is geworden, is dat uw CMMS-provider al het IT-zware werk voor u doet. Ze onderhouden de servers, beveiligen en maken back-ups van de gegevens, updaten en upgraden de software. Dat betekent dat er geen extra werk is voor het IT-team van uw bedrijf, dat waarschijnlijk al druk bezig is met het ondersteunen van andere afdelingen die een ongeplande overstap hebben gemaakt naar werken op afstand.

Nu we weten wat het is en een beetje over hoe het werkt, gaan we eens kijken hoe CMMS-software waarde beschermt en kosten bespaart.

Bescherm "stamkennis" met CMMS-software

Voor veel afdelingen is hun meest waardevolle bezit de zwaarbevochten kennis van de activa die ze onderhouden. Niemand kent een machine of apparaat beter dan de technici die het draaiende houden. Wanneer iemand een probleem kan diagnosticeren door simpelweg naar een item te luisteren of er gewoon een hand op te leggen om trillingen te voelen, is dat indrukwekkend. En erg gevaarlijk.

Want zodra je de techneuten kwijtraakt, verlies je ook al die knowhow. Dit is geen nieuw probleem, en er is zelfs een grote stedelijke legende over. In het verhaal gaat een onderhoudstechnicus na vele jaren met pensioen. Binnen de eerste maand wordt hij teruggebeld door zijn wanhopige baas. Een van de machines is defect en geen van de nieuwere techneuten weet hoe ze hem weer aan de praat kunnen krijgen. De gepensioneerde techneut komt, loopt een paar keer om de machine en markeert dan een plek met krijt. Dat is het onderdeel dat vervangen moet worden, legt hij uit. Dan overhandigt hij zijn oude baas de factuur. Het krijtstreepje? Een cent. Weten waar je het krijtstreepje moet plaatsen? Tienduizend dollar.

CMMS-software beschermt alle ervaring en knowhow van uw technici door het gemakkelijk te maken om veel informatie in werkorders op te nemen. Onthoud dat de werkbonnen niet op stukjes papier worden gekrabbeld of in spreadsheets worden geplakt. Ze bevinden zich in het CMMS, waardoor het gemakkelijk is om alles toe te voegen wat technici nodig hebben om het werk goed te doen en efficiënt af te sluiten, waaronder:

• Stapsgewijze instructies
• Aanpasbare checklists
• Digitale schema's, handleidingen en afbeeldingen
• Bijbehorende onderdelen en materialen

Goede CMMS-software heeft zelfs interactieve plattegronden en plattegronden.

Dat verhaal over de gepensioneerde techneut en de tienduizend dollar factuur is precies dat, een verhaal. Maar afdelingen verliezen echt veel waarde wanneer technici met pensioen gaan of naar andere bedrijven verhuizen.

Voorraad beheren met CMMS-software

Slecht voorraadbeheer leidt tot verspilling. Wanneer een asset offline is, betaalt het bedrijf operators om niets te doen. U betaalt technici om aan het activum te werken, en als het lang duurt, kunt u ze ook overuren betalen. Er zijn ook de kosten van verloren productie. Als de uitvaltijd lang genoeg duurt, kan het bedrijf worden gedwongen om extra diensten te draaien. Als je niet de juiste onderdelen en materialen bij de hand hebt, duurt alles nog langer, waardoor alle kosten omhoog schieten. Bovendien moet je ook extra geld uitgeven aan spoedleveringen om de onderdelen en materialen te krijgen die je nodig hebt.

Maar zoveel mogelijk op voorraad houden is niet de oplossing. Voorraad gaat gepaard met transportkosten. Je hebt een plek nodig om het te bewaren, en als het gevoelig is voor temperatuur of licht, moet je er de juiste omgeving voor creëren en onderhouden. Als u het niet op tijd gebruikt, zal het verlopen, degraderen of verouderd raken. Ventilatorriemen drogen bijvoorbeeld uit en barsten. Reserveonderdelen voor een oude vorkheftruck worden onbruikbaar op het moment dat het bedrijf de vorkheftruck voor schroot verkoopt. Als je te veel voorraad hebt, nadat je ervoor hebt betaald en vervolgens hebt betaald om het op te slaan, gooi je het gewoon weg.

Met inventaris is te veel net zo erg als te weinig. CMMS-software helpt u de juiste niveaus in te stellen voor elk materiaal en reserveonderdeel door historische werkorders, preventieve onderhoudsschema's en doorlooptijden van leveranciers te bekijken. Je kunt een goede plek vinden waar je het kleinste bedrag bij de hand hebt en nooit opraakt voordat de volgende zending net op tijd arriveert.

Voorraadbeheer is altijd belangrijk geweest, maar met nieuwe en toenemende druk op toeleveringsketens, moet u er echt voor zorgen dat u over de juiste voorraadcontroles beschikt. Een paar maanden geleden kon je een onderdeel opraken en je er niet al te veel zorgen over maken, omdat je wist dat je het 's nachts express kon krijgen. Maar nu is dat misschien geen optie. Omdat rederijen zich uitsluitend richten op essentiële producten, wordt het steeds moeilijker om onderdelen en materialen te vinden.

Plan preventief onderhoud met CMMS-software

Het is makkelijk. Downtime kost veel geld. Preventief onderhoud vangt kleine problemen op voordat ze de kans krijgen om uit te groeien tot grote problemen. Dat vermindert de hoeveelheid downtime en dat scheelt in de kosten.

Waar komt CMMS-software binnen? Het maakt het een stuk eenvoudiger om een ​​preventief onderhoudsschema op te zetten en te volgen. Onthoud dat uw CMMS vol zit met gegevens over uw activiteiten. Wanneer de database voor het eerst wordt ingesteld, zit deze boordevol gegevens over uw bedrijfsmiddelen. Telkens wanneer iemand een werkorder genereert of sluit, legt de werkordersoftware ook al die gegevens vast. Alle belangrijke gegevens worden toegevoegd.

En het kan allemaal wennen. Met die gegevens kun je niet alleen gemakkelijk zien welke assets meer aandacht nodig hebben, maar ook welk type. Zo is de lopende band de afgelopen twee maanden drie keer gestopt met werken. Elke keer was het omdat een van de riemen niet goed uitgelijnd was. U kunt om de paar weken een preventieve werkorder instellen om de band visueel te inspecteren en af ​​te stellen. Zodra het schema is ingesteld, maakt CMMS-software het gemakkelijker om te volgen. Elke PM staat daar op de kalender. U kunt de software zelfs instellen om e-mailherinneringen te verzenden.

Ongeacht hoe COVID-19 uw organisatie beïnvloedt, preventief onderhoud kan een belangrijk onderdeel van de respons zijn. Als je te maken hebt met verminderde productie, heb je nu de tijd om te investeren in het opzetten van een CMMS, waardoor je in een betere positie bent wanneer dingen onvermijdelijk weer aantrekken. Of misschien is uw organisatie in een hogere versnelling geduwd om aan een nieuwe, onverwachte vraag te voldoen. Het verminderen van uitvaltijd door middel van preventief onderhoud zou een van uw belangrijkste aandachtspunten moeten zijn.

Aan de slag met CMMS-software

Om CMMS-software te begrijpen, moet u meer doen dan erover lezen. Om echt een idee te krijgen van hoe het werkt en hoe het voor uw afdeling kan werken, moet u het in actie zien.