Facilitaire Efficiëntie Maximeren: Hoe CMMS-software Waarde Beschermt en Kosten Verlaagt

Met de huidige economische onzekerheid gedreven door COVID-19, is efficiëntie in facilitaire onderhoud cruciaal geworden. Nu meer dan ooit moeten faciliteits- en onderhoudsmanagers meer doen met minder. CMMS-software kan helpen. Het is een krachtig instrument om waarde te beschermen en kosten te verlagen.

Als CMMS-software voor een baan in uw afdeling zou solliciteren, zou het CV luiden: "Geweldige communicator met een geheugen als een staalval en een echt hoofdtje voor cijfers."

Korte introductie tot CMMS-software

Moderne CMMS-platformen gebruiken cloud computing, wat betekent dat al uw data in één veilige database woont die iedereen in het team van overal, op elk moment kan benaderen. Geen jagen meer naar werkorders gekrabbeld op papiertjes. Geen zoeken meer naar verouderde spreadsheet-bijlagen op oude e-mails. Alles zit op één plek, en het is veilig, beveiligd en toegankelijk. En omdat alles in real-time gebeurt, kan uw afdeling naadloos reageren op verschuivende eisen. Iedereen zit in de lus, werkend vanaf dezelfde up-to-date data.

CMMS-software is erg goed in data vastleggen en veilig bewaren. Het is ook erg goed in data verwerken en rapportages genereren vol grafieken en KPI's voor data-gedreven besluitvorming. Met een paar snelle klikken kunt u het grote onderhoudsplaatje zien. En weten waar uw budget naartoe gaat is de eerste stap om verspilling te verminderen.

Iets wat altijd waar was maar recent belangrijker is geworden, is dat uw CMMS-leverancier al het zware IT-werk voor u doet. Ze beheren de servers, beveiligen en back-uppen de data, updaten en upgraden de software. Dat betekent geen extra werk voor uw bedrijfs-IT-team, wat waarschijnlijk al druk bezig is om andere afdelingen te ondersteunen die onverwacht naar thuiswerken zijn overgeschakeld.

Nu we weten wat het is en een beetje hoe het werkt, laten we kijken hoe CMMS-software waarde beschermt en kosten verlaagt.

Bescherm "tribale kennis" met CMMS-software

Voor veel afdelingen is hun bezit van de grootste waarde de hardverworven kennis van de assets die ze onderhouden. Niemand kent een machine of stuk apparatuur beter dan de technici die het al jaren draaiende houden. Als iemand een probleem kan diagnosticeren door simpelweg naar een asset te luisteren of een hand erop te leggen om trillingen te voelen, is dat indrukwekkend. En heel gevaarlijk.

Dat is omdat zodra u de technici verliest, u ook al die know-how verliest. Dit is geen nieuw probleem, en er is zelfs een geweldige urbane legende over. In het verhaal gaat een onderhoudstechnicus met pensioen na veel jaren op de werkvloer. Binnen de eerste maand wordt hij teruggebeld door zijn wanhoopige baas. Een van de machines ligt stil en geen van de jongere technici weet hoe hij hem weer aan de praat krijgt. De gepensioneerde technicus komt, loopt een paar keer rond de machine, en markeert een plek met krijt. Dat is het onderdeel dat vervangen moet worden, legt hij uit. Daarna presenteert hij zijn oude baas de factuur. De krijtstreep? Een cent. Weten waar de krijtstreep moest komen? Tienduizend dollar.

CMMS-software bewaart al de ervaring en know-how van uw technici door het makkelijk te maken om veel informatie in werkorders op te nemen. Onthoud, de werkorders zijn niet op papiertjes gekrabbeld of in spreadsheets gestopt. Ze zitten in de CMMS, wat het makkelijk maakt om alles toe te voegen wat technici nodig hebben om het werk correct te doen en efficiënt af te sluiten, inclusief:

• Stap-voor-stap instructies
• Aanpasbare checklists
• Digitale schema's, handleidingen en afbeeldingen
• Gerelateerde onderdelen en materialen

Goede CMMS-software heeft zelfs interactieve siteplannen en vloerkaarten.

Dat verhaal over de gepensioneerde technicus en de tienduizend-dollar factuur is gewoon een verhaal. Maar afdelingen verliezen echt veel waarde wanneer technici met pensioen gaan of naar andere bedrijven vertrekken.

Voorraad beheren met CMMS-software

Slecht voorraadbeheer leidt tot verspilling. Wanneer een asset offline is, betaalt het bedrijf operators om rond te staan en niets te doen. U betaalt technici om aan de asset te werken, en als het lang duurt, betaalt u ze misschien overwerk. Er is ook de kost van verloren productie. Als de downtime lang genoeg duurt, kan het bedrijf gedwongen worden extra shifts te draaien. Als u niet de juiste onderdelen en materialen op voorraad heeft, duurt alles nog langer, wat betekent dat elke kost opschiet. Bovenop dat moet u extra geld uitgeven aan spoedleveringen om de onderdelen en materialen te krijgen die u nodig hebt.

Maar zoveel mogelijk voorraad houden is niet het antwoord. Voorraad gaat met draagkosten. U heeft ergens plaats nodig om het te bewaren, en als het gevoelig is voor temperatuur of licht, moet u de juiste omgeving creëren en onderhouden. Als u het niet op tijd gebruikt, gaat het verlopen, verslechteren of verouderen. Bijvoorbeeld, waaierriemen drogen uit en barsten. Reservedelen voor een oude heftruck worden onbruikbaar het moment dat de heftruck voor schroot wordt verkocht. Als u te veel voorraad hebt, gooit u het na betalen en opslaan gewoon weg.

Bij voorraad is te veel net zo slecht als te weinig. CMMS-software helpt u de juiste niveaus in te stellen voor elk materiaal en reserveonderdeel door te kijken naar historische werkorders, preventieve onderhoudsroosters en levertijden van leveranciers. U kunt een zoet punt vinden waar u de kleinste hoeveelheid op voorraad heeft zonder ooit op te lopen voordat de volgende levering net op tijd aankomt.

Voorraadbeheer is altijd belangrijk geweest, maar met nieuwe en toenemende spanningen op toeleveringsketens, moet u er echt voor zorgen dat u de juiste voorraadcontroles op plek heeft. Een paar maanden geleden kon u een onderdeel op laten lopen en u niet te veel zorgen maken omdat u wist dat u het overnachts express kon laten sturen. Maar nu is dat misschien geen optie meer. Omdat verzendbedrijven zich puur richten op essentiële producten, wordt het steeds moeilijker om onderdelen en materialen te bemachtigen.

Preventief onderhoud plannen met CMMS-software

Het is simpel. Downtime kost veel geld. Preventief onderhoud vangt kleine problemen op voordat ze de kans krijgen uit te groeien tot grote problemen. Dat vermindert de hoeveelheid downtime, en dat verlaagt kosten.

Waar komt CMMS-software om de hoek kijken? Het maakt het veel makkelijker om een preventief onderhoudsrooster op te zetten en te volgen. Onthoud, uw CMMS zit vol met data over uw operaties. Wanneer de database voor het eerst wordt opgezet, zit hij vol met data over uw assets. Dan elke keer dat iemand een werkorder genereert of afsluit, vangt de werkordersoftware al die data ook. Elk belangrijk stukje data wordt toegevoegd.

En het kan allemaal gebruikt worden. Met die data kunt u gemakkelijk zien niet alleen welke assets meer aandacht nodig hebben, maar ook wat voor type. Bijvoorbeeld, de transportband is de afgelopen twee maanden drie keer stilgelegen. Elke keer was het omdat een van de banden verplaatst was geraakt. U kunt een preventieve werkorder instellen voor elke paar weken om de band visueel te inspecteren en aan te passen. Eenmaal het schema ingesteld, maakt CMMS-software het makkelijker om te volgen. Elke PM staat op de kalender. U kunt de software zelfs instellen om e-mailherinneringen te sturen.

Ongeacht hoe COVID-19 uw organisatie beïnvloedt, kan preventief onderhoud een belangrijk deel van de reactie zijn. Als u te maken heeft met gereduceerde productie, heeft u nu de tijd om te investeren in het opzetten van een CMMS, wat u in een betere positie brengt wanneer dichten onvermijdelijk weer oppikken. Of uw organisatie is in hoge versnelling geduwd om te voldoen aan nieuwe, onverwachte vraag. Downtime verminderen door preventief onderhoud zou een van uw hoofdfocuspunten moeten zijn.

Aan de slag met CMMS-software

Om CMMS-software te begrijpen, moet u meer doen dan erover lezen. Om echt een gevoel te krijgen voor hoe het werkt en hoe het voor uw afdeling kan werken, moet u het in actie zien.