Hoe u het beheer van de onderhoudsvoorraad kunt verbeteren

Voorraadbeheer is de onbezongen held van uw onderhoudsoperatie - er is meestal niet veel lof voor degenen die zwoegen met reserveonderdelen. Maar als het goed wordt gedaan, kan het uw beheer van activaonderhoud naar een hoger niveau tillen, terwijl uw bedrijf een groot deel van de verandering bespaart. Vandaag ontdekken we alle manieren om het voorraadbeheer te verbeteren, zodat u de kosten kunt verlagen en geen tijd en geld verspilt.

Voorkom dat er geld uit uw magazijn lekt met deze sjabloon voor voorraadbeheer

Inhoudsopgave

1. Wat is onderhoudsvoorraadbeheer?
2. De kosten van slecht onderhoud voorraadbeheer
3. 7 manieren om het beheer van onderhoudsvoorraad te verbeteren
4. Waar het op neerkomt:voorraadbeheer en het grotere geheel

Vier tips voor beter MRO-voorraadbeheer

Video

Wat is voorraadbeheer voor onderhoud?

Voorraadbeheer is een poging om de juiste voorraad, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de juiste kosten te hebben. Het doel is om de kosten te minimaliseren door faciliteiten te helpen weten wanneer ze meer voorraad moeten kopen op basis van normale gebruikstarieven.

De manier waarop u voorraad definieert, hangt af van uw branche. Voor een winkel is voorraad de producten die de winkel aan klanten probeert te verkopen, zoals pakken of jurken. Als het gaat om onderhoud, zijn inventaris de onderdelen die worden gebruikt om activa goed te laten functioneren, zoals motoren, lagers, ventilatoren of filters. Het doel van onderhoudsteams is om de juiste voorraad in de juiste hoeveelheden bij de hand te hebben om activa te repareren of te verbeteren, terwijl ze ook rekening houden met de beschikbare ruimte in hun budgetten en opslagruimten.

De kosten van slecht onderhoud voorraadbeheer

Er zijn veel stappen betrokken bij het beheren van de voorraad. Elke fout onderweg kan aanzienlijke financiële verliezen betekenen. Slecht voorraadbeheer kan leiden tot hogere kosten voor onderdelen en opslag, onevenwichtige onderhoudsplanning en een toename van de voorraad en verouderde voorraden.

Voorraadbeheer is een poging om de juiste voorraad, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de juiste prijs te hebben.

De drie belangrijkste problemen van slecht voorraadbeheer zijn het hebben van te veel voorraad, te weinig voorraad en voorraad die u niet kunt vinden. Alles kan chaos veroorzaken en de winst schaden.

Het kan maar al te gemakkelijk zijn om verkeerd te beheren en te veel geld uit te geven als het gaat om het kopen van voorraad. De typische kosten voor het opslaan van extra onderdelen bedragen tussen de 12% en 20% van de aanschafkosten. Dat betekent dat als u elk jaar $ 100.000 uitgeeft om aandelen te kopen, u door kunt gaan en nog eens $ 12.000 tot $ 20.000 aan uw budget kunt toevoegen voor opslagruimte en administratie. Te veel voorraad kopen maakt dit probleem nog erger.

Te weinig voorraad is een directer probleem. Stel je voor dat een cruciaal onderdeel van de productieapparatuur uitvalt en je hebt niet het onderdeel dat nodig is om het te repareren. De uitvaltijd van die machine ging van een paar uur naar een paar dagen of weken, en de kosten van die storing schoten omhoog. Om nog maar te zwijgen over de extreem hoge kosten van spoedverzending of risicovolle noodmaatregelen die technici vaak moeten nemen om de productie op schema te houden.

Dit probleem komt maar al te vaak voor bij fabrikanten. Van alle jaarlijkse, ongeplande uitvaltijd kan volgens een rapport van de Aberdeen Group 50% worden toegeschreven aan een gebrek aan reserveonderdelen. Een goed voorraadbeheersysteem zorgt ervoor dat kritieke onderdelen bij de hand zijn, waardoor ongeplande uitvaltijd wordt voorkomen, de productie wordt gestimuleerd en u duizenden of miljoenen dollars verliest.

Misschien heeft u precies het juiste aantal onderdelen in uw magazijn, maar het maakt niet uit of u ze niet kunt vinden. Als je dit probleem hebt, ben je niet de enige. Geschat wordt dat tussen de 10% en 25% van de tijd van een technicus wordt besteed aan het verkrijgen van onderdelen omdat ze moeilijk te vinden zijn. Het onvermogen om de locatie van onderdelen te volgen, verkort de sleuteltijd en kan de uitvaltijd bij elke storing met een paar minuten verlengen. Dit lijkt misschien niet veel, maar elke minuut downtime kost honderden of duizenden dollars. Als je twee of drie keer per maand moeite hebt om onderdelen te vinden, kan dat betekenen dat je honderdduizenden dollars per jaar moet uitgeven aan iets dat gemakkelijk kan worden vermeden.

7 manieren om het beheer van onderhoudsvoorraad te verbeteren

Nu je hebt gezien wat slecht voorraadbeheer je kan kosten, gaan we eens kijken hoe je deze nachtmerriescenario's kunt vermijden. Elke stap van het voorraadbeheerproces kan worden geoptimaliseerd om verspilling, overtolligheid en inefficiëntie te verminderen. Door zelfs maar een handvol van deze strategieën toe te passen, kunt u uw voorraadbeheerproces aanzienlijk verbeteren en het onderhoudsteam veel kopzorgen en geld besparen.

1. Onderdelen volgen

Zoals we hierboven hebben uiteengezet, kan het zoeken naar onderdelen een enorme verspilling van tijd en geld zijn. Als een uur ongeplande uitvaltijd $ 1.000 aan verloren arbeid kost en een technicus 15 minuten besteedt aan het zoeken naar een onderdeel in een ongeorganiseerde opslagruimte, is dat een extra $ 250 in de afvoer. Met een voorraadvolgsysteem kunt u voorraadniveaus en locatie in de gaten houden. Hierdoor kunnen technici en ingenieurs zien of een onderdeel beschikbaar is zonder fysiek het magazijn te hoeven controleren en precies waar ze het moeten ophalen. Nauwkeurige voorraadtracering voorkomt ook dubbele bestellingen, wat u helpt om dure overstocks te voorkomen.

Verlies nooit uw kritieke onderdelen uit het oog met deze gratis sjabloon voor het tellen van cycli

2. Voorraadniveaus

Het hebben van de juiste hoeveelheid voorraad is essentieel. Goudlokje is uw rolmodel voor deze strategie - u mag nooit te veel of te weinig voorraad in uw magazijn hebben. Begin met het bepalen van de minimale voorraadniveaus. U kunt dit doen door de benodigde onderdelen voor productiekritische apparatuur te identificeren en het gemiddelde verbruik van deze onderdelen te berekenen. U kunt ook minimumniveaus verfijnen en hoeveelheden bijbestellen op basis van de doorlooptijd van de leverancier. Als ze effectief worden uitgevoerd, kunnen deze strategieën u helpen just-in-time levering in uw instelling toe te passen.

Stel je voor dat een cruciaal onderdeel van de productieapparatuur uitvalt en je hebt niet het onderdeel dat nodig is om het te repareren. . .de kosten van die storing schoten omhoog.

3. Opnieuw ordenen

Zodra u minimumvoorraadniveaus heeft vastgesteld, moet u weten wanneer onderdelen onder die niveaus vallen en dat doorgeven aan het logistiek personeel. Dit neemt het giswerk weg bij het nabestellen en verkleint de kans op over- en onderbevoorrading. U moet ook alle inkooporders voor voorraad volgen. Zo meet u aan het eind van het jaar alle onderhoudsgerelateerde activiteiten en hun financiële impact. Als u over deze gegevens beschikt, beschikt u ook over een uitstekende basis om toekomstige beslissingen over voorraad te nemen.

Laat u niet verrassen door noodgevallen met dit sjabloon voor onderdelenkit

4. Voorraad beheren op meerdere locaties

Gestandaardiseerde voorraadbeheersystemen en -processen zijn cruciaal als uw organisatie meerdere locaties heeft. De mogelijkheid om onderdelen en voorraden op verschillende opslaglocaties bij tal van faciliteiten te volgen, geeft uw technici een enorm voordeel. Als een leverancier onvoldoende voorraad heeft, grote minimale bestelhoeveelheden nodig heeft of een trage doorlooptijd heeft, kan dit een grote vertraging betekenen bij het verkrijgen van kritieke onderdelen. Als u snel inventaris nodig heeft, of als een onderdeel verouderd is, is het meestal sneller om het onderdeel vanaf een andere site te verzenden. Toegang hebben tot bronnen van meerdere sites kan u redden in dit soort noodgevallen, maar het is afhankelijk van goede communicatie en up-to-date gegevens.

5. Elimineer verouderde onderdelen

Verouderde onderdelen kunnen maandenlang in uw opslagruimte wegkwijnen en ruimte innemen in uw schappen en uw balans. Maar dit is niet eens het ergste. Als u een onderdeel nodig heeft voor een reparatie en alleen verouderde voorraad vindt, verhoogt dit de uitvaltijd. Door de levenscyclus van reserveonderdelen bij te houden, wordt de verouderde voorraad verminderd. Als u weet wanneer u onderdelen hebt gekocht, hoe lang u ze al hebt en wanneer ze verouderd raken, kunt u de hoeveelheid kapitaal die vastzit in onderbenutte materialen minimaliseren en kostbare uitvaltijd voorkomen.

6. Voorraadrapportage

Door een solide rapportagekader voor voorraadbeheer te bouwen, beschikt u over alle gegevens om trends te herkennen en slimmere beslissingen te nemen. Met deze gegevens kunt u de toewijzing van middelen verbeteren, beter worden in het plannen van onderhoud en uw aankopen automatiseren. Enkele handige statistieken die u kunt volgen, zijn onder meer de basis, zoals voorraadniveaus en inkoopordergeschiedenis, evenals meer geavanceerde cijfers, zoals de waarde van de aanwezige voorraad en openstaande inkooporders.

7. Eén enkel geïntegreerd systeem

Het hebben van één compleet systeem om uw onderhoud te beheren, inclusief voorraadbeheer, heeft een aantal belangrijke voordelen. De eerste is de toegankelijkheid, consistentie en kwaliteit van gegevens. Met alles op één plek kunt u kennis efficiënt en nauwkeurig volgen, rapporteren en overdragen. De tweede is de opleiding. In plaats van afzonderlijke afdelingen op afzonderlijke systemen te trainen, hoeft u slechts de hele organisatie op één systeem te trainen. Ten slotte bespaart het hebben van één systeem u de kosten van het kopen van meerdere systemen en het aansluiten ervan. Als u voorraad en preventief onderhoud beheert met CMMS-software, hoeft u ook niet te investeren in een duur ERP-systeem.

Onderhoud voorraadbeheer en het grotere geheel

Goed voorraadbeheer leidt vaak tot goed onderhoud. Als het juiste onderdeel op de juiste plaats zit, kan een monteur een taak zo snel en volledig mogelijk uitvoeren. Maar het goed doen kost tijd en vereist investeringen in solide processen voor alles, van inkoop tot het volgen van onderdelen. Dit kost tijd, maar als u eenmaal de juiste formule heeft gevonden, kunt u de kosten laag houden en ervoor zorgen dat uw faciliteit soepel draait.