Hoe slim voorraadrebeheer groei drijft voor kleine bedrijven

Een klein bedrijf – eigenlijk iedereen in het bedrijfsleven – leeft en sterft op voorraadrebeheer. Maar voordat we kijken naar het beheren ervan, moeten we vragen: "Wat is voorraad eigenlijk?"

Typen voorraad

Voordat we ons voorlopen, laten we een werkdefinitie van voorraad vastleggen. We hebben eigenlijk meer dan één nodig, omdat breed gesproken er vier typen zijn, wat dingen verwarrend kan maken als we niet voorzichtig zijn.

Grondstoffen (Feedstock)

Dit zijn de rauw materialen die u gaat gebruiken om uw eindproducten te maken. Stel u een pizzeria voor. Het deeg, de saus en de losse toppings zijn de grondstoffen. Als u een pijlfabriek runt, is het het hout en de beits. Kleding? Rolletjes stof. De term "rauw" kan misleidend zijn omdat het ook meer dan één betekenis kan hebben. Uiteindelijk hangt de graad van "rauwigheid" van uw materialen af van uw industrie. Als u een zagerij bent, is uw grondstof bomen. Maar als u een skateboardbedrijf bent, is uw grondstof multiplexplaten (die van een zagerij komen).

Work in progress (Werk in uitvoering)

Laten we terugspringen naar de pizzeria. U neemt de ingrediënten, de grondstoffen, doet ze allemaal samen en gooit ze in de oven. Terwijl alles bakt, is het halverwege tussen grondstof en iets wat u kunt verkopen. Dit type, de spullen op uw productielijn, is work-in-progress voorraad. Hoeveel u er op elk moment hebt, hangt af van uw industrie. Met onze pizzeria zullen we nooit zoveel hebben. Onze oven is niet groot genoeg. Er zal altijd meer kaas in de koelkast zitten dan in de oven bakken. Maar als we vliegtuigen bouwden, zouden we voor maanden voorraad op de lijn hebben. En naarmate het vliegtuig dichter bij voltooiing komt, zal er veel meer work-in-progress voorraad zijn dan grondstoffen.

Klaar voor verkoop (Finished goods)

De volgende is makkelijk te begrijpen zodra we het bij de meer gangbare naam noemen: handelswaar. Dit is voorraad die klaar is om te verkopen. Maar onthoud, finished goods kunnen ook grondstoffen zijn voor een andere industrie. We kunnen ons eindproduct aan het publiek of een ander bedrijf verkopen. Terug naar dat skateboardbedrijf dat multiplexplaten koopt van de zagerij. Het eindproduct van de zagerij is de grondstof van het skateboardbedrijf.

Industrie dicteert verhouding

Voordat we doorgaan naar het vierde type voorraad, kunnen we even stil staan bij de eerste drie. Specifiek, we kunnen kijken hoe verschillende industrieën verschillende relatieve hoeveelheden van elk type hebben.

Weer terug naar onze pizzeria. Er zal voornamelijk grondstof zijn, een beetje work-in-progress, maar bijna geen finished goods. Omdat het weinig tijd kost om de ingrediënten samen te stellen en te bakken, kunt u wachten tot orders binnenkomen voordat u begint. U zult nooit veel eindproduct hebben omdat een pizza zodra hij klaar is, direct de deur uit gaat. We hebben al over vliegtuigenbouw gesproken. Veel van uw voorraad zit in de productielijn omdat uw product langzaam en zorgvuldig een astronomisch groot aantal onderdelen samenstelt. Wat met de lokale kledingwinkel? De detailhandel heeft veel finished goods maar eigenlijk geen van de andere twee typen.

Reserveonderdelen en materialen

Het vierde type voorraad is degene die elk bedrijf in elke industrie heeft: reserveonderdelen en materialen. Het is alle spullen die u bewaart voor als er iets kapotgaat. Bij de pizzeria is het de vervangingslamp voor het ovenlicht. Bij de zagerij is het het extra zaagblad. Nu we een idee hebben van wat voorraad is, laten we dieper duiken.

Voorraad: sleutelconcepten

FIFO vs LIFO

Stel u voor dat u net van de winkel komt met melk. Wanneer u de koelkast opent, ziet u een bijna lege karton al daarin staan. Waar legt u de nieuwe melk, voor of achter de oude karton? Of stel u zich voor dat u in de rij staat voor de bus. Wanneer de bus aankomt, hoe stappen mensen in, gebaseerd op wie er eerst was of wie er laatst was? In beide situaties volgt u het FIFO-principe: first in, first out. De oude melk wordt eerst gebruikt. De eerste persoon bij de bushalte is de eerste in de bus. Wat (of wie) er eerst aankomt, wordt eerst gebruikt (of gaat eerst).

OK, twee meer situaties. U pakt een bord bij een buffetrestaurant. Pakken u er een van de bovenkant of de onderkant van de stapel? U laadt uw bord op en begint te lopen naar uw tafel wanneer u ziet dat iemand uw stoel heeft gestolen, maar geen probleem, want u ziet een stapel stoelen in de hoek. Wanneer u zich een nieuwe stoel pakt, pakt u er een van de bovenkant of de onderkant? In deze situaties pakt u uw bord en stoel van de bovenkant van de stapels. Nu volgt u het LIFO-principe: last in, first out. Het laatst toegevoegde bord is het eerste gebruikt. De laatst toegevoegde stoel is de eerste verwijderd.

U moet een beetje voorzichtig zijn met deze twee principes omdat er gerelateerde maar verschillende accounting-termen met dezelfde namen bestaan. We hebben geen tijd om er nu in te duiken, maar het is belangrijk om te weten dat ze bestaan en gerelateerd zijn aan hoe uw accountant over voorraad denkt.

A, B en C analyse

Nog een keer laten we nadenken over onze imaginaire pizzeria, specifiek de toppings. U heeft uw basis, goedkope kaas, een iets fijnere, duurdere kaas, en dan truffels, die superdure ondergrondse paddenstoelen. Ze zijn allemaal grondstoffen, maar vanwege de waardeverschillen is het zinvol om ze in categorieën te verdelen. Gewoonlijk gaan mensen voor drie: A, B en C, en proberen ze te balanceren door te kijken naar percentage van de kosten voor het bedrijf en percentage van totale voorraad.

Truffels zijn A. Aankoop neemt 70% van uw jaarbudget voor voorraad in beslag, maar ze zijn maar 20% van uw totale voorraad. De fijnere kaas is B. Aankoop neemt 25% van het budget, maar is 30% van de voorraad. Basis kaas is C. Aankoop neemt slechts 5% van het budget, maar is vol 50% van de voorraad. Het voordeel van A, B, C analyse is dat u nu kunt nadenken over hoeveel moeite u gaat doen om elk categorie te controleren – een ander woord voor tracken en beschermen. U kunt stapels basiskaas in de hoofkoelkast houden, de fijnere op een achterplank verstopt, en de truffels misschien op slot in uw kantoor. U kunt ook verschillende bestelschema's instellen. U gaat altijd veel basiskaas door, dus u kunt een levering van een paar dozen per week instellen. Maar voor de dure truffels monitor u uw niveaus nauwkeurig en bestelt u precies wat u nodig hebt. Een ander voordeel van het splitsen van uw voorraad in A, B, C komt bij fysieke tellingen. Voor de truffels, omdat ze A zijn, weet u dat u elke enkele gaat tellen. Maar voor de basiskaas, de C, kunt u een veel losere telling doen, misschien alleen het aantal dozen optellen in plaats van elke kleine zak, wat u veel tijd en moeite bespaart.

Draagkosten en verlies, aka shrinkage

Verveld door de pizzeria, bent u weer in de winkel voor meer melk. Als melk in de aanbieding is, laadt u uw auto vol met zoveel als u kunt dragen of koopt u hetzelfde bedrag als altijd? Het is leuk om geld te besparen, maar u weet dat er maar zoveel ruimte in uw koelkast is, en u kunt de extra kartons niet in uw schuur stoken. U kunt altijd een extra koelkast kopen, maar zullen de lange-termijnkosten van aanschaf en draaiende kosten gedekt worden door de besparing op melk vandaag? Zelfs als u een heel goedkope koelkast krijgt en hem op zonne-energie laat draaien, kunt u al die extra melk drinken voordat het bedervelt of iemand anders erbij pakt? Waarschijnlijk niet. Uiteindelijk is het meest zinvol om het kleinst mogelijke hoeveelheid melk te hebben zonder ooit op te lopen. Zo zijn uw draagkosten laag, en vermijdt u verlies door bederving of diefstal. Hier komen we op het JIT-systeem, waar voorraad just in time wordt geleverd, wat betekent: net voordat het nodig is. In plaats van dat u betaalt om de melk te dragen, schuift u die kosten naar de winkel. Maak u geen zorgen over de winkel. Ze hebben allerlei economies of schaal die het veel makkelijker en goedkoper voor hen maken.

Tracking brengt het samen

Het in de praktijk brengen van deze concepten komt allemaal neer op effectieve tracking. U hebt een systeem nodig dat u in real-time kan vertellen hoeveel voorraad u heeft. Over tijd kunt u deze historische data gebruiken om trends te vinden en ze te gebruiken om uw voorraadcontrole fijn af te stellen.

Eenmaal u nauwkeurige records heeft van wanneer voorraad binnenkwam, kunt u een FIFO of LIFO systeem vestigen. Uw A-voorraad nauwlettend in de gaten houden is een fluitje van een cent als uw telling altijd nauwkeurig en up-to-date is. Draagkosten en verlies verminderen is alleen mogelijk als u naar eerdere gebruik kunt kijken. Als u kijkt naar hoeveel u nu heeft, hoeveel u normaal gebruikt, en levertijd (hoe lang het duurt om meer voorraad te bestellen), kunt u dan een par-niveau instellen, wat uw herbestelgrens is. Zodra uw voorraad onder deze drempel daalt, weet u dat het tijd is om meer te halen.

Volgende stappen

Er zijn een boel manieren om voorraad te tracken, maar de traditionele zijn foutgevoelig en kosten veel tijd. In plaats van te proberen alles met pen en papier of spreadsheets te doen, is het uw tijd waard om te kijken naar voorraadtracking software. Er zijn gedicateerde voorraadrebeheer softwarepakketten. Uw specifieke situatie en behoeften zullen bepalen wat het beste voor u is. Als u zich zorgen maakt over het up-to-date en veilig houden van uw data – en dat zou u moeten – maar niet de tijd of IT-expertise heeft om iets op te zetten, zoek dan naar een abonnementsvorm, cloud-gebaseerde oplossing. Een goede leverancier update de software en backed de data voor u, naadloos op de achtergrond. En de data blijft uw eigendom. Ze bewaren het gewoon veilig voor u.