Master Warehouse Inventory Audits: Een Practische Checklist voor Accurate Resultaten

Voor drukke magazijnmanagers kan het prospect van het uitvoeren van een inventarisaudit een ontzagwekkende taak zijn die hen kan inspireren om hoeken te knippen. Hoewel het alleen maar natuurlijk is voor werkers in deze belangrijke positie om hun focus uitsluitend op dagelijkse operaties te richten, kan het verwaarlozen van de harde data leiden tot voorkombare fouten die de groei of zelfs het overleven van het bedrijf in het geding kunnen brengen.

Omdat wij willen dat u en uw werknemers weggaan van elke audit met gevoel van vastberadenheid, goed geïnformeerd en het meest belangrijk, geenergiseerd, hebben we een best practices lijst samengesteld die ontworpen is om u te helpen een diepgaande kijk te nemen op uw inventaris op de meest holistische manier mogelijk. Download onze behulpzame magazijn inventaris audit checklist voor een interactieve outline van de essentiële stappen in het inventaris audit proces. Hier is een preview van hoe uw stappen eruit moeten zien:

1. Definieer uw doelstellingen.
2. Voer magazijn inventaristellingen uit.
3. Observeer magazijnoperaties.
4. Interview sleutel magazijnmedewerkers.
5. Synthetiseer inventarisdata.
6. Evalueer de inventaris audit resultaten.

Definieer Uw Inventaris Audit Doelstellingen

Zelfs als een magazijnmanager talloze audits in hun carrière heeft uitgevoerd, zal een goede erkennen dat geen twee op exact dezelfde manier uitgevoerd moeten worden. Dit betekent dat, voordat de audit wordt uitgevoerd, de manager in contact moet zijn met de machtigen om te garanderen dat ze hun audit ontwikkelen om specifieke punten op te nemen waar het bedrijf probeert te verbeteren of op te bouwen.
Elke audit moet de basis omvatten, zoals inventaristellingen en data-analyse. Maar basis afgezien, kunnen er instanties zijn waarin het bedrijf zich voorbereidt op nieuwe veiligheidsregelgeving, bijvoorbeeld, wat betekent dat de auditor extra nauwkeurig moet letten op huidige veiligheidsprotocollen en hoe de nieuwe zo naadloos mogelijk geïmplementeerd kunnen worden.

Voer Magazijn Inventaristellingen Uit

Of het bedrijf nu vertrouwt op een periodiek of een perpetueel inventarissysteem, het is belangrijk dat het kruiscontroles uitvoert van zelfs de meest technologisch geavanceerde netwerken om te garanderen dat alle items zijn gerekend. Dit kan worden gedaan als volledige of gedeeltelijke inventaristelling, afhankelijk van magazijnorganisatie en de nauwkeurigheid van eerdere audits.
In termen van strategie, is het cruciaal dat de magazijnmanager meerdere factoren in overweging neemt, vooral als ze kiezen voor een gedeeltelijke telling. Voor een grondigere en nauwkeurigere audit, moeten ze garanderen dat ze rekening hebben gehouden met eventuele grote verschuivingen in inventaris door verkoop, feestdagen of liquidaties.
Bijvoorbeeld, auditors testen vaak langzaam bewegende inventaris om de lower of cost of market regel toe te passen – een algemeen geaccepteerde accountantsprocedure die vereist dat bedrijven de kosten van inventaris registreren als de lagere van twee cijfers: de daadwerkelijke oorspronkelijke kosten of de huidige marktwaarde. Evenzo zullen auditors typisch high-value items en foutgevoelige items testen om te bevestigen dat records nauwkeurig zijn en consistente accounting methoden worden gebruikt. Al deze variabelen moeten worden genoteerd, zodat er geen verwarring of kans op discrepantie is wanneer de volgende audit aankomt.

Observeer Magazijnoperaties

Zelfs de meest attentieve magazijnmanagers kunnen de dagelijkse komingen en gangen van hun magazijn uit het oog verliezen tijdens bijzondere drukke tijden. Om dit te corrigeren, is het belangrijk dat een zorgvuldige en geduldige magazijnoperaties observatie wordt gemaakt.
Natuurlijk zal elke observatie variëren van het ene bedrijf naar het andere aangezien geen twee precies gelijk zijn, maar elke moet een volledige weergave van het fulfillment-proces omvatten, als er een is, en veiligheidsbeoordelingen om te garanderen dat iedereen veilig blijft en zich houdt aan alle regulatorische maatregelen.
Door dit te doen, kunnen magazijnmanagers ook een “aha moment” ervaren. Door achteruit te leunen en de operaties van een buitenperspectief te bekijken, zullen ze de vaak verborgen zwakke plekken die efficiëntie kunnen belemmeren, veel sneller zien. Natuurlijk moet deze leider ook volledige notities maken tijdens dit proces, die ze zullen gebruiken in de laatste stap van het auditproces.

Interview Sleutel Magazijnmedewerkers

Dit kan iedereen omvatten, van de rechterhand van de magazijnmanager tot de tijdelijke orderpicker die de vloer werkt. Ongeacht de positie, kunnen open-minded, face-to-face gesprekken de meest vertellende stap van de audit zijn, achter de analyse van harde data.
Hier zijn enkele vragen die in het interviewproces gedekt moeten worden:

1. Bent u helder over alle veiligheidscompliance beleidsregels? Voelt u u consistent veilig tijdens het werk?
2. Heeft u enige knelpunten in het systeem opgemerkt die u voelt dat de workflow vertragen?
3. Bent u op de hoogte van extra inventaris of ongebruikte voorraden die mogelijk niet deel uitmaakten van de initiële telling in deze audit?
4. Hoe maakt u notities van beschadigde of verloren inventaris in het inventarissysteem? En, voelt u dat u voldoende toegang heeft tot het inventarissysteem om uw werk efficiënt te doen?

Synthetiseer Inventarisdata

Afhankelijk van de mogelijkheden van het gevestigde inventarissysteem, kunnen de taken van de magazijnmanager in deze fase variëren, van het simpelweg analyseren van data verzameld via een geautomatiseerd systeem tot het handmatig invoeren van alle tellingen in een aangepaste spreadsheet.
Dat gezegd hebbende, is er geen excuus voor haasten terwijl de data wordt gesynthetiseerd. De manager moet ervoor zorgen dat alle factoren geobserveerd worden, waaronder diefstal, verlies, telling discrepanties, gezondheids- en veiligheidszorgen, en werknemersinterviews. Daarna kunnen de bevindingen in het inventarissysteem georganiseerd worden, zodat de audit in de toekomst snel en gemakkelijk kan worden geraadpleegd voor vergelijking.

Evalueer de Inventaris Audit Resultaten

Nu de fysieke audit is voltooid en alle data resultaten zijn ingevoerd, is het tijd om de bevindingen te evalueren. In deze laatste fase moet het volgende overwogen worden:

1. Kostencontroles die misschien gewijzigd moeten worden
2. Voorstellen voor verbetering van gevestigde processen die magazijnproductiviteit kunnen bevorderen
3. Ontwikkel voorstellen voor magazijn software en hardware updates
4. Neem de tijd om magazijnuren te analyseren en potentiële wijzigingen in diensten te maken

Aan het einde van de dag, gebeuren succesvolle audits wanneer meticuleuze magazijnmanagers hun deel doen om strikte dagelijkse records van activiteiten te bewaren. Dit zal zorgen voor een veel effectievere en uitgebreidere inventaris audit die in de toekomst als sjabloon kan dienen. Op zoek naar een lijst van actiebare stappen in het inventaris audit proces? Download onze interactieve magazijn inventaris audit checklist.