Risico verkleinen met Workforce Management Systems

Personeelsbeheer in de maakindustrie of in een andere bedrijfssector in de toeleveringsketen is een jongleerproces voor bedrijfsleiders en personeelsprofessionals.

Meer dan ooit beheren werkplekken de planning van ploegendiensten zorgvuldig en tegelijkertijd en helpen ze de veiligheid van werknemers te waarborgen door het personeelsbeheer te volgen om hun vermogen om te voldoen aan de strengere gezondheids- en veiligheidsvoorschriften te verbeteren.

Veel organisaties vertrouwen op bedrijfsnoodplannen om nieuwe en evoluerende gezondheids- en veiligheidsvoorschriften aan te pakken wanneer ze zich voordoen, waardoor hiaten in belangrijke processen kunnen ontstaan ​​en bedrijven kunnen worden blootgesteld aan een verscheidenheid aan nalevingsrisico's. Nu bedrijven de volgende fase van normaliteit ingaan, is het absoluut noodzakelijk dat ze werknemers blijven beschermen en mogelijke verstoringen van de toeleveringsketen verminderen door de standaard operationele procedures te verbeteren.

Terwijl fabrikanten tijdens de pandemie worstelen met budgettaire beperkingen, vermindert personeelsbeheer de risico's op de werkplek en worden ook de kosten aangepakt. Specifiek, personeelsbeheersystemen:

• Minder fouten . Spreadsheets, handmatige tijdklokken en papieren urenstaten zijn rijp voor menselijke fouten. Automatisering van personeelsbeheerfuncties maakt fouten veel minder waarschijnlijk. Nauwkeurige tijdregistratie kan de productiviteit van werknemers en de winstgevendheid van de organisatie verbeteren.
• Verbeter de efficiëntie. HR- en payrollprofessionals hebben nu al te maken met ongekend complexe workloads. Geautomatiseerde functies voor personeelsbeheer kunnen de administratieve lasten verlichten door de verwerkingstijd van de loonlijst te verkorten, de voordelen en inschrijving te stroomlijnen en de processen voor arbeidsbeheer te vereenvoudigen. Door deze tijdrovende taken te verminderen, kunnen HR-medewerkers zich concentreren op het grotere geheel.
• Voldoen aan de regels. Automatisering van personeelsbeheer maakt het volgen en vastleggen van temperatuurcontroles mogelijk (indien van toepassing) en garandeert dat de capaciteitsniveaus worden nageleefd. Door te investeren in een oplossing voor personeelsbeheer besteden werkgevers hun compliancerisico uit. Ze kunnen vertrouwen op door experts geleide technologie om de juiste berekeningen op het juiste moment toe te passen.
• Verminder lichamelijk contact. Touch-free oplossingen voor personeelsbeheer verminderen het risico op overdracht van virussen zoals COVID-19 en griep. In combinatie met aanvullende veiligheids- en welzijnstechnologie om de afstand en interacties tussen werknemers te meten, kunnen organisaties de indeling van de werkruimte efficiënt optimaliseren om ervoor te zorgen dat maatregelen werknemers veilig houden zonder de productie te belemmeren.
• Voorzie apparaten voor gezondheidsonderzoek. Werkgevers hebben nu de mogelijkheid om apparaten voor temperatuurcontrole rechtstreeks in hun tijdklokken te implementeren, maar moeten een systeem kiezen dat geen temperatuurinformatie opslaat of weergeeft, omdat dit de werkgever zou blootstellen aan mogelijke HIPAA-rechtszaken.

Tijdens de pandemie is het van cruciaal belang geworden om flexibel te zijn met het plannen van ploegendiensten om zich aan de protocollen voor sociale afstand te houden. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Gezien de complexiteit van de planning van productie, is het van vitaal belang om de communicatiekanalen te openen en te vertrouwen op solide automatisering.

Zonder een duidelijke strategie voor het plannen van diensten, mogelijk de klok rond, loopt een toeleveringsketen vertraging op, houdt hij zich niet aan vakbondsregels of brengt hij het leven van werknemers in gevaar. Zo lopen werknemers die zijn ingepland voor een specifieke baan waarvoor ze niet gekwalificeerd zijn, gevaar voor hun eigen veiligheid en die van anderen.

Naast ervoor te zorgen dat de juiste mensen in de juiste rollen zitten, kan een effectieve strategie voor het plannen van ploegen ook bestaan ​​uit het opnemen van gespreide diensten, ruime pauzes of langere werkuren.

Dus hoe kunnen bedrijfsleiders deze nieuwe uitdagingen aangaan? Een manier zou kunnen zijn om op regels gebaseerde planning in te stellen via een geautomatiseerde tool met een aanpasbaar dashboard. Met deze technologie kan het planningssysteem van een organisatie automatisch rekening houden met de vereiste certificeringen en vaardigheden en vervolgens werknemers inplannen die aan die vereisten voldoen. Bovendien maakt automatisering het gemakkelijker om staats-, lokale, federale en vakbondsregels te volgen die van toepassing zijn op een specifieke organisatie.

Planningstechnologie kan ook helpen garanderen dat elke ploeg goed wordt bemand met gekwalificeerde werknemers die voldoen aan de personeelsvoorschriften. Een op regels gebaseerde planningstool beperkt overuren en vult hiaten op die worden veroorzaakt door ziekte of afwezigheid. Uiteindelijk helpt het productielocaties door over- of onderplanning te voorkomen, kosten en omzet te minimaliseren en de productiviteit en werknemerstevredenheid te maximaliseren.

Workforce-managementsystemen met werknemersmeldingen houden elke werknemer op de hoogte, verminderen de impact van last-minute roosterwijzigingen en helpen uiteindelijk de beste werknemers te behouden door de onderbreking van hun professionele en persoonlijke leven te verminderen. Met meldingen kunnen werknemers kinderopvang en vervoer regelen, terwijl ze voldoen aan de arbeidswetten van steden en staten.

Hoewel planning een moeilijk evenwicht kan zijn, kan het gebruik van geautomatiseerde, aanpasbare planningssoftware een organisatie op koers houden met goed bemand ploegen met gekwalificeerde, tevreden mensen.

Door werknemers te beschermen en de nalevingsrisico's op het gebied van gezondheid en veiligheid te verminderen, kan een bedrijf na een turbulent jaar beter groeien. Door een personeelsbeheersysteem te gebruiken, kunnen organisaties hun beleid verbeteren en mogelijke verstoring van de toeleveringsketen verminderen.

Jenna Dobrovolny is groepsproductmanager bij Ascentis .