Risico Verminderen Door Geavanceerde Workforce Management Systemen

Workforce management in productie, of elke andere business sector doorheen de supply chain, is een jongleeractie voor bedrijfsleiders en human-resources professionals.

Nu meer dan ooit, beheren werklocaties zorgvuldig en gelijktijdig dienstschema's, en helpen om werknemersveiligheid te waarborgen door workforce management te tracken om hun vermogen te verbeteren om zich te houden aan versterkte gezondheids- en veiligheidsregelgeving.

Veel organisaties vertrouwen op business contingency plannen om nieuwe en evoluerende gezondheids- en veiligheidsregelgeving aan te pakken naarmate ze voorkomen, wat gaten in cruciale processen kan laten en bedrijven kan blootstellen aan een verscheidenheid aan compliance risico's. Naarmate bedrijven de volgende fase van normaliteit betreden, is het imperatief dat ze doorgaan met het beschermen van werknemers en potentiële storingen van de supply chain verminderen door standaard operationele procedures te verbeteren.

Naarmate fabrikanten worstelen met budgetbeperkingen tijdens de pandemie, vermindert workforce management werklocatierisico's en adressecosten ook. Specifiek, workforce management systemen:

• Verminderen fouten. Spreadsheets, handmatige tijdklokken, en papieren tijdbijlagen zijn rijp voor menselijke fouten. Automatisering van workforce-management functies maakt fouten veel minder waarschijnlijk. Nauwkeurige tijdregistratie kan werknemersproductiviteit en organisationele winstgevendheid verbeteren.
• Efficiëntie verbeteren. HR- en salarisadministratie professionals hebben al te maken met ongekend complexe workloads. Geautomatiseerde workforce-management features kunnen administratieve lasten verlichten door salarisverwerkingstijd te reduceren, voordelen en inschrijving te stroomlijnen, en arbeidsmanagementprocessen te vereenvoudigen. Een reductie in deze tijdsintensieve taken vrijwaart HR-personeel om zich te concentreren op het grotere plaatje.
• Compliance handhaven. Automatisering van workforce management stelt het tracken en vastleggen van temperatuurchecks (indien van toepassing) in, en garandeert dat capaciteitsniveaus nageleefd worden. Door te investeren in een workforce-management oplossing, outsourcen werkgevers hun compliance risico. Ze kunnen vertrouwen op expert-geleide technologie om de juiste berekeningen op de juiste momenten toe te passen.
• Fysiek contact reduceren. Touch-vrije workforce-management oplossingen verminderen het risico op transmissie van virussen zoals COVID-19 en de griep. Wanneer gepaard met additionele veiligheids- en wellness technologie om werknemersafstand en interacties te meten, kunnen organisaties werklocatie lay-outs efficiënt optimaliseren, om ervoor te zorgen dat maatregelen werknemers veilig houden zonder productie te hinderen.
• Gezondheidsscreening apparaten voorzien. Werkgevers hebben nu de optie om temperatuurscreening apparaten direct in hun tijdklokken te implementeren, maar zouden een systeem moeten kiezen dat geen temperatuurinformatie opslaat of weergeeft, aangezien het de werkgever zou blootstellen aan mogelijke HIPAA rechtszaken.

Tijdens de pandemie is flexibel zijn met dienstschema's cruciaal geworden om te voldoen aan social-distancing protocollen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, though. Gegeven de schema-complexiteiten van productie, is het vitaal om de communicatiekanalen open te zetten en te vertrouwen op solide automatisering.

Zonder een duidelijke strategie voor het plannen van diensten, mogelijk op een rond-de-klok basis, loopt een supply chain in vertragingen, faalt erin om zich te houden aan vakbondregels, of zet het levens van werknemers op het spel. Bijvoorbeeld, werknemers gepland om te werken aan een specifieke job waarvoor ze niet gekwalificeerd zijn, lopen risico voor hun eigen veiligheid alsook die van anderen.

Naast het zorgen dat de juiste mensen in de juiste rollen zitten, kan een effectieve dienstschema-strategie het incorporeren van gestaggerde diensten, ample pauzetijden of verlengde werktijden involveren.

Hoe kunnen bedrijfsleiders deze nieuwe uitdagingen aanpakken? Eén manier zou kunnen zijn om regels-gebaseerde scheduling te instituut via een geautomatiseerd tool dat een aanpasbaar dashboard heeft. Met deze technologie, kan een organisatie’s scheduling systeem automatisch rekening houden met vereiste certificeringen en vaardigheden, en dan werknemers plannen die aan die vereisten voldoen. Verder maakt automatisering het makkelijker om staat, lokaal, federaal, en vakbondregels te volgen die op een specifieke organisatie van toepassing zijn.

Scheduling technologie kan ook helpen garanderen dat elke dienst goed bemand is met gekwalificeerde werknemers die bemanningsregelgeving halen. Een regels-gebaseerd scheduling tool beperkt overwerk en vult gaten veroorzaakt door ziekte of afwezigheid. Uiteindelijk helpt het productielocaties door over- of onder-bemanning te vermijden, kosten en uitstroom te minimaliseren, en productiviteit en werknemerstevredenheid te maximaliseren.

Workforce-management systemen met werknemersnotificaties houden elke werknemer in de loop, wat de impact van laatste-minuut schema-veranderingen verlicht en uiteindelijk helpt de beste werknemers te behouden door de onderbreking van hun professionele en persoonlijke levens te verminderen. Notificaties stellen werknemers in staat om kinderopvang en transport te managen, terwijl ze voldoen aan arbeidswetten van steden en staten.

Terwijl scheduling een moeilijke balans kan zijn, kan het gebruik van geautomatiseerde, aanpasbare scheduling software een organisatie op koers houden met diensten die goed bemand zijn met gekwalificeerde, tevreden mensen.

Werknemers beschermen en gezondheids- en veiligheidscompliance risico's reduceren kan een bedrijfs’ vermogen verbeteren om te groeien na een turbulente jaar. Door een workforce-management systeem te gebruiken, kunnen organisaties beleid verbeteren en potentiële storing van de supply chain reduceren.

Jenna Dobrovolny is group product manager bij Ascentis.