5 bewezen strategieën om onderhoudskosten effectief te verlagen

Let op! Uw faciliteit heeft een ernstige lek die onmiddellijk gerepareerd moet worden.

Okay, misschien is het geen lek van een buis of chemicaliën, maar de kans is groot dat uw onderhoudsafdeling dit lek al eerder heeft ervaren. Het ernstige lek wat we bedoelen zit in uw onderhoudsbudget. Het verschijnt vaak als een reactieve reparatie, een verloren reserveonderdeel, of de tijd die u besteedde aan het maken van dat onderhoudsrapport.

Ondoeltreffende praktijken als deze lekken waardevolle bronnen uit uw onderhoudsafdeling; het kost u meer geld en gebruikt tijd minder efficiënt. Als u nog steeds spreadsheets gebruikt, kan uw bedrijf geld verliezen zonder dat u het weet en kan CMMS-software boven spreadsheets helpen uw bedrijf te optimaliseren.

Uitval en reparaties zullen zich van tijd tot tijd voordoen. Echter, hoge niveaus van reactief onderhoud kunnen een teken zijn van uw team dat hard werkt om in te halen in plaats van goed te plannen. Dit verspilt vaak op manieren die niet altijd duidelijk zijn.

Maar in plaats van alleen op het probleem te focussen, is het belangrijk om oplossingen te bedenken. Hier zijn vijf manieren waarop uw onderhoudsafdeling geld verliest en hoe u het kunt oplossen.

1. Verbeterde energie-efficiëntie binnen faciliteiten

Het gemiddelde kantoorgebouw besteedt ongeveer 19% meer dan nodig aan elektriciteit en gas. Het is makkelijk om bepaalde kosten als onvermijdelijk te zien, maar in de realiteit kunnen eenvoudige onderhoudstechnieken enorme verschillen maken in energieverbruik - en kosten.

Een studie van het Pacific Northwest National Laboratory vond dat commerciële gebouwen hun verwarmings- en koelkosten met 38% kunnen verminderen, door eenvoudige aanpassingen aan hun dak-HVAC-systemen.

Andere factoren als slecht onderhoud of gebruik van verouderde apparatuur kunnen de kosten van het onderhouden van HVAC en waterverwarming verder verhogen. Factoren die de energie-efficiëntie kunnen schaden zijn onvoldoende isolatie, slecht afdichten en oude of onvoldoende gewartelde apparaten.

Oorspronkelijk probeerden sommige bedrijven dit op te lossen door vermindering in arbeidsuren, in plaats van de toegewezen tijd te gebruiken om de werkefficiëntie te verbeteren.

Met CMMS-software stelt u schema's in voor routinematige en preventieve onderhoudstaken zoals het serviceeren van verwarmingsinstallaties en het opnieuw afdichten van ramen. Op deze manier ontvangen faciliteiten automatisch werkorders en herinneringen. Dit kan helpen met het maken van meer strategische keuzes. U kunt uw energiebesparingsprojecten over tijd organiseren, terwijl u M&R-uitgaven controleert.

Een ander gebruik in onderhoudsbeheersoftware is het instellen van uw seizoensgebonden taken inclusief installaties van waterverwarmers of het verversen van luchtfilters. Dit helpt om deze taken in het bestaande schema van uw werknemers - en uw budget - te passen.

2. Gestandaardiseerde werkordermanagementprocessen

Een organisatie hangt sterk af van zijn mensen en duidelijke procedures helpen het team om werk succesvol te voltooien. Maar naarmate uw bedrijf groeit, weten u of uw manager niet altijd wat iedereen elke dag toegewezen krijgt.

Zonder een gestandaardiseerde onderhoudsprocedure, kunnen sommige medewerkers inefficiënte methoden gebruiken die tijd en middelen verspillen op werkorders.

Belangrijker nog, een gebrek aan standaardisatie kan werkhiaten, gevaren en onregelmatigheden in uw onderhoudsprocedures introduceren. Dit kan leiden tot inconsistente werkwaliteit, verminderde levensduur van activa, of werkgerelateerde blessures introduceren.

Wat gebeurt er als sommige van uw onderhoudsafdeling een stap overslaan bij het voltooien van een inspectie of het repareren van een machine? Wat als ze dingen verkeerd monteren, of een meter niet regelmatig controleren?

Onderhoudsbeheersoftware laat u de tools voor onderhoudsbest practices verspreiden over uw hele organisatie. U kunt werksjablonen standaardiseren voor preventief onderhoud en reparatieprocedures met gedetailleerde werkorders.

Hippo CMMS stuurt geautomatiseerde werkorders uit naar elk onderhoudspersoneel op basis van datum of frequentie.

Opvolgen en verifiëren dat iedereen hun toegewezen taken heeft voltooid zonder door talloze bestanden en spreadsheets te hoeven bladeren.

Met on-demand werkordermanagementsoftware kunt u werkorders sorteren en zien welke zijn voltooid.

Ingestelde onderhoudsrapporten brengen alle informatie samen, met gebruiksvriendelijke grafieken die productiviteit, kosten, overwerk, voltooiingsdatum en andere belangrijke metrische waarden meten om u dieper inzicht te geven in uw onderhoudshistorie, en probleemgebieden te detecteren die aandacht nodig hebben.

3. Tijdsbeheer

Inspectioneering Journal publiceerde een 2015-studie die onthulde dat organisaties die onderhoud niet goed plannen of inplannen, slechts 35% van hun tijd besteedden aan onderhoudswerk - dat is 2 uur 48 minuten in een 8-uurs dienst! De rest van de tijd wordt gebruikt (en soms verspeld) elders - 33% wordt besteed aan werkvertragingen, reistijd en aangepaste uren, 17% aan het vinden van juiste middelen (tools, handleidingen, etc.), en 15% op geautoriseerde personeelspauzes en persoonlijke tijd. Wanneer onderhoudswerkschema's minder gestructureerd zijn, neemt reactief onderhoud een verrassende hoeveelheid tijd in beslag.

Door Matt Midas bij GenesisSolutions. Dit artikel verschijnt in het maart/april 2015 nummer van Inspectioneering Journal

Goede planning en inplanning kan de productiviteit verhogen tot 65%, wat betekent dat uw werknemers 5 uur 12 minuten per dienst besteden aan onderhoudswerk. Niet alleen helpt dit om arbeidskosten te verlagen, maar met goede planning kan uw organisatie:

• Onderhoudsachterstanden verminderen
• Toekomstige apparatuurstoringen anticiperen en vermijden
• Activa-uptime verhogen
• Activa- en reserveonderdeelbeheer verbeteren
• Slimmere activa-reparatie- en aankoopbeslissingen nemen

Activa- en apparatuuronderhoudssysteem bewaart reparatiegeschiedenis van alle apparatuur samen met meteraflezingen, en verbetert reserveonderdeelbeheer door geassocieerde onderdelen met activa te koppelen.

Niet alleen maakt dit reparaties sneller en efficiënter, maar het laat u ook leren van apparatuurfouten. Als een onderdeel breekt, kunt u waarschuwingssignalen noteren, en preventief onderhoud plannen op andere machines.

Kijken naar het verzamelen van onderdelen en informatie. Hippo's reserveonderdeelbeheer en werkordermanagement zorgen ervoor dat werknemers alle tools en informatie hebben om de tijd die besteed wordt aan reparaties te verminderen. U zult ook in staat zijn om taken in een logischere volgorde in te plannen. Werkorders die dezelfde tools, services of hetzelfde type apparatuur omvatten, kunnen georganiseerd worden op locatie of werkcategory om de tijd te verminderen die werknemers besteden aan lopen heen en weer door uw faciliteit.

4. Verbeterde leverancier- en aannemerselectie voor faciliteitsonderhoud

U heeft misschien een huidig systeem om de meest kosteneffectieve leverancier te selecteren. Maar soms kan het proces eigenlijk best moeilijk zijn. Selectie van de juiste leverancier omvat vaak het afwegen van verschillende factoren, inclusief betrouwbaarheid, levertijd, volumekortingen en kwaliteit van onderdelen. In het geval van aannemers, zijn er ook prijsstructuren, garanties en track records te overwegen - voor een missiekritisch activum, kan het de moeite waard zijn iemand in te huren op wie u vertrouwt, zelfs als dat tegen een hogere tarief is.

En als u een reactieve onderhoudsafdeling bent, kan gebrek aan voorzichtigheid uw leveranciers- en aannemersuitgaven verder verhogen. Als u een essentieel onderdeel op heeft, of een kritieke activumstoring ervaart, kunt u vastzitten met welke leverancier er op korte termijn beschikbaar is, zelfs als ze minder kwalitatieve service leveren.

Met onderhoudsrapporten kunt u leveranciers hoofd-tot-hoofd bekijken en vergelijken. Met elke leverancier, bekijk gedetailleerde onderdeel-, leverings- en prijsgeschiedenis om te zien wie u de beste deal geeft. Met al uw informatie uitgelegd in grafieken en diagrammen, zult u uw tijd verminderen die door pagina's data bladert om de meest economische beslissing te nemen. Vooraf ingestelde voorraapportagefunctionaliteit waarschuwt u wanneer onderdelen laag lopen, zodat u altijd op tijd vervangende onderdelen kunt bestellen.

CMMS-rapporten stellen u ook in staat om aannemers en werknemers te vergelijken. U kunt kijken naar gelogde uren, tijd besteed aan het voltooien van werkorders, voltooiingssnelheden en andere essentiële data. Het maakt het eenvoudig om de meest kosteneffectieve aannemer te kiezen, de beste medewerkers toe te wijzen aan specifieke onderhoudstaken, of zelfs te beslissen welke taken het zinvolst is om uit te besteden.

Resource- en Leveranciersbeheersystemen stroomlijnen het werken met leveranciers verder, door u toe te staan ze werkorders direct te sturen, met hetzelfde systeem dat u gebruikt voor interne werknemers. U kunt ze selecteren op werkordercategorie, gedetailleerde werkorders toewijzen, en ze een e-mail doorsturen met details wat ze nodig hebben voor hun werk. Kosten, responstijd en andere metrics kunnen vervolgens gelogd worden na voltooiing van de werkorder. U kunt vervolgens leveranciersprestaties beoordelen en toekomstige contracten toewijzen op basis van prestaties zonder tijdrovend recordkeeping.

5. Ongestructureerd voorraabeheer

Uw faciliteiten vereisen vaak veel ruimte voor het opslaan van voorraad, reserveonderdelen en apparatuur die gebruikt worden in kernbedrijfsoperaties. Voorraabeheer omvat het bijhouden van accurate niveaus van voorraaitems of reserveonderdelen voor reparaties.

Als informatie niet accuraat is, kunt u uzelf vinden met overmaat in voorraainvello, gemiste kansen om te besparen op herbestellingen of tekort aan reserveonderdelen voor apparatuurreparaties.

Een intuïtieve Voorraabeheersoftware maakt reserveonderdeelbeheer slimmer. Volg onderdelen vanaf faciliteitslocatie, apparatuurmodel, voorraanummer, werkcategory, of leverancier. Dat betekent dat u snel inzicht krijgt in voorraad over uw hele organisatie, en redundante onderdelen en apparatuur kunt elimineren.

Een voorraabeheersysteem helpt bij overdrachten van onderdelen tussen faciliteiten; stel minimum- en maximumdrempels in om overvoorraad of ondervoorraad te voorkomen.

---

Bespaar geld door slimmer te werken, niet harder

Organisaties kunnen zich niet langer permitteren hun onderhoudsafdeling te zien als een reactief team om dingen te repareren met CMMS-softwarekosten die de benodigde ROI tonen.

Bedrijven hebben nu onderhoudsprogramma's ontworpen die onderhoudsoperaties efficiënter en betrouwbaarder maken.

Door te leren uw inspanningen effectief te organiseren, activa, apparatuur en onderdelen te beheren, en werk te prioriteren, zult u minder tijd besteden aan noodreparaties, en meer tijd aan het bouwen van een faciliteitsbeheersoftware.

CMMS-software verlaagt onderhoudskosten en is geworden tot het meest voorkomende element in het succes van faciliteitsonderhoud.