Verlaag de onderhoudskosten op 5 manieren

Aandacht! Uw installatie heeft een ernstig lek dat onmiddellijk moet worden gerepareerd.

Oké, misschien is het geen lek uit een leiding of chemicaliën, maar de kans is groot dat uw onderhoudsafdeling dit lek eerder heeft ervaren. Het ernstige lek dat we bedoelen is dat van uw onderhoudsbudget. Het verschijnt vaak als een reactieve reparatie, een zoekgeraakt reserveonderdeel of de tijd die je hebt besteed aan het maken van dat onderhoudsrapport.

Inefficiënte praktijken zoals deze lekken waardevolle bronnen uit uw onderhoudsafdeling; kost u meer geld en verbruikt u minder tijd efficiënt. Als u nog steeds spreadsheets gebruikt, kan uw bedrijf geld verliezen zonder dat u het weet. Daarom kan het gebruik van CMMS-software in plaats van spreadsheets uw bedrijf helpen optimaliseren.

Storingen en reparaties komen natuurlijk van tijd tot tijd voor. Een hoog niveau van reactief onderhoud kan echter een teken zijn dat uw team hard werkt om de achterstand in te halen in plaats van goed vooruit te plannen. Dit verspilt vaak tijd op een aantal manieren die niet altijd voor de hand liggend zijn.

Maar in plaats van je alleen op het probleem te concentreren, is het belangrijk om met oplossingen te komen. Hier zijn vijf manieren waarop uw onderhoudsafdeling geld verliest en hoe u dit kunt oplossen.

1. Verbeterde energie-efficiëntie binnen faciliteiten

Het gemiddelde kantoorgebouw besteedt ongeveer 19% meer dan nodig is aan elektriciteit en gas. Het is gemakkelijk om bepaalde kosten als onvermijdelijk te beschouwen, maar in werkelijkheid kunnen eenvoudige onderhoudstechnieken enorme verschillen in energieverbruik en kosten veroorzaken.

Uit een onderzoek van het Pacific Northwest National Laboratory bleek dat commerciële gebouwen hun verwarmings- en koelingskosten met 38% konden verlagen door eenvoudige aanpassingen aan hun HVAC-systemen op het dak.

Andere factoren, zoals slecht onderhoud of het gebruik van verouderde apparatuur, kunnen de onderhoudskosten van HVAC en waterverwarming verder verhogen. Andere factoren die de energie-efficiëntie kunnen schaden, zijn onder meer onvoldoende isolatie, slechte afdichting en oude of onvoldoende onderhouden apparaten.

Oorspronkelijk probeerden sommige bedrijven dit op te lossen door arbeidsuren te verminderen in plaats van de toegewezen tijd te gebruiken om de werkefficiëntie te verbeteren.

Stel met CMMS-software schema's in voor routinematige en preventieve onderhoudstaken, zoals onderhoud aan verwarmingen en het opnieuw sluiten van ramen. Zo ontvangen faciliteiten automatisch werkbonnen en herinneringen. Dit kan helpen bij het maken van meer strategische keuzes. U kunt uw energiebesparende projecten in de loop van de tijd organiseren, terwijl u de M&R-uitgaven onder controle houdt.

Een ander gebruik in onderhoudsbeheersoftware is om uw seizoensgebonden taken in te stellen, inclusief installaties op waterverwarmers of het vervangen van luchtfilters. Dit helpt om deze taken in te passen in het bestaande schema van uw werknemers - en uw budget.

2. Gestandaardiseerde processen voor werkorderbeheer

Een organisatie is sterk afhankelijk van haar mensen en het hebben van duidelijke procedures helpt het team om het werk succesvol af te ronden. Maar naarmate uw bedrijf groeit, weet u of uw manager misschien niet altijd wat iedereen elke dag moet doen.

Zonder een gestandaardiseerde onderhoudsprocedure kunnen sommige medewerkers inefficiënte methoden gebruiken die tijd en middelen verspillen aan werkorders.

Wat nog belangrijker is, een gebrek aan standaardisatie kan hiaten in het werk, arbeidsrisico's en onregelmatigheden in uw onderhoudsprocedures introduceren. Dit kan leiden tot een inconsistente kwaliteit van het werk, een kortere levensduur van activa of arbeidsgerelateerde verwondingen.

Wat gebeurt er als een deel van uw onderhoudsafdeling een stap overslaat bij het uitvoeren van een inspectie of het repareren van een machine? Wat als ze dingen verkeerd in elkaar zetten, of een meter niet regelmatig controleren?

Met software voor onderhoudsbeheer kunt u de tools voor best practices voor onderhoud in uw hele organisatie distribueren. U kunt werksjablonen voor preventief onderhoud en reparatieprocedures standaardiseren met behulp van gedetailleerde werkorders.

Hippo CMMS stuurt geautomatiseerde werkorders naar elk onderhoudspersoneel op basis van de datum of frequentie.

Follow-up en controleer of iedereen de toegewezen taken heeft voltooid zonder talloze bestanden en spreadsheets te doorlopen.

Met on-demand werkorderbeheersoftware kunt u werkorders sorteren en zien welke zijn voltooid.

Set onderhoudsrapporten brengt alle informatie samen, met gebruiksvriendelijke grafieken die productiviteit, kosten, overuren, datum van voltooiing en andere belangrijke statistieken meten om u een dieper inzicht in uw onderhoudsgeschiedenis te geven en probleemgebieden te detecteren die aandacht nodig hebben.

3. Tijdbeheer

Inspectioneering Journal publiceerde een onderzoek uit 2015 waaruit bleek dat organisaties die onderhoud niet goed plannen of plannen, slechts 35% hadden van zijn tijd besteed aan onderhoudswerkzaamheden - dat is 2 uur en 48 minuten in een 8-uurploeg! De rest van de tijd wordt elders gebruikt (en soms verspild) — 33% wordt besteed aan werkvertragingen, reistijden en aangepaste uren, 17% het vinden van de juiste bronnen (tools, handleidingen, enz.), en 15% op geautoriseerde personeelspauzes en persoonlijke tijd. Wanneer onderhoudswerkschema's minder gestructureerd zijn, neemt reactief onderhoud verrassend veel tijd in beslag.

Door Matt Midas bij GenesisSolutions. Dit artikel verschijnt in het maart/april 2015 nummer van Inspectioneering Journal

Een goede planning en planning kan de productiviteit verhogen tot 65%, wat betekent dat uw werknemers 5 uur en 12 minuten per dienst aan onderhoudswerkzaamheden zullen besteden. Dit helpt niet alleen om de arbeidskosten te verlagen, maar met een goede planning kan uw organisatie:

• Verminder onderhoudsachterstanden
• Anticipeer en voorkom toekomstige apparatuurstoringen
• Verhoog de uptime van activa
• Verbeter het beheer van activa en reserveonderdelen
• Maak slimmere reparatie- en aankoopbeslissingen voor activa

Het onderhoudssysteem voor activa en apparatuur slaat de reparatiegeschiedenis van alle apparatuur op, samen met meterstanden, en verbetert het beheer van reserveonderdelen door bijbehorende onderdelen aan activa te koppelen.

Hierdoor worden reparaties niet alleen sneller en efficiënter, maar kunt u ook leren van uitval van apparatuur. Als een onderdeel kapot gaat, kunt u waarschuwingssignalen opmerken en preventief onderhoud aan andere machines plannen.

Kijk onderdelen en informatie verzamelen. Hippo's beheer van reserveonderdelen en werkorderbeheer zorgen ervoor dat werknemers over alle tools en informatie beschikken om de hoeveelheid tijd die aan reparaties wordt besteed te verminderen. U kunt taken ook in een logischere volgorde plannen. Werkorders met dezelfde gereedschappen, diensten of hetzelfde type apparatuur kunnen worden georganiseerd op locatie of werkcategorie om de tijd die werknemers besteden aan heen en weer lopen door uw faciliteit te verkorten.

4. Verbeterde selectie van leveranciers en aannemers voor onderhoud van faciliteiten

Mogelijk hebt u een huidig ​​systeem om de meest kosteneffectieve leverancier te selecteren. Maar soms kan het proces zelfs behoorlijk moeilijk zijn. Het selecteren van de juiste leverancier omvat vaak de afweging van verschillende factoren, waaronder betrouwbaarheid, levertijd, bulkkortingen en kwaliteit van onderdelen. In het geval van aannemers zijn er ook prijsstructuren, garanties en trackrecords om te overwegen - voor een bedrijfskritisch bezit kan het de moeite waard zijn om iemand in te huren die u vertrouwt, zelfs als het tegen een hoger tarief is.

En als u een reactieve onderhoudsafdeling bent, kan een gebrek aan vooruitziendheid uw uitgaven voor leveranciers en aannemers verder verhogen. Als een essentieel onderdeel opraakt, of als een kritieke asset defect raakt, kunt u op korte termijn vast komen te zitten met een leverancier die beschikbaar is, zelfs als deze een minder goede service biedt.

Met behulp van onderhoudsrapporten kunt u leveranciers onderling beoordelen en vergelijken. Bekijk bij elke leverancier de gedetailleerde onderdelen-, leverings- en prijsgeschiedenis om te zien wie u in het algemeen de beste deal geeft. Door al uw informatie op een rijtje te zetten met grafieken en diagrammen, bespaart u tijd bij het doorbladeren van pagina's met gegevens om de meest economische beslissing te nemen. Vooraf ingestelde functionaliteit voor voorraadrapporten waarschuwt u wanneer onderdelen bijna op zijn, zodat u altijd tijdig vervangingen kunt bestellen.

Met CMMS-rapporten kunt u ook aannemers en werknemers vergelijken. U kunt kijken naar gelogde uren, bestede tijd om werkorders te voltooien, voltooiingspercentages en andere essentiële gegevens. Het maakt het eenvoudig om de meest kosteneffectieve aannemer te kiezen, het beste personeel toe te wijzen aan bepaalde onderhoudstaken of zelfs te beslissen welke taken zinvol zijn om uit te besteden.

Resource- en leveranciersbeheersystemen stroomlijnen de samenwerking met leveranciers verder, doordat u ze rechtstreeks werkorders kunt sturen, met hetzelfde systeem dat u gebruikt voor interne medewerkers. U kunt ze selecteren op werkordercategorie, gedetailleerde werkorders toewijzen en ze een e-mail doorsturen met details over wat ze nodig hebben om hun werk te doen. Kosten, responstijd en andere statistieken kunnen vervolgens worden gelogd na voltooiing van de werkorder. U kunt vervolgens de prestaties van leveranciers beoordelen en toekomstige contracten toewijzen op basis van prestaties zonder tijdrovende administratie.

5. Ongeorganiseerd voorraadbeheer

Uw faciliteiten hebben vaak veel ruimte nodig voor de opslag van inventaris, reserveonderdelen en apparatuur die worden gebruikt in de kernactiviteiten van uw bedrijf. Voorraadbeheer omvat het volgen van nauwkeurige niveaus van voorraadartikelen of reserveonderdelen voor reparaties.

Als de informatie niet juist is, heeft u mogelijk een overschot aan voorraadniveaus, gemiste kansen om te besparen op bijbestellingen van de voorraad of heeft u een tekort aan reserveonderdelen voor reparaties aan apparatuur.

Met intuïtieve software voor voorraadbeheer wordt het beheer van reserveonderdelen slimmer. Volg onderdelen vanaf de locatie van de faciliteit, het apparaatmodel, het inventarisnummer, de werkcategorie of per leverancier. Dat betekent dat u snel inzicht krijgt in de voorraad binnen uw organisatie en overbodige onderdelen en apparatuur kunt elimineren.

Een voorraadbeheersysteem helpt bij de overdracht van onderdelen tussen faciliteiten; stel minimum- en maximumdrempels in om over- of ondervoorraad te voorkomen.

---

Bespaar geld door slimmer te werken, niet harder

Organisaties kunnen het zich niet langer veroorloven om hun onderhoudsafdeling te zien als een reactief team om dingen op te lossen met CMMS-softwarekosten die de nodige ROI opleveren.

Bedrijven hebben nu onderhoudsprogramma's in gedachten die het onderhoud efficiënter en betrouwbaarder maken.

Door te leren uw inspanningen effectief te organiseren, activa, apparatuur en onderdelen te beheren en werk prioriteit te geven, besteedt u minder tijd aan het uitvoeren van noodreparaties en meer tijd aan het bouwen van faciliteitsbeheersoftware.

CMMS-software verlaagt de onderhoudskosten en is het meest voorkomende element geworden in het succes van faciliteitsonderhoud.