De juiste CMMS kiezen: Web-based vs On-Premise – Voor- en nadelen en keuzegids

In de afgelopen jaren zijn bedrijven geconfronteerd met de uitdaging om bij te blijven met industrie- en economische eisen. Om hun concurrentievoordeel te behouden, moeten ze manieren vinden om hun productiviteit en efficiëntie te verhogen, terwijl ze zich tegelijkertijd bewust zijn van de kosten daarbij. CMMS (Computerized Maintenance Management Software) is een oplossing die steeds vaker wordt gekozen om deze doelen te bereiken door bedrijven in een breed scala aan industrie-, dienst- en corporate-sectoren.

De CMMS-markt houdt ook tempo met de industriële eisen en doet dit door te groeien in het aantal beschikbare leveranciers, alsook de productlijnen die ze aanbieden. Voor degenen die nieuw zijn bij onderhoudsbeheersystemen, kunnen ze het best worden beschreven als hoogst geavanceerde softwareprogramma's die duizenden datapunten gebruiken die op elk gegeven moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de operaties van een faciliteit of, alternatief, de status van een individueel stuk apparatuur. Wat functionaliteit betreft, bieden CMMS-systemen bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren, en direct te bepalen welke van hun activa voorspellend en preventief onderhoud vereisen. Verschillen in systemen hebben betrekking op productfuncties, robuustheid, gebruiksgemak, instellingsopties, ondersteuning en kosten.

Hoewel er aanzienlijke overlap is in de CMMS-producten die op de markt beschikbaar zijn, is er één belangrijke differentiator die opvalt: de manier waarop de software wordt geïmplementeerd; sommige systemen zijn "cloud-gebaseerd" terwijl andere "on-premise" zijn.

Eenvoudig gezegd: cloud-gebaseerde, soms aangeduid als web-gebaseerde systemen, vertrouwen op de leverancier om de database van de klant te hosten op de server van de leverancier, waardoor de applicatie via internet toegankelijk is, terwijl on-premise systemen vereisen dat het klantbedrijf zijn data on-premise host, op eigen hardware.

De eerste vertrouwt op de leverancier voor systeembeheer, terwijl de laatste vertrouwt op beheer van de CMMS-software en hardware door de interne IT-afdeling. Bij het kiezen tussen on-premise vs web-based CMMS-software, moeten de volgende voor- en nadelen worden overwogen:

1. Beveiliging

De beveiliging van elk systeem is grotendeels afhankelijk van de integriteit van de beveiligingsmaatregelen alsook hoe consistent deze wordt nageleefd door de eindgebruiker. Cloud-gebaseerde systemen hebben geavanceerde data-encryptie die routinematig wordt bijgewerkt naarmate dat nodig is. CMMS-leveranciers die web-gebaseerde implementatie aanbieden, gaan grote lengtes om te garanderen dat de data van hun klanten veilig is en downtime geminimaliseerd wordt. Dit wordt gedaan door gebruik te maken van derde-partij datacenters zoals Rackspace, Amazon Web Services of Microsoft Azure. Verantwoordelijke leveranciers die cloud-gebaseerde implementatie aanbieden, voeren ook frequente kwetsbaarheids- en penetratietests uit om te garanderen dat de data van hun klanten niet gecompromitteerd is en toegankelijk is voor anderen. On-premise systemen kunnen minder kwetsbaar zijn voor globale hacking-dreigingen, maar ze vertrouwen uitsluitend op de beveiligingssoftware die door het bedrijf is geselecteerd alsook de vaardigheden van interne IT-personeel en de alertheid van systeemgebruikers. Bij cloud-gebaseerde systemen worden beveiligingsonderhoud, firewalls, upgrades, patches en antivirussoftware allemaal geleverd door de leverancier; on-premise systemen vereisen dat deze handmatig worden beheerd.

2. Toegankelijkheid

On-premise systemen vereisen dat de software wordt geïnstalleerd en geconfigureerd op een bedrijfsnetwerk en kan alleen worden benaderd vanuit de faciliteit. Dit beperkt onderhoudsbeheersoperaties tot de daadwerkelijke faciliteit tijdens kantooruren. Aan de andere kant kunnen cloud-gebaseerde CMMS-systemen worden benaderd vanaf elke computer of apparaat dat verbinding maakt met het internet.

3. Mobiele toegang

Een van de meest aantrekkelijke voordelen van cloud-gebaseerde CMMS-systemen is de mogelijkheid om te interfaceren met andere apparaten zoals tablets en mobiele telefoons alsook camera- en scannerplug-in tools. Samen genomen voegen deze functies waarde toe aan het onderhoudssysteem omdat ze de mogelijkheden ervan uitbreiden en het mogelijk maken om onderhoudsbeheerswerk in het veld te doen. Mobiele toegang heeft het mogelijk gemaakt voor technici om toegang te krijgen tot hun CMMS tijdens het repareren of uitvoeren van preventieve onderhoudstaken op apparatuur in plaats van van papier te werken en de software van een desktop bij te werken. Er zijn enorme efficiëntiewinsten te behalen als effectief gebruikt.

4. CMMS-kosten

Bij elke belangrijke aankoop weegt kost zwaar in het besluitvormingsproces. Het weten van de voorafgaande en lopende kosten van een CMMS-systeem is cruciaal, vooral bij het kiezen tussen on-premise en cloud-gebaseerde platforms. Beginnend met voorafgaande kosten, neigen on-premise platforms ertoe om drie keer de jaarlijkse licentiekost van web-gebaseerde systemen te kosten. Echter, deze kosten zijn een eenmalige betaling omdat er geen extra systeemkosten zijn. Aan de andere kant is de initiële kost voor een cloud-gebaseerd systeem lager, maar over de tijd zijn de langetermijnkosten geassocieerd met licentiekosten hoger (bijv. jaarlijks abonnement/licentiekost geschat op $1500 per jaar voor een kleine onderhoudsafdeling). Wat geassocieerde en/of lopende kosten betreft, vereisen on-premise CMMS-platforms hardware, firewalls en antivirussoftware alsook een IT-medewerker die alle aspecten van het systeemfunctioneren zal onderhouden en beheren, inclusief installatie, gegevensinvoer, upgraden, beveiliging en personeelstraining. Cloud-gebaseerde CMMS-systemen vereisen deze toegevoegde kosten niet, omdat systeemondersteuning inclusief software-updates, systeemupgrades, beveiliging, tech support, alsook tutorials voor in-house gegevensinvoer en personeels-onboarding zijn gebundeld in jaarlijkse licentiekosten (met uitzondering van on-site inventarisaudits en personeels-onboarding). Terwijl on-premise systemen volledige autonomie bieden voor CMMS-aankopers, zijn cloud-gebaseerde systemen afhankelijk van een lopende leveranciersrelatie om databeschikbaarheid te behouden.

5. Gemak

Het hoofdvoordeel van on-premise CMMS-systemen is dat ze bedrijven volledige controle en aanpasbaarheid van hun systemen bieden. Deze CMMS-functies kunnen belangrijk zijn voor bedrijven die in flux zijn, op een groeicurve of niet noodzakelijk passen in de parameters van wat cloud-gebaseerde systemen bieden. Aan de andere kant zijn cloud-gebaseerde systemen bekend om gebruiksvriendelijk te zijn, zonder technische ervarie vereist te hebben dan muisklikken of apparaatstikken voor werknemers om ze te gebruiken.

Bedrijven die onderhoudssoftware willen kopen, moeten CMMS-leveranciers en hun producten zorgvuldig onderzoeken, en ze evalueren op basis van hun behoeften, bedrijfsdoelstellingen, personeelsmiddelen en budget. Terwijl de trend gaat naar web-gebaseerde CMMS-systemen, betekent dit niet dat on-premise platforms een minder levensvatbare optie zijn. Het hebben van de keuze tussen systeemplatforms biedt simpelweg meer opties om uit te kiezen.