Web-based CMMS vs On-Premise:voor- en nadelen

In de afgelopen jaren zijn bedrijven uitgedaagd om gelijke tred te houden met de eisen van de industrie en de economie. Om hun concurrentievoordeel te behouden, moeten ze manieren vinden om hun productiviteit en efficiëntie te verhogen en tegelijkertijd rekening te houden met de kosten. Computerized Maintenance Management Software (CMMS) is een oplossing die steeds vaker wordt gekozen om aan deze doelstellingen te voldoen door bedrijven in een breed scala van industrie-, service- en bedrijfssectoren.

De CMMS-markt houdt ook gelijke tred met de eisen van de industrie en doet dit door te groeien in het aantal beschikbare leveranciers, evenals de productlijnen die ze aanbieden. Voor degenen die nieuw zijn bij onderhoudsbeheersystemen, kunnen ze het best worden omschreven als zeer geavanceerde softwareprogramma's die gebruik maken van duizenden datapunten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een persoon deel van uitrusting. Wat functionaliteit betreft, bieden CMMS'en bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen voorspellend en preventief onderhoud nodig hebben. Verschillen in systemen hebben over het algemeen betrekking op producteigenschappen, robuustheid, gebruiksgemak, instellingsopties, ondersteuning en kosten.

Hoewel er aanzienlijke overlap is in de CMMS-producten die op de markt verkrijgbaar zijn, is een belangrijke onderscheidende factor de manier waarop de software wordt ingezet; sommige systemen zijn “cloud based” terwijl anderen “on premise” . zijn .

Simpel gezegd, cloudgebaseerde, soms ook webgebaseerde systemen genoemd, zijn afhankelijk van de leverancier om de database van de klant op de server van de leverancier te hosten, waardoor de applicatie toegankelijk is via internet, terwijl lokale systemen vereisen dat het klantbedrijf zijn gegevens ter plaatse, op zijn eigen hardware.

De eerste vertrouwt op de leverancier om het systeem te onderhouden, terwijl de laatste vertrouwt op het onderhoud van het CMMS-softwaresysteem en de hardware door de interne IT-afdeling. Bij het kiezen tussen on-premise versus webgebaseerde CMMS-software, moeten de volgende voor- en nadelen in overweging worden genomen:

1. Beveiliging

De beveiliging van elk systeem is grotendeels afhankelijk van de integriteit van de beveiligingsmaatregelen en van hoe consequent deze door de eindgebruiker wordt nageleefd. Cloudgebaseerde systemen hebben geavanceerde gegevenscodering die indien nodig routinematig wordt bijgewerkt. CMMS-leveranciers die webgebaseerde implementatie aanbieden, doen er alles aan om ervoor te zorgen dat de gegevens van hun klanten veilig zijn en downtime tot een minimum wordt beperkt. Dit wordt gedaan door gebruik te maken van datacenters van derden, zoals Rackspace, Amazon Web Services of Microsoft Azure. Verantwoordelijke leveranciers die cloudgebaseerde implementaties aanbieden, zullen ook regelmatig kwetsbaarheids- en penetratietests uitvoeren om ervoor te zorgen dat de gegevens van hun klanten niet worden aangetast en toegankelijk zijn voor anderen. Lokale systemen zijn misschien minder kwetsbaar voor wereldwijde hackdreigingen, maar ze zijn uitsluitend afhankelijk van de beveiligingssoftware die door het bedrijf is geselecteerd, evenals de vaardigheden van het interne IT-personeel en de waakzaamheid van systeemgebruikers. Bij cloudgebaseerde systemen worden beveiligingsonderhoud, firewalls, upgrades, patches en antivirussoftware allemaal geleverd door de leverancier; on-premise systemen vereisen dat deze handmatig worden beheerd.

2. Toegankelijkheid

Lokale systemen vereisen dat de software wordt geïnstalleerd en geconfigureerd op een bedrijfsnetwerk en alleen toegankelijk is binnen de faciliteit. Dit beperkt de onderhoudsbeheeractiviteiten tijdens de bedrijfsuren tot de eigenlijke faciliteit. Aan de andere kant zijn cloudgebaseerde CMMS'en toegankelijk vanaf elke computer of elk apparaat dat verbinding heeft met internet.

3. Mobiele toegang

Een van de meest aantrekkelijke voordelen van cloudgebaseerde CMMS'en is de mogelijkheid om te communiceren met andere apparaten zoals tablets en mobiele telefoons, evenals met camera- en scannerplug-in-tools. Samen beschouwd, voegen deze functies waarde toe aan het onderhoudssysteem omdat ze de mogelijkheden ervan uitbreiden en het mogelijk maken om onderhoudsbeheer in het veld uit te voeren. Dankzij mobiele toegang hebben technici toegang tot hun CMMS terwijl ze reparaties uitvoeren of preventieve onderhoudstaken uitvoeren op apparatuur in plaats van vanaf papier te werken en de software vanaf een desktop bij te werken. Er zijn enorme efficiëntiewinsten te behalen als ze effectief worden gebruikt.

4. CMMS-kosten

Bij het doen van een belangrijke aankoop wegen de kosten zwaar mee in het besluitvormingsproces. Het kennen van de initiële en doorlopende kosten van een CMMS-systeem is van cruciaal belang, vooral bij het kiezen tussen lokale en cloudgebaseerde platforms. Om te beginnen met de initiële kosten, kosten on-premise platforms meestal drie keer de jaarlijkse licentievergoeding van webgebaseerde systemen. Deze kosten zijn echter een eenmalige betaling omdat er geen extra systeemkosten zijn. Aan de andere kant zijn de initiële kosten voor een cloudgebaseerd systeem lager, maar na verloop van tijd zijn de langetermijnkosten die gepaard gaan met licentiekosten hoger (d.w.z. jaarlijkse abonnements-/licentiekosten geschat op $ 1500 per jaar voor een kleine onderhoudsafdeling). Wat de bijbehorende en/of doorlopende kosten betreft, hebben CMMS-platforms op locatie hardware, firewalls en antivirussoftware nodig, evenals een IT-medewerker die aspecten van het functioneren van het systeem onderhoudt en beheert, waaronder installatie, gegevensinvoer, upgrades, beveiliging en opleiding van het personeel. Cloudgebaseerde CMMS'en vereisen deze extra kosten niet, aangezien systeemondersteuning, waaronder software-updates, systeemupgrades, beveiliging, technische ondersteuning en tutorials voor interne gegevensinvoer en onboarding van personeel, wordt gebundeld in jaarlijkse licentiekosten (met uitzondering van on-site inventaris audits en onboarding van medewerkers). Waar on-premise systemen volledige autonomie bieden aan CMMS-kopers, zijn cloudgebaseerde systemen afhankelijk van een voortdurende leveranciersrelatie om de beschikbaarheid van gegevens te behouden.

5. Gemak

Het belangrijkste voordeel van lokale CMMS'en is dat ze bedrijven volledige controle en aanpasbaarheid van hun systemen bieden. Deze CMMS-functies kunnen belangrijk zijn voor bedrijven die in beweging zijn, een groeicurve doormaken of niet noodzakelijkerwijs passen bij de parameters van wat cloudgebaseerde systemen bieden. Aan de andere kant staat bekend dat cloudgebaseerde systemen gebruiksvriendelijk zijn, waarvoor geen technische ervaring nodig is, behalve muisklikken of tikken op apparaten, zodat werknemers ze kunnen gebruiken.

Bedrijven die onderhoudssoftware willen kopen, moeten zorgvuldig onderzoek doen naar CMMS-leveranciers en hun producten en deze evalueren op basis van hun behoeften, zakelijke doelstellingen, personeel en budget. Hoewel de trend in de richting van webgebaseerde CMMS'en gaat, betekent dit niet dat lokale platforms een minder haalbare optie zijn. De keuze uit systeemplatforms biedt simpelweg meer opties om uit te kiezen.