Kwaliteitsdocumentatie actueel houden: waarom regelmatige updates cruciaal zijn

Documentatie is een van de pijlers van het Kwaliteitsmanagementsysteem. De prestaties en efficiëntie van de laatste hangen er dus van af, vandaar de noodzaak om het te actualiseren. Het kwaliteitshandboek en de andere fundamentele documenten van het kwaliteitssysteem moeten constant worden bijgewerkt om een betrouwbare steun te zijn, bewust van ontwikkelingen en in staat om fouten te vermijden die de kwaliteit zouden kunnen beïnvloeden.

Het belang van het bijwerken van kwaliteitsdocumentatie

Het bijwerken van kwaliteitsdocumentatie is cruciaal op meer dan één titel. Allereerst is het een garantie dat het vakmanschap en de kennis die door het bedrijf zijn gecreëerd en verworven, niet verloren zullen gaan. Om de door het bedrijf gestelde doelen te bereiken, voert het een kennisbeheerbeleid door door de identificatie, analyse, organisatie, memorisatie en deling van kennis te waarborgen. Het systematisch bijwerken van documentatie maakt het dus mogelijk om dit vakmanschap te kapitaliseren en door te geven aan werknemers, of het nu nieuwkomers in het bedrijf zijn of bestaande werknemers die verantwoordelijk zijn voor het vervangen van anderen in geval van onbeschikbaarheid (daarmee meer veelzijdigheid). Nieuwe aanwinsten en interne vervangers kunnen zo verwijzen naar geldige documenten, die hen effectief begeleiden in de uitvoering van hun taken en het risico op fouten reduceren.

Daarnaast zorgt het bijwerken van kwaliteitsdocumenten ervoor dat verbeteracties altijd in de juiste richting liggen, dat ze niet beïnvloed worden door eventuele gebreken en dat ze ons niet dwingen om terug te gaan.

Ten slotte heeft het bijwerken van kwaliteitsdocumenten noodzakelijk een positieve impact op de werkomstandigheden van werknemers en de afbeelding van het bedrijf. De Kwaliteit, Veiligheid, Gezondheid, Milieu (KVGM) aanpak – die de veiligheid en gezondheid van werknemers waarborgt, hun training in preventie, naleving van normen en betrouwbaarheid van installaties – wordt constant bijgewerkt om optimale productieomstandigheden te bieden en de perceptie van de klant van het bedrijf te verbeteren. Een KVGM-beleid is gericht op het verminderen van arbeidsongevallen en gezondheidsproblemen alsook op het bevestigen van de maatschappelijke betrokkenheid van het bedrijf, met name met betrekking tot milieukwesties.

De verschillende bronnen van de kwaliteitsupdate

De actoren die betrokken zijn bij het bijwerken van kwaliteitsdocumentatie, waaronder de kwaliteitsmanager, natuurlijk, steunen op verschillende bronnen om deze aanpak te waarborgen.
Allereerst wordt het bijwerken van kwaliteitsdocumenten uitgevoerd rekening houdend met klantfeedback. Eventuele opmerkingen van de klant na gebruik van het product moeten in overweging worden genomen. Ze kunnen leiden tot meer of minder significante wijzigingen in procedures om de productkwaliteit en dus de klanttevredenheid te verbeteren.
Tweede, audits maken het ook mogelijk om kwaliteitsdocumenten bij te werken op basis van waarnemingen gedurende deze operaties, of intern of extern.
Hetzelfde geldt voor de verschillende correctieve en preventieve acties die worden uitgevoerd; deze acties moeten geïntegreerd worden in bestaande documenten zodat de referentiels werkelijk in hun meest recente versies zijn en door belanghebbenden gebruikt kunnen worden, zonder risico op fouten. Bovendien vereist het opstellen van de wijziging na een gegeven gebeurtenis reflectie en de implementatie van een logische en begrijpelijke geschreven structuur.

Ten slotte zijn herzieningen en revisies ook onder de bronnen van elementen die in kwaliteitsdocumenten moeten worden opgenomen wanneer ze worden bijgewerkt. Managementreview kan bijvoorbeeld leiden tot een wijziging in de oriëntatie van het bedrijfsbeleid (naar meer ecologische overwegingen, bijvoorbeeld), wat leidt tot wijzigingen in procedures, vandaar de noodzaak van bijwerking.

De update correspondeert dus aan een reactief, dynamisch proces, dat wordt geactiveerd en bepaald door de verschillende gebeurtenissen die het leven van het bedrijf beïnvloeden. Het maakt het onder andere mogelijk om documenten te hebben die de realiteit weerspiegelen en om fouten te vermijden die de kwaliteit zouden kunnen beïnvloeden.

Over Picomto

Vandaag kamp de industrie met een sterk probleem van kennisoverdracht. De formalisering en deling van kennis in een industrie is cruciaal voor haar heden en toekomst. Leeftijdspyramide, goede praktijken, verplichting om specifieke procedures te volgen, enz…

Picomto is voortgekomen uit deze constatering en biedt de oplossing om het vakmanschap van de industrie vast te leggen en te verspreiden.
Een SaaS web- en mobiele software-oplossing om werkwijzen, onderhoudsprocedures, interne procedures, na-verkoopondersteuning te creëren, beheren, delen en analyseren.

Picomto maakt deel uit van de digitalisering van de industrie, #SmartIndustry #Industrie4.0, #Paperless

Voor meer informatie, neem contact met ons op.