Uitdagingen van het bijwerken van papiergebaseerde werkinstructies in moderne industrieën

Cruciaal element van industriële documentatie, is de werkwijze de basisondersteuning die operators toestaat begeleid te worden in de uitvoering van de taken inherent aan hun respectieve banen. Het is dus vitaal voor het bedrijf dat deze documenten niet alleen perfect duidelijk en leesbaar zijn, maar ook vrij van enige fouten die tot non-conformiteiten in de uitvoering van operaties zouden leiden.

Papieren werkinstructies bijwerken: verspilling van tijd en energie

Naarmate de omgeving waarin het bedrijf opereert evolueert en dynamischer wordt, moet de manier waarop het opereert en produceert zich aanpassen. Werkinstructies kunnen niet in de tijd bevroren blijven, omdat ze zich moeten aanpassen aan de aankomst van nieuwe factoren: nieuwe standaarden, nieuwe tools, nieuwe processen, nieuwe eisen, enz. Daarnaast kunnen fouten of bronnen van inefficiëntie en non-conformiteit in deze werkinstructies worden gedetecteerd zodra ze in het veld worden toegepast.

Er zijn dus regelmatige wijzigingen aan te brengen in deze werkwijzes, wat betekent dat ze telkens moeten worden bijgewerkt. Echter, dit is duidelijk een ernstig probleem bij het omgaan met traditionele papieren media.

Dit betekent dat alle exemplaren van de oude versies (die niet up-to-date zijn) van de werkinstructies uit de circulatie gehaald moeten worden om te zorgen dat geen werknemer ze nog gebruikt om zijn werk te doen. De volgende stap is de media opnieuw te printen, en dan te zorgen dat alle operators de bijgewerkte documenten hebben na validatie door de verschillende betrokken actoren (productiemanager, kwaliteitsmanager, operators die ook betrokken kunnen zijn bij deze updates…). Al dit mobiliseert middelen (materieel en menselijk), energie en tijd.

Het is dus onmogelijk om papieren documenten bij te werken zonder dat er een zekere mate van verspilling is, niet te spreken over de milieugevolgen, aangezien papier een herwinbaar materiaal is maar een aanzienlijk hoeveelheid potentiële afval vertegenwoordigt.

Moeilijkheid in het beheren en beveiligen van documenten

Omdat bedrijfsdocumentatie gearchiveerd moet worden, is het gemakkelijk om het volume aan documenten te verbeelden dat opgeslagen en beheerd moet worden naarmate ze zich opstapelen. Ze vereisen een toegewijde ruimte, met significante materiële middelen (kasten, archiefkasten, bescherming tegen slijtage, enz.) en organisatorische middelen.

Het bijwerken van werkinstructies stelt ook een beveiligings- en vertrouwelijkheidsprobleem. Beveiligingsprobleem bestaat, aangezien elk papierondersteuning waarschijnlijk gewijzigd of zelfs vernietigd kan worden in het geval van een ongeluk, foute hantering of ramp (brand, overstroming…). Wat vertrouwelijkheid betreft, zijn er zorgen over mogelijke datalekken naar concurrenten, aangezien papieren documenten verborgen en misbruikt kunnen worden.

Problemen waartoe het digitale gaan oplossingen biedt. Wanneer correct beveiligd, zijn gedigitaliseerde werkwijzes minder kwetsbaar voor dit risico van openbaarmaking. Bovendien kunnen werkinstructies, opgeslagen en toegankelijk op digitale media, niet op dezelfde manier verloren gaan of vernietigd worden als papieren documenten. Dematerialisatie maakt het ook makkelijker om nieuwe, gewijzigde en bijgewerkte documenten beschikbaar te maken. Deze worden automatisch en snel overgedragen aan de terminales die door operators in het veld worden gebruikt.

Picomto is de toonaangevende Europese software voor digitale werkinstructies. Neem contact met ons op om meer te weten.