Waarom actuele documentatie cruciaal is: voordelen en uitdagingen voor uw bedrijf

Geen bedrijf, ongeacht zijn grootte en activiteitstype, kan functioneren zonder documentatie. Van het algemene beleid tot de meest gedetailleerde werkinstructies, via veiligheidsprocedures en rapporten van alle soorten, wordt alle belangrijke en nuttige informatie over het soepel functioneren van het bedrijf vastgelegd. Ze moeten duidelijk, precies en gemakkelijk toegankelijk zijn voor de betrokken werknemers. Het is ook vitaal dat deze documentatie up-to-date is, met de laatste evoluties en wijzigingen, terwijl verouderde items worden geëlimineerd. Samengevat, documenten moeten bijgewerkt zijn om toepasbaar te zijn.

De documentcontroleprocedure

Of het nu gaat om KMS, veiligheid of elk ander managementsysteem, het opzetten en toepassen van een documentcontroleprocedure is een must in de industrie van vandaag. Deze verplichting geldt echter zowel voor de intern geproduceerde documentatie als voor die wiens oorsprong extern is aan het bedrijf.

Het doel van zo'n aanpak is essentieel om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de informatie die in de bedrijfsactiviteit wordt gebruikt, te garanderen. Maar ook om ervoor te zorgen dat alle operaties tijdig worden uitgevoerd, consistent met wat gepland en geschreven is.

De procedure voor het controleren van interne documenten omvat hun verificatie en goedkeuring voordat ze worden uitgezonden. Ook omvat het de noodzaak om wijzigingen te identificeren en te benadrukken, alsook om te garanderen dat werknemers de juiste versies hebben van de documenten die ze nodig hebben. De beschikbaarheid, toegankelijkheid en duidelijkheid van informatie maken ook deel uit van de aspecten die door de interne documentcontroleprocedure worden gedekt. We kunnen ook de identificatie, vernietiging en archivering van verouderde documenten vinden als ze nog steeds naast toepasselijke documenten staan.

Laten we kijken naar informatie over klant- en leveranciersuitwisselingen, regelgeving, normen en andere documentatie die van buitenaf het bedrijf komt. De documentcontroleprocedure die de laatste omvat, bestaat hoofdzakelijk uit het identificeren van degene wiens nut voor het bedrijf is bewezen (het scheiden van de nodige en de overbodige documenten) en het verifiëren van hun inhoud voordat ze worden verspreid.

De documentaire herziening, de update en zijn uitdagingen

In de industrie is documentatie up-to-date houden een van de hoofassen van de documentaire herziening. Dit correspondeert met een benadering om te garanderen dat de inhoud van documenten altijd geldig, toepasbaar en actueel is. Het wordt vereist door de meeste managementsstandaarden, inclusief ISO 9001 (versie 2008, paragraaf 4.2.3) die specifiek stelt dat "Herzien, bijwerken indien nodig en opnieuw goedkeuren documenten". Dit impliceert dat de toepasselijke documentatie gewijzigd moet worden om in lijn te zijn met de realiteit van het bedrijf.

Door bijgewerkt te zijn, ontvalt de documentatie verouderde informatie. Dit vermindert het risico op fouten, het versturen van foutieve instructies naar nieuwe werknemers en het einde met verouderde documentatie aanzienlijk.

Mits, echter, het beheer van revisies en verouderde documenten effectief is. Hierin speelt de updating van de documenten een bepalende rol in de continue verbetering. Omdat het de factoren aanpakt die kwaliteit kunnen beïnvloeden en de maatregelen om het te ondersteunen integreert.

Up-to-date documentatie zorgt voor optimale efficiëntie op elk werkstation. Elke werknemer heeft een betrouwbare en bijgewerkte gids om hem of haar in staat te stellen zijn of haar missie correct uit te voeren. Tegelijkertijd helpt het de veiligheid van werknemers te verbeteren door het risico op incidenten te verminderen door gepaste procedures of werkinstructies. Door rekening te houden met eerdere gevaarlijke gebeurtenissen en nieuwe ontwikkelingen op dit gebied.

Hoe actuele documentatie te behouden?

Om actuele documentatie te behouden, gebruiken industriële bedrijven een Digitale Werkinstructies Software. Zo stelt het operators en technici altijd de nieuwste versie van het document beschikbaar. Picomto is de toonaangevende software voor het digitaliseren van operationele documentatie. Neem contact met ons op om meer te weten.