Het belang en de uitdagingen van up-to-date documentatie

Geen enkel bedrijf, ongeacht de omvang en het type activiteit, kan werken zonder documentatie. Van het algemene beleid tot de meest gedetailleerde werkinstructies, via beveiligingsprocedures en allerhande rapporten, alle belangrijke en nuttige informatie over de goede werking van het bedrijf wordt vastgelegd. Ze moeten duidelijk, nauwkeurig en gemakkelijk toegankelijk zijn voor de betrokken werknemers. Het is ook van vitaal belang dat deze documentatie up-to-date is, de laatste evoluties en aanpassingen bevat, terwijl verouderde items worden geëlimineerd. Samengevat, documenten moeten worden bijgewerkt om van toepassing te zijn.

De procedure voor documentbeheer

Of het nu gaat om QMS, beveiliging of een ander beheersysteem, het opzetten en toepassen van een documentbeheerprocedure is een must in de huidige branche. Deze verplichting geldt echter zowel voor de intern geproduceerde documentatie als voor de documentatie waarvan de oorsprong buiten het bedrijf ligt.

Het doel van een dergelijke benadering is in wezen om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de informatie die bij de zakelijke activiteit wordt gebruikt, te waarborgen. Maar ook om ervoor te zorgen dat alle operaties tijdig worden uitgevoerd, in overeenstemming met wat is gepland en geschreven.

De procedure voor het controleren van interne documenten omvat hun verificatie en goedkeuring voordat ze worden uitgezonden. Het omvat ook de noodzaak om aangebrachte wijzigingen te identificeren en te markeren, en om ervoor te zorgen dat werknemers de juiste versies hebben van de documenten die ze nodig hebben. Ook de beschikbaarheid, toegankelijkheid en duidelijkheid van informatie maken deel uit van de aspecten van de interne documentbeheersingsprocedure. We kunnen ook de identificatie, vernietiging en archivering van verouderde documenten vinden als deze nog naast de toepasselijke documenten zijn opgenomen.

Laten we ons wenden tot informatie over uitwisselingen met klanten en leveranciers, voorschriften, normen en andere stukken documentatie die van buiten het bedrijf afkomstig zijn. De procedure voor documentcontrole die deze laatste omvat, bestaat voornamelijk uit het identificeren van degenen waarvan het nut voor het bedrijf is bewezen (sorteren van de noodzakelijke en overbodige documenten) en het verifiëren van hun inhoud voordat ze worden verspreid.

De documentaire review, de update en de inzet

In de branche, de documentatie up-to-date houden is een van de belangrijkste pijlers van de documentaire review. Dit komt overeen met een aanpak om ervoor te zorgen dat de inhoud van documenten altijd valide, toepasbaar en actueel is. Het is vereist door de meeste managementnormen, waaronder ISO 9001 (versie 2008, paragraaf 4.2.3) waarin specifiek staat dat "Documenten beoordelen, bijwerken indien nodig en opnieuw goedkeuren". Dit veronderstelt dat de toepasselijke documentatie moet worden aangepast om in overeenstemming te zijn met de realiteit van het bedrijf.

Door te worden bijgewerkt, verwijdert de documentatie verouderde informatie . Dit vermindert het risico op het maken van fouten, het verzenden van foutieve instructies . aanzienlijk aan nieuwe medewerkers en eindigend met verouderde documentatie .

Op voorwaarde echter dat het beheer van revisies en verouderde documenten effectief is. Daarbij speelt het actualiseren van de documenten een bepalende rol in de continue verbetering. Omdat het de factoren aanpakt die de kwaliteit kunnen beïnvloeden en de maatregelen integreert om dit te ondersteunen.

Up-to-date documentatie zorgt voor optimale efficiëntie op elke werkplek. Elke medewerker heeft een betrouwbare en actuele handleiding om zijn of haar missie naar behoren uit te voeren. Tegelijkertijd helpt het de veiligheid van medewerkers te verbeteren door het risico op incidenten te verkleinen door middel van passende procedures of werkinstructies. Door rekening te houden met gevaarlijke gebeurtenissen uit het verleden en nieuwe ontwikkelingen op dit gebied.

Hoe houd ik een up-to-date documentatie?

Om de documentatie up-to-date te houden, gebruiken industriële bedrijven een Digitale Werkinstructie Software. Zo kunnen operators en technici altijd de nieuwste versie van het document krijgen. Picomto is de toonaangevende software voor het digitaliseren van de operationele documentatie. Neem contact met ons op voor meer informatie.