Risico's van papiergebaseerde procedures voor industriële technici: waarom digitalisering telt

Zelfs als, zoals we later zullen zien, het doel van papierloos in de industrie nog ver van bereikt is, is dematerialisatie wel degelijk op weg. Bedrijven worden zich bewust van de voordelen van documentdigitalisatie, inclusief procedures, evenals de risico's verbonden aan het behoud van papieren media. Industriële technici, die efficiënte en betrouwbare tools nodig hebben om hun werk te doen, profiteren van deze transition die opgelegd wordt door de eisen van industrie 4.0, een digitale en verbonden industrie.

Documenten digitaliseren om te voldoen aan de eisen van het moderne bedrijf

Terwijl technologische vooruitgang de industriële wereld dramatisch beïnvloedt en de concurrentie steeds fiercer wordt, kunnen bedrijven het zich niet permitteren aan de kant te blijven van deze ontwikkelingen. De prestatie- en aanpassingseisen betreffen met name de ontwikkeling en het beheer van documentatie, en meer specifiek procedures.

In Hoofdstuk 445 vereist ISO 14001 de instelling van een systeem voor documentcontrole. Dit zal omvatten het herzien en bijwerken van documentatie, het waarborgen van de beschikbaarheid van relevante versies van documenten, het waarborgen van hun leesbaarheid en identificatie, en het voorkomen van het ongewilde gebruik van verouderde documentatie. Dit zijn alle punten die worden vergemakkelijkt door digitale tools.

De papierloze werkomgeving: waar staan we vandaag?

Hoewel bedrijven zich bewust zijn van de voordelen van het dematerialiseren van procedures en andere documenten, worstelen ze er nog steeds mee om het doel van papierloze processen vandaag te bereiken. Volgens een studie van de Association for Information and Image Management (AIIM) gepubliceerd in 2015, erkennen slechts 31% van de bedrijfsleiders dat hun kantoren nog vol zitten met papieren documenten (bron: infoDSI.com). Volgens AIIM werkt slechts 17% van de werknemers in een papierloze omgeving.

Waarom is de overstap naar papierloos zo moeilijk?

Meer dan de helft van de bedrijfsleiders (56%) antwoordt dat het komt omdat ze nog steeds belangrijke documenten in papiervorm nodig hebben: contracten, getekende inkooporders, enz. Anderen noemen de terughoudendheid die door sommige werknemers wordt uitgedrukt om het schriftelijke document achterwege te laten en over te stappen op digitale technologie.

Een minder nauwkeurige weergave van de echte werkomgeving

Er is geen tekort aan risico's verbonden aan het behouden van papierdocumentatie. Onder deze documenten zouden procedures enorm profiteren van digitalisatie. Inderdaad, om een nieuwe werknemer te trainen of een technicus te introduceren in verschillende werkplekken of tools, is het veel efficiënter om bijvoorbeeld een videomedium te gebruiken dan een papieren document. In het algemeen bevorderen visuele procedures (afbeeldingen, video's) begrip en uitvoering. Papierprocedures kunnen de echte werkomgeving (omgeving, beweging…) niet zo nauwkeurig weergeven als andere media.

De kosten van papieren documenten

De kosten van beheer, hantering en opslag van papieren documenten zijn ook een van hun nadelen. Traditionele documentatie kan grote volumes vertegenwoordigen, die significante ruimte vereisen voor hun opslag en niet minder aanzienlijke middelen voor hun archivering, classificatie en gebruik. 2 of 3 CD's zijn voldoende om een volume aan informatie te bevatten dat equivalent is aan ongeveer twintigduizend pagina's per m2. Dit toont de ruimtebesparing die kan worden gerealiseerd.

Papieren documenten zijn ook een rem op productiviteit, aangezien geschat wordt dat een werknemer gemiddeld 50% van zijn tijd besteedt aan het zoeken van informatie onder alle documenten, dan 15% aan het lezen ervan. Door gedigitaliseerd te worden, worden deze documenten makkelijker en sneller toegankelijk, wat de verspilde tijd aan hun onderzoek reduceert en meer tijd toewijst aan daadwerkelijke operaties, die daadwerkelijk produceren.

Minder traceerbaarheid en beveiliging

Voor industriële technici verlaagt het hebben van digitale documentatie het risico op vernietiging of verlies van informatie. De mogelijkheid om er vanaf verschillende in netwerk aangesloten terminales toegang toe te hebben en ze te transporteren met diverse media (USB-sticks, externe harde schijven, servers, Cloud…) vergemakkelijkt ook hun dagelijkse gebruik enorm.
Bovendien hebben papieren documenten een echt tekort aan traceerbaarheid en monitoring. Het is veel gecompliceerder om de geschiedenis van informatie, zijn voortgang en de wijzigingen die er aan zijn aangebracht te kennen dan als het gedematerialiseerd en omgezet is naar digitaal formaat. Dit verwijst ook naar het risico om te eindigen met verouderde documentatie.

Over ons

Picomto is de software-oplossing om al uw operationele documentatie te digitaliseren: werkinstructies, standaard onderhoudsprocedures, checklists…

Neem contact met ons op om meer te weten!