Digitale vrachtbrieven: Waarom supply chains nog papier gebruiken — en wanneer ze zullen switchen

Eeuwenlang is papier vertrouwd om belangrijke informatie te leveren. Net als dokters ooit afhankelijk waren van schriftelijke recepten om patiënten correct te mediceren, vertrouwt de supply chain op fysieke documenten om verzenddetails te communiceren tussen afzenders, vervoerders en detailhandelands. In tegenstelling tot de medische sector, heeft de supply chain echter nog steeds niet een van zijn belangrijkste documenten gedigitaliseerd: de vrachtbrief.

In een industrie overstort met papier, is het een raadsel hoe de operaties efficiënt zullen blijven expanderen om $41,7 miljard te bereiken aan het einde van 2026. Papier kost de supply-chain-industrie meer dan $3 miljard per jaar (exclusief de extra prijs van papier, inkt en printen). Bovendien resulteert papier in een gebrek aan zichtbaarheid, efficiëntie en duurzaamheid, evenals het ondermijnen van de veiligheid van chauffeurs. Met de nadelen van papier die de voordelen ver uitwegen, is het tijd dat de supply chain een industrie-brede transformatie ondergaat.

Papier is slecht voor het bedrijf

Je hebt net een nieuwe creditcard geopend. Bij ontvangst van je eerste rekening via de post, word je gevraagd je in te schrijven voor elektronische rekeningen (e-statements). Waarom? In een wereld van digitale transformatie ziet je creditcardaanbieder de waarde van e-statement-distributie, waaronder snellere levering, geavanceerde beveiliging, terugbelmogelijkheden en algehele duurzaamheid. In een industrie verantwoordelijk voor het leveren van supermarkt-essentiën en, recent, het COVID-19-vaccin, is de adoptie van een digitaal supply-chain workflow-automatiseringsplatform een strijd die nog niet gewonnen is.

Nadelen van papier in de supply chain zijn:

• Beperkte zichtbaarheid, waardoor leveranciers en detailhandelands onwetend zijn over ophaal- en levertijden;
• Onmogelijkheid om realtime beslissingen te nemen op basis van zich ontwikkelende ontwikkelingen in het veld;
• Verhoogd risico op fouten door onleesbaarheid en verloren documentatie;
• Chauffeur-inefficiënties, inclusief het handmatig bezorgen van vrachtbrieven, wat de tijd op de weg vermindert;
• Algeheel risico op gezondheid en veiligheid van werknemers in de industrie, veroorzaakt door onnodige fysieke interacties, ijzelige omstandigheden en grote machines, en
• Negatieve connotaties voor ecologische voetafdruk en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

De oplossing: Workflow-automatisering

Gelukkig zijn er industriepartners die papier als verouderd zien, waaronder de Consumer Brands Association en haar Contactless Delivery Taskforce. De taskforce en haar meer dan 50 enterprise-deelnemers erkennen de belemmeringen van papier en pleiten voor digitale transformatie op industrie-niveau.

Supply-chain workflow-automatisering antwoordt op de verouderde processen van de industrie, door de inefficiënties van papier te verhelpen. Als resultaat van het implementeren van een digitaal platform wint de industrie zichtbaarheid en de mogelijkheid om de miljarden dollars die jaarlijks verspild worden aan onnauwkeurige rapportage, te heralloceren. Veelvoorkomende automatiseringsplatformen zijn elektronische vrachtbrieven, mobiele capture en chauffeur-workflow, elk een belangrijk aspect van een echte industrie-brede digitale transformatie.

Elektronische vrachtbrief: De vrachtbrief is het belangrijkste document in de logistieke industrie. Een standaard vrachtbrief bevat relevante informatie voor de afzender, vervoerder en detailhandelaar, inclusief aantal, type en goederensoort van een levering. Door vrachtbrieven te digitaliseren, ervaren betrokken partijen gestroomlijnde operaties terwijl magazijnteams en vervoerderspartners veilig blijven.

Mobiele capture: Sommige componenten van de industrie zullen langer duren om supply-chain workflow-automatisering te adopteren dan anderen. Om inconsistentie te bestrijden, stelt mobiele capture chauffeurs in staat om fysieke vrachtbrieven en extra paperwork met één klik vast te leggen. Bovendien helpt mobiele capture bij snellere betalingsprocessen voor alle industriepartners.

Chauffeur-workflow: Chauffeurs zijn verantwoordelijk voor meer dan het leveren van goederen van punt A naar punt B. Feitelijk komt een van hun grootste verantwoordelijkheden in de vorm van een paar ons papier. Zonder een digitaal platform zijn chauffeurs onderworpen aan het bijhouden van kilometers, het rapporteren van wachttijden en truck-inspecties via papier, wat vaak resulteert in onnauwkeurige rapportages en betalingen belemmert. Met chauffeur-workflow ontvangen vervoerders, afzenders en detailhandelands hun product en betaling nauwkeurig en op tijd.

In de wereld van supply chain beperkt papier de industrie. Het is redelijk om te geloven dat het maar één grote leverancier, vervoerder of detailhandelaar kost om supply-chain workflow-automatisering te adopteren, en de rest volgt. Individuele supply-chain-partners die ernaar smoren om bij te dragen aan een industrie-brede standaardisering, kunnen praktische stappen ondernemen om verandering te versnellen. Door elektronische vrachtbrieven, chauffeur-workflow en mobiele capture te implementeren, kunnen bedrijven pleiten voor de noodzaak om de stress te verlichten die ervaren wordt door afzenders, detailhandelands, vervoerders en 3PL's.

Brian Belcher is medeoprichter en chief operating officer van Vector, een contactless ophaal- en leveringsplatform.