Hoe Toeleveringsketens Militaire Planlessens Tijdens Crisis Kunnen Toepassen

Toeleveringsketenmanagement is altijd in verandering, zelfs als het business as usual is. Een natuurramp kan zwaktes in een organisatie's toeleveringsketen blootleggen of benadrukken. Vandaag worden we geconfronteerd met een wereldwijde pandemie die veel bedrijven op hun knieën heeft gebracht. Meer dan ooit, hebben organisaties hun inspanningen nodig om te stabiliseren en te maximaliseren om dreigingen in hun eigen toeleveringsketens te mitigeren.

De dynamiek van de huidige COVID-10-situatie deelt overeenkomsten met militaire combatmissies, in het sens dat de noodzaak voor effectieve communicatie, snelle besluitvorming en redundantieplanning cruciaal zijn om elke organisatie agiel te houden. De Collaborative Planning Exercise (CPE) is een drie-stappen proces dat dreigingen aan een organisatie kan identificeren, analyseren, en mitigeren. Het is een aanpassing van een planningstool gebruikt door VS gewapende machten die teambuilding en leiderschapsontwikkeling aanmoedigt, en een operatie goed gepositioneerd houdt om te reageren op een onzekere toekomst en een volatile markt.

De mondiale toeleveringsketen is gedwongen in een historische staat van verandering die nog enige tijd kan duren. Collaboratief plannen is geen nieuw concept, maar naarmate we dichterbij de onzekere weken en maanden komen, groeit de noodzaak om beslissingen te nemen met beperkte informatie.

De kracht van de brainstormsessie

De echte kracht van deze oefening komt van een één-uur brainstormsessie met een groep die staffleden omvat die binnen de processen werken, met een bekwame facilitator die het gesprek aanmoedigt en stuurt. Het is belangrijk om te noteren dat het beperken van management of executive-level betrokkenheid in deze brainstormsessie staf in staat stelt dreigingen aan te pakken die anders over het hoofd gezien of besproken zouden worden.

Een brainstormsessie met een toeleveringsketen-team kan uit vijf leden bestaan. Ideaal zou een facilitator ernaar streven om discussie aan te moedigen van twee dreigingen, twee analyses per dreiging, en twee mitigatiestrategieën per analyse binnen elk respectievelijk processtap per teamlid. Het doel van een één-uur sessie en vijf-lid team zou zijn om niet minder dan 10 directe dreigingen, 20 analyses, en 40 mitigatiestrategieën te identificeren.

Stap 1: Dreigingsidentificatie

De groep zal brainstormen en alles identificeren wat wordt geglove een directe dreiging voor de toeleveringsketen. De facilitator moet snelle, responsieve antwoorden aanmoedigen terwijl alles op een whiteboard wordt vastgelegd. Een voorbeeld zou leveranciersstabiliteit zijn.

Stap 2: Dreigingsanalyse

Nadat directe dreigingen geïdentificeerd zijn, zal de facilitator de groep leiden om de mogelijke manieren te beoordelen waarop elke dreiging de toeleveringsketen kan beïnvloeden. Zowel korte- als lange-termijneffecten moeten overwogen worden. Een voorbeeld kan omvatten hoe leveranciersstabiliteit de toeleveringsketen van het bedrijf in de komende zes maanden, volgend jaar en volgende vijf jaar kan beïnvloeden.

Stap 3: Mitigatiestrategieën

Tijdens deze finale stap, zal de facilitator de groep aanmoedigen mitigatiestrategieën te ontwikkelen. De facilitator zal deze documenteren zodat ze als deliverables geleverd kunnen worden. Voorbeelden kunnen leveranciersdiversificatie, toeleveringsketenmapping en leveranciersredundantie zijn.

Onthoud dat de facilitator ten minste twee tot vijf antwoorden per lid voor elke stap moet aanmoedigen, en alle relevante informatie langs de weg moet vastleggen.

De facilitator zou alle high-level data en informatie besproken moeten rangschikken om de eerste deliverable te produceren, de Threat Summary. Dit document zal gekopieerd en gedistribueerd worden aan upper management of executive leadership, terwijl een originele kopie bewaard blijft voor historische referentie.

De facilitator zal dan herzien wat bereikt is, de geïdentificeerde directe dreigingen detaileren, de mogelijke effecten van elk beoordelen, en mitigatiestrategieën creëren. Eenmaal gerangschikt en georganiseerd, zal de facilitator de tweede deliverable aan upper management of executive leadership leveren, de Detailed Threat Analysis. Dit zal de voorgestelde mitigatiestappen uit het oogpunt van de brainstormgroep of team uiteenzetten.

Voordelen voor de organisatie

De voordelen voor een organisatie die een CPE inzet, kunnen gedefinieerd worden in de kwaliteit van analyse vanuit het oogpunt van boots-on-the-ground staf, die het werk elke dag uitvoert. Het betrekken van werknemers wier primaire rollen beïnvloed worden door dreigingen in de toeleveringsketen, biedt waardevolle inzichten die vaak over het hoofd gezien worden op executive niveau. Dit proces leent zich ook voor proactieve, oplossingsgerichte probleemoplossing, en voorziet een organisatie van een verhoogde beslissingstijdlijn van leiderschap, door de benodigde data te leveren vóór het optreden van dreigingen.

Organisaties kunnen ook een nieuw gevonden vertrouwensniveau verwerven onder de betrokken partijen na het identificeren van directe dreigingen, resulterend in heldere en beknopte communicatie met betrekking tot mitigatie. Dit vermindert ook paniek onder organisaties wanneer onverwachte veranderingen optreden, en voorziet leiderschap van talloze mitigatiestrategieën voor implementatie.

Door het ondersteunen van het gebruik van deze één-uur oefening, kan elk bedrijf een belangrijk en relevant databron verkrijgen voor verdere besluitvorming, leidend tot verbeterde service aan de klant. Je organisatie voorbereiden om te reageren op het onbekende kan je bedrijfsvermogen verbeteren om op een dime te draaien, terwijl je concurrenten achterblijven met reageren.

In business wordt tijd gemeten in geld. Voor VS machten in combat zones, kan het gemeten worden in hoeveel soldaten thuiskomen. Wanneer machten in vijandige omgevingen zijn, is het cruciaal dat alle partijen geïnformeerd zijn en het plan begrijpen, wat paniek, onzekerheid en vrees die komen met onvoorziene gebeurtenissen vermindert. Snelle beslissingen worden typisch genomen met beperkte informatie, en trekken op een planningsproces dat directe dreigingen identificeert en bespreekt, wat de uitvoeringstijd verbetert en success rates verhoogt. Het vermogen om agiel en proactief te zijn in directe dreigingsidentificatie, analyse en mitigatieplanning laat het leger levens redden, en bedrijven geld besparen. Nu meer dan ooit, hebben organisaties hun inspanningen nodig om te stabiliseren en te maximaliseren om dreigingen in hun toeleveringsketens te mitigeren.

Chris Olejnik is een met pensioen gegane U.S. Army senior toeleveringsketenmanager. Shellie Jacobucci is een manufacturing toeleveringsketenanalist.