Vlootchauffeurs beschermen tijdens COVID-19: essentiële veiligheids- en compliance strategieën

Om de verhoogde vraag naar productleveringen en transportlogistiek gedreven door COVID-19 te voldoen, hebben bedrijven de aanstelling van bezorgchauffeurs opgeschaald. Grote ondernemingen die honderdduizenden chauffeurs in dienst hebben, hebben een wettelijke en ethische verplichting om de veiligheid van deze werknemers, contractanten en de klanten waarmee ze mogen interacteren, te garanderen. Nalatie ondernemingen blootstaan zich aan significante financiële, juridische, veiligheids- en compliancerisico's, maar wanneer het gaat om het goed keuren van deze vlootten, worstelen bedrijven om bij te blijven.

Verantwoordelijkheid en procesuitdagingen

Verantwoordelijkheid voor het managen van chauffeursvlootten valt vaak bij vendor management en governance, of de logistieke en toeleveringsketenafdelingen van bedrijven. Het is gebruikelijk dat deze afdelingen geen duidelijke en consistente processen hebben voor het screenen van vlootten.

Toch is het standaardiseren van methodieken voor het onderzoeken en verzamelen van relevante informatie over nieuwe chauffeurs, en het up-to-date houden van informatie over die al aangenomen of ingehuurd zijn, cruciaal voor business continuity. Hoewel het nemen van deze stappen duur en uitdagend kan zijn om op schaal te bereiken, kan het niet zijn van een veilige en compliant operator uw bedrijf openlaten voor onnodig risico en financieel vernietigende storing.

Stappen voor effectieve vlootscreening

Bij het verzamelen van data over nieuwe chauffeurprogramma's, kunnen bedrijfscultuur en individuele bedrijfsbeleid de mate van vlootscreening beïnvloeden die werkelijk vereist is. Maar het is van belang om aan het begin te weten wie de vlootmaatschappij eigenlijk bezit, aangezien de meest waardevolle onderzoeksinformatie vaak van hen komt. Vanaf daar, zouden organisaties altijd moeten verifiëren dat de informatie die een eigenaar verstrekt accurataat en waarachtig is, en eventuele conflicting informatie die rode vlaggen kan ophalen.

Bedrijven zouden Department of Transportation archieven moeten herzien evenals burgerlijke en strafrechtelijke archieven op staat- en federale niveau, aangezien chauffeurs of contractanten betrokken bij geschillen negatief op uw merk kunnen reflecteren. Overweeg mediaberichterstattung te herzien, en klachten ingediend over vlootmaatschappijen en individuen, aangezien ze kritieke intelligence kunnen leveren die niet duidelijk is in openbare archieven.

Technologie voor real-time zichtbaarheid

De implementatie van technologie die zichtbaarheid biedt in de associaties die een leverancier of chauffeur kan hebben met non-compliant bedrijven of hoog-risico individuen, is van gelijke belang. Het vlaggen van leveranciers die eerder geprobeerd hebben het screeningsproces te omzeilen, of het ontvangen van real-time updates en notificaties gerelateerd aan criminele activiteiten of grote verkeersboetes, kunnen de beslissende factoren zijn in chauffeur- of contractant aanstellingsbeslissingen.

Kosten van reactief versus proactief handelen

Stel u voor dat u een werkgever bent die een nieuwe contractant aannemt, en zonder de juiste screening te doen, huurt u een bedrijf dat fraude heeft gepleegd tijdens het opereren onder een andere naam. Bovendien is een van hun werknemers die uw vrachtwagen rijdt, niet goed verzekerd. De kosten van het onderzoeken en beëindigen van dit contract, alsook eventuele juridische of schikkingskosten, zullen ver boven de kosten van het uitvoeren van een initiële onboarding assessement van het bedrijf uitstijgen. Dat is waarom het noodzakelijk is om deze kwesties proactief aan te pakken. Voor elke slechte operator die aan de poort gestopt kan worden, kan een bedrijf $50.000-$100.000 per incident besparen.

Merkreputatie en continuïteit

Omdat elke werknemer of contractant een extensie is van het merk zelf, is het imperatief om de juiste mensen te kiezen om uw bedrijfswaarden te vertegenwoordigen. Wanneer organisaties faalen om proactieve maatregelen te nemen om hun vlooteigenaren en partners te evalueren, kan dit als nalatig worden gezien. Het implementeren van software die alle relevante informatie op één plek aggregeert zodat het screenen van real-time data en betrekkelijke activiteiten niet gesiloëerd is, is cruciaal in het beoordelen van potentiële risico's en dreigingen.

De tijd van criminele achtergrondchecks en chauffeur DUI alerts is voorbij. Dat is niet meer genoeg. Bedrijven zijn afhankelijk van hun chauffeurpools om te garanderen dat het bedrijf kan opereren. Sommigen rapporteren dat als slechts 10% van hun chauffeursvloot ongeschikt blijkt te zijn, ze niet in staat zouden zijn te opereren en aan de behoeften en verwachtingen van hun klanten te voldoen. Het niet aanpakken van beveiligingskwesties met chauffeursvlootten kan grote aansprakelijkheid betekenen voor uw business continuity en merkreputatie.

Laatste mijl en vaccin distributie

E-commerce heeft last-mile logistiek opgeschud op manieren die niemand had kunnen voorspellen, en met de huidige pandemie is er nog meer druk om te garanderen dat pakketten snel, zorgvuldig en veilig worden geleverd. De vaccin distributie die nu gaande is, is een getuigenis daarvan. Of het nu een volledige vrachtwagenlading of klein pakket is, de laatste etappe van de eindlevering is het meest uitdagende deel van elke zending, en verzenders en vervoerders moeten de betrouwbaarheid en betrouwbaarheid van hun chauffeurs garanderen om de merkreputatie te beveiligen.

Thomas Kopecky is mede-oprichter en chief strategy officer van Ontic.