Micro-Onderzoeken: Een Strategische Pad Naar Sterkere Supply-Chain Compliance

De uitdagingen van 2020 houden ernstige implicaties in voor supply-chain compliance en risico in 2021. Vorig jaar testte elk Amerikaans bedrijf, en presenteerde uitdagingen op een schaal die we eerder niet gezien hebben. Veel bedrijven hadden weken, zo niet dagen, om cruciale beslissingen te nemen om hun operaties drijvend te houden. En hoewel snelle acties ongetwijfeld nodig waren op dat moment, zullen de compliance-implicaties van die beslissingen waarschijnlijk verhoogde focus krijgen dit jaar.

Overweeg slechts een handjevol voorbeelden. Vroeg in de pandemie, scharrelden bedrijven en regeringen om kritische persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) te bemachtigen, vaak concurrerend met elkaar voor plotseling scharse hulpbronnen. Sommigen – misschien velen – van die organisaties hadden geen andere optie dan via niet-traditionele kanalen te gaan om de benodigde voorraden te verkrijgen. Als resultaat van de urgentie en verhoogde concurrentie om deze hulpbronnen, werden leveranciers waarschijnlijk niet gevet via traditionele compliance processen, wat veel organisaties blootstelde aan potentiële risico's.

Een paar weken later, begon de federale overheid meer dan 5 triljoen dollar in de Amerikaanse economie te injecteren in een poging om de economische motor van het land draaiende te houden. De omvang van de stimulus was ongekend, niet alleen in schaal maar ook in distributie. In tegenstelling tot de sector-gerichte stimulus na de Grote Recessie van 2007-2008, of geografisch gerichte natuurrampenhulp, bereikte de COVID-19 stimulus bijna elk hoekje van de Amerikaanse economie. En elke keer dat er een stijging is in federale hulpdollar, is er typisch een parallelle stijging in fraude, en uiteindelijk een inspanning om geld terug te vorderen dat de mist in is gegaan.

Ten slotte, met zoveel organisaties die financiële stress ervaren door de pandemie, is er vaak verhoogde druk binnen organisaties om "het schip recht te trekken." Dit omvat inspanningen om incentieven voor verkopers te verhogen, of derde partijen te gebruiken om herstel en groei te drijven. Sectoren die met name hard getroffen zijn, zoals detailhandel, horeca en luchtvaart, lopen bijzonder risico op dit, en zouden verhoogde controle moeten anticiperen.

Verhoogde Compliance Risico's

Uiteindelijk zijn er talloze manieren waarop de gebeurtenissen van 2020 compliance risico's hebben gecreëerd die dit jaar aangepakt moeten worden. Sommige bedrijven mochten snel moeten schakelen naar direct-naar-consument distributie, wat potentiële aansprakelijkheid opent onder data privacy wetten zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA). Organisaties die plotseling PBM voor ziekenhuizen of andere gezondheidszorgentiteiten sourceerden, kunnen ontdekken dat ze moeten voldoen aan Health Insurance Portability and Accounting Act (HIPAA) regulaties, zoals onderworpen zijn aan een business associate agreement (BAA).

Nu factor in de prioriteiten van de inkomende Biden-administratie, wat een andere laag complexiteit toevoegt aan een al uitdagende situatie. Het wordt wijd verwacht dat False Claims Act schendingen verhoogde handhaving zullen zien voor organisaties die zakendoen met de federale overheid, met name in het licht van de Coronavirus Aid, Relief and Economic Security (CARES) Act, Paycheck Protection Program (PPP), en natuurlijk, verdere uitbreiding van stimulus-inspanningen die verwacht worden na de inauguratie. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) handhaving is breed bipartisanschap, en is steady toenemend sinds inwerkingtreding. Het zou niet verrassend zijn om extra handhaving onder de FCPA te zien, met name voor leveranciers die medische voorzieningen en PBM uit het buitenland sourcen. En extra SEC rapportagevereisten, rond supply-chain storingen en kwetsbaarheden blootgelegd door de pandemie, zijn zeker binnen het bereik van mogelijke uitkomsten.

Met zo een dramatische verschuiving in het compliance landschap voor zoveel organisaties, en met potentiële financiële stress geïmpart door de pandemie, moeten organisaties ondervragen in deze risico's op een heel gerichte en kosteneffectieve manier aanpakken. Een hoogst effectieve oplossing is om meer met minder te doen door een benadering genaamd een micro-onderzoek te omarmen.

Het is misschien misleidend om te denken aan een micro-onderzoek als klein. In plaats daarvan is het meer toepasselijk om ervan te denken als hoogst gericht. Het doel van deze benadering is om de meest kritieke documenten voor een specifiek compliance risico snel en kosteneffectief te identificeren. Het doel is niet om alle relevante documenten te vinden, maar om de beste te vinden. Om dit doel te bereiken, is het nodig om diepe zoekexpertise te combineren met geavanceerde zoektechnologieën.

Vaak worden onderzoeken benaderd met twee klonterende tools: traditionele zoekwoorden en machine-learning modellen. Maar zoekwoorden zijn problematisch op twee fronten. Ten eerste, ze zijn over het algemeen te breed, omdat de zoeksyntaxis in veel toonaangevende documentreview-tools ontworpen is met focus op eenvoud, niet robuustheid. Deze over-eenvoud leidt tot zoekopdrachten die te veel documenten teruggeven, wat de onderzoekskosten onbetaalbaar maakt. En tweede, zoekwoorden missen vaak kritieke documenten, en kwaliteitscontroleprocessen vangen de gaten niet altijd op.

Machine-learning modellen, aan de andere kant, zijn vaak niet speciaal goed geschikt voor dit type onderzoeken. Dat is omdat de prevalentie van sleuteldocumenten in dergelijke onderzoeken vaak tamelijk laag is. In tegenstelling tot een litigatiescenario, waar de zaak in een meer volwassen houding is, zoekt een micro-onderzoek vaak naar iets wat bijna per definitie verborgen is, en in veel omstandigheden in zijn vroege stadia. Wanneer prevalentie zo laag is, kunnen machine-learning modellen worstelen om signaal van ruis te onderscheiden. En pogingen om deze modellen te tunen, kunnen grote kosten opleveren, zowel in tijd als geld. Machine-learning modellen hebben zeker hun plaats, maar dit is een situatie waar hun nadelen duidelijk worden.

Technologie Combineren Met Expertise

Een veel effectievere benadering is om technologie met geavanceerde zoeksyntaxis te koppelen aan taalexperts die weten hoe sleutelpatronen in taal te identificeren, en queries te creëren die het kern van de kwestie raken. Waar traditionele zoekwoorden belemmerd zijn door oversimplifieerde zoeksyntaxis beperkingen, kunnen geavanceerde tools de kracht van taalnuances benutten om nauw afgestemde en hoogst effectieve linguïstische zoekmodellen te creëren. En waar machine learning worstelt met lage-prevalentie populaties, kunnen taalexperts een rigoureuze en methodische benadering toepassen die klein begint en groeit, leidend volgen langs belangrijke onderzoekspaden en daadwerkelijke taalpatronen modellerend zoals ze gevonden worden.

Het compliance landschap is misschien zo uitdagend als het ooit is geweest. Maar organisaties die proactief zijn, kunnen deze wildwateren navigeren door hun potentiële risico's zorgvuldig en methodisch te onderzoeken om sterker aan de andere kant te komen.

Eric Pender is engagement manager bij H5, een aanbieder van gevoelige dataclassificatie, beheer en analytics voor corporaties en advocatenkantoren.