Toeleveringsketens versterken tijdens COVID-19: Drie bewezen strategieën

Naarmate de COVID-19-pandemie zich uitbreidde, zijn bedrijven gedwongen hun distributie- en logistieke operaties dienovereenkomstig aan te passen. Voor velen hebben de snelle veranderingen zwaktes onthuld in wat ze geloofden betrouwbare processen te zijn — zorgwekkende breuken onthullend.

Met dramatische verschuivingen in vraag, wisselende toegang tot onderdelen en producten, en veranderende gezondheids- en veiligheidseisen, is het belangrijker dan ooit om een greep te hebben op data van de frontlinie.

De beste manier om met deze veranderende omstandigheden om te gaan, is in realtime te weten wat er gebeurt op de meest kwetsbare aanrakingspunten in uw toeleveringsketen. Dit niveau van inzicht is vereist om tempo te houden met de snel veranderende omgeving, en problemen af te weren die anders het bedrijf kunnen doen verstrikken. Hier zijn drie manieren om velddata te gebruiken om flexibel te blijven tijdens de COVID-19-crisis.

Voorop lopen op kwaliteitsprocessen

Naarmate de vraag naar essentiële goederen toeneemt van zowel u als uw leveranciers, kunnen kwaliteitsprocessen een grote klap ondervangen. U kunt niet verwachten dat hetzelfde aantal werknemers twee keer zoveel spotchecks uitvoert zonder cruciale details te missen. Op dezelfde manier vereist het aannemen van nieuwe, onervaren werknemers om de gaten te vullen dat u extra training uitvoert, en dwingt u kritieke kwaliteitsbeslissingen in ongevette handen te leggen.

Dubbelzoveel geldt dit voor het verzenden van producten vanuit uw eigen distributiecentra en magazijnen. Een grote online retailer vertrouwde op een enkele werknemer om honderden pakaudits per shift uit te voeren. Deze audits zouden ervoor zorgen dat artikelen in nieuwe staat waren en verpakt om schade te voorkomen, maar de minste fout kon resulteren in onbruikbare goederen of geretourneerde producten. Papieren formulieren volstonden niet — audits waren traag, onbetrouwbaar, en verergerden met toenemende vraag. Digitalisering veranderde dit allemaal, door werknemers meer nauwkeurige en betrouwbare tools te geven voor het auditen van uitgaande producten.

Met de vraag naar essentiële goederen die stijgt, is digitalisering vitaal geworden voor het bijhouden van kwaliteitsprocessen zoals AQL (acceptabele kwaliteitslimiet) en pakaudits. Het gebruik van een mobiele app op een smartphone geeft werknemers de mogelijkheid om significant meer zendingen nauwkeurig te beoordelen. Intelligente formulieren kunnen conditionele logica gebruiken om ongetrainde werknemers op het rechte pad te houden, hen alleen relevante informatie te tonen en ze te prikkelen met verwachte standaarden wanneer ze nodig zijn. Belangrijkst van alles, data van de frontlijn draagt direct bij aan slimme, snellere beslissingen voor leiders in uw bedrijf.

Naleving van leveranciers en werknemers monitoren

Het is vooral cruciaal tijdens de COVID-19-pandemie dat werknemers veiligheids- en hygiëneprotocollen volgen. Wassen en desinfecteren van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en werkplekken is essentieel voor de veiligheid van werknemers die uw magazijnen bemannen, alsook voor de continuïteit van het bedrijf. Smartphones en andere handheld apparaten zijn bijzonder vatbaar voor het verspreiden van het virus, en moeten regelmatig worden gereinigd. Naleving niet nakomen zet u, uw leveranciers en uw klanten in gevaar. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat een werknemer opzettelijk schade zal veroorzaken, speelt nalatigheid een significante rol in toeleveringsketensveiligheid.

Er is geen manier om te waarborgen dat werknemers voldoen aan COVID-19-beleid tenzij u ze nauwlettend monitort met dagelijkse controles. Evenzo vereist het bijhouden van leveranciers consistente evaluaties. Data van de frontlijn die u precies vertelt wat er in het bedrijf gebeurt, kan cruciaal zijn tijdens tijden als deze. U moet formulieren creëren om leveranciers- en werknemersgedrag te volgen, en insisten dat ze naar de letter worden ingevuld. Hoewel het makkelijk is dergelijke formulieren te maken, is het niet helemaal zo makkelijk om ze te distribueren en in te zamelen. Digitalisering is de sleutel tot het vereenvoudigen van dit proces.

Door digitale formulieren te gebruiken om hygiënegerelateerd gedrag op cruciale locaties te monitoren, kunt u flexibel blijven en een duidelijk beeld behouden van de risico's waarmee u geconfronteerd wordt. Digitale formulieren kunnen u helpen hygiënerichtlijnen, PBM, en thuisblijfprotocollen, onder andere beleidsregels, te versterken. Ze kunnen ook potentiële symptomen van een uitbraak volgen. Digitale formulieren stellen u in staat om trends in realtime te observeren, en uw reactie dienovereenkomstig te plannen. Proactieve, digitale dataverzameling van de magazijnvloer kan misschien niet volledig nalatigheid of het risico op infectie voorkomen, maar het kan de bijdragende factoren op de lange termijn mitigeren.

Zichtbaarheid en transparantie behouden

De meest cruciale prioriteit die u nu kunt stellen, is het constant evalueren van uw processen. Blijf voorop op veranderende omstandigheden door continue inspecties, audits en controles. Maak een inspanning om te begrijpen wat er in uw toeleveringsketen gebeurt, en wees je bewust dat elk plan dat u maakt tijdelijk kan zijn. Go-to leveranciers kunnen plotseling niet meer beschikbaar of betrouwbaar zijn door het huidige klimaat, dus wees voorbereid om te schakelen. In deze ongekende tijd van verstoring is zichtbaarheid in processen en transparantie met leveranciers de sleutel. Dat is wat data van de frontlijn zo significant maakt: u krijgt een realtime blik op wat er nu in uw bedrijf gebeurt.

Nooit vóór zijn realtime dagelijkse dashboards zo haalbaar geweest. Elke dag geven nieuwsonderdelen informatie vrij die de markt beïnvloedt en, per proxy, uw toeleveringsketen. De prijzen van diverse goederen fluctueren zo snel dat het moeilijk is om een helder beeld te behouden van waar uw toeleveringsketen heen gaat, en hoe u kunt bijsturen. Met dashboards kunt u uw data toepassen en de flexibiliteit krijgen die u nodig hebt om op het juiste pad te blijven.

Dashboards zijn essentiële visuele tools die uw verzamelde informatie in hapklare, begrijpelijke stukjes breken. Ze trekken data uit formulieren, audits en inspecties om eenvoudige en gemakkelijk verteerbare weergaven te creëren van wat er nu in uw toeleveringsketen gebeurt. Wanneer meerdere rode vlaggen non-naleving tonen op de paklijn of met een nieuwe leverancier, weet u dat al voordat het probleem escaleert.

Digitalisering is de sleutel om flexibel te blijven, en het is een cruciale component om te begrijpen wat er op de frontlijn van het bedrijf gebeurt. Als de stof gezwenken is en sociale distantiëring ten einde komt, verwacht geen eenvoudige terugkeer naar normaliteit. Deze drie prioriteiten zullen even significant blijven als ze tijdens de crisis waren.

Alex Brown is de technische editor voor Form.com.