Uw S&OP, data en planningsystemen moderniseren voor toekomstig succes

Voor onze jaarlijkse klantenconferentie in maart hebben we onze agenda grondig herschreven om te focussen op de planningsuitdagingen die de mondiale COVID-19-pandemie met zich meebrengt. Dit jaar waren klantenpresentaties rijk aan taal als 'commerciële overrides', 'exceptionele vraagfiltering' en 'dummy vraag'. Al deze termen beschrijven noodsituaties die een optimale symbiose tussen mensen en geautomatiseerde planningsystemen vereisen.

'Optimale symbiose' klinkt als iets wat iedereen wil — maar wat vereist het eigenlijk?

S&OP-volwassenheid

Onze klanten zouden er nagenoeg eenstemmig instemmen dat aan de menselijke kant, het samenwerkende, cross-functionele plannen en besluitvorming vereist. Zonder uitzondering, die die die symbiotische relatie hebben bereikt, hebben processen zoals sales and operations planning (S&OP, of varianten zoals IBP, SIOP, of SOE) geïmplementeerd.

Een gevestigd S&OP-proces is bijzonder belangrijk tijdens een crisis. Wanneer spanningen hoog lopen, kunnen persoonlijke agenda's, vooroordelen en tijdsdruk het oordeel van een enkel persoon of een geïsoleerd team vertekenen. In vergelijking helpen de controles en balansen die inherent zijn aan het S&OP-proces om plannen te genereren die betrouwbaar, fundeerd zijn en optimale zakelijke resultaten produceren.

Echter, om met succes door een crisisperiode te managen, moet u ver gaan boven wat Gartner definieert als stadia 2-volwassenheid. Het is essentieel een 'inside-out' proces van het verzamelen van historische data uit verschillende bronnen, het consolideren ervan in een spreadsheet, en een maandelijkse vergadering houden om akkoord te gaan over de operationele aanbodplan. Maar om het best te kunnen omgaan met een ontvouwende en ongekende situatie als COVID-19, kunt u niet aanbod-gedreven zijn of op geschiedenis vertrouwen. U moet minstens op stadia 4 zijn, met een 'outside-in' proces van in staat zijn om vraagsignalen te lezen en te leren om nauwkeurige voorspellingen te maken.

Om de uitzonderingen die in crises rijzen aan te pakken, moet u ook een grote verscheidenheid aan stakeholders betrekken bij S&OP. Marketing betrekken creëert bijvoorbeeld kansen om vraagvormende activiteiten te introduceren zoals promoties om overvoorraden aan te pakken. Nieuwe productontwikkeling (NPD) betrekken helpt het team beslissen of nieuwe items gelanceerd moeten worden om klanten in een crisis te ondersteunen, en ook de impact hiervan op vraag, strategische inkoop en operationele en logistieke capaciteit te beoordelen.

Datavolwassenheid

Voordat we systemen aanspreken, laten we naar de basis gaan en praten over datahygiëne. Als u een crisis binnen gaat met vuile data die bevooroordeeld, onnauwkeurig, onjuist gesegmenteerd, of in het verkeerde formaat is, zult u de situatie nooit voorop lopen. Er zijn simpelweg te veel complexiteiten om mee te dealen zodra een crisis gaande is. Hier zijn slechts een paar scenario's die onze klanten tijdens COVID-19 tegenkwamen, die allemaal vertrouwen op goede datahygiëne voor besluitvorming:

• Plannen voor verse levensmiddelen en geneesmiddelen die koude transport en opslag vereisen.
• Hoe alle klanten te bedienen als sommige hamsteren — of waarschijnlijker, 'et iets extra' kopen.
• Obsolescentie en afval minimaliseren als gevolg van knelpunten in een just-in-time toeleveringsketen.
• Tekorten aan 'ver-afgezette' materialen en eindproducten.
• Veranderingen in het distributienetwerk en verkoopkanalen; bijvoorbeeld gesloten winkels of 'donker winkels' als mini-magazijnen gebruiken om de piek in online verkopen aan te pakken.
• Hoe te plannen voor terugkeer naar 'normaal'.

In een crisis ziet u echt de voordelen van een breed scala aan databronnen, gesegmenteerd door vraagsignaal en afwijkingspatroon, die in uw plannen worden meegenomen. Dit omvat het uitbreiden van traditionele bedrijfsdatabronnen om externe, causale informatie op te nemen zoals weersvoorspellingen, klantsentiment in social media feeds, en locatiedata. Hoe meer diverse databronnen u in uw plannen kunt integreren, hoe nauwkeuriger uw voorspellingen zullen zijn.

Planningsystemen

Ten slotte, als u diverse en big data gaat meenemen, kunt u zeker niet vertrouwen op spreadsheets en oude planningsystemen die historische data gebruiken, en gedateerde en simplistische methodologieën als gewogen bewegende gemiddeldes. Deze systemen zijn niet geschikt voor de complexiteiten van modern zakendoen, laat staan een crisis. Het is tijd om ze in een museum te zetten!

De heilige graal van S&OP is stadia 5, wat volgens Gartner omvat 'een beweging naar algorithmische SCP [supply chain planning] met toepasselijke automatisering van cruciale elementen van besluitvorming.' Wij hebben lang geadvocateerd dat voorspellingen zo geautomatiseerd mogelijk moeten zijn, zodat mensen betrokken bij plannen vrijgekomen worden om contextuele kennis van uitzonderlijke en veranderende omstandigheden toe te passen — in sommige gevallen, om de voorspellingen te overschrijven en aan te passen.

Met deze extra vrijgekomen tijd, waarom niet profiteren van een van de grootste krachten van S&OP: het gebruik van scenario-plannen om 'wat-als' modellen van diverse vraag- en aanbodverstoringen te creëren? Op die manier, wanneer de data begint te suggereren dat u afdwaalt naar een van die scenario's, heeft u al een cross-functioneel plan uitgewerkt. Dit stelt u in staat om sneller te reageren op marktveranderingen, en ideaal een competitief voordeel te behalen door de snelere reactie.

De beste software om S&OP te ondersteunen gebruikt 'stochastische' of kansvoorspellingsmethoden, die werken als weersvoorspellingssystemen, een reeks mogelijke resultaten biedend, gewogen rond de meest waarschijnlijke.

Hieronder volgen enkele uitzonderingsplanningsverhalen over COVID-19.

Ulabox: tegemoetkomen aan stijgende vraag voor thuisbezorging voedsel

Voor sommige bedrijven bracht COVID-19 piekvraag met zich mee. Ulabox, de eerste puur online supermarkt in Spanje, reageerde efficiënt op uitzonderlijke vraagpieken. Het bedrijf was in staat om de impact van veranderingen op verzendtijden, capaciteitsbeperkingen, houdbaarheidszorgen en andere factoren in zijn multi-echelon omgeving te begrijpen. Door één ding te veranderen — in dit geval de voorspelling — begrijpt het systeem hoe te voorraden en waar problemen kunnen ontstaan. Deze 'commerciële override' capaciteit helpt Ulabox het doelserviceniveau voor al zijn 'A-klasse' producten te halen, zelfs in crisisomstandigheden.

Franke: samenwerken om vraag beter te begrijpen

Franke, een keukenapparatenfabrikant gevestigd in Zwitserland, gebruikt geavanceerde planningssoftware in meer dan 50 wereldwijde regio's. Om zijn S&OP-proces te ondersteunen, trekt het diverse mogelijkheden aan om toeleveringsketenverstoringen te minimaliseren, inclusief commerciële overrides, uitzonderlijke vraagfiltering, dummy vraag toevoegen, en rekening houden met de gedeeltelijke sluiting van verkoopkalenders. Deze functies hebben Franke in staat gesteld om een nauwkeurigere voorspelling te genereren midden in extreme vraagveranderingen.

Deze aangepaste voorspellingswaarden worden gedeeld via een 'collaboratiehub', waar regionale markten twee dagen hebben om de aangepaste voorspellingen voor hun regio's fijn te zetten voordat de commerciële overrides terug worden geïmporteerd in het planningsysteem.

McDonald's Mesoamérica: restaurantuitdagingen aanpakken

De impact van COVID-19 op restaurants is significant. Voor McDonald's Mesoamérica zijn de primaire uitdagingen vermindering in volume en voorspellingsonzekerheid. Het team moet ook uitzonderlijk hoge serviceniveaus halen terwijl het bederfbare producten beheert. Het bedrijf kan alle voorraad per magazijn, locatie en item in near-realtime zien. Het kan ook consolideren per regio voor categorieën, of het nu rundvlees, zuivel of bakkerijproducten is; in het zuiden of noorden, of in een land of een enkel magazijn.

Het team werkt momenteel aan kortetermijnvoorspelling. In plaats van te vertrouwen op vier jaar informatie, gebruiken ze twee dagen informatie om de realiteiten van COVID-19 te modelleren. Deze tools hebben het bedrijf hoogst efficiënt gemaakt in het nemen van cruciale beslissingen.

De volwassenheid van uw S&OP, data en planningssoftware vergroten is niet alleen voor het managen door crises. Het zal uw bedrijf veerkrachtig, competitief en klaar maken voor alles — inclusief in staat zijn om te profiteren van, en te profiteren van, positieve marktveranderingen.

David Barton is general manager voor Noord-Amerika bij ToolsGroup.