5 Essentiële Spend-Analytics Metrics voor Inkoopmanagers

Als je onlangs een organisatie bent binnengekomen of in een nieuwe rol bent gegaan die direct gerelateerd is aan inkoop, kan het uitdagend zijn om te weten waar je moet beginnen. Zelfs als je al een tijdje in de rol zit, kan de wirwar van dagelijkse activiteiten je afleiden van een sterke holistische blik op de relatie van je organisatie met de leveranciersbasis.

Er zijn honderden waardevolle metrics om de supply chain van je bedrijf beter te begrijpen. Maar als elke professional heb je beperkte tijd, en rapportageverzoeken kunnen je team afleiden van cruciale activiteiten. Als je in inkoop zit en probeert de commodity of categorie die je toegewezen is beter te begrijpen, is het begrijpen van de cijfers met name belangrijk om goed te starten.

Hier zijn de top vijf spend-analytics maten, samen met hoe ze te definiëren, waar ze te vinden zijn, en welke impact ze op je bedrijf hebben:

Totale Leveranciersuitgaven

Vanaf het begin heb je een betrouwbare bron nodig om totale leveranciersuitgaven te tracken (wat dingen als werknemersbetalingen niet omvat) en een datum die je consistentie in rapportage toestaat. Het kan verleidelijk zijn om rapporten puur op goedgekeurde inkooporders te draaien, maar dit is misschien niet inclusief van verschillende betaalmethoden, zoals inkooppassen en leveranciers die betaald worden als onderdeel van een transactie - niet te spreken over facturen die misschien nog niet betaald zijn.

Betrek je finance-partner om de bedrijfsstandaard te bepalen voor het beschouwen van iets als een leverancierskost, en je cijfer af te stemmen met de grootboekdata en -categorieën van het bedrijf. Zorg ervoor dat je rekening houdt met meerdere systemen en de bedrijfsstructuur, met een oog op recente fusies of overnames. Dit is een cijfer waar je zeker van moet zijn, vooral als je het in de buurt van topmanagers gaat noemen. Dit zou voor al de volgende spend analytics metrics als fundamentele regel moeten gelden.

Met totale leveranciersuitgaven moet je jezelf vragen: Hoe groot is de taart? Hoeveel bedrijven dekt het, en hoeveel systemen van record? Hoe moeilijk was het om te krijgen?

Deze antwoorden helpen je de complexiteiten te begrijpen die inkoop moet navigeren om zijn doelen te bereiken, en hoe moeilijk het kan zijn om beleid toe te passen op de organisatie.

Als je echt wilt indrukken, moet je ook weten hoe dit cijfer staat als percentage van de omzet van je organisatie, en hoe dat zich verhoudt tot industriestandaarden.

Directe vs. Indirecte Uitgaven

In de eenvoudigste termen, verwijst directe uitgaven naar aankopen die direct geïntegreerd zijn in de producten van je bedrijf, en indirecte zijn die dat niet zijn. Het is breed begrepen in productie en detailhandel, maar kan moeilijker te definiëren zijn in andere industrieën, vooral diensten. Als je bedrijf zijn klantverplichtingen nakomt via subcontracting, of als een leveranciersproduct direct herverkocht wordt aan je klanten, moet je dit als een directe kostenpost beschouwen. Directe uitgaven moeten zorgvuldiger gesourced worden, in nauwe samenwerking met productontwerpers, maar het kan grote kansen vertegenwoordigen bij het overwegen van de supply chain. (Lean/Six Sigma-benaderingen leveren vaak geweldige resultaten). Het is erg belangrijk dat je inkoop- en sourcingteam de impact van hun beslissingen op de kwaliteit van het product dat je aan je klanten levert, begrijpt.

Indirecte uitgaven is waar je substantiële besparingsuitdagingen kunt aan - de dingen die je bedrijf koopt om zijn operaties te ondersteunen. Dit is vaak minder industrie-specifiek en rijp voor besparingen als je de markt benut. Probeer je niet alleen op de strategische uitgaven te richten, maar kijk ook helemaal naar beneden in het rapport naar je tail spend - de 20 procent van de uitgaven die meestal verdeeld is over 80 procent van je leveranciers.

Eindconclusie, je moet begrijpen wat voor percentage van je uitgaven direct en indirect is, en in staat zijn al de volgende metrics voor beide te splitsen.

Beïnvloebare en Beheerde Uitgaven

Beïnvloebare uitgaven zijn uitgaven die inkoop de mogelijkheid heeft te veranderen, ofwel door onderhandeling, andere leveranciers te kiezen of vraag te veranderen. Dit is primair een organisatorische beslissing die significant varieert tussen bedrijven en leiderschappen. Leningsbetalingen, huur- of leasebetalingen, werknemersvergoedingen, liefdadigheidsdonaties, portokosten, belastingen en meer kunnen in gebieden vallen die leiderschap heeft gemarkeerd als "buiten bereik" voor inkoop. Soms is dit een verrassend gesprek, waar aannames kostbaar kunnen zijn.

Beheerde uitgaven is het bedrag aan uitgaven dat inkoop daadwerkelijk in handen heeft. Dit wordt meestal gedefinieerd als uitgaven onder contract, maar eigenlijk vertegenwoordigt het elke transactie waar inkoop betrokken was bij de sourcing of onderhandeling.

Strategische Leveranciers

Strategische leveranciers zijn een combinatie van je hoogste-uitgaven leveranciers en degene waarop je bedrijf afhankelijk is om producten of diensten aan haar klanten te leveren. Je moet vertrouwd zijn met de totale uitgaven, geleverde commodities, aantal afdelingen die inkopen bij de leveranciers, en, het meest belangrijk, het risico dat die leveranciers poseren voor de operaties van je bedrijf. Dit zijn de leveranciers wier prestaties echt ertoe doen voor de operaties, beveiliging en reputatie van je organisatie.

Als minimum, beoordeel de leveranciers die 80 procent van je aankopen leveren. Je kunt verrast zijn hoeveel er weinig zijn. Vanaf daar, betrek je risico- of business continuity-partners om te begrijpen hoe zij denken over leveranciersrisico, en wie zij de meest kritische leveranciers achten voor elke organisatie of zakelijke eenheid.

Tail Spend

Aan de andere kant van je strategische leveranciersdata is de staart. Deze aankopen vertegenwoordigen slechts 20 procent van je uitgaven, maar vaak 80 procent of meer van je leveranciersaantal. De staart kan zowel een productiviteitskiller zijn als een geweldige manier om geld te besparen. Is er een manier voor je om je tail spend-beheer te automatiseren en leveranciers te consolideren? Tail spend is een geweldige plek om te kijken naar automatiseringskansen.

Vragen om jezelf te stellen: Hoe werkt je bedrijf momenteel om dit te managen? Gebruikt het catalogi, en zo ja, drijven ze daadwerkelijk de kosten naar beneden? Hoeveel tijd wordt besteed aan "papier duwen" om deze kleine-dollar transacties te managen?

Goede data kan bedrijven helpen zo veel als 12 procent op hun tail spend te besparen. Maar ongeacht je uitgavengebied, het begrijpen van top spend analytics en metrics zal je toestaan slimmere inkoopbeslissingen te maken en risico's te mitigeren.

Erin McFarlane is head of strategy and execution voor Fairmarkit.