Top vijf uitgavenanalysemaatregelen voor inkoopmanagers

Als u onlangs bij een organisatie bent gekomen of naar een nieuwe rol bent verhuisd die rechtstreeks verband houdt met inkoop, kan het een uitdaging zijn om te weten waar u moet beginnen. Zelfs als u de functie al een tijdje bekleedt, kan de wervelwind van dagelijkse activiteiten u afleiden van een sterk holistisch beeld van de relatie van uw organisatie met de leveranciers.

Er zijn honderden waardevolle statistieken om u te helpen de supply chain van uw bedrijf beter te begrijpen. Maar zoals elke professional heeft u beperkte tijd en rapportageverzoeken kunnen uw team afleiden van kritieke activiteiten. Als u zich bezighoudt met inkoop en probeert de goederen of categorie die u is toegewezen beter te begrijpen, is het vooral belangrijk om de cijfers te begrijpen om een ​​goede start te maken.

Hier zijn de top vijf van uitgavenanalysemaatregelen, samen met hoe u ze kunt definiëren, waar u ze kunt vinden en welke impact ze hebben op uw bedrijf:

Totale uitgaven van leveranciers

Vanaf het begin heeft u een betrouwbare bron nodig om de totale uitgaven van leveranciers bij te houden (waaronder zaken als betalingen van werknemers niet inbegrepen) en een datum waarmee u consistent kunt rapporteren. Het kan verleidelijk zijn om alleen rapporten uit te voeren over goedgekeurde inkooporders, maar dit is mogelijk niet inclusief verschillende betalingsmethoden, zoals inkoopkaarten en leveranciers die worden betaald als onderdeel van een transactie, om nog maar te zwijgen van facturen die mogelijk niet zijn betaald.

Neem contact op met uw financiële partner om de bedrijfsnorm te bepalen om iets als leverancierskosten te beschouwen en om uw nummer af te stemmen op de grootboekdatums en -categorieën van het bedrijf. Houd rekening met meerdere systemen en de bedrijfsstructuur en houd recente fusies of overnames in de gaten. Dit is een nummer waar je stevig in moet zijn, vooral als je het gaat noemen in het gezelschap van leidinggevenden. Dit zou als basisregel moeten gelden voor alle volgende statistieken voor uitgavenanalyse.

Met de totale leveranciersuitgaven moet u zich afvragen:hoe groot is de taart? Hoeveel bedrijven dekt het en hoeveel registratiesystemen? Hoe moeilijk was het om te krijgen?

Deze antwoorden helpen u de complexiteit te begrijpen waarmee inkoop moet navigeren om zijn doelstellingen te bereiken, en hoe moeilijk het kan zijn om beleid tegen de organisatie toe te passen.

Als je echt indruk wilt maken, moet je ook weten hoe dit getal zich verhoudt tot een percentage van de omzet van je organisatie, en hoe dat zich verhoudt tot de industriestandaarden.

Directe versus indirecte uitgaven

In de eenvoudigste bewoordingen verwijzen directe uitgaven naar aankopen die rechtstreeks in de producten van uw bedrijf zijn verwerkt, en indirecte zijn aankopen die dat niet zijn. Het wordt algemeen begrepen in de productie en de detailhandel, maar kan moeilijker te definiëren zijn in andere sectoren, met name in de dienstensector. Als uw bedrijf zijn klantverplichtingen nakomt via onderaanneming, of als een product van een leverancier rechtstreeks aan uw klanten wordt doorverkocht, moet u dit als een directe uitgave beschouwen. Directe uitgaven moeten zorgvuldiger worden ingekocht, in nauwe samenwerking met productontwerpers, maar het kan grote kansen bieden als het gaat om de toeleveringsketen. (Lean/Six Sigma-benaderingen leveren vaak geweldige resultaten op). Het is erg belangrijk dat uw inkoop- en sourcingteam de impact begrijpt van hun beslissingen op de kwaliteit van het product dat u aan uw klanten levert.

Indirecte uitgaven zijn waar u substantiële besparingsuitdagingen kunt aangaan - de dingen die uw bedrijf koopt om zijn activiteiten te ondersteunen. Dit is vaak minder branchespecifiek en rijp voor besparingen als u gebruik maakt van de markt. Probeer niet alleen te focussen op de strategische uitgaven, maar kijk ook helemaal naar beneden in het rapport naar uw laatste uitgaven:de 20 procent van de uitgaven die gewoonlijk worden verdeeld over 80 procent van uw leveranciers.

Het komt erop neer dat u moet weten welk percentage van uw uitgaven direct en indirect is, en dat u alle volgende statistieken voor beide moet kunnen uitsplitsen.

Beïnvloedbare en beheerde uitgaven

Beïnvloedbare uitgaven zijn uitgaven die inkoop kan veranderen, hetzij door middel van onderhandelingen, het kiezen van verschillende leveranciers of een veranderende vraag. Dit is in de eerste plaats een organisatorische beslissing die aanzienlijk verschilt tussen bedrijven en leiderschap. Leningbetalingen, huur- of leasebetalingen, vergoedingen van werknemers, donaties aan liefdadigheidsinstellingen, portokosten, belastingen en meer kunnen vallen op gebieden die door het leiderschap zijn aangemerkt als "buiten de grenzen" voor inkoop. Soms is dit een verrassend gesprek, waarbij aannames kostbaar kunnen zijn.

Managed spend is het bedrag dat inkoop daadwerkelijk in handen heeft. Dit wordt meestal gedefinieerd als uitgaven onder contract, maar het vertegenwoordigt in werkelijkheid elke transactie waarbij inkoop betrokken is geweest bij de sourcing of onderhandeling.

Strategische leveranciers

Strategische leveranciers zijn een combinatie van uw leveranciers die het meeste uitgeven en degenen van wie uw bedrijf afhankelijk is om producten of diensten aan zijn klanten te leveren. U moet bekend zijn met de totale uitgaven, de geleverde goederen, het aantal afdelingen dat inkoopt bij de leveranciers en, belangrijker nog, het risico dat deze leveranciers vormen voor de activiteiten van uw bedrijf. Dit zijn de leveranciers wiens prestaties er echt toe doen voor de bedrijfsvoering, beveiliging en reputatie van uw organisatie.

Bekijk ten minste de leveranciers die 80 procent van uw aankopen leveren. Het zal je misschien verbazen hoe weinig er zijn. Neem van daaruit contact op met uw risico- of bedrijfscontinuïteitspartners om te begrijpen hoe zij denken over leveranciersrisico's en wie zij beschouwen als de meest kritieke leveranciers voor elke organisatie of bedrijfseenheid.

Staartuitgaven

Aan de andere kant van uw strategische leveranciersgegevens zit de staart. Deze aankopen vertegenwoordigen slechts 20 procent van uw uitgaven, maar vaak 80 procent of meer van uw leveranciers. De staart kan zowel een productiviteitsmoordenaar zijn als een geweldige manier om geld te besparen. Is er een manier om het beheer van uw tail-spends beter te automatiseren en leveranciers te consolideren? Tail spend is een geweldige plek om naar automatiseringsmogelijkheden te zoeken.

Vragen die u uzelf kunt stellen:Hoe probeert uw bedrijf dit momenteel te beheren? Maakt het gebruik van catalogi, en zo ja, verlagen ze daadwerkelijk de kosten? Hoeveel tijd wordt er besteed aan het "papieren duwen" om deze kleine dollartransacties te beheren?

Met goede data kunnen bedrijven tot wel 12 procent besparen op hun tail-uitgaven. Maar ongeacht uw uitgavengebied, kunt u met inzicht in de beste uitgavenanalyses en -statistieken slimmere aankoopbeslissingen nemen en risico's beperken.

Erin McFarlane is hoofd strategie en uitvoering voor Fairmarkit.