Toeleveringsketen betalingsinefficiënties elimineren met automatisering

Een wereld zonder toeleveringsketens zou er helemaal niet uitzien als de wereld die we vandaag kennen. Maar een wereld zonder gestroomlijnde betalingen doorheen die toeleveringsketen is gewoon de wereld waarin we leven.

Er is een al te veelvoorkomende disconnect tussen hooggeautomatiseerde, efficiënte leveranciersstromen en de zeer handmatige, papierzware accounts-payable (AP) processen die gebruikt worden om die leveranciers te betalen. Dit heeft geleid tot een gebroken systeem, tot op het punt dat 61% van de bedrijven stijgende toeleveringsketmanagementkosten als hun nummer-een uitdaging noemt. Een verdere 50% zegt dat één op de tien betalingen aan leveranciers te laat uitgaat door handmatige processen, wat verdere druk zet op relaties met sleutelleveranciers.

Die stress heeft echte zakelijke gevolgen.

Volledige 97% van de organisaties maken nog steeds chequebetalingen aan een deel van hun leveranciers, volgens de 2019 AFP Electronic Payments Survey, en die betalingen zijn kwetsbaarder dan elk ander type voor fraude en dure fouten.

De reputatieschade van fraude en de kosten van trage, verouderde betalingen kunnen al het werk dat bedrijven hebben gedaan om hun toeleveringsketens te moderniseren en leveranciers te verheugen, ondermijnen.

Er zijn betere wegen vooruit, echter. In een industrie waar het handhaven van een gezonde toeleveringsketen cruciaal is om bedrijfsonderbreking en gerelateerde verliezen te voorkomen, kan het betalen van leveranciers op tijd en in hun gewenste formaat die relaties versterken en een ononderbroken toeleveringsketen garanderen. Zulke voordelen, plus verminderde kosten en inefficiënties voor organisaties die betalingen doen, zijn de redenen waarom zoveel AP-afdelingen nu focussen op het automatiseren van factuur-naar-betalen processen.

Een revolutie voor back-office processen is net zo belangrijk als die al gaande voor productie, en dat begint met AP-automatisering.

Met de juiste financiële technologie of bankpartner op zijn plaats, is de overgang naar betalingsautomatisering veel minder intimidderend dan het automatiseren en stroomlijnen van een toeleveringsketen. De ideale oplossing stelt de AP-afdeling in staat om bestaande boekhoudsystemen en bankrelaties te benutten, om alles te stroomlijnen en digitaliseren van factuuraanmaak tot betaling door de toeleveringsketen heen. Met de juiste betalingsmix, kunnen leveranciers voordelen realiseren van het gemak en de flexibiliteit van virtuele kaart of geautomatiseerde clearing house (ACH) betalingen. Wat meer is, kan de organisatie profiteren van een nieuwe bron van contanten via rebates verdiend op deze transactietypes.

De capaciteit van leveranciers om hun debiteurenproces te stroomlijnen en snellere toegang tot contanten te krijgen, is een bijproduct van het juiste crediteurenproces. Organisaties die overstappen op elektronische betalingen, kunnen aanzienlijk verbeterde remittance data aanbieden in de gewenste formaten van hun leveranciers, inclusief Corporate Trade Exchange (CTX), custom accounts receivable (AR) bestanden, en e-mails. Die gemakken maken het veel makkelijker voor leveranciers om contanten toe te passen wanneer elektronische betaling ontvangen wordt, en stellen verbeterde AR-rapporteringsmogelijkheden in, wat waarde toevoegt aan de koper-leverancierrelatie op een manier die niet mogelijk is via alleen cheques.

Het duurt niet lang voordat elektronische betalingen ROI tonen voor organisaties, ook, aangezien de kosten geassocieerd met het implementeren van digitale betalingen vaak gecompenseerd worden door verdiende rebates, besparingen door het automatiseren van sleutelprocessen, en efficiëntiewinst door sleutelpersoneel minder tijd te laten besteden aan handmatige taken.

Misschien het grootste voordeel voor zowel betaler als leverancier is het feit dat betere betalingbeveiliging komt met AP-automatisering. Elektronische, auditeerbare factuuraanmaak en goedkeuringsworkflows helpen frauduleuze facturen te voorkomen of zichtbaarheid te bieden. Elektronische betalingen dragen het voordeel dat ze veel moeilijker te wijzigen, om te leiden, of anderszins blootgesteld te zijn aan fraude. In het geval van virtuele kaartbetalingen die een eenmalig nummer voor een exact bedrag gebruiken, krimpen de kansen op een betaling te worden onderschept nog verder.

Een gesofistikeerde betalingspartner zou ingebouwde monitoring moeten hebben die dreigingen kan identificeren, onbevoegde fondsenverplaatsingen kan stoppen, en gevoelige leveranciersbankinformatie op een veilige manier kan bewaren, zodat de organisatie dat niet hoeft te doen. Gegeven de zeer reële en zware kosten geassocieerd met fraude - en gegeven dat de meeste bedrijven ten minste een fraude poging in de afgelopen twee jaar rapporteren - zijn dit geen kleine voordelen.

Overweging al de voordelen van AP-automatisering, waarom is adoptie niet wijderspreid? Zoals het geval is met de meeste significante veranderingen, heeft het veel te maken met waargenomen kosten, misconcepties rond de moeilijkheid van implementatie, en inertie rond huidige processen.

Feitelijk draaien de top zorgen van AP-personeel meestal om de kosten en tijd geassocieerd met implementatie. Hier ook, zijn AP-automatiseringsoplossingen zo gesofistikeerd geworden dat lange, IT-intensieve rollouts een ding van het verleden worden. Ze hebben de tijd tussen het committen tot een oplossing en het realiseren van de voordelen ingekort.

Met de technologie en zakelijke intelligentie beschikbaar vandaag, kunnen de zakelijke betalingen die toeleveringsketens branden, net zo digitaal getransformeerd zijn als andere stukken van toeleveringsketoperaties. De druk om kosten te verlagen, het bedrijf te beschermen tegen fraude, en alles wat dagelijks gedaan wordt te stroomlijnen, wijst naar één duidelijke oplossing: een digitale transformatie van de AP-processen.

Bill Wardwell is vicepresident strategie en product bij Bottomline Technologies.