Kostenonderhandelingen met bestaande leveranciers meesteren – Een praktische gids

Leveranciers spelen een sleutelrol in inkoop, en hun kosten hebben een grote invloed op bedrijven zijn welzijn. Om te beginnen met kosten snijden bij bestaande leveranciers, zouden bedrijven zich moeten richten op het verbeteren van hun relaties.

Leveranciers ondervragen

Uw leveranciers kunnen een geweldige bron van informatie zijn om te begrijpen hoe uw bedrijf opereert, en hoe u kosten kunt verwijderen. Wat zinvol is vanuit uw perspectief, is misschien niet altijd zinvol vanuit een leveranciersperspectief, en misschien heeft uw bedrijf sommige vereisten of structuren die kosten voor leveranciers toevoegen.

Om waardevolle feedback van leveranciers te vangen, overweeg een enquête waar u hen specifiek vraagt om gebieden van potentieel om kosten te verwijderen te identificeren. In de enquête kunt u vragen stellen als:

1. Stel een proces of vereiste voor die we u opleggen die we kunnen beëindigen om kosten te verwijderen.
2. Stel producten/diensten voor die we vandaag kopen die in een eenvoudigere vorm of met een eenvoudigere (meer gestandaardiseerde) specificatie tegen een lagere prijs gekocht kunnen worden.
3. Laat ons weten hoeveel we productprijzen kunnen reduceren als we onze betalingstermijnen aan u met 14 dagen reduceren?
4. Deel uw ideeën over hoe we onze gezamenlijke processen kunnen vereenvoudigen en kosten verwijderen.

Door deze feedback van leveranciers te verzamelen, krijgt u een 'ideeëncatalogus' die u kunt beginnen te analyseren. Er zullen waarschijnlijk veel suggesties zijn die niet geïmplementeerd kunnen worden, maar er zullen ook ideeën zijn die u nooit had bedacht die grote kostenbesparingen kunnen genereren.

U kunt de bovenstaande enquête uitvoeren met e-mails en een Excel-gebaseerde vragenlijst, of een ander handmatig hulpmiddel of SRM-software met de optie om vragenlijsten voor leveranciers te creëren.

Munitie verzamelen

Voor geselecteerde leveranciers kan het nodig zijn om een zwaardere onderhandelingsproces te betreden om lagere prijzen te bereiken.

Om uw gewenste resultaat te bereiken, moet u volledig voorbereid zijn met alle data en feiten die u toegang kunt krijgen. Dit betekent dat u het volgende moet verzamelen:

1. Hoe heeft uw bestedingsontwikkeling zich ontwikkeld? Als het toegenomen is, kunt u dit als argument gebruiken voor het vragen van betere prijzen.
2. Hoe heeft levering en kwaliteitsprestatie zich ontwikkeld? Als de leveranciers onderpresteert, kan het een argument zijn voor het eisen van een terugbetaling nu voor het handhaven van de zakelijke relatie, of u kunt zoeken naar betere termijnen vooruitgaand.
3. Hoe tevreden/ontevreden zijn uw stakeholders met de leverancier? Als u negatieve feedback van stakeholders krijgt, kan het een goed reden zijn om druk op de leverancier te zetten om u betere prijzen aan te bieden, aangezien de leverancier problemen creëert in de samenwerking, wat op zijn beurt geassocieerde kosten met zich meebrengt.

Om stakeholder feedback van uw organisatie over de leveranciers die u een heronderhandelingsproces op wilt lopen, te verzamelen, kunt u het volgende doen:

1. Identificeer de leveranciers die geëvalueerd moeten worden. Initieel, houd het simpel en neem maximaal 20 leveranciers op in een enquête. Later kunt u altijd uitbreiden naar meer leveranciers.
2. Identificeer de interne stakeholders die de geselecteerde leveranciers moeten evalueren. Voor elke stakeholder identificeren welke strategische leveranciers ze elk kunnen/moeten evalueren. Weer, houd het simpel en later kunt u het aantal betrokken stakeholders uitbreiden.
3. Identificeer welke criteria/vragen de leveranciers geëvalueerd moeten worden door uw stakeholders. Dit kunnen vragen zijn (te beoordelen op een schaal van 1=Helemaal Oneens tot 5=Helemaal Eens) zoals:
   • De leverancier is makkelijk om mee te werken
   • De leverancier voegt geen kosten toe aan onze operaties
   • De leverancier lost problemen zonder vertraging op
   • De leverancier biedt ons de ondersteuning die we nodig hebben om effectief te werken
4. Maak de enquête en stuur het naar de stakeholders om te beantwoorden. U kunt dit doen met Excel, of een geautomatiseerde oplossing.
5. Wanneer stakeholders geantwoord hebben, maak één leveranciersrapport voor elke leverancier. In het rapport zorg ervoor dat u de leveranciers rankt zodat u slechte ranking als argument voor betere prijzen kunt gebruiken.
6. Bij de heronderhandelingstafel gebruik al de verzamelde data en feiten om argumenten te creëren die u helpen betere prijzen of betere termijnen te krijgen.

Lars Kuch Pedersen is oprichter van LeanLinking.