De heropleving van reverse auctions: Leveranciers machtigen in prijsstrijd

Leveranciers die op al dunne marges bestaan, vrezen om op prijs afgedrukt te worden door machtige kopers. Waarom zouden ze reserve auctions omarmen, die eindigen met het toekennen van contracten aan de goedkoopste bieder?

Traditionele veiling drijven de prijs van een object of dienst omhoog tot er nog één hoge bieder overblijft. Reverse auctions laten de prijzen in de tegenovergestelde richting gaan, met verkopers die concurreren om het voorrecht te accepteren het minst bedrag voor de aangeboden merchandise.

De laatste benadering is bekritiseerd als het ondermijnen van langdurige relaties tussen leveranciers en kopers. Als prijs het enige criterium is, hoe kunnen kwaliteit, vertrouwen en value-added services dan onderdeel zijn van de vergelijking?

In het tijdperk van big data en cloud computing moedigen sommige softwareleveranciers leveranciers en kopers aan om een frisse blik te werpen op reverse auctions. Ze argumenteren dat de techniek in feite zorgen buiten prijs kan accommoderen, en tot sterkere relaties tussen de twee partijen kan leiden — zelfs terwijl kopers hun uitgaven optimaliseren. Volgens sourcing- en procurementsoftware-provider ScoutRFP staan procurement teams vandaag de dag 12 tot 24 procent te besparen door het gebruik van reverse auctions.

Wat is er veranderd sinds reverse auctions als anathema voor leveranciers gegolven werden? Een deel ervan kan te maken hebben met een generatieshift. Chris Wada, vice president of product bij ScoutRFP, claimt dat 95 procent van de procurement-leiders tussen de 30 en 44 jaar vertrouwen op reverse auctions. Naturellijk data-gedreven, worden die individuen getrokken naar de praktijk omdat het meetbare resultaten oplevert, zegt hij.

De aantrekkingskracht van moderne reverse auctions komt neer op drie waargenomen voordelen: eenvoud, zichtbaarheid, en de kans op realtime samenwerking tussen kopers en leveranciers. Aangeboden onder een software-as-a-service model, is het instrument relatief gemakkelijk te gebruiken, zegt Wada. Bovendien biedt het snelle feedback op offertes.

"In het verleden," zegt hij, "had je die ervaring niet. Het voelde alsof je door de moties ging." Bieden vereiste vaak uitgebreide heen-en-weer communicatie via e-mail en telefoon. Reacties konden vertraagd raken tot het punt dat een eligibele leverancier een bod miste.

Wada insisteert dat de huidige reverse auctions niet exclusief op prijs gericht zijn, zeker niet wanneer het gaat om het kwalificeren van leveranciers voor deelname aan een bod. Kopers smalen het veld in door een verscheidenheid aan criteria, inclusief kwaliteit, servicelevel en graad van innovatie.

Noch is prijs de enige finale determinant. De capaciteit van de leverancier om met de koper te collaboreren over de levensduur van de relatie is een sleutelfactor in die keuze, zegt Wada. Zo is de status van een incumbent leverancier, gegeven de hoofdpijn die betrokken is bij het switchen van sourcing.

Voor de koper komen de besparingen deels door de verhoogde waarschijnlijkheid om de juiste leverancier aan het begin te kiezen. Het uitwisselen van een suboptimale leverancier impliceert significante kosten, merkt Wada op. Bovendien zijn administratieve kosten lager omdat het minder tijd en middelen kost om veiling te draaien met de nu beschikbare softwareplatforms. Tenslotte, zegt hij, zijn reverse auctions meer geneigd dan andere methoden om te waarborgen dat kopers de best mogelijke prijs op de markt krijgen.

Wat is het voordeel van reverse auctions voor potentiële leveranciers? Voorstanders argumenteren dat alle gekwalificeerde leveranciers dezelfde informatie over een bod ontvangen, met gelijke kans om te participeren. Ze profiteren ook van anonimiteit en een systeem dat ze objectief beoordeelt, zonder de verstorende invloed van speciale gunsten. Kopers kunnen bieders een extra incentief bieden door grotere, langetermijncontracten aan te bieden die resulteren in betere relaties tussen de partijen. Leveranciers kunnen ook administratieve kosten, zoals advertenties en commissies, verminderen via een gestroomlijnd bodproces.

Om het gebruik van keelstekende onderhandelingsstrategieën te vermijden, moeten reverse auctions zich houden aan ethische richtlijnen. Kopers moeten hun selectiecriteria van het begin af duidelijk communiceren, en er niet van afwijken. (Wederom, zulke criteria zijn waarschijnlijk een mix van kwantitatieve en kwalitatieve maatstaven, met de daadwerkelijke balans variërend naar aanleiding van zowel de koper als het bod.) Leveranciers zijn veel meer geneigd om deel te nemen aan een reverse auction als ze het proces als eerlijk ervaren.

Wada zegt dat een goed gedraaide reverse auction, opgesteld met correcte verwachtingen en constante communicatie met bieders, excessieve druk op de marges van leveranciers kan voorkomen. Dat was vaak het geval in het verleden, toen een leverancier gedwongen werd een impersonlijke template in te vullen zonder ooit feedback te ontvangen op zijn aanbod. Als resultaat kon het eindigen met een bod dat onder de marge lag.

ScoutRFP adviseert kopers om interne centrums van excellentie op te zetten om leveranciers te trainen in het gebruik van reverse auctions, en eventuele vragen te beantwoorden. Kopers kunnen zelfs proefveilingen organiseren om te demonstreren hoe het proces zal verlopen. "Deze stap elimineert verrassingen," zegt de leverancier, "en stelt leveranciers in staat meer creatieve oplossingen aan tafel te brengen."