Bedrijven overschatten hun 'digitale volwassenheid' in leveranciersbeheer enorm

Als het gaat om het beoordelen van de voortgang in de richting van digitale transformatie van de inkoopfunctie, lijken veel bedrijven veel minder geavanceerd dan ze denken.

Dat is de conclusie van een recent onderzoek onder supply chain- en inkoopleiders door Forrester Consulting. Volgens Forrester is 65 procent van de respondenten van mening dat ze zich in een "gevorderd" stadium van digitale volwassenheid in inkoop bevinden, terwijl minder dan 12 procent dat niveau daadwerkelijk heeft bereikt.

Forrester's "digitale volwassenheidsindex" voor inkoop verdeelt de voortgang in drie fasen:onvolwassen, waarbij het bedrijf in kwestie grotendeels gericht blijft op kosten; gemiddeld, waar het de juiste technologie heeft verworven, maar er niets bijzonders mee heeft gedaan, en geavanceerd waar het digitale tools gebruikt om zich te onderscheiden van concurrenten.

In die laatste fase heeft een bedrijf "operationele efficiëntie gestimuleerd en de omzet vergroot, de time-to-market versneld, innovatie verbeterd en zichzelf een voorsprong gegeven", aldus Alex Saric, chief marketing officer van Ivalua, dat de Forrester-studie sponsorde. Ivalua brengt een softwareplatform voor inkoopbeheer op de markt.

“Advanced” is duidelijk de gewenste plek om te zijn, maar voor veel inkooporganisaties zijn er tal van obstakels die hen belemmeren om daar te komen. Om te beginnen, zegt Forrester, maken ze vaak slechte technologische keuzes en kiezen ze de verkeerde leverancier voor de klus. In feite is 82 procent van de ondervraagde bedrijven overgestapt of overweegt een andere technologieaanbieder. Redenen zijn onder meer problemen bij de onboarding van leveranciers (30 procent) en slechte acceptatie door gebruikers van de nieuwe tools (27 procent).

Onboarding van leveranciers blijft een serieus probleem. Elke werkbare technologische oplossing moet de snelle toevoeging van nieuwe leveranciers mogelijk maken, maar slechts 17 procent van de respondenten zei dat ze dat doel in minder dan een maand kunnen bereiken, en 59 procent doet er tussen de één en drie maanden per leverancier over.

Andere obstakels voor gevorderde volwassenheid zijn onder meer onvoldoende budgettaire en uitvoerende ondersteuning van digitale initiatieven en slechte integratie tussen source-to-pay-systemen.

Bij het beoordelen van digitale volwassenheid bij inkoop heeft Forrester meerdere elementen onderzocht, waaronder het niveau van cross-functionele ondersteuning, cultuur, meetwaarden, teamdynamiek, organisatiemodellen en een juiste balans van controle tussen centrale en lokale bedrijfseenheden. Een van de belangrijkste criteria was om over de juiste mensen en vaardigheden te beschikken om het werk te doen - om "voortdurend te verbeteren en nieuwe manieren te vinden om te verbeteren", zegt Saric.

Ten slotte heeft Forrester gekeken naar hoe bedrijven hun inspanningen meten, belangrijke gegevensproblemen oplosten en zorgdragen voor nauwkeurige rapportage.

Saric zegt dat respondenten de neiging hebben om eerlijk te zijn in het beantwoorden van specifieke vragen, zoals de mate waarin hun procure-to-pay-proces is gedigitaliseerd. Maar als het erop aankwam om een ​​bredere beoordeling van de digitale volwassenheid van een bedrijf te krijgen, was de kloof tussen zelfbeeld en realiteit schokkend groot.

Dus terwijl 65 procent van de respondenten zichzelf in de categorie 'geavanceerd' plaatste, vond Forrester dat iets minder dan 12 procent die aanduiding waardig was. Evenzo was de 31 procent die zichzelf 'gemiddeld' noemde, in feite dichter bij 28 procent, en de slechts 4 procent die toegaf 'beginners' te zijn, was eigenlijk maar liefst 60 procent.

"Deze resultaten laten zien dat inkoopprofessionals hun eigen volwassenheid enorm overschatten", zegt het onderzoek. “Ze hebben niet het concurrentievoordeel dat ze denken te hebben; inderdaad, hun concurrenten kunnen zelfs versnellen."

De keuze voor de verkeerde technologie zet veel bedrijven vanaf het begin op het verkeerde been. Saric zegt dat de meeste klanten van Ivalua een ander systeem hebben gedumpt. De reden komt vaak voort uit keuzes op basis van onmiddellijke behoeften - een belangrijk teken van digitale onvolwassenheid. Bij het zoeken naar oplossingen voor individuele problemen bereiden bedrijven zich niet voor op volledige digitalisering van het source-to-pay-proces. Het resultaat is dat "ze onvermijdelijk op wegblokkades stuiten."

Forrester schetst in haar rapport een roadmap voor verbetering. Strategische prioriteiten zouden onder meer moeten zijn het versnellen van de time-to-market, het vergroten van het bewustzijn over maatschappelijk verantwoord ondernemen en het verbeteren van de marges voor eindproducten door de materiaalkosten te verlagen.

Tactische prioriteiten zijn onder meer het optimaal benutten van beschikbare gegevens, het bevorderen van een betere samenwerking met collega's om het uitgavenbeheer te verbeteren en het verkrijgen van meer innovatie van leveranciers.

Zoals de studie het stelt:"Echte digitalisering is voor de meesten nog ver weg." Forrester wil zelf vooruitgang boeken met de lancering van een online zelfbeoordelingstool, zegt Saric. Het doel is om bedrijven specifieke aanbevelingen te geven om naar het volgende niveau van digitale volwassenheid te gaan - en misschien leiden tot een duidelijker beeld van leidinggevenden over waar ze zich werkelijk bevinden op die reis.

"Ze kunnen de resultaten afwijzen", zegt Saric, "maar ongeacht of de Forrester-beoordeling juist is, je kunt niet 65 procent van de organisaties laten beweren een concurrentievoordeel te hebben. Het is statistisch onmogelijk.”