Essentiële succesfactoren voor intelligente automatiseringsimplementatie

Zoals elke technologie, kan intelligente automatisering niet effectief zijn als het niet goed beheerd wordt.

De pandemie toont het belang van handelen met agiliteit, snelheid en veerkracht in reactie op grote globale verstoring. Wat ook kristalhelder is: die organisaties die nog geen intelligente automatiseringstechnologieën met succes hebben geadopteerd, worstelen om effectief te reageren.

Op zijn best, stelt intelligente automatisering werk in staat om over de front-, middle- en back-offices veel slimmer, sneller en efficiënter te worden uitgevoerd. Echter, een van de grootste problemen voor organisaties wanneer ze beginnen met het automatiseren van hun zakelijke processen is hoe ze deze activiteiten kunnen sustaineren en opschalen. De realiteit is dat niet genoeg zakelijke automatiseringsprojecten echt voorbij de pilotfase komen, en goede intenties en goede intelligente automatiseringstechnologieën zijn gewoon niet genoeg.

Het is eigenlijk de mensen, talent en structuur achter intelligente automatisering die even belangrijk zijn als de technologie zelf. De sleutel hier is het hebben van de juiste leveringsmethodologie — terwijl een team behoudt, met de juiste vaardigheden om dit in actie te zetten — vanaf het begin. Het zijn deze kritieke factoren die succes en falen bepalen. Ik zal de volgende stappen bespreken die ervoor zorgen dat intelligente automatisering consistent waarde genereert over enterprise-operaties.

Begin met een doelgerichte visie

Voor een intelligente automatiseringsprogramma om echt te leveren, is een strategie en doel nodig. Dit kan zijn het verbeteren van data-kwaliteit, operationele efficiëntie, proceskwaliteit en werknemersempowerment, of het verbeteren van stakeholder-ervaringen door snellere, nauwkeurigere reacties te bieden. Wat de rationaal ook is, een intelligente automatiseringsstrategie moet afgestemd zijn op de bredere behoeften van het bedrijf.

Ideaal zijn belangrijke stakeholders betrokken bij het creëren van de visie; zo niet, betrek ze nu. Als ze intelligente automatisering zien als een strategisch zakelijk project, zullen ze het ondersteunen en de benodigde financiële en menselijke middelen ook verschaffen. Hoewel intelligente automatisering meestal beheerd wordt door een business-team, zal het nog steeds geregeld worden door het IT-team met bestaande praktijken, dus ze moeten ook vanaf het begin betrokken zijn. IT zal intelligente automatisering op veel kritieke fronten ondersteunen, zoals naleving van IT-beveiliging, auditability, de ondersteunende infrastructuur, de configuratie en schaalbaarheid.

Wees voorbereid

Zodat intelligente automatisering kan schalen naarmate de vraag toeneemt, plan waar het binnen het bedrijf zit. Een gecentraliseerde benadering omvat de hele organisatie, dus het kan nuttig zijn om dit in een 'Centre of Excellence' (CoE) in te bedden of te beginnen met het creëren van deze operationele omgeving. Een 'gefedereerd' model is ook effectief waar intelligente automatiseringscapaciteit zit binnen een bepaalde functie maar geschaald wordt over het bedrijf, met het centrale automatiseringsteam dat standaarden en best practices controleert. Dit wordt bereikt door leveringspods door de organisatie heen te creëren, verantwoordelijk voor identificatie en levering van hun eigen geautomatiseerde processen — geregeld door de CoE.

De beste processen identificeren

Selecteer altijd procesautomatiseringskansen die de snelste voordelen zullen genereren, en wees heel duidelijk over wat een echt goed proces maakt. Bijvoorbeeld, de beste opties zijn die processen die lijden onder menselijke fouten, een hoog volume handmatige en herhalende taken omvatten, of klantervaringsverbeteringen vereisen — zoals snellere reactietijden.

Ook, voordat je een proces automatiseert, overweeg of het echt gestroomlijnd of verbeterd moet worden, omdat dit extra tijd, kosten en inspanning vereist en meestal resulteert in slechts kleine verbeteringen. Elke beslissing moet altijd afhangen van de algehele strategische zakelijke doelen voor automatisering. Als de eis is voor ultra-vloeiende proceslevering, ga dan vooruit en verbeter het, maar als kostenverlaging de kern is, automatiseer dan gewoon een 'as is' proces.

Op dit stadium, overleg met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat er geen onderhoud gepland is voor de doelapplicatie, of de procesautomatisering moet gestaakt worden. Om de traceerbaarheid van het automatiseringsprogramma te garanderen en voordat enige activiteiten plaatsvinden, moet een set indicatoren overeengekomen worden — inclusief financiële, proces-, kwaliteits- en prestatiegerelateerde KPI's.

Zorgvuldige levering

Om daadwerkelijk processen te automatiseren, vang de juiste informatie in de definiefase om problemen te vermijden, dus betrek kennisrijke subject matter experts in deze activiteit. Het is ook de moeite waard om een proceswalkthrough te houden voor de juiste publiek. Elk gekozen geautomatiseerd proces moet gedocumenteerd worden en een begrip verkregen van hoe het zal verschillen van hetzelfde menselijke proces.

Eenmaal dit allemaal overeengekomen met het bedrijf, en de procesontwerpaautoriteit het voorgestelde blauwdruk goedgekeurd en de benodigde peer reviews uitgevoerd heeft — kan ontwikkeling beginnen. Alleen wanneer het bedrijf tevreden is, kan sign-off testing beginnen. Eenmaal de robots volledig werken, zorg ervoor dat ze business referrals, of uitzonderingen, aan het operationele team teruggeven voor handmatige interventie, en dat een technische capaciteit beschikbaar is in het geval ze niet zoals verwacht functioneren. Uiteindelijk, om continuïteit en beschikbaarheid van automatiseringsmiddelen te waarborgen, moet er een robuuste, ondersteunende IT-infrastructuur zijn.

Een multi-skilled team bouwen

Het aanstellen van een hoge-kwaliteit lead developer is essentieel om om te gaan met eventuele intelligente automatisering pijnpunten, maar deze mensen kunnen extreem moeilijk te vinden zijn in de huidige markt. Developers zullen getraind moeten worden tot de hoogste standaard in ontwikkeling en procesanalyse. Naarmate een ontwikkelingsteam groeit, stel een Design Authority aan om standaarden te handhaven, en een Control Room Monitor om de productierobots te managen.

Het hebben van het beste talent in intelligente automatisering is het levensbloed van elke succesvolle initiatief, en met deze vaardigheden die steeds meer gezocht worden, heeft de vraag de aanbod overtroffen. Daarom is het de moeite waard om een partner te overwegen die de menselijke middelen, governance, management en methodologieën biedt om globale leerprogramma's te ondersteunen en training te integreren in snel uitbreidende intelligente automatiseringsimplementaties.

Eindgedachten

Uiteindelijk, om de beste resultaten met intelligente automatisering te behalen, moet de complete reis vooraf gedefinieerd worden, in plaats van te wachten op fouten en dan te corrigeren. Eenmaal bedrijfsbrede ondersteuning verkregen en een visie van gewenste resultaten gecreëerd, wordt aanbevolen klein te beginnen, dan te beginnen met leveren — snel leren — om het programma echt te laten bloeien naarmate het over het bedrijf schaalt.