Automatisering ontgrendelen: 6 cruciale succesfactoren die elk bedrijf moet omarmen

Er is niet te twijfelen dat de aard van werk, en hoe het uitgevoerd en georganiseerd wordt – alsook zijn betekenis en belang in ons leven – veranderd is als gevolg van de pandemie. Veel werkgevers hebben gerealiseerd en gereageerd op toenemende mentale gezondheidszorgen van hun werknemers. Anderen hebben ook de kans gegrepen om te luisteren naar hun werknemers en hen betekenisvolle kansen te bieden om te leren en te groeien.

Er is een verschuiving naar het betrekken van werknemers met betekenisvol werk via activiteiten die werknemers in staat stellen creativiteit, oordeelsvorming en probleemoplossende vaardigheden te oefenen. De routinematige en handmatige taken waar werknemers eerder tijd aan besteedden, worden snel geautomatiseerd.

Als resultaat hebben we bedrijven gezien die hun automatiserings- en digitale transformatie-inspanningen snel versnellen. Hoewel dit heeft geleid tot een groter aantal automatiseringsinitiatieven en -programma's, worstelen sommige bedrijven er nog steeds mee om automatisering werkelijk te democratiseren.

Aanbevolen lezing: Waarom de toekomst van automatisering afhangt van RPA-democratisering

Terwijl dit aan diverse (en in sommige gevallen kritieke) overwegingen te wijten is, worden de ware voordelen van automatisering ontgrendeld wanneer automatiseringsontwikkelingsvaardigheden gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen om de saaiere aspecten van hun baan te verbeteren. Het is moeilijk om zich real-life voorbeelden van een gecentraliseerde (of gefedereerde) afdeling voor te stellen die verantwoordelijk is voor het cateren aan de behoeften van alle constitutieve business units terwijl tegelijkertijd automatiseringsinspanningen over de organisatie geschaald worden.

Daarom is werknemer-gedreven automatisering de sleutel tot transformatieve verandering niet alleen voor de organisatie maar ook voor de werknemers die het vormen.

Het is cruciaal om een automatiseringsproduct of platform te selecteren dat mensen gebruiksvriendelijk vinden en dat rijke functies en capaciteiten heeft om hun werk te automatiseren. Maar vandaag richten we ons alleen op de niet-productfactoren die kritiek zijn voor succes voor een organisatie die begint met een werknemer-gedreven automatiseringsprogramma.

Bron: UiPath

De factoren (boven) zijn het resultaat van mijn eigen leerervaringen en ervaringen met bedrijven die geprobeerd hebben dergelijke programma's mogelijk te maken. Ik heb ook mijn eigen onderzoek van externe agents en publieke bronnen opgenomen (die geciteerd zijn waar relevant).

Buiten product- of platformfactoren heb ik deze zes factoren het meest kritiek gevonden voor het succesvol democratiseren van automatisering in elke organisatie.

1. Executive champion

Automatisering is historisch ingebed en gesiloed in diverse eenheden binnen de organisatie.

Naarmate technologieën zoals robotic process automation (RPA), kunstmatige intelligentie (AI), en machine learning (ML) zijn opgedoken, zijn centers of excellence (CoEs) gecreëerd om governance, standaardisatie en kwaliteitscontrole te waarborgen.

Om automatisering over de organisatie te schalen en te democratiseren, is echter een transformatieve inspanning die gedreven moet worden door een sterke executive champion en visionair. Er moet commitment en afstemming zijn op het automatiseringsprogramma met een terugkoppeling naar de zakelijke doelen van de organisatie. Algemene zakelijke doelen omvatten kosten verminderen, grotere snelheid en efficiëntie in bedrijfsprocessen bereiken, of werknemersbetrokkenheid verhogen door hun betrokkenheid bij het bouwen van automatiseringen.

Sterke executieve steun is ook essentieel om cross-functionele commitment te waarborgen en eventuele obstakels op de weg weg te ruimen.

Ontdek welk type executive champion je op elk stadium van de automatiseringsreis van je organisatie moet hebben.

2. Automatiseringskampioenen

Zoals met elke verandering en transformatie-inspanning, is het belangrijk om early adopters te assembleren en mee te beginnen. Het is niet zo belangrijk voor vroege automatiseringsadopters om technische vaardigheden te hebben. Hun bereidheid om nieuwe vaardigheden te leren, proactieve houding om kansengebieden te identificeren, en leiderschap om anderen binnen hun peer-groep te inspireren, zijn belangrijker dan uitgebreide technische vaardigheden.

Er zijn verschillende manieren om deze groep in je organisatie te vinden. Een van de manieren die ik heb gezien is om een automatiseringsinitiatief of workshop te draaien waar werknemers geïntroduceerd worden in basale automatiseringstraining. En dan worden ze direct gevraagd om één of twee aspecten van hun dagelijkse taken te identificeren en te automatiseren die ze handmatig en routinematig achten. Welke werknemers snel taken automatiseren? Die zijn je enthousiastelingen en de mensen die kampioenen van je automatiseringsinitiatieven kunnen helpen zijn.

Gerelateerd artikel: Hoe een team van kampioenen voor je automatiserings-CoE te creëren

3. Verandermanagement

"De robots komen voor jullie banen", "10 banen die in 10 jaar obsoleet zullen zijn," etc. zijn de soort kops die werknemers bezorgd maken. Daarom is er natuurlijke apprehensie in het ondersteunen van automatiseringsprogramma's. Duidelijke communicatie, steun, en commitment en buy-in van werknemers zijn essentieel wanneer het gaat om het werven van hun steun voor automatisering.

Een recente Bain-UiPath studie concludeerde dat onder werknemers die van RPA gehoord hebben, 60% nooit bots hebben gebruikt om taken uit te voeren, toch willen 86% van werknemers automatisering gebruiken. Wat veel werknemer-gedreven automatiseringsinspanningen vaak missen is de noodzaak voor een zorgvuldig geconstrueerde verandermanagementstrategie die weerstand tegen verandering gerelateerd aan automatiseringsinitiatieven kan minimaliseren.

Gerelateerd artikel: Hoe verandermanagementstrategieën bij Cision en Morgan Stanley automatiseringsadoptie drijven

4. Governance

Sterke governance is essentieel om de juiste grenzen te stellen rond beveiliging, compliance en risicobeheer over automatiseringen ontwikkeld door je werknemersbevolking. Sommige aspecten van governance kunnen geleverd worden door het juiste automatiseringsplatform dat strakke softwarecontrols toestaat om te waarborgen dat ontwikkelde automatiseringen geen onbedoelde gevolgen hebben.

De CoE speelt ook een cruciale rol in het waarborgen dat automatiseringen compliant zijn met de risicobeheer- en compliancestandaarden van de organisatie. Er is een balans te vinden hier in termen van het mogelijk maken van business-gebruikers om citizen-geleide automatiseringen te ontwerpen op een manier dat hun creativiteit en autonomie niet remt. Maar op manieren die ook risicobeheer en auditing op de achtergrond toestaan.

Bekijk de webinar: Automatisering Governance

5. Training en enablement

De vandaag beschikbare technologie en tools stellen zeker business-gebruikers zonder een technologie-achtergrond in staat om snel te leren automatiseringen in te schakelen die veel handmatig werk binnen hun respectievelijke bedrijfsprocessen kunnen vereenvoudigen. Maar de organisatie heeft ook een zorgvuldig uitgewerkt trainings- en enablementplan nodig dat ervoor zorgt dat werknemers bewust zijn van 'the art of the possible' en het automatiseringsplatform dat door de organisatie geadopteerd is, kunnen benutten. Het automatiserings-CoE kan een helpende hand bieden en werknemers begeleiden terwijl ze op snelheid komen met hun eigen automatiseringsexpertise.

Het goede nieuws is dat automatiseringsgerelateerde training gratis beschikbaar is en per rol afgestemd kan worden, of zakelijk of technisch. Het incorporeren en aanmoedigen van automatiseringsgerelateerde training en vaardigheden in haar leerprocessen kan een organisatie ook helpen talent te behouden en nieuw talent te werven.

Gerelateerd artikel: Hoe een RPA-trainingsstrategie te creëren om je werknemersbevolking te upskillen

6. Incentives en awards

Een goed ontworpen award- en incentivestrategie kan de juiste gedragingen binnen de werknemersbevolking motiveren en aanmoedigen (in tegenstelling tot een top-down voorschriftende mandat). Het is belangrijk om nauwkeurig te luisteren naar wat je werknemers willen en waarderen. Dan dat bevorderen door aanmoediging en incentives, of het nu spotbonussen of publieke erkenning van hun prestaties is. Dit is met name belangrijk in het begin van een organisatie's citizen developer-programma, wanneer het zijn early adopters nodig heeft om de eerste citizen developers te zijn.

Je initiële citizen developers helpen de waarde en voordelen bewijzen van het uitbreiden van automatiseringsvaardigheden en -training naar de rest van de organisatie.

Gerelateerd artikel: Hoe RPA binnen je organisatie te evangeliseren

Bedrijven die al succesvol automatisering democratiseren

Een automatiseringsprogramma dat schaalt en belovende voordelen voor de organisatie oplevert, is een transformatieve inspanning. En het moet als zodanig behandeld worden met overweging van de bovenstaande factoren.

Veel vooruitstrevende bedrijven hebben al succes bewezen door hun automatiseringsinitiatieven te democratiseren.

Bijvoorbeeld, PwC, het wereldwijde professionele dienstverleningsbedrijf, heeft people-led automatiseringsontwikkeling een sleuteldeel gemaakt van zijn digitale transformatierreis. Drie jaar in het programma, waren 55.000 van haar Verenigde Staten (VS) werknemers "opgeschoold en regelmatig betrokken bij de Digital Lab, een samenwerkingsplatform waar mensen crowdsourcen en oplossingen delen die ze zelf gebouwd hebben, zoals bots, datamodellen en geautomatiseerde workflows."

In de VS, "hebben PwC-werknemers duizenden door medewerkers gebouwde digitale assets toegepast op hun dagelijkse werk, 6,5 miljoen uren geautomatiseerd van wat vroeger handmatige taken waren."

Ontdek hoe PwC meer dan 50.000 werknemers upskillde.

Als je organisatie al een CoE-geleid automatiseringsprogramma heeft, ben je je bewust dat de ROI van automatisering moeilijk te negeren is. Echter, bepaalde lage volume en/of lage complexiteit taken en activiteiten ontbreken nog steeds in je automatiseringspijplijn. Daarin kan een citizen-geleid programma nuttig zijn.

Automatisering's ware waarde wordt ontgrendeld wanneer het in de handen wordt gelegd van mensen die het dichtst bij het zakelijke proces(sen) en workflow(s) zijn. Daar vindt echte verandering plaats en omarmen werknemers automatisering.

Wat onthullen experts bij Bain & Company en UiPath over de waarde van het democratiseren van automatisering over het enterprise? Lees hun rapport "Overcoming the Automation Paradox."