Zelfs kleine bedrijven winnen veel met voorraadbeheer

Een klein bedrijf - eigenlijk iedereen in het bedrijfsleven - leeft en sterft op voorraadbeheer. Maar voordat we kijken naar het beheer ervan, moeten we ons afvragen:"Wat is voorraad eigenlijk?"

Soorten inventaris

Laten we, voordat we op de zaken vooruitlopen, eerst een werkdefinitie van voorraad opstellen. We hebben er eigenlijk meer dan één nodig, omdat er in grote lijnen vier typen zijn, wat betekent dat dingen een beetje verwarrend kunnen worden als we niet voorzichtig zijn.

Feedstock

Dit zijn de grondstoffen die je gaat gebruiken om je uiteindelijke, afgewerkte producten te maken. Laten we zeggen dat je een pizzeria runt. Het deeg, de saus en de individuele toppings zijn de grondstof. Als je een kano-peddelfabriek runt, is het het hout en de beits. Kleding? Bolletjes stof.

De term "rauw" kan een beetje misleidend zijn omdat het ook meer dan één betekenis kan hebben. Uiteindelijk zal het niveau van "ruwheid" van uw materialen afhangen van uw branche. Dus als je een molen bent, zijn je grondstof bomen. Maar als je een skateboardbedrijf bent, zal je grondstof multiplexplaten zijn (die uit een fabriek komen).

Werk in uitvoering

Laten we teruggaan naar de pizzatent. Je neemt de ingrediënten, de grondstof, legt ze allemaal bij elkaar en gooit ze in de oven. Terwijl alles aan het bakken is, bevindt het zich halverwege tussen grondstof zijn en iets dat je kunt verkopen. Dit type, het spul dat op uw productielijn staat, is een inventaris in uitvoering.

Hoeveel u op een bepaald moment hebt, hangt af van uw branche. Met onze pizzeria zullen we nooit zoveel hebben. Onze oven is gewoon niet groot genoeg. Er zal altijd meer kaas in de koelkast liggen dan bakken in de oven. Maar als we vliegtuigen zouden bouwen, zouden we misschien maandenlang voorraad hebben. En naarmate het vliegtuig steeds dichter bij voltooiing komt, zal er veel meer werk in uitvoering zijn dan grondstof.

Afgewerkte goederen

De volgende is gemakkelijk te begrijpen zodra we hem bij zijn meer gebruikelijke naam, koopwaar, noemen. Dit is voorraad die klaar is om verkocht te worden. Maar vergeet niet dat afgewerkte producten ook grondstof kunnen zijn voor een andere industrie. We kunnen ons eindproduct aan het publiek of een ander bedrijf verkopen. Denk terug aan dat skateboardbedrijf dat platen multiplex van de molen kocht. Het eindproduct van de molen is de grondstof van het skateboardbedrijf.

De industrie bepaalt de verhouding

Voordat we verder gaan met het vierde type inventaris, kunnen we wat meer tijd besteden aan het nadenken over de eerste drie. In het bijzonder kunnen we kijken naar hoe verschillende industrieën verschillende relatieve hoeveelheden van elk type hebben.

Dus nogmaals, terug naar onze pizzeria. Er zullen voornamelijk grondstoffen zijn, een beetje voorraad onderhanden werk, maar bijna geen afgewerkte goederen. Omdat het heel weinig tijd kost om de ingrediënten samen te stellen en vervolgens te bakken, kun je wachten tot de bestellingen binnenkomen voordat je aan de slag gaat. Je zult nooit veel afgewerkt product hebben, want zodra een taart op is, is hij de deur uit.

We hadden het al over het bouwen van vliegtuigen. Veel van uw voorraad komt vast te zitten in de productielijn omdat uw product langzaam en zorgvuldig een astronomisch groot aantal onderdelen assembleert. Hoe zit het met de plaatselijke kledingwinkel? De detailhandel heeft veel afgewerkte producten, maar eigenlijk geen van de andere twee soorten inventaris.

Reserveonderdelen en materialen

Het vierde type inventaris is degene die elk bedrijf in elke branche heeft, reserveonderdelen en materialen. Het zijn allemaal spullen die je bijhoudt voor als er iets kapot gaat. Bij de pizzatent is het de vervangende lamp voor het licht in de oven. Bij de molen is dat het extra zaagblad.

Nu we een idee hebben van wat inventaris is, gaan we wat dieper duiken.

Inventaris:kernbegrippen

FIFO versus LIFO

Stel je voor dat je net thuiskomt uit de winkel met wat melk. Als je de koelkast opent, zie je al een bijna lege doos erin. Waar zet je de nieuwe melk, voor of achter de oude doos? Of stel je voor dat je in de rij staat te wachten op de bus. Wanneer de bus arriveert, hoe stappen mensen dan in, op basis van wie er als eerste was of wie er als laatste was?

In beide situaties volg je het FIFO-principe, wat staat voor first in, first out. De oude melk wordt eerst gebruikt. De eerste persoon bij de bushalte is de eerste persoon op de bus. Wat (of wie) het eerst arriveert, wordt het eerst gebruikt (of gaat).

Oké, nog twee situaties. Je pakt een bord in een buffetrestaurant. Krijg je er een van de bovenkant van de stapel of van de onderkant? Je laadt je bord vol en begint terug te lopen naar je tafel als je ziet dat iemand weg is en je stoel heeft gestolen, maar dat is geen probleem, want je ziet een stapel in de hoek. Als je een nieuwe stoel koopt, pak je er dan een van de bovenkant van de stapel of van de onderkant?

In deze situaties pak je je bord en stoel van de stapels. Nu volg je het LIFO-principe, wat staat voor last in, first out. De laatst toegevoegde plaat is de eerste die wordt gebruikt. De laatst toegevoegde stoel is de eerste verwijderde.

U moet een beetje voorzichtig zijn met deze twee principes, omdat er gerelateerde, maar verschillende boekhoudtermen zijn met dezelfde naam. We hebben nu geen tijd om erop in te gaan, maar het is belangrijk dat u weet dat ze bestaan ​​en verband houden met hoe uw accountant over voorraad denkt.

A-, B- en C-analyse

Laten we nog een laatste keer nadenken over onze denkbeeldige pizzeria, met name de toppings. Dus je hebt je basis, goedkope kaas, wat duurdere kaas, en dan truffels, die super dure ondergrondse paddenstoelen. Het zijn allemaal grondstoffen, maar vanwege de verschillen in waarden is het logisch om ze in categorieën in te delen. Gewoonlijk gaan mensen met drie, A, B en C, en proberen ze in evenwicht te brengen door te kijken naar het percentage van de kosten voor het bedrijf en het percentage van de totale voorraad.

Truffels zijn dus A. Het kopen ervan kost 70% van je jaarlijkse budget voor voorraad, maar ze zijn slechts 20% van je totale voorraad.

Liefhebber kaas is B. Het kopen ervan kost 25% van uw jaarlijkse budget voor inventaris, maar het is slechts 30% van uw totale voorraad.

Basiskaas is C. Het kopen ervan kost slechts 5% van uw jaarlijkse budget voor voorraad, maar het is maar liefst 50% van uw totale voorraad.

Het voordeel van A, B, C-analyse is dat je nu kunt gaan nadenken over hoeveel moeite je gaat doen om elke categorie te controleren, gewoon een andere manier om te zeggen:volgen en beschermen. Je kunt stapels basiskaas in de hoofdkoeler bewaren, de liefhebber dingen weggestopt op een achterste plank en de truffels misschien opgesloten in je kantoor. U kunt ook verschillende schema's instellen voor het bestellen. Je krijgt altijd veel basiskaas te verwerken, dus je kunt een keer per week een paar dozen bezorgen. Maar voor de dure truffels houd je je niveaus nauwlettend in de gaten en bestel je alleen precies wat je nodig hebt. Een ander voordeel van het opsplitsen van uw voorraad in A, B en C is wanneer u fysieke tellingen uitvoert. Voor de truffels, omdat ze A zijn, weet je dat je naar binnen gaat en ze allemaal gaat tellen. Maar voor de basiskaas, de C, kun je een veel lossere telling doen, misschien alleen het aantal dozen dat voorhanden is optellen, in plaats van elk zakje te tellen, wat je veel tijd en moeite gaat besparen.

Kosten en verlies dragen, oftewel krimp

Verveeld met de pizzatent, ben je terug in de winkel om meer melk te kopen. Als u melk in de uitverkoop ziet, laadt u uw auto dan met zoveel als u kunt dragen of koopt u dezelfde hoeveelheid als altijd?

Het is geweldig om geld te besparen, maar je weet dat er maar zoveel ruimte in je koelkast is, en het is niet alsof je de extra dozen in je achtertuin kunt bewaren. Je zou altijd een extra koelkast kunnen kopen, maar worden de langetermijnkosten om er een te kopen en vervolgens te gebruiken gedekt door het geld dat je vandaag aan melk bespaart? Zelfs als je een heel goedkope koelkast zou kunnen kopen en hem op zonne-energie zou kunnen laten werken, zou je dan al die extra melk kunnen drinken voordat hij bederft of iemand anders hem in handen krijgt? Waarschijnlijk niet.

Uiteindelijk is het het meest logisch om de kleinst mogelijke hoeveelheid melk te hebben zonder ooit op te raken. Op die manier zijn uw transportkosten laag en voorkomt u dat u iets verliest aan bederf of diefstal. Dit is waar we het JIT-systeem krijgen, waar inventaris net op tijd wordt geleverd, dat wil zeggen net voordat het nodig is. In plaats van dat u betaalt om de melk te dragen, drukt u die kosten terug naar de winkel. Maak je geen zorgen over de winkel. Ze hebben allerlei schaalvoordelen die het voor hen veel gemakkelijker en goedkoper maken.

Tracking brengt het samen

Het in de praktijk brengen van deze concepten komt allemaal neer op effectieve tracking. U hebt een systeem nodig dat u in realtime kan vertellen hoeveel voorraad u heeft. Na verloop van tijd kunt u deze historische gegevens vervolgens gebruiken om trends te vinden en deze te gebruiken om uw voorraadbeheer te verfijnen.

Zodra u nauwkeurige gegevens hebt over wanneer de voorraad binnenkwam, kunt u een FIFO- of LIFO-systeem opzetten.

Uw A-inventaris nauwlettend in de gaten houden is een fluitje van een cent als uw telling altijd nauwkeurig en up-to-date is.

Het terugdringen van de draagkosten en het verlies is pas mogelijk als je kijkt naar het gebruik in het verleden. Als je kijkt naar hoeveel je nu hebt, hoeveel je gewoonlijk gebruikt, en de doorlooptijd, wat is hoe lang het duurt om meer voorraad te bestellen, kun je een par-niveau instellen, wat je drempel voor opnieuw bestellen is. Zodra uw voorraad onder deze drempel komt, weet u dat het tijd is om meer te kopen.

Volgende stappen

Er zijn een heleboel manieren om voorraad bij te houden, maar de traditionele zijn foutgevoelig en nemen veel tijd in beslag. Dus in plaats van te proberen alles voor elkaar te krijgen met papier en pen of spreadsheets, is het de moeite waard om naar voorraadregistratiesoftware te kijken. Er zijn speciale software voor voorraadbeheer. Uw specifieke situatie en behoeften bepalen wat het beste voor u is.

Als u zich zorgen maakt over het realtime en veilig up-to-date houden van uw gegevens - en dat zou u moeten zijn - maar niet de tijd of IT-expertise hebt om iets op te zetten, zoek dan naar een cloudgebaseerde oplossing met abonnement. Een goede provider werkt de software bij en maakt een back-up van de gegevens voor je, naadloos achter de schermen. En de gegevens blijven uw eigendom. Ze houden het gewoon veilig voor je.