CMMS-implementatie in 5 eenvoudige stappen

In de afgelopen twee decennia waren CMMS-systemen (Computerized Maintenance Management Software) de voorkeursoplossing voor onderhoudsbeheer voor een groeiend aantal klanten in een breed spectrum van industrie-, bedrijfs- en dienstensectoren. En daar zijn goede redenen voor. Om te beginnen zijn CMMS's geavanceerde en robuuste geautomatiseerde beheersystemen die gebruik maken van duizenden datapunten die een gebruiker op elk moment een overzicht geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een individueel apparaat. Deze systemen kunnen voorraadniveaus bewaken, werkorders volgen en beheren, snel nauwkeurige rapporten genereren en, belangrijker nog, ze kunnen direct bepalen welke bedrijfsmiddelen preventief onderhoud (PM) vereisen. Het is dit laatste kenmerk - preventief onderhoud - dat het epicentrum en het meest gewaardeerde aspect van CMMS'en vormt. De introductie van PM's in onderhoudsbeheersoftware is verantwoordelijk geweest voor een langere levensduur van apparatuur, een betere organisatie, een beter tijdbeheer en een beter arbeidsgebruik en uiteindelijk voor lagere operationele kosten en hogere bedrijfswinsten.

Hoe krachtig CMMS'en ook zijn, hun optimale prestaties en resulterende kostenbesparingen kunnen alleen worden gerealiseerd door een juiste implementatie en consistent systeemgebruik. Als het gaat om het CMMS-implementatieplan, verwijst dit naar het volledig operationeel maken van de beheersoftware. Dit omvat een aantal stappen, waaronder systeemplanning, gegevensintegratie, PM-ontwikkeling en -planning en personeelstraining, evenals voortdurende technische ondersteuning. Zonder de juiste implementatie van CMMS-software zal zelfs het meest veelzijdige systeem niet voldoen aan de beoogde doelen.

Hieronder volgen vijf tips voor de implementatie van CMMS-software om ervoor te zorgen dat het systeem werkt zoals het hoort.

Een snel overzicht van 5 CMMS-implementatiestappen.

1. Input en feedback krijgen van onderhoudspersoneel
2. Beoordeel bedrijfsmiddelen en stel realistische CMMS-implementatiedoelen
3. Gebruikersrollen en rechten bepalen
4. Ontwikkel een programma voor preventief onderhoud (PM)
5. Volledige gebruikersintroductie en training ondergaan

Laten we elke stap in detail begrijpen.

1. Krijg input en feedback van onderhoudspersoneel

Al voordat een CMMS-systeem wordt aangeschaft, is het essentieel dat alle medewerkers volledig worden geïnvesteerd in een onderhoudsbeheeraanpak. Dit is de eerste stap in het verzekeren van een succesvolle CMMS-implementatie. Het verkrijgen van input van degenen die het systeem gaan gebruiken, zal ervoor zorgen dat het de functies heeft die het beste passen bij de behoeften, uitdagingen en doelen van het bedrijf, of het nu gaat om het verminderen van reactieve of correctieve onderhoudskosten, het verminderen van de uitvaltijd van apparatuur of het verminderen van het gebruik van technici. Het is ook in deze tijd dat het onderhoudsteam moet beslissen hoe het CMMS wordt aangepast aan de bedrijfsbehoeften. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het identificeren welke assets, inventaris en gebruikers in de systeemdatabase worden opgenomen. Deze keuzes zullen een enorme invloed hebben op de reikwijdte van de werking van het CMMS-systeem, evenals op hoe lang en betrokken de implementatiefase van de gegevensintegratie zal duren.

2. Beoordeel bedrijfsmiddelen en stel realistische CMMS-implementatiedoelen

Zoals zojuist opgemerkt, worden tijdens de implementatiefase van een geautomatiseerd systeem alle kritische gegevens met betrekking tot voorraad, activa en gebruikers ingevoerd in de CMMS-software. Dit is een tijd waarin ondernemers hun eigen capaciteiten zorgvuldig moeten beoordelen. Er zijn een aantal opties beschikbaar voor deze fase van de implementatie van CMMS-software op basis van de behoeften, tijd en middelen van de klant. Sommige klanten die de tijd en de technische middelen in huis hebben, geven er misschien de voorkeur aan om de gegevensintegratie zelf uit te voeren. Wanneer er een bestaande activa- en voorraaddatabase is, kan deze door de klant of met hulp van door de leverancier geleverde technici naar het nieuwe CMMS worden gemigreerd. CMMS-leveranciers bieden klanten een keuze aan ondersteuning in de vorm van interne audits of technische ondersteuning op afstand en telefonisch voor CMMS-implementatiedoeleinden.

Of bedrijfseigenaren ervoor kiezen om hun eigen activa- en voorraadaudit uit te voeren of dit door een technische specialist van een leverancier te laten doen, hier zijn enkele parameters voor realistische tijdlijnen voor deze processen:

• Bedrijven met 0-100 activa =30 dagen
• Bedrijven met 200 activa =45 dagen
• Bedrijven met 201-500 activa =90 dagen

3. Bepaal gebruikersrollen en machtigingen

Veel CMMS-systemen maken het voor onderhoudsmanagers mogelijk om verschillende toegangsniveaus aan de CMMS-software toe te kennen. Dit betekent dat sommige gebruikers toegang hebben tot alle delen van het systeem, terwijl anderen (misschien in verschillende mate) dat niet zullen doen. Dit is met name handig wanneer gebruikers verschillen op basis van hun rollen, verantwoordelijkheden en zelfs locatielocaties. Onderhoudsmanagers moeten met deze variabelen rekening houden bij het toewijzen van gebruikerstoegang tijdens het CMMS-implementatieproces.

4. Een programma voor preventief onderhoud (PM) ontwikkelen

Een op maat gemaakt preventief onderhoudsprogramma is het meest gewaardeerde kenmerk van CMMS'en. Om die reden en ook omdat geen twee bedrijven hetzelfde zijn, moet het worden geconfigureerd om aan de unieke behoeften van een organisatie te voldoen. De ontwikkeling ervan is een cruciaal aspect van de implementatie van CMMS. Dit deel van het proces omvat het beoordelen van de reparatiegeschiedenis van apparatuur, terwijl ook rekening wordt gehouden met de productiecyclus van het bedrijf. Daarbij kan apparatuur worden geprioriteerd op basis van leeftijd en/of reparatiefrequentie. Aan de andere kant kunnen preventieve onderhoudsschema's worden ingesteld tijdens lage gebruikstijden en/of inspectiedata.

5. Onderga grondige onboarding en training van gebruikers

Deze twee CMMS-software-implementatiefuncties mogen nooit over het hoofd worden gezien of gebagatelliseerd, omdat zonder deze alle andere inspanningen nutteloos zouden kunnen zijn. De effectiviteit van een onderhoudsbeheersysteem is sterk afhankelijk van consistent en gepast gebruik door onderhoudspersoneel. Onboarding en doorlopende technische ondersteuning zijn twee manieren om ervoor te zorgen dat het CMMS doet waarvoor het bedoeld is.
Zoals het geval is met de eerder beschreven ondersteuningen, nemen veel CMMS-leveranciers ook in hun systeempakketten een verscheidenheid aan onboarding- en doorlopende bronnen op om gebruikers bij het begin en in de loop van de tijd te helpen bij het gebruik van het systeem. Deze bronnen zijn beschikbaar als online handleidingen, video's, e-mail-, chat- en webinar-opnames, evenals telefonische ondersteuning.

Het lijdt geen twijfel dat CMMS's uitstekende producten voor onderhoudsbeheer zijn. Ondanks hun bewezen staat van dienst, zal niemand zijn potentieel bereiken zonder de juiste systeemimplementatie, inclusief gebruikerstraining. Bij het overwegen van de totale kosten van onderhoudsbeheersystemen moeten bedrijfseigenaren de kosten van services in de tijd en het personeel die nodig zijn voor de implementatie van CMMS-software afwegen tegen de kosten die gepaard gaan met aanvullende ondersteunende services via een leverancier. Een zorgvuldige beoordeling van de doelstellingen, het budget en de middelen van een bedrijf zal bedrijfseigenaren helpen bij het selecteren van de onboarding- en CMMS-implementatieservices die het beste passen. Investeren in CMMS-implementatieservices, zowel intern als via een leverancier, zorgt voor een juiste systeemconfiguratie, terwijl onboarding-ondersteuning leidt tot een grotere gebruikersacceptatie, wat op zijn beurt leidt tot operationele efficiëntie, een langere levensduur van de apparatuur, lagere kosten en een hogere ROI.