4 Belangrijke redenen waarom uw CMMS-implementatie kan mislukken (en hoe u ze voorkomt)

Veel onderhoudafdelingen worstelen met lopend onderhoud. Er is zoveel te doen en zoveel wat nooit gedaan wordt! Een gecomputeriseerd onderhoudsbeheersoftwaresysteem aka CMMS wordt vaak gezien als een zilveren kogel.

Echter, zelfs met CMMS-software, kunt u merken dat onderhoud langer duurt dan gepland en meer kost dan gebudgetteerd.

Heeft u dit ooit meegemaakt?

Waarom gebeurt dit?

Gemaakte fouten bij het implementeren van een CMMS-softwareprogramma zullen vaak meer problemen op de lange termijn veroorzaken.

1. CMMS-software misbruik

Wanneer we onderhoudsoftware correct gebruiken, is het een erg nuttig hulpmiddel. Resourcebeheer, budgettering, materiaalbeheer, onderhoudskostenrapportage worden gemakkelijker. Echter, wanneer personeel procedures en beleid niet volgt, kunnen veel dingen misgaan.

Vooropgesteld moeten apparatuuroperators & onderhoudstechnici weten wat van hen verwacht wordt. Dus ze moeten het gebruik van het CMMS-systeem begrijpen. Ze hebben de know-how nodig om de benodigde gegevens in te voeren en op te halen. Vaak zijn werknemers zich niet bewust dat het CMMS-systeem slechts een tool is. Daarom kan het niet alles aan. Verkeerd uitgevoerde werkprocedures verspillen tijd en geld. We moeten informatie updaten, gegevens invoeren en gegevens correct en op tijd ophalen.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Het CMMS-systeem kan het daadwerkelijke onderhoud voor uw team niet uitvoeren. U moet onderhoudsbest practices en benchmarks definiëren. De CMMS-software kan onderhoudsbeheer vergemakkelijken. Maar het zal niet slechte werkwijzen voorkomen. Bijvoorbeeld technici kunnen gegevens fabrieken. De software kan hier niet tegen beschermen!

2. Projectmanagementfout

Zoals met elk verbeteringsproces, moet iemand van het hogere management het project eigen maken om het CMMS-systeem van begin tot eind te identificeren, aanschaffen, instellen en gebruiken. Belangrijkst van alles, dit zal helpen succès te verzekeren.

Bijvoorbeeld, een veelgemaakte fout is niet elke stakeholder te overtuigen van de waarde van het programma. Ze moeten de voordelen willen die het kan bieden. Projectmanagers kunnen ook faalen om duidelijk te maken welke rol iedereen moet spelen. Of ze faalen om te beschrijven hoe ieders bijdrage aan het project geëvalueerd zou worden.

Kortom, mislukking is onvermijdelijk vanaf het begin als niet voldoende steun wordt getoond door alle deelnemers. Daarom moet de projectmanager communiceren met het team en iedereen wiens baan beïnvloed zal worden. Ze moeten informatie verstrekken over het project en zijn belang. Belangrijkst van allen moeten ze problemen en zorgen correct aanpakken. Dit zal helpen iedereen enthousiast en opgewonden te maken om het project een succes te maken.

Goede communicatie is de sleutel tot succes. Dat wil zeggen, berichten moeten consistent, regelmatig en versterkend zijn. Regelmatige communicatie helpt de projectmanager de implementatie-inspanningen door te geven aan de juiste mensen met voldoende tijd voor hen om te handelen of te reageren. Berichten blijven consistent als de woordkeuze, uiterlijk en gevoel hetzelfde blijven.

3. Knippen op CMMS-implementatie & training

Een andere fout is iemand zonder onderhoudskennis toewijzen om het systeem in te richten. Bijvoorbeeld het vereist een vakkundige persoon om een apparatuurnhiërarchie te definiëren en de juiste onderhoudstaken te creëren.

Sommige bedrijven vertrouwen op minimale training en initiële voorbereiding. Ze onderschatten het werk dat vereist is om het CMMS-programma te implementeren. Dit zal waarschijnlijk mislukken. Vanwege gebrek aan training en vaardigheden, eindigt elk persoon in het onderhoudspersoneel met het ontwikkelen van hun eigen benaderingen voor het gebruik van de software. Dit leidt tot een meer ingewikkelde en rommelige database. De tijdbesparende functies waarvoor u betaald heeft, zullen ongebruikt blijven. Mensen zullen niet bewust zijn dat dergelijke functies bestaan. Of ze zullen niet weten hoe ze te gebruiken.

CMMS-systemen zijn meestal gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk. Echter, ze hebben nog steeds enige basistraining nodig. Op deze manier kunnen personeelsleden vertrouwd raken met hun functies en functionaliteiten.

Alle onderhoudspersoneel moet tijd krijgen om wat training met de software te doen. Ze moeten herzien wat ze geleerd en begrepen hebben met elkaar. Bouw tijd in voor dit proces om iedereen up to speed te krijgen. Bedrijven die het budget knippen door tijd & uitgaven voor deze training & vertrouwdmaking te beperken, kunnen de initiële kosten verlagen. Maar de lange termijn effecten van dergelijke kostenknippen kunnen duurder uitvallen!

4. Onvoldoende CMMS-implementatietijd & middelen

Wanneer niet voldoende middelen worden toegewezen, wordt de CMMS-implementatie een klus om te doen wanneer niets meer urgents aan de hand is. Bijvoorbeeld er zal altijd ander werk te doen zijn, vooral in een reactieve omgeving. Dus personeel zal langere uren moeten dedikeren om de implementatie te voltooien. Het resultaat is slechte kwaliteit, lage moraal, en knippen. Doelstellingen als apparatuurbeschikbaarheid verhogen en onderhoudsoperaties verbeteren zullen niet bereikt worden.

Het kan zinvol zijn om externe consultants in te huuren om het systeem in te richten. Of een deel van het onderhoudspersoneel vrij te maken van hun reguliere werkroosters. Op deze manier kunnen ze zonder onderbreking werken en het systeem correct instellen.

Download de CMMS Software Selectiegids

Onderzoekt of selecteert uw organisatie momenteel onderhoudsbeheersoftware? U zult de CMMS Software Selectiegids nuttig vinden. Het heeft 15 tips die u kunnen helpen de criteria te identificeren die u moet gebruiken om het juiste product voor uw behoeften te selecteren. Met zoveel beschikbare producten kan het rather verwarrend zijn!