4 redenen waarom uw CMMS-implementatie een mislukking zal zijn

Veel onderhoudsafdelingen worstelen met doorlopend onderhoud. Er is zoveel te doen en zoveel dat nooit gedaan wordt! Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersoftwaresysteem, ook wel CMMS genoemd, wordt vaak gezien als een wondermiddel.

Maar zelfs met CMMS-software kan het zijn dat het onderhoud langer duurt dan gepland en meer kost dan begroot.

Is dit je ooit overkomen?

Waarom gebeurt dit?

Veelvoorkomende fouten bij het implementeren van een CMMS-softwareprogramma zullen later vaak meer problemen veroorzaken.

1. Misbruik van CMMS-software

Als we onderhoudssoftware op de juiste manier gebruiken, is het een zeer nuttig hulpmiddel. Resourcemanagement, budgettering, materiaalbeheer en rapportage van onderhoudskosten worden eenvoudiger. Als het personeel zich echter niet aan de procedures en het beleid houdt, kan er veel misgaan.

Vooral operators en onderhoudstechnici moeten weten wat er van hen wordt verwacht. Ze moeten dus het gebruik van het CMMS-systeem begrijpen. Ze hebben de knowhow nodig om de benodigde gegevens in te voeren en op te halen. Vaak zijn medewerkers zich er niet van bewust dat het CMMS-systeem slechts een hulpmiddel is. Daarom kan het niet alles aan. Verkeerd uitgevoerde werkprocedures verspillen tijd en geld. We moeten informatie bijwerken, gegevens invoeren en gegevens correct en op tijd ophalen.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal...

Het CMMS-systeem kan het eigenlijke onderhoud niet voor uw team uitvoeren. U moet best practices en benchmarks voor onderhoud definiëren. De CMMS-software kan het onderhoudsbeheer vergemakkelijken. Maar het zal slechte werkgewoonten niet voorkomen. Technici kunnen bijvoorbeeld gegevens fabriceren. De software kan hier niet tegen op!

2. Projectmanagementfout

Zoals bij elk proces voor verbetering, moet iemand van het hogere management eigenaar zijn van het project om het CMMS-systeem van begin tot eind te identificeren, aan te schaffen, in te stellen en te gebruiken. Het belangrijkste is dat dit helpt om succes te garanderen.

Een veelgemaakte fout is bijvoorbeeld om niet elke belanghebbende te overtuigen van de waarde van het programma. Ze moeten de voordelen willen die het kan bieden. Ook kunnen projectmanagers er niet in slagen om duidelijk te maken welke rol elke persoon moet spelen. Of ze beschrijven niet hoe de bijdragen van elke persoon aan het project zouden worden geëvalueerd.

Kortom, mislukking dreigt vanaf het begin als niet genoeg steun wordt getoond door alle deelnemers. Daarom moet de projectmanager communiceren met het team en met iedereen wiens baan hierdoor wordt beïnvloed. Ze moeten informatie verstrekken over het project en het belang ervan. Het belangrijkste is dat ze problemen en zorgen op de juiste manier moeten aanpakken. Dit zorgt ervoor dat iedereen enthousiast en gemotiveerd wordt om het project tot een succes te maken.

Goede communicatie is de sleutel tot succes. Dat wil zeggen dat berichten consistent, regelmatig en versterkend moeten zijn. Regelmatige communicatie helpt de projectmanager de implementatie-inspanningen door te geven aan de juiste mensen met voldoende tijd voor hen om te handelen of te reageren. Berichten blijven consistent als de bewoordingen, het uiterlijk en het gevoel hetzelfde blijven.

3. Hoekpunten op CMMS-implementatie en training

Een andere fout is het aanwijzen van iemand zonder kennis van onderhoud om het systeem in te stellen. Het vereist bijvoorbeeld een bekwaam persoon om een ​​apparatuurhiërarchie te definiëren en de juiste onderhoudstaken te creëren.

Sommige bedrijven vertrouwen op minimale training en initiële voorbereiding. Ze onderschatten het werk dat nodig is om het CMMS-programma te implementeren. Dit gaat hoogstwaarschijnlijk mis. Door een gebrek aan training en vaardigheden ontwikkelt elke persoon in het onderhoudspersoneel zijn eigen benaderingen voor het gebruik van de software. Dit leidt tot een meer gecompliceerde en rommelige database. De tijdbesparende functies waarvoor u hebt betaald, worden ongebruikt. Mensen zullen niet weten dat dergelijke functies bestaan. Of ze weten niet hoe ze ze moeten gebruiken.

CMMS zijn meestal gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk. Ze hebben echter nog wel een basisopleiding nodig. Op deze manier kunnen medewerkers vertrouwd raken met hun kenmerken en functies.

Al het onderhoudspersoneel moet de tijd krijgen om een ​​training met de software te doen. Ze moeten met elkaar bespreken wat ze hebben geleerd en begrepen. Bouw tijd in voor dit proces zodat iedereen op de hoogte is. Bedrijven die in het budget snijden door de tijd en kosten voor deze training en kennismaking te beperken, kunnen de initiële kosten verlagen. Maar de langetermijneffecten van dergelijke kostenbesparingen kunnen duurder uitpakken!

4. Ontoereikende CMMS-implementatietijd en middelen

Wanneer er niet voldoende middelen worden toegewezen, wordt de CMMS-implementatie een taak die moet worden uitgevoerd als er niets urgenters aan de hand is. Er zal bijvoorbeeld altijd ander werk te doen zijn, zeker in een reactieve omgeving. Het personeel zal dus meer uren moeten besteden om de implementatie te voltooien. Het resultaat is een slechte kwaliteit, een laag moreel en het snijden van hoeken. Doelstellingen zoals het verhogen van de beschikbaarheid van apparatuur en het verbeteren van onderhoudswerkzaamheden zullen niet worden bereikt.

Het kan zinvol zijn om externe adviseurs in te schakelen om te helpen bij het opzetten van het systeem. Of verlos een deel van het onderhoudspersoneel van hun vaste werkschema's. Op deze manier kunnen ze zonder onderbreking werken en de systeemconfiguratie correct krijgen.

Download de CMMS-softwareselectiegids

Onderzoekt of selecteert uw organisatie momenteel onderhoudsbeheersoftware? U zult de CMMS Software Selectie Gids nuttig vinden. Het bevat 15 tips die u kunnen helpen bij het identificeren van de criteria die u moet gebruiken om het juiste product voor uw behoeften te selecteren. Met zoveel beschikbare producten kan het nogal verwarrend zijn!