Negen redenen waarom facilitymanagers spreadsheets voor CMMS schrappen

De manier waarop bedrijven zaken doen is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Computertechnologie is grotendeels verantwoordelijk voor een grotere bedrijfsefficiëntie met betrekking tot besparingen op middelen, materiaal en timing. Aan het eind van de jaren zeventig kwam spreadsheetsoftware op en werd dit beschouwd als een enorme verbetering ten opzichte van de traditionele benadering van boekhouding en voorraadbeheer met potlood en papier. Na verloop van tijd hadden deze softwarepakketten echter moeite om gelijke tred te houden met de voortdurende evolutie van nieuwe technologieën die niet alleen het facility management en de productieprocessen hebben veranderd, maar ook de manier waarop bedrijven communiceren met en hun producten en diensten leveren aan eindgebruikers hebben veranderd. Gezien deze factoren en hoe ze zich specifiek verhouden tot facility management, is het niet verrassend dat een groeiend aantal bedrijven in verschillende bedrijfstakken hun gebruik van spreadsheets heroverwegen en zich wenden tot Computerized Maintenance Management Software (CMMS)-systemen; zeer geavanceerde softwarepakketten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of de status van een afzonderlijk apparaat kunnen geven.

Om beter te begrijpen waarom spreadsheets niet langer het favoriete hulpmiddel van facility managers zijn, is het belangrijk om een ​​idee te krijgen van hun mogelijkheden. Om te beginnen kan een spreadsheet handmatig op papier worden gemaakt of met behulp van een computerprogramma zoals Microsoft Excel of Lotus 1-2-3. Bij gebruik van spreadsheetsoftware kan het gegevens die in rijen en kolommen zijn gerangschikt, vastleggen, weergeven en manipuleren. Ongeacht het gebruikte formaat, is een spreadsheet over het algemeen ontworpen om numerieke gegevens en korte tekstreeksen te bevatten en om gegevensrelaties grafisch weer te geven. Spreadsheets bieden echter over het algemeen niet de mogelijkheid om gegevensitems zo grondig te structureren en te labelen als een database en bieden meestal niet de mogelijkheid om de database te doorzoeken. Ze zijn goedkoop en het meest geschikt voor het ordenen van basisinformatie in eenvoudige grafieken en lijsten, maar niet voor complexere taken zoals vermogensbeheer en planning.

Ter vergelijking:de huidige CMMS-systemen zijn veel robuuster en bieden bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud of reparaties nodig hebben. Door operationele gegevens te beoordelen, zijn CMMS'en zeer geschikt voor het maken van bedrijfsprognoses. Recente innovaties in de software zijn onder meer veilige cloudgebaseerde interfaces, toegankelijkheid van mobiele apparaten en papierloze functionaliteit die het gebruiksgemak verder vergroten. Gezien deze factoren vervangen softwareprogramma's voor onderhoudsbeheer nu spreadsheetpakketten die de reikwijdte, kracht en efficiëntie van onderhoudsbeheersystemen missen.

Hieronder staan ​​negen CMMS-voordelen die kunnen worden gebruikt voor geoptimaliseerde winst en productiviteit:

1. Betrouwbaarheid van gegevens van faciliteiten

Onderzoek gepubliceerd in 2006 in Information and Software Technology meldde dat elektronische spreadsheets onderhevig zijn aan fouten, zoals blijkt uit 88% van de beoordeelde spreadsheets. Toetsfouten, onjuist toegewezen cellen, foutieve gegevensbereiken en formulefouten zijn enkele van de oorzaken van fouten. Als gevolg hiervan kunnen fouten de resultaten vertekenen en de bedrijfsactiviteiten negatief beïnvloeden. CMMS-gegevensinvoerformaat en nauwkeurigheidscontroles verminderen de kans dat dergelijke fouten optreden.

2. Fouten worden vaak onopgemerkt totdat het te laat is

Spreadsheets zijn afhankelijk van gebruikers die de juiste formules selecteren om hun gegevens te analyseren. Zelfs als de ingevoerde gegevens nauwkeurig zijn, zullen de resultaten gebrekkig zijn als de verkeerde formule wordt geselecteerd. Wanneer dit soort fouten niet direct worden ontdekt, kunnen de gevolgen kostbaar zijn voor de bedrijfsvoering. CMMS'en elimineren het risico dat dit gebeurt met voorgeprogrammeerde analytische formules.

3. Tijdbesparende voordelen

Het invoeren van spreadsheetgegevens is zo tijdrovend dat veel bedrijven laaggeschoolde werknemers inhuren om gegevens in spreadsheets in te voeren. Gezien de neiging tot fouten die al zijn opgemerkt, kan het riskant zijn om ongetrainde medewerkers deze belangrijke taak te laten beheren. Softwareplatforms voor onderhoudsbeheer maken het invoeren van gegevens eenvoudiger en beperken tegelijkertijd de toegang via gebruikersrechten. Deze functie stelt beperkingen aan wat gebruikers binnen het programma kunnen veranderen en beschermt tegen fouten.

4. Spreadsheets bieden slechts een beperkte weergave van gegevensrelaties

Met aanzienlijke technische expertise en tijd kunnen spreadsheets worden geprogrammeerd om gegevens binnen een zeer beperkt bereik te analyseren. Ze kunnen echter geen analyses geven van het volgen van activa, inventaris en andere onderhouds- en workflowtaken, zoals planning voor preventief onderhoud. CMMS'en hebben deze mogelijkheden, en met ingebouwde rapporten maken ze het gemakkelijk om direct inzicht te krijgen in activageschiedenis, onderdelen, arbeid; allemaal gedaan zonder enige gespecialiseerde technische training.

5. Automatiseer en eenvoudig onderhoudsrapporten voor faciliteiten

Hoewel het mogelijk is om rapporten in spreadsheets te genereren, zijn ze niet de meest gebruiksvriendelijke om te maken in vergelijking met CMMS'en. Of het nu cirkeldiagrammen, spreidingsdiagrammen of staafdiagrammen zijn, spreadsheetrapporten zijn niet zo optisch aantrekkelijk of direct beschikbaar. Omdat gebruikers informatie in realtime en binnen handbereik willen hebben, kan onderhoudsbeheersoftware (ook wel facility management-software genoemd) dit doen met een muisklik of een tik op een tablet zonder dat ze formules hoeven in te voeren zoals vereist in spreadsheetprogramma's.

6. Biedt gedetailleerde informatie over belangrijke statistieken voor facility management

CMMS'en zijn speciaal ontworpen voor facility management. Spreadsheets zijn niet - althans niet zonder geavanceerde programmering. Onderhoudssoftware kan een verscheidenheid aan statistieken bieden die specifiek betrekking hebben op het functioneren van een bedrijf zonder dat gespecialiseerde programmeervaardigheden nodig zijn. CMMS'en kunnen bijvoorbeeld de volgende meetwaarden in realtime produceren:MTBR (gemiddelde tijd tussen reparaties); MTBF (gemiddelde tijd tussen storingen); MTTR (gemiddelde reparatietijd).

7. Integratie met andere software- en faciliteitentoepassingen

Een grote aantrekkingskracht van software voor facilitair onderhoud is de mogelijkheid om te communiceren met andere software, zoals e-mail, boekhoudsoftware, ERP-systemen, Active Directory en meer. Spreadsheets hebben deze mogelijkheden niet. Deze recente CMMS-innovaties vergroten hun effectiviteit en bieden extra tijdbesparende voordelen voor facility managers.

8. Preventief onderhoud plannen

Preventieve onderhoudssoftware (PM) staat centraal in de efficiëntie van een bedrijf, omdat het helpt bij het runnen van de hele faciliteit. Het uitvoeren van PM's op een reeks apparatuur is echter geen gemakkelijke taak, vooral niet voor grote operaties. Vaak omvat een PM op een enkel apparaat meerdere taken of stappen. Spreadsheets zijn op dit gebied bijzonder beperkt omdat ze geen gepland onderhoudsprotocol kunnen maken of meldingen of herinneringen kunnen verzenden om ze uit te voeren. Het kunnen plannen van PM's is wat CMMS'en zo aantrekkelijk maakt voor facility managers, omdat ze een checklist kunnen bieden van alle taken die bij elk apparaat betrokken zijn, routineschema's kunnen maken, meldingen en herinneringen kunnen verzenden en rapporten kunnen maken. Het uitvoeren van geplande PM's betekent minder onverwachte uitval van apparatuur en kortere uitvaltijden.

9. Verbetert de algehele werking van de faciliteit

Er zijn veel aspecten van elk bedrijf die de mogelijkheden van standaard spreadsheetprogramma's te boven gaan. Deze omvatten het bewaken van het arbeidsgebruik, het maken van werkorders en het indienen van leverings- en onderdeelorders. Samen beschouwd, helpt onderhoudssoftware facility managers om weloverwogen beslissingen te nemen over het toewijzen van technici, de beste tijden voor het plannen van routine-onderhoud en het vervangen van apparatuur.

Tegenwoordig worden bedrijven in een breed scala van industriële sectoren uitgedaagd om de meest efficiënte en effectieve manieren te vinden om te groeien en winstgevend te zijn. Ooit waren spreadsheets een uitstekende goedkope oplossing voor facility managers. Voor grote organisaties is het echter onrealistisch om een ​​spreadsheetprogramma met honderden of zelfs duizenden datapunten te onderhouden. Naarmate de activa en diensten van een organisatie groeien en evolueren in een snelle en uitdagende omgeving, wordt het logistiek moeilijk om de informatie in een spreadsheet up-to-date te houden en in het bijzonder om uitgebreide rapporten te produceren die nodig zijn voor weloverwogen besluitvorming. CMMS-software is een antwoord op dit probleem en daarom trekken ze steeds meer organisaties aan die spreadsheets zijn ontgroeid.