Optimaliseer uw onderhoudsprogramma met deze vijf eenvoudige stappen

Haal het meeste uit uw onderhoudsprogramma

Wanneer een organisatie de beslissing neemt om door te gaan met het kopen van CMMS (computerized maintenance management system) of het upgraden van een bestaand systeem, heeft dat veel wikken en wegen met zich meegebracht. Want het staat vast dat investeren in een CMMS zowel tijd als geld kost. Hier zijn vijf stappen die we aanbevelen om een ​​organisatie te helpen het hoogste rendement op investeringen te behalen en het gebruik van software voor preventief onderhoud te optimaliseren.

Stap één:zorg voor een sterke en vroege buy-in van management en gebruikers

Net als elke andere tool voor bedrijfsbeheer, kunnen CMMS-software alleen hun werk doen als mensen het een onderdeel van hun dagelijkse werkroutines maken. Om de acceptatie door gebruikers te helpen verbeteren, is feedback van gebruikers en management vereist over wat er van het systeem wordt verwacht en nodig is. Vervolgens wordt die input gebruikt bij het onderzoeken van software-opties en leveranciers. Dit helpt ervoor te zorgen dat het geselecteerde CMMS-systeem het beste past bij de huidige workflows en zakelijke praktijken van het bedrijf en bij de behoeften van degenen die het gaan gebruiken. Bovendien zullen de projectmanagers, zodra het nieuwe systeem is ingevoerd, in staat zijn het goede voorbeeld te geven en hun teamgenoten aan te moedigen het systeem effectief te gebruiken.

Stap twee:sluit het waar mogelijk aan op andere systemen

Het koppelen van bedrijfssystemen helpt de gebruiker om betere beslissingen te nemen en voorkomt het gedoe van het opnieuw invoeren van gegevens van het ene systeem naar het andere. De gebruiker kan de onnodige taak van dubbele gegevensinvoer vermijden, wat tijdrovend en foutgevoelig is. Wanneer u op één aangesloten systeem werkt, worden de gegevens automatisch op het systeem bijgewerkt. Met deze methode werkt de gebruiker altijd met de laatste up-to-date gegevens.

Delen en communiceren binnen en tussen afdelingen wordt veel eenvoudiger. Met een geïntegreerd onderhoudsprogramma heeft iedereen toegang tot dezelfde data. Het is niet langer nodig om informatie uit één systeem te exporteren en deze vervolgens opnieuw te formatteren voordat u deze met collega's deelt. Door de tijd die aan administratieve taken wordt besteed te verminderen, blijft de tijd beter besteed aan andere zaken, zoals productontwikkeling, marketing en het laten groeien van het bedrijf. Productiviteitswinst is een belangrijk resultaat van het gebruik van het CMMS-systeem.

Stap drie:stel duidelijke verwachtingen en investeer in training

Wanneer een onderhoudsprogramma wordt aangeschaft, is het van cruciaal belang om vanaf het begin gebruiksverwachtingen vast te stellen. Zonder dit is het mogelijk dat de gebruiker zijn bedrijfsresultaten niet volledig kan bereiken. Door specifieke gebruiksdoelen te identificeren, zullen teamleden eerder geneigd zijn om de software zoveel mogelijk te gebruiken en tevreden te zijn met de resultaten.

Naast het identificeren van uw verwachtingen, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat het personeel weet hoe het systeem te gebruiken met praktische training om deze doelen te bereiken. De training moet zijn afgestemd op de unieke behoeften van teamleden of afdelingen. Het direct beschikbaar hebben van trainingsmateriaal na de eerste live trainingssessie is een handig naslagwerk. Het is een goed idee om zes maanden nadat het systeem live is gegaan, nog een geplande trainingssessie te volgen. De toegevoegde training, zodra het personeel al bekend is met het systeem, is nuttig omdat het gebruikers de kans geeft om nieuwe vragen te beantwoorden en het management in staat stelt hun verwachtingen te versterken.

Stap vier:gebruik aangepaste dashboards om de belangrijkste informatie naar voren te halen

In de snelle omgeving van vandaag is snelle en gemakkelijke toegang tot het cruciale onderhoudsverzoek van cruciaal belang voor de succesvolle werking van de faciliteit. Dit is waar dashboards voor facility management software een rol gaan spelen. Velen van hen, waaronder die van ons bij Hippo CMMS, bieden aanpasbare dashboards die snel essentiële gegevens weergeven. Dit maakt het werk in veel opzichten gemakkelijker, zoals het verminderen van de noodzaak om lange rapporten te lezen en gemakkelijke toegang tot werkorders, het gebruik van apparatuur en inventarislijsten. Het op het eerste gezicht hebben van dit soort informatie bespaart tijd en zorgt er tegelijkertijd voor dat de genomen beslissingen gebaseerd zijn op de meest recente gegevens. Met tools voor bedrijfsbeheer, zoals CMMS, kunnen bedrijven erop vertrouwen dat belangrijke beslissingen worden genomen op basis van nauwkeurige en actuele gegevens.

Hippo CMMS tilt traditionele dashboards naar een geheel nieuw niveau. Met hen kunt u:

• Importeer handleidingen, afbeeldingen en andere informatie voor gemakkelijke toegang.
• Bewaar routekaarten en tekeningen voor verbeterd vlootonderhoud
• Bouw aangepaste schermen die passen bij de behoeften van uw bedrijf
• Interactieve samenvattingen van werkorders bekijken
• Verzamel alle informatie over activa en apparatuur (van modelafbeeldingen tot tags) in interactieve plattegronden

Deze dashboards zijn zeer geschikt voor grote organisaties met meerdere faciliteiten in de gezondheidszorg, de overheid, het hotelwezen, de horeca, de detailhandel en het onderwijs.

Stap vijf:voer regelmatig systeemcontroles uit

Preventief onderhoud aan CMMS is een belangrijke, maar vaak over het hoofd geziene oefening. Idealiter vinden routinematige controles op CMMS elke zes maanden plaats. Een paar dingen om te overwegen zijn:

• Is mijn software up-to-date?
• Krijg ik de rapporten die ik nodig heb?
• Zijn er nog andere dingen die we automatiseren met de software?

Bij het uitvoeren van deze routinecontroles is het ook een goed moment om te beoordelen of huidige gebruikers vragen hebben of dat nieuwe medewerkers systeemtraining nodig hebben.

Door deze preventieve onderhoudspraktijken te volgen, bent u goed op weg om het meeste uit uw CMMS te halen.

Hippo CMMS streeft ernaar toonaangevend te zijn in eenvoudig onderhoudsbeheer. Dit wordt bereikt door het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke, kosteneffectieve software en de beste ondersteuning van onze klanten. Als u onze toonaangevende software verder wilt verkennen, kunt u deze 30 dagen gratis proberen!

Probeer Hippo CMMS zelf voor meer informatie of spreek met een softwarespecialist.

Wilt u meer? Lees 16 vragen die u moet stellen voordat u een CMMS-software koopt