De kwaliteitsdocumenten bijwerken

Documentatie is een van de pijlers van het kwaliteitsmanagementsysteem . De prestaties en efficiëntie van deze laatste hangen er daarom van af, vandaar de noodzaak om deze bij te werken. Het kwaliteitshandboek en andere fundamentele documenten van het kwaliteitssysteem moeten voortdurend worden bijgewerkt om een ​​betrouwbare ondersteuning te zijn, op de hoogte te zijn van ontwikkelingen en fouten te voorkomen die de kwaliteit kunnen beïnvloeden.

Het belang van het bijwerken van kwaliteitsdocumentatie

Het actualiseren van kwaliteitsdocumentatie is in meer dan één opzicht cruciaal. Het is in de eerste plaats een garantie dat de door het bedrijf gecreëerde en verworven knowhow en kennis niet verloren gaan. Om de door het bedrijf gestelde doelen te bereiken, voert het een kennisbeheerbeleid door te zorgen voor identificatie, analyse, organisatie, memorisatie en kennisdeling. De systematische actualisering van de documentatie maakt het dus mogelijk om van deze knowhow gebruik te maken en deze door te geven aan werknemers, of het nu nieuwkomers zijn in het bedrijf of bestaande werknemers die verantwoordelijk zijn voor het vervangen van anderen in geval van onbeschikbaarheid (vandaar grotere veelzijdigheid) . Nieuwe rekruten en interne vervangers kunnen dus verwijzen naar geldige documenten, hen effectief begeleiden bij de uitvoering van hun taken en het risico op fouten verkleinen.

Bovendien zorgt het bijwerken van kwaliteitsdocumenten ervoor dat verbeteracties altijd in de goede richting zijn, dat ze niet worden aangetast door gebreken en dat ze ons niet dwingen om terug te gaan.

Ten slotte heeft het actualiseren van kwaliteitsdocumenten noodzakelijkerwijs een positieve impact op de arbeidsomstandigheden van de werknemers en het imago van het bedrijf. De QHSE (kwaliteit, gezondheid, veiligheid, milieu) aanpak - die de veiligheid en gezondheid van werknemers, hun training in preventie, naleving van normen en de betrouwbaarheid van installaties garandeert - wordt voortdurend bijgewerkt om optimale productieomstandigheden te bieden en de perceptie van de klant van het bedrijf te verbeteren. Een HSE-beleid heeft tot doel arbeidsgerelateerde ongevallen en gezondheidsproblemen te verminderen en het sociale engagement van het bedrijf te bevestigen, vooral met betrekking tot milieukwesties.

De verschillende bronnen van de kwaliteitsupdate

De actoren die betrokken zijn bij het bijwerken van kwaliteitsdocumentatie, waaronder de kwaliteitsmanager, vertrouwen natuurlijk op verschillende bronnen om deze aanpak te garanderen.
Ten eerste wordt het bijwerken van kwaliteitsdocumenten uitgevoerd rekening houdend met feedback van klanten. Eventuele opmerkingen van deze laatste na gebruik van het product dienen in aanmerking te worden genomen. Ze kunnen leiden tot min of meer significante veranderingen in procedures om de productkwaliteit en daarmee de klanttevredenheid te verbeteren.
Ten tweede maken audits het ook mogelijk om kwaliteitsdocumenten bij te werken op basis van observaties die tijdens deze operaties zijn gedaan, zowel intern als extern.
Hetzelfde geldt voor de verschillende uitgevoerde correctieve en preventieve acties; deze acties moeten worden geïntegreerd in bestaande documenten, zodat de repositories echt in de nieuwste versies zijn en door belanghebbenden kunnen worden gebruikt, zonder het risico op fouten . Bovendien, wanneer een correctie wordt aangebracht na een bepaalde gebeurtenis, vereist het opstellen van de wijziging reflectie en de implementatie van een logische en begrijpelijke schriftelijke structuur.

Ten slotte behoren beoordelingen en herzieningen ook tot de bronnen van elementen die moeten worden opgenomen in kwaliteitsdocumenten wanneer ze worden bijgewerkt. Managementreview kan bijvoorbeeld leiden tot een verandering in de oriëntatie van het bedrijfsbeleid (bijvoorbeeld op meer ecologische overwegingen), wat leidt tot veranderingen in procedures, vandaar de noodzaak tot actualisering.

De update komt daarom overeen met een reactief, dynamisch proces, dat wordt geactiveerd en bepaald door de verschillende gebeurtenissen die het leven van het bedrijf beïnvloeden. Het maakt het onder andere mogelijk om documenten te hebben die de werkelijkheid weerspiegelen en om fouten te voorkomen die de kwaliteit kunnen beïnvloeden.

Over Picomto

Tegenwoordig is de industrie verbonden met een sterk probleem van de overdracht van kennis. Het formaliseren en delen van kennis in een branche is cruciaal voor het heden en de toekomst. Leeftijdspiramide, goede praktijken, verplichting om specifieke procedures te volgen, enz...

Picomto is ontstaan ​​uit deze observatie en biedt de oplossing om de knowhow van de branche vast te leggen en te verspreiden.
Een SaaS-web- en mobiele softwareoplossing voor het creëren, beheren, delen en analyseren van bedrijfsmodi, onderhoudsprocedures, interne procedures, after- verkoopondersteuning.

Picomto maakt deel uit van de digitalisering van de industrie, #SmartIndustry #Industry4.0, #Paperless

Neem voor meer informatie contact met ons op.