Faciliteitenmanagers onthullen de belangrijkste CMMS-functies:bevindingen uit Hippo's CMMS-enquête

Hippo CMMS voerde een driemaandelijks onderzoek uit onder 100 facility managers om inzicht te krijgen in wat de professionals van vandaag zoeken in een CMMS-softwaresysteem met enkele interessante bevindingen. De enquête vroeg deelnemers om vijf belangrijke vragen te beantwoorden, waaronder:

1. In welke vorm bevindt hun directe onderhoudsafdeling zich momenteel?
2. Hoe zien hun activiteiten eruit?
3. Wat zijn hun belangrijkste redenen om een ​​CMMS te krijgen?
4. Welke CMMS-kenmerken en -functies zijn het belangrijkst?
5. Wanneer willen ze een CMMS implementeren?

We hebben hun bevindingen hieronder samengevat.
De huidige status of toestand van de onmiddellijke onderhoudsafdelingen
Een van de meest intrigerende bevindingen uit de enquête is dat iets minder dan de helft van de respondenten (45%) aangeeft met behulp van handmatige documentatiemethoden (zoals Excel-spreadsheets, ouderwetse papier-en-potloodmethoden, of zelfs plaknotities of e-mailketens) voor het volgen en beheren van onderhoudswerkzaamheden.
Het belangrijkste probleem met handmatige tracerings- en beheermethoden is het ontbreken van een gecentraliseerd systeem, wat kan leiden tot tegenstrijdige gegevens, fouten en verouderde informatie. Idealiter stroomlijnen moderne faciliteiten en onderhoudsafdelingen de activiteiten en communicatie tussen elk kanaal en elke gebruiker door het gebruik van een gecentraliseerd systeem voor het volgen en beheren van elk facet van uw onderhoudsdatabase.
In feite zijn gegevens essentieel voor het meten van de voortgang ten opzichte van benchmarks. De International Facility Management Association (IFMA) Foundation heeft een handleiding over dit onderwerp gepubliceerd, "Benchmarking voor facilitaire professionals", waarin niet alleen de behoefte aan gegevens wordt benadrukt, maar ook een methode om die gegevens op een samenhangende manier te verzamelen en te analyseren. “Vaak, wanneer facilitaire professionals interesse tonen in benchmarking, zullen ze beginnen met te zeggen wat ze willen meten. Een van de meest populaire voorbeelden zijn ruimtegebruik en energieverbruik of kosten”, legt het rapport uit. Een gebrek aan efficiënte, betrouwbare gegevensrapportage is een grote hindernis voor faciliteiten die blijven vertrouwen op handmatige documentatie, waardoor verhevener benchmarking en prestatiemeting veel moeilijker te bereiken zijn.
Andere interessante bevindingen uit dit deel van het onderzoek zijn onder meer:

• Onderhoudsafdelingen hebben gemiddeld 11 onderhoudsmedewerkers.
• De meeste respondenten gaven aan dat ze hun onderhoudsafdeling als zo-zo beschouwen in termen van hoe goed deze is ingeburgerd. (Op een schaal van helemaal niet goed ingeburgerd tot extreem goed ingeburgerd, bijvoorbeeld, vielen de meeste respondenten ergens in het midden.)
• Zestien procent van de respondenten (16%) meldde dat hun onderhoudsafdeling "helemaal niet gevestigd" is.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel moderne onderhoudsafdelingen worstelen met effectief onderhoud en facility management. Het ontbreken van duidelijk gedefinieerde processen, protocollen en systemen leidt tot een ongeorganiseerde inspanning die vaak niet voldoet aan de behoeften van de organisatie en benchmarking om faciliteitsdoelen te bereiken bijna onmogelijk maakt.
Hoe zijn de huidige onderhoudsafdelingen? ?
Meer dan een derde van de respondenten (35%) in de enquête gaf aan slechts één faciliteit te hebben, terwijl 27% zeven of meer faciliteiten te beheren heeft. De rest van de respondenten gaf aan tussen de twee en zes faciliteiten te hebben:

• 5% heeft 5 tot 6 faciliteiten
• 8% heeft 4 faciliteiten
• 5% heeft 3 faciliteiten
• 16% heeft 2 faciliteiten

Zelfs in gevallen waarin een afdeling één faciliteit heeft, is het niet ongebruikelijk dat die faciliteiten twee of meer gebouwen hebben waarvoor de afdeling verantwoordelijk is voor het toezicht op en het beheer van onderhoudsactiviteiten.
Natuurlijk blijven bedrijven vaak niet stilstaan . De organisatie die dit jaar slechts één faciliteit heeft, kan in de komende twee jaar uitgroeien tot vijf faciliteiten. Volgens een Global Industries Analytics Report zal het wereldwijde marktpotentieel voor facility management naar verwachting in 2020 $ 698,8 miljard bedragen. Dit wijst op het belang van het gebruik van technologische hulpmiddelen zoals CMMS die effectief kunnen worden geschaald naarmate uw organisatie groeit, evenals de mogelijkheid om gegevens tussen faciliteiten te vergelijken.
Belangrijkste redenen voor het verkrijgen van een CMMS
De meerderheid van de respondenten (84%) is het ermee eens dat proactieve onderhoudsreparatie belangrijk is voor moderne organisaties, en noemt dit een van de belangrijkste redenen om een ​​CMMS te implementeren. Bovendien noemde 83% van de deelnemers aan de enquête eenvoudige werkorderformulieren als een drijvende factor bij hun beslissingen.
Bijna driekwart van de deelnemers aan de enquête (74%) zegt dat een van hun belangrijkste redenen voor het implementeren van een CMMS de wens is om eenvoudig volgen en beheren van apparatuur, activa en inventaris.
Bovendien wordt geschat dat in 2015 75% van het personeelsbestand uit millennials zal bestaan. zijn opgegroeid in het digitale tijdperk en verouderde praktijken zoals handmatige documentatie lijken deze werknemers vaak archaïsch. Ze zijn gewend om te vertrouwen op gegevens om de werkprestaties te ondersteunen en te verbeteren, dus als ze gelijke tred houden met de eisen van het verbonden, technisch onderlegde personeelsbestand, zijn CMMS-oplossingen een must om vooruit te komen.
Belangrijkste CMMS-functies
De deelnemers aan de enquête merkten verschillende functies op die zij belangrijk vinden bij het kiezen van een CMMS, waaronder:

• 74% zegt dat gebruiksvriendelijkheid een belangrijk kenmerk is.
• Omgekeerd zei 0% van de deelnemers dat gebruiksvriendelijkheid "helemaal niet belangrijk" is.
• 46% gaf aan dat technische ondersteuning van hoge kwaliteit uiterst belangrijk is.
• 44% geeft de voorkeur aan een CMMS-oplossing met mogelijkheden voor apparatuur- en activabeheer.
• 39% zegt dat een agenda-interface om werkschema's te bekijken een van de belangrijkste functies in een CMMS is, en 32% geeft de voorkeur aan een oplossing met een mobiele app voor gemakkelijke toegang.

SMGlobal identificeert andere belangrijke functies in een CMMS, zoals herbruikbare taaksjablonen voor frequente onderhoudstaken, waardoor het niet meer nodig is om het wiel opnieuw te maken voor repetitieve taken en de mogelijkheid om taken op verschillende manieren te plannen. Dat kan betekenen dat repetitieve taken elke week of maand op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip moeten worden uitgevoerd of dat taakplanning wordt geactiveerd op basis van een voorwaarde waaraan wordt voldaan, zoals een andere werkorder die wordt voltooid, wijzigingen in meterstanden of alarmcondities of drempels.
Een onderhoudsachterstand biedt de mogelijkheid om achterstallige, openstaande of onvolledige werkorders te volgen, en automatische rapportage stroomlijnt het proces van het verzenden van rapportgegevens en kritieke statistieken naar belangrijke belanghebbenden. Een andere handige functie is de mogelijkheid om storingsrapporten voor apparatuur of machines te genereren, waardoor het eenvoudiger wordt om de hoofdoorzaak van een systeemstoring of serviceonderbreking te achterhalen. Een historische of realtime vergelijking van problemen en gegevens met betrekking tot de prestaties en kosten van apparatuur biedt bruikbare inzichten voor het nemen van beslissingen voor preventief onderhoud, proactieve vervanging van onderdelen en vervanging van apparatuur, waardoor facilitair managers de prestaties kunnen optimaliseren.
Bij het overwegen de redenen voor het implementeren van CMMS en de meest wenselijke functies, kijken veel facilitaire managers die voorheen op handmatige processen vertrouwden, naar basisrapportage en functionaliteit. Het is de moeite waard om dieper in te gaan op de meer geavanceerde mogelijkheden van CMMS-oplossingen om te bepalen welke toepassingen en functies uw organisatie het beste van dienst zijn als deze groeit. FacilitiesNet raadt aan een CMMS-selectieteam op te richten om verschillende perspectieven te verkrijgen en te vertrouwen op een systematisch proces om de juiste toepassing te kiezen.
Tijd voor implementatie
Slechts 3% van de respondenten gaf aan dat het implementeren van een CMMS een langetermijndoel is. Veertig procent (40%) zei dat ze een CMMS binnen één tot drie maanden willen implementeren, en 20% hoopt dit binnen de komende drie tot zes maanden te doen.
Uit het onderzoek blijkt dat het ideale tijdsbestek voor de implementatie CMMS-oplossingen zijn het middensegment, ergens tussen een maand en zes maanden, "omdat zowel de leverancier als de klant genoeg tijd hebben om gegevens te verzamelen en in te voeren, maar niet te veel tijd hebben om het project uit te slepen en een burn-out te ervaren."
Deze tijdlijn is ook van cruciaal belang gezien het feit dat veel respondenten een wens aangaven voor gestroomlijnde activa-, apparatuur- en voorraadtracering, aangezien CMMS-oplossingen worden gecombineerd met barcodelabels en asset-tagoplossingen om het automatisch vastleggen van gegevens te vergemakkelijken. Deze koppeling vermindert of elimineert handmatige gegevensinvoerprocessen, vermindert het aantal fouten drastisch, verbetert de nauwkeurigheid en efficiëntie en versnelt taken zoals onderhoud of nalevingsrapportage.
Camcode biedt aangepaste CMMS-itemtags en barcodelabels voor elke toepassing in uw instelling, inclusief LDAR- en condenspottags , Metalphoto® CMMS-streepjescodelabels voor gebruik onder zware omstandigheden en meer. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over een aangepaste CMMS-barcodelabeloplossing voor naadloze integratie met uw CMMS.