Wanneer zullen toeleveringsketens eindelijk van papier afstappen?

Al eeuwenlang wordt erop vertrouwd dat papier belangrijke informatie levert. Net zoals artsen ooit afhankelijk waren van schriftelijke recepten om hun patiënten goed te mediceren, vertrouwt de toeleveringsketen op fysieke documenten om verzendgegevens door te geven aan verladers, vervoerders en detailhandelaren. In tegenstelling tot de medische sector moet de toeleveringsketen echter nog een van zijn eigen belangrijke documenten digitaliseren:de vrachtbrief.

In een industrie die wordt overspoeld met papier, is het een raadsel hoe de activiteiten efficiënt zullen blijven groeien tot $ 41,7 miljard tegen het einde van 2026. Papier kost de toeleveringsketenindustrie meer dan $ 3 miljard per jaar (het extra prijskaartje van papier niet meegerekend, inkt en drukwerk). Bovendien leidt papier tot een gebrek aan zichtbaarheid, efficiëntie en duurzaamheid en ondermijnt het de veiligheid van chauffeurs. Nu de nadelen van papier zwaarder wegen dan de voordelen, wordt het tijd dat de toeleveringsketen een sectorbrede transformatie ondergaat.

Papier is slecht voor zaken

U heeft zojuist een nieuwe creditcard geopend. Na ontvangst van uw eerste afschrift via de U.S. Postal Service, wordt u gevraagd om u in te schrijven voor elektronische afschriften (e-statements). Waarom? In een wereld van digitale transformatie ziet uw kredietverstrekker de waarde in van de distributie van e-verklaringen, inclusief snellere levering, geavanceerde beveiliging, terugbelmogelijkheden voor verklaringen en algehele duurzaamheid. In een sector die verantwoordelijk is voor het leveren van essentiële levensmiddelen en, meer recentelijk, het COVID-19-vaccin, is de adoptie van een digitaal workflowautomatiseringsplatform voor de toeleveringsketen een strijd die nog moet worden overwonnen.

Nadelen van papier in de toeleveringsketen zijn onder meer:

• Beperkte zichtbaarheid, waardoor leveranciers en retailers niet op de hoogte zijn van ophaal- en bezorgtijden;
• Onvermogen om realtime beslissingen te nemen op basis van evoluerende ontwikkelingen in het veld;
• Verhoogd risico op fouten door onleesbaarheid en verloren documentatie;
• Inefficiënties van chauffeurs, waaronder de handmatige levering van BOL's, waardoor de tijd op de weg wordt verkort;
• Algemeen risico op gezondheid en veiligheid van werknemers in de industrie, veroorzaakt door onnodige persoonlijke interacties, ijskoude omstandigheden en grote machines, en
• Negatieve connotaties voor ecologische voetafdruk en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

De oplossing:workflowautomatisering

Gelukkig zijn er branchepartners die papier als verouderd beschouwen, waaronder de Consumer Brands Association en de Contactless Delivery Taskforce. De taskforce en zijn meer dan 50 deelnemers aan de bedrijfssector erkennen de hindernissen van papier en dringen aan op digitale transformatie in de hele sector.

De workflowautomatisering van de toeleveringsketen is een antwoord op de verouderde processen van de industrie en heft de inefficiëntie van papier op. Als gevolg van de implementatie van een digitaal platform krijgt de industrie zowel zichtbaarheid als de mogelijkheid om de miljarden dollars die elk jaar worden verspild aan onnauwkeurige rapportage opnieuw toe te wijzen. Veelgebruikte automatiseringsplatforms omvatten elektronische vrachtbrieven, mobiele registratie en workflow van chauffeurs, elk een belangrijk aspect van een echte industriebrede digitale transformatie.

Elektronische BOL: De vrachtbrief is het belangrijkste document in de logistieke sector. Een routine BOL bevat relevante informatie voor de verzender, vervoerder en detailhandelaar, inclusief het aantal, het type en de goederen van een levering. Door BOL's te digitaliseren, ervaren betrokken partijen gestroomlijnde operaties terwijl magazijnteams en transportpartners veilig blijven.

Mobiele opname: Sommige componenten van de industrie zullen meer tijd nodig hebben om de workflow-automatisering van de toeleveringsketen te implementeren dan andere. Om inconsistentie tegen te gaan, stelt mobiele vastlegging bestuurders in staat om met één klik op de knop fysieke BOL's en extra papierwerk vast te leggen. Bovendien helpt mobiel vastleggen bij snellere betalingsprocessen voor alle branchepartners.

Driver-workflow: Chauffeurs zijn verantwoordelijk voor meer dan het leveren van goederen van punt A naar punt B. Een van hun grootste verantwoordelijkheden komt in de vorm van een paar ons papier. Zonder een digitaal platform zijn chauffeurs onderworpen aan het bijhouden van kilometers, rapportage van verblijftijd en vrachtwageninspecties via papier, wat vaak resulteert in onnauwkeurige rapporten en betalingsproblemen. Dankzij de chauffeursworkflow ontvangen vervoerders, verladers en retailers hun product en betaling nauwkeurig en op tijd.

In de wereld van de toeleveringsketen beperkt papier de industrie. Het is redelijk om aan te nemen dat er maar één grote leverancier, vervoerder of detailhandelaar nodig is om automatisering van de supply chain-workflow in te voeren, en de rest zal volgen. Individuele partners in de toeleveringsketen die graag willen bijdragen aan een industriebrede standaardisatie, kunnen echter praktische stappen ondernemen om verandering te bespoedigen. Door elektronische BOL's, de workflow van chauffeurs en mobiele registratie te implementeren, kunnen bedrijven pleiten voor de noodzaak om de stress van verladers, detailhandelaren, vervoerders en 3PL's te verlichten.

Brian Belcher is mede-oprichter en chief operating officer van Vector, een contactloos ophaal- en bezorgplatform.