COVID-19 en het einde van de jaarlijkse RFP voor verzenders

We hebben gezien dat verladers productiefaciliteiten aanpassen om persoonlijke beschermingsmiddelen voor eerstelijnswerkers te creëren en voedselverladers miljoenen dollars doneren aan mensen in nood, en we hebben zelfs geholpen bij het faciliteren van het delen van capaciteit tussen verladers die gelijktijdige volumeveranderingen ervaren. De toeleveringsketen bewijst zijn robuust vermogen om zich aan te passen, maar het jaarlijkse RFP-proces is een oude praktijk die de hightech, datarijke realiteit van de 2020-markt nog moet inhalen.

Hoewel de omstandigheden tot nu toe in 2020 misschien nieuw aanvoelen, zijn ze in feite een dramatische illustratie van een veel vaker voorkomend systeemfalen in de manier waarop we het transport in de toeleveringsketen beheren. Wat betekenen al deze afwijkingen van het plan voor de toekomstige strategieën en kosten voor de professionals die in de toeleveringsketen werken?

De meeste van deze veranderingen waren een direct gevolg van de wereldwijde uitbraak van COVID-19. Van de sluiting van productiefaciliteiten tot veiliger thuisbestellingen op de Amerikaanse markten, de aard van de relaties van consumenten met goederen is in de eerste helft van het jaar veranderd.

De eb en vloed van deze relatie is vrij eenvoudig, ondanks de complexiteit eromheen. Consumenten kochten aan het begin van de pandemie massaal essentiële goederen, waardoor de uitgaven voor niet-essentiële en duurzame goederen aanzienlijk werden verminderd. Na verloop van tijd zal dit gedrag langzaam terugsijpelen naar een normaal niveau, maar niet zonder enige vertraging.

Overweeg het baanbrekende volume van klantzendingen per branche, wat neerkomt op meer dan 60.000 dagelijkse vrachtzendingen in Noord-Amerika. Wanneer je de volumes in 2020 en 2019 vergelijkt, wordt de mate van verstoring veel duidelijker:duurzame goederen daalden met maar liefst 40% op het dieptepunt, terwijl niet-duurzame goederen vroeg stegen en boven het niveau van vorig jaar blijven.

Het transportecosysteem

In termen van transportstrategieën was wat deze onvoorziene eb en vloed resulteerden in een puinhoop voor inkoopteams. Of het volume nu de verwachtingen verdubbelde of gehalveerd was, het vervoer van vrachtwagens en goederen zag er heel anders uit dan was gepland in de jaarlijkse RFP voor verladers in verschillende sectoren.

Het resultaat kan worden geïdentificeerd in een toename van de activiteit op de spotmarkt, een zachtere capaciteitsomgeving en een afname van de service van zowel verladers als vervoerders. Verladers die een volumedaling ondervonden, hadden geen vracht om contracten na te komen, en degenen met een instroom haastten zich om tractoren te vinden om hun goederen te vervoeren.

Op basis van een onderzoek bij een cohort van Breakthrough-klanten van verladers, zagen verladers al enkele dagen na het live gaan van hun routeringsgids enige mate van verminderde naleving door vervoerders. Deze trend werd versterkt naarmate de analyse verder ging, met een gemiddelde van 3% 10 weken na go-live en een gemiddelde van 15% 45 weken na go-live. Hoe langer een verlader wacht met het opnieuw contracteren van een rijstrook, hoe groter het risico dat de rijstrook uitvalt en als gevolg daarvan kosten oploopt.

Wanneer er monumentale verschuivingen plaatsvinden in zowel netwerk van verzenders als vervoerders, zullen de resultaten van de RFP van een verzender snel onbruikbaar worden. Nieuwe economische omstandigheden zullen de tarieven beïnvloeden, vervoerders hebben tractoren verplaatst naar nieuwe werkgebieden en het volume ziet er voor een verlader heel anders uit. Maar deze uitdaging staat niet alleen voor historische gebeurtenissen. Het gebeurt elke dag in verschillende transportstrategieën.

Een dieper probleem met inkoop

Bij typische planningsstrategieën wordt de capaciteit op jaarbasis per baan toegekend via het moeizame RFP-proces. De beperkingen van de factoren die het vaakst worden overwogen om beslissingen over capaciteitssourcing te nemen, zijn onder meer:​​

• Historische prestatiegegevens:de misvatting hierin is dat er geen garantie is dat wat gisteren waar was, vandaag relevant zal blijven, dus terugkijken op het afgelopen jaar geeft een beperkt beeld van hoe toekomstige partnerschappen zullen evolueren.
• Voorkeurspartners van vervoerders:verladers houden er vaak van om de relaties die ze in de loop van de tijd hebben opgebouwd, uit te stellen, maar hoe sterk uw vertrouwen ook is, de realiteit is dat het aanbod of de vraag van een vervoerder en afzender op een plaats van herkomst niet voordelig kan zijn vanuit een prijs en service standpunt.
• Geprojecteerde vrachtvolumes:verladers kunnen veel moeite doen om te bepalen hoeveel capaciteit ze nodig hebben op een bepaalde baan, maar aangezien de markt het bestedingspatroon van de consument dicteert, kunnen die behoeften op en neer gaan.

Zelfs onder de meest nauwkeurige en goed uitgevoerde omstandigheden creëert een geïsoleerde RFP een routeringsgids die voldoet aan de geschatte criteria van uw netwerk op de dag dat het wordt gemaakt. Maar de vrachtdynamiek verschuift, marktgebeurtenissen kunnen in een oogwenk ontstaan, en zelfs enkele minuten nadat uw routegids live is gegaan, veranderen de parameters rond uw vrachtstrategie al. Netwerken evolueren voortdurend en het oude RFP-proces probeert een stagnerend model in te passen in de zeer dynamische realiteit van het op de markt brengen van goederen. Verladers hebben een flexibelere benadering nodig van contractvrachtoplossingen die de prestaties, prijs en vraag en aanbod langs een rijstrook continu opnieuw evalueren.

Zoals je je kunt voorstellen, had de routegids die is gemaakt voor het fiscale jaar 2020 - die destijds was gebaseerd op historische gegevens en marktomstandigheden, zoals we hierboven hebben geschetst - de gebeurtenissen die we hebben zien ontvouwen niet kunnen voorspellen. Het maakt niet uit hoeveel planning en zorg er aan de voorkant is besteed, dat plan voldoet niet langer aan de behoeften van de vracht van vandaag en zal waarschijnlijk de nauwkeurigheid in de toekomst niet herstellen. Voor rijstroken die aan deze criteria voldoen, kunnen verladers het zich niet veroorloven om te wachten met het oplossen van deze problemen tot hun volgende RFP-cadans.

Verstoringen doen zich elke dag voor in het transportlandschap, in verschillende mate. Ze worden misschien niet veroorzaakt door een wereldwijde pandemie, maar verladers ervaren ongeplande vrachtbehoeften, vervoerders gaan uit het verwachte netwerk en na verloop van tijd moeten die systeemstoringen worden aangepakt op een meer intuïtieve en data-geïnformeerde cadans. Strategieën voor contracttransport moeten net zo wendbaar en dynamisch zijn als de goederen die ze verplaatsen.

De waarde van flexibele contractvrachtoplossingen die uw routegids voortdurend ontwikkelen, bestaat zowel in tijden van grote verstoring als in tijden van stabiliteit.

Heather Mueller is Chief Operating Officer bij Breakthrough.