Wayfair & COVID-19: Belastingvrije verkopers uitdagingen in een post-pandemie economie

De COVID-19 pandemie heeft een wijdverspreide economische impact gehad op bedrijven van alle maten. Op dezelfde manier heeft de pandemie chaos gezaaid in de begrotingen van Amerikaanse staten, met sommige experts die voorspellen dat begrotingskortingen tot 2022 $434 miljard kunnen bedragen. Feitelijk schat het Center on Budget and Policy Priorities dat staten als Californië en New York een daling in inkomsten van tientallen miljarden zullen zien.

Veel van deze inkomensdaling wordt toegeschreven aan een daling in belastinginkomsten waar staten op vertrouwen om hun kassen te vullen en hun begrotingen te balanceren. Van sales tax naar income tax tot industrie-specifieke belasting als accijns voor olie en gas, hebben staten een daling in uitgaven gezien die moeite hebben om pre-pandemie niveaus te overstijgen. Bijvoorbeeld, toerismedaling in Florida, Nevada en Hawaii hebben een direct impact gehad op sales tax ontvangsten en logiesbelastingen in de staten. Uiteindelijk zullen staten manieren moeten vinden om verliezen te verhalen en een begroting te vestigen in de komende jaren, wat waarschijnlijk zal leiden tot belastingverhogingen, uitgebreide belastbaarheidsregels, en verhoogde handhaving van belastingwetten.

Echo's uit de 2008 recessie

Terwijl belastingautoriteiten worstelen met begrotingskortingen en hun opties afwegen om inkomsten te genereren, is het waarschijnlijk dat veel bedrijven kwetsbaar zullen zijn voor belastingcompliance risico's zonder het te weten. Gelukkig kunnen bedrijven leren van de precedent die gesteld werd tijdens de economische downturn van 2008. Na 2008 strakten belastingautoriteiten regels en handhaving rond belastinginvordering, met een grote verschuiving naar handhaving van belastingvrijstellingscertificaten. Voor de recessie waren de criteria voor een staat om een vrijstellingscertificaat te accepteren veel meer loser, misschien door een gebrek aan technologie om een uitgebreide vrijstellingscertificaat audit te kunnen uitvoeren.

Sindsdien is de technologie die staten en bedrijven tot hun beschikking hebben voor belastingcompliance geëvolueerd en heeft het gemakkelijker gemaakt om vrijstellingscertificaten tijdens audits te controleren. Maar wat vrijstellingscertificaten echt onder strengere review plaatste sinds 2008, was het feit dat een enorm aantal bedrijven permanent sluitten, wat het onmogelijk maakte voor verkopers en overheden om geldige certificaten tijdens een audit te verkrijgen.

Verhoogd risico

Terwijl veel van dezelfde risico's aanwezig zijn tijdens de pandemie, is de complexiteit rond vrijstellingscertificaten exponentieel toegenomen sinds 2008. De Supreme Court beslissing in South Dakota v. Wayfair Inc. maakte het mogelijk voor autoriteiten om sales tax op remote verkoop in hun staat te innen, ongeacht de fysieke locatie van de verkoper. Vandaag de dag kunnen belastingvrije verkopers potentiëel een verplichting hebben om te registreren voor sales tax invordering in 44 staten, zelfs als geen enkele verkoop belastbaar is. Economische nexus heeft niet alleen de verplichting om vrijstellingscertificaten te innen verergerd, maar ook de extra last toegevoegd van registreren bij staten om belasting te innen.

Op dezelfde manier hebben bedrijfsoperaties tijdens de pandemie de complexiteit van het innen van vrijstellingscertificaten verhoogd. Bijvoorbeeld, meer business-to-business (B2B) transacties gebeuren online over talloze kanalen. Waar historisch een verkoper vrijstellingscertificaten gemakkelijk kon innen in 1:1 transacties, verwerken velen nu transacties digitaal over een aantal online kanalen. De combinatie van economische nexus wetten met uitbreidende omnichannel B2B verkoop heeft een omgeving gecreëerd waar bedrijven moeten weten waar ze een registratieverplichting hebben, terwijl ze ook transacties verwerken en certificaten in near real-time online innen. Voor fabrikanten en andere B2B verkopers verantwoordelijk voor het innen en opslaan van vrijstellingscertificaten voor belastingvrije aankopen, is het nu kritisch de technologie en processen te implementeren om te garanderen dat vrijstellingscertificaten accuraat worden geïnnerd op elke toepasselijke transactie om een ander post-2008 scenario te vermijden.

Technologie voor vrijstellingsverplichtingen

Het beheren van vrijstellingscertificaten in een digital-first samenleving vereist intelligente belastingcompliance technologieën om Schritt te houden met veranderende regels en verplichtingen. Handmatig innen, tracken en opslaan van vrijstellingscertificaten over kanalen, alsook handmatig tracken van economische nexus verplichtingen en registreren in nieuwe staten laat bedrijven kwetsbaar voor menselijke fouten en uiteindelijk audit risico. Door de ondersteuning van belastingcompliance software in te roepen, kunnen bedrijven hun vrijstellingscertificaat beheerprocessen stroomlijnen en risico's mitigeren.

Belastingoplossingen kunnen eenvoudig geïntegreerd worden in een bedrijfs bestaande e-commerce, enterprise resource planning (ERP), of andere factureringssystemen om certificaten bij afrekenen te beheren. Bijvoorbeeld, een fabrikant die verkoopt via een e-commerce platform en een marketplace kan regelitems in het afrekenproces opnemen die bedrijven verplichten hun vrijstellingsinformatie digitaal te verstrekken voordat de transactie wordt verwerkt. evenzo kunnen bedrijven belastingsoftware benutten om intelligenter te begrijpen wanneer ze nieuwe economische nexus verplichtingen triggeren om registratievereisten te stroomlijnen en onbekende audit risico's te vermijden.

Naarmate we door de pandemie voortbewegen, is het onvermijdelijk dat staten waarschijnlijk zullen kijken naar uitbreiding van belastingregels, verhoogde handhaving, en aanpassing van bestaande belastingwetten. Zoals we leerden uit de 2008 recessie, zal de handhaving van vrijstellingscertificaten waarschijnlijk een primaire doelwit zijn voor autoriteiten die inkomsten zoeken. Fabrikanten en andere B2B verkopers zullen hun nieuwe verplichtingen in de wereld van economische nexus moeten begrijpen en hoe ze certificaatinzameling in een omnichannel omgeving moeten navigeren om risico's te mitigeren en operaties te handhaven. Voor de meeste zal het handmatige beheer van belastingcompliance van registratie tot certificaatbeheer onhoudbaar zijn en ze aan risico blootstellen. Een technology-first aanpak voor het beheren van vrijstellingscertificaten zal bedrijven in staat stellen proactief te zijn in het voorkomen van audit boetes en storingen in hun business.

Silvia Aguirre is vicepresident certificate management bij Avalara.