Vervoerdersinkoop Transformeren: Hoe Data Nauwkeurigheid en Wendbaarheid in RFP's Drijft

De meeste supply-chain-professionals zullen instemmen dat het traditionele jaarlijkse, volledige-netwerk vervoerdersinkoopproces inefficiënties kent. Toegang tot betere data verandert de manier waarop organisaties opereren, en het is tijd dat transportstrategieën ook veranderen. Toch gaan veel transportafdelingen door met dezelfde routine.

De traditionele uitdaging

Historisch gezien is het vervoerdersinkoopproces tijdsintensief. Zenders besteden veel tijd aan het voorbereiden en beoordelen van request for proposals (RFP's) om de juiste vervoerders te identificeren op basis van prijs, service, betrouwbaarheid en netwerkcompatibiliteit. Op hun beurt besteden vervoerders tijd aan het beantwoorden van die RFP's. Na wat doorgaans een lang en arbeidsintensief proces is, worden afspraken gemaakt en contracten getekend.

In de loop van de tijd kunnen onvoorziene uitdagingen en veranderingen in de transportnetwerken van beide partijen ertoe leiden dat afspraken uiteenvallen. Dit resulteert in zenders die scharrelen om nieuwe vervoerderspartners te vinden in de spotmarkt of via bemiddeling, of vervoerders die zoeken naar extra truckladingen om capaciteit te vullen.

Met de juiste data die inkoopstrategieën drijft, leiden betere RFP-praktijken tot meer stabiele en productieve netwerken, en sterkere zender-vervoerderrelaties.

Een sterker transportnetwerk bouwen

Wat houdt zenders terug om een betere transport-RFP te voeren? Een gebrek aan zichtbaarheid buiten hun directe netwerken en hun eigen vrachtvoetafdruk. De informatie die beschikbaar is voor een zender is die van zijn eigen netwerkvoetafdruk, maar dat is slechts een klein stukje van een veel groter plaatje. Wanneer zenders beperkt worden door onvolledige datasets, zijn ze onstaat om te begrijpen hoe vervoerdersnetwerken interacteren met het bredere vrachtecosysteem.

Met de juiste transportpartner kunnen zenders meer accurate en robuuste data gebruiken om een breder beeld te krijgen van vervoerdersnetwerken buiten hun eigen, als input voor hun vrachtinkoopstrategieën. Ze kunnen de vrachtvoetafdruk van vergelijkbare zenders in de VS evalueren, en de cijfers verfijnen tot op lane-niveau prestaties om alle factoren die tarieven beïnvloeden te overwegen.

Een traditionele supply-chain-consultant kan zenders een data-dump voorzien voor de RFP. Die informatie biedt snapshots van bepaalde momenten in het voorafgaande jaar. Het probleem is dat dit soort data veel te episodisch is, en vervormd kan zijn door zijn beperkte scope. Het kan zenders helpen macrotrends te identificeren, maar meer inclusieve transportdata met verhoogde granulariteit opent strategisch potentieel specifiek voor het netwerk van de zender.

Vorig jaars data is beperkt in zijn vermogen om een zender te helpen navigeren door onzekerheid na een natuurramp, begeleiding te bieden na onverwachte economische veranderingen, of te tonen dat vervoerders voldoen aan de meest recente vrachtafspraken.

In plaats daarvan zouden zenders de levende data achter constant evoluerende transportnetwerken moeten analyseren, wat informatie en inzichten veel dichter bij realtime brengt. Dit voegt wendbaarheid toe aan supply-chain-strategie, en stelt transportleiders in staat om doorlopende, berekende aanpassingen door het jaar heen te maken.

De juiste vervoedersmix identificeren

De legacy-benadering voor een vervoeders-RFP betreft simpelweg het uitbieden van het netwerk van de zender. Helaas wordt vaak anekdotische evidentie gebruikt om vervoeders-RFP's te voeren. Supply-chain-professionels horen verhalen van branchegenoten en voorgangers over welke vervoerders ze kunnen vertrouwen, maar die anekdotische informatie kan onbetrouwbaar zijn. Deze bias beïnvloedt welke vervoerders op de shortlist komen.

Het overwegen van de reputatie van een vervoerder is zeker een wijze stap. Maar verhalen onderbouwen met harde cijfers is een veel sterkere manier om te bepalen welke vervoerders in RFP-evenementen opgenomen moeten worden. Reputatie los, zenders zouden nog steeds moeten onderzoeken of de vervoerder een goede fit is voor hun netwerk. Het evalueren van betrouwbare data is hoe die bepaling gemaakt moet worden.

Zenders hebben doorgaans een kern van vervoerders waar ze langdurige relaties mee hebben opgebouwd. In veel opzichten is dit ideaal. Sterke relaties zijn nodig om de supply chain te ondersteunen. Toch, omdat markten altijd veranderen, is het imperatief dat zenders data herzien en regelmatig vervoederspartners herbeoordelen om te bepalen of ze nog steeds de juiste fit vertegenwoordigen voor het transportnetwerk van de zender.

Traditioneel voeren veel zenders RFP's uit onder de mindset dat de vervoerder met de laagste bod de opdracht wint. Maar te veel laagkostvervoerders die slechte service en onbetrouwbare capaciteit leveren, introduceren additioneel risico in het transportnetwerk.

In sommige gevallen vallen deze partnerschappen uiteen omdat de vervoerder geen natuurlijke afstemming heeft op de zendingen van de zender. Die laagkostbod kost de zender nu extra, want hij gaat naar de spotmarkt om nieuwe vervoerders te vinden die zendingen op het laatste moment vervullen. Dat betekent waarschijnlijk dat de zender hogere vrachttariefen betaalt dan initieel verwacht.

Dit kan vermeden worden als de zender de juiste data gebruikt om een stabiele partner aan het begin van de RFP te identificeren, en dan consistent prestaties en fit monitort. Het identificeren van vervoederspartners die de beste fit zijn voor een netwerk buiten typische verwachtingen, levert substantiële voordelen op voor zenders en vervoerders alike.

Een veelvuldig gemiste kans bij grotere zenders is het overwegen van kleine tot middelgrote vervoerders. Hoewel "topvervoerders" het merendeel van de marktaandeel bezitten, bieden partneren met vervoerders die kleinere vloot exploiteren, vrachtspecialisatie bieden, of een specifieke regio bedienen, unieke voordelen.

Een kleinere vervoerder heeft misschien geen groot verkoopteam of uitgebreid marketingbudget, maar kan nog steeds een ideale fit zijn voor het transportnetwerk van de zender. Vervoerders die zich richten op regionale service kunnen goede partners zijn omdat ze actieve netwerken hebben rondom sleutellanes. Terwijl nationale vervoerders vrachtwagens naar deze gebieden kunnen sturen, kan dat komen met de extra kosten van een chauffeur uit een dichter netwerkvolume halen. Kleinere vervoerders kunnen ook sterke partners zijn omdat ze gemotiveerd zijn om de behoeften van de zender te prioriteren, in plaats van alleen een transactionele relatie te bieden.

Een gezond portefeuille van vervoerders bouwen is uitdagend. Zenders hebben een basis van betrouwbare partners nodig, maar ze zouden ook die partnerschappen moeten beoordelen en openstaan voor samenwerking met minder bekende vervoerders — de verborgen parels. Deze kleinere groeivervoerders kunnen de kernvervoerders in het netwerk van een zender aanvullen. De beste manier om die balans te bereiken is het gebruik van betrouwbare transportdata.

Kijken verder dan het "besparingscijfer"

Voor de meeste transportdirecteuren zijn besparingen en kostenvermijding de bottom line bij het werken met consultants en partners: Hoeveel geld bespaar je me? Wat is de ROI? Besparingscijfers zijn gebaseerd op oude data, wat het transportnetwerk vorig jaar leek, verkoopprognoses, en het verwachte productieniveau op productiefaciliteiten. Iedereen betrokken weet dat dit alleen schattingen zijn, en dat dingen zeker zullen veranderen in de komende maanden. Besparingen in deze context zijn nooit gegarandeerd.

Er zijn sterker metrische systemen die meer inzichten en grotere waarde aan een transportstrategie kunnen bieden. Voldoet de zender aan de on-time pickup- en leveringseisen van zijn klanten? Werkt de zender binnen het budget dat ingesteld is voor zijn transportnetwerk? Die doelen zouden net zo belangrijk moeten zijn als het reduceren van transportkosten, gebaseerd op een subjectief besparingscijfer dat aan het begin van het RFP-proces gedefinieerd wordt.

De noodzaak van accurate transportdata

In een tijd dat e-commerce en direct-naar-consument verzenden steeds vitaller wordt voor veel supply chains, is transport een essentieel onderdeel van het uitvoeren van een effectieve strategie.

Zorgen dat zenders de best mogelijke netwerken opzetten en opereren, helpt transportteams binnen budget te blijven, terwijl ze hun bedrijven differentiëren van concurrenten. In staat zijn om zoveel mogelijk data te benaderen, die data te interpreteren, cruciale trends te identificeren, en het te gebruiken om de beste partners te identificeren is cruciaal voor een wendbare supply chain.