Vijf gebieden waar inkoopfunctionarissen waarde leveren

Inkoop is niet altijd gezien als de ideale, wendbare strategische partner van de onderneming. Omslachtige inkoopprocessen, lange inkoop- en contractcycli en hiaten in domeinexpertise hebben geleid tot een scheiding tussen inkoop en de verschillende bedrijfseenheden die het bedient.

Degenen onder ons met jarenlange ervaring in inkoop weten dat er aanzienlijke ruimte voor verbetering is in het hele proces, vooral op het gebied van het inkopen van hoogwaardige, complexe diensten. Hoewel consumententechnologieën een grote sprong voorwaarts hebben gemaakt en alle aspecten van individuele koop- en consumptieactiviteiten enorm hebben veranderd, zijn enterprise sourcing en de technologie die het gebruikt merkbaar achtergebleven. In de praktijk zijn het inkoopproces en de technologie de afgelopen decennia niet wezenlijk veranderd.

Nu, met de toegevoegde mogelijkheden van geavanceerde technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie en machine learning, verandert de dynamiek. Deze vooruitgang biedt hoofdaankopers en andere inkoopleiders een grote kans om in te spelen op het hoge tempo en de hoge eisen van een wereldwijd zakelijk ecosysteem.

Gewapend met de ongekende inzichten die A.I. kan leveren, is inkoop toegerust om een ​​echte strategische partner te worden voor alle bedrijfstakken, waardoor de servicescope, de identificatie en evaluatie van leveranciers, de inkoop en het doorlopende beheer aanzienlijk worden verbeterd. Een strategische partner zijn betekent het aanpassen van de organisatiecultuur en -praktijk, maar transformationele leiders die dit goed doen, leveren al nieuwe en innovatieve bronnen van waarde voor hun bedrijven en worden daardoor erkend door hun collega's.

Het mandaat van Procurement was van oudsher gericht op het waarborgen van governance, compliance, leveringscontinuïteit en kostenreductie. Vaak hebben zakelijke belanghebbenden niet naar inkoop gekeken voor strategische begeleiding omdat ze niet het gevoel hadden dat de functionele kennis en expertise aanwezig was om hun doelen en prioriteiten te bereiken. Het wordt tijd dat dit paradigma verandert. Inkoop moet in contact treden met zakelijke belanghebbenden, niet omdat het verplicht is, maar omdat het zal leiden tot meer impactvolle resultaten voor het bedrijf.

Inkoop kan elke bedrijfsfunctie verbeteren door ervoor te zorgen dat teams zelfs hun meest complexe behoeften gemakkelijk en digitaal kunnen definiëren, op de markt kunnen brengen en gemakkelijk de beste leveranciers voor hun behoeften kunnen vinden, vergelijken, onderhandelen, gunnen en contracteren.

Er zijn vijf bepalende momenten in het sourcingtraject waarop inkoop meer waarde kan leveren aan de belanghebbenden, de interne partnerschappen kan versterken en ervoor kan zorgen dat bedrijfsfuncties duurzame resultaten behalen.

Reikwijdte. Het eerste bepalende moment is wanneer een zakelijke belanghebbende een probleem of kans identificeert die ze willen aanpakken met behulp van een externe leverancier. In de huidige omgeving begint het proces vaak met een onduidelijke definitie van behoeften, of zelfs een vereiste gedefinieerd door een leverancier in plaats van door de zakelijke belanghebbende. Dit leidt ertoe dat inkoop en potentiële leveranciers aanzienlijke tijd en cycli verspillen, waardoor de implementatie van de kritieke service wordt vertraagd. Inkoop kan deze dynamiek veranderen door gebruik te maken van de kracht van geavanceerde technologieën zoals A.I. om belanghebbenden op een snellere, nauwkeurigere en intuïtievere manier te begeleiden bij het creëren van hun vereisten. Wanneer de vereiste vooraf alle belangrijke behoeften vastlegt, besparen alle betrokkenen aanzienlijke tijd en cycli en voorkomen ze te veel kopen of later rondes van wijzigingsopdrachten.

Identificatie. Belanghebbenden moeten snel en efficiënt leveranciers identificeren die de diensten kunnen leveren die ze nodig hebben om zakelijke prioriteiten te bereiken. Om dit te doen, moet inkoop op dynamische wijze hooggekwalificeerde leveranciers kunnen vinden voor een bepaalde behoefte en op elk moment. Ze kunnen niet wachten op het traditionele RFI/RFP-proces, zoeken in een grote leveranciersdatabase of leveranciersmaster, vragen om verwijzingen of aanbevelingen, of vertrouwen uitsluitend op bestaande relaties om de beste leverancier te vinden.

Vergelijking. Zakelijke belanghebbenden hebben een gemakkelijke manier nodig om naast elkaar een kwalitatieve vergelijking en financiële analyse uit te voeren van de leveranciersvoorstellen die ze ontvangen. zodat ze snel en onbevooroordeeld kunnen beoordelen welke leverancier het meest geschikt is voor hun specifieke servicebehoefte. De rol van inkoop mag geen normalisatie van gegevens en spreadsheetanalyse zijn. Het moet beslissingsondersteuning en stakeholdercoaching zijn. In de consumentenwereld zijn we er helemaal aan gewend dat dit voor ons wordt gedaan. en mag niet minder verwachten in de bedrijfswereld.

Selectie. Het aanzienlijk verkorten van de tijd tussen het verkennen en selecteren van leveranciers, en het in staat stellen van teamleden om gedurende het hele proces betrokken te zijn, zorgt voor meer transparantie en efficiëntie. Gezien het razend tempo van zakendoen in de digitale economie, is het traditionele maandenlange proces van het doorlichten en kwalificeren van leveranciers voordat overeenkomsten worden ondertekend en het echte werk begint, gewoon niet langer levensvatbaar. We zijn gaan vertrouwen op digitale informatie om cruciale persoonlijke consumptiebeslissingen te nemen, en dit zou ook de standaard moeten zijn in ondernemingen.

Touchless procure-to-pay. Elk bedrijf heeft meerdere partners, leveranciers en oplossingen waarmee het werkt om aan specifieke zakelijke vereisten te voldoen, en de inkoopfunctie is daarop geen uitzondering. Het is van cruciaal belang dat CPO's de beste platforms en applicaties selecteren die naadloos integreren met hun backbone-systemen. Met de juiste digitale oplossingen kunnen CPO's ervoor zorgen dat de methoden voor het bereiken van controles; nakoming; budgettaire goedkeuring; en factuurmatching, goedkeuring en betaling gebeuren volledig geautomatiseerd. Er is simpelweg geen rol weggelegd voor hooggekwalificeerde, goed opgeleide inkoopprofessionals die handmatig aanvragen, inkooporders, facturen of contracten aanraken. Het resultaat van elk sourcingproces, met name complexe services, moet een naadloze en contactloze, door robotprocesautomatisering aangedreven installatie zijn in het geregistreerde enterprise resource planning-systeem, zodat de ervaring voor de zakelijke stakeholder en inkoop eenvoudig, snel en transparant.

Bedrijven passen technologie snel toe en gebruiken deze om transactiewerk te automatiseren, waardoor inkoop de ideale kans krijgt. Door gebruik te maken van de kracht van automatisering, kunnen transformationele inkoopleiders en hun teams strategischer en effectiever zijn en meer waarde leveren aan hun zakelijke belanghebbenden en bedrijven tijdens het sourcingproces. Inkoop moet gericht zijn op hoogwaardige activiteiten, vertrouwde adviseurs worden voor hun belanghebbenden, afstemmen op zakelijke doelen en prioriteiten en innovatieve ideeën en benaderingen voor servicesourcing brengen.

We zien al een dramatische verschuiving in de manier waarop inkoop wordt bekeken binnen veel bedrijven naarmate er meer transformationele leiders opkomen. Deze inkoopteams hebben een klantgerichte mentaliteit en bieden zelfbedieningsplatforms die belanghebbenden een manier bieden om meer autonoom te zijn, terwijl ze zorgen voor het juiste bestuursniveau en consistente processen en resultaten stimuleren.

Door slim leiding te geven aan de digitale re-engineering van sourcing, vinden inkoopleiders het vak opnieuw uit en vergroten ze zijn organisatorische status als een onmisbare zakenpartner en katalysator voor verandering in het hele bedrijf.

Keith Hausmann is Chief Revenue Officer bij Globality.