Een einde maken aan betalingsproblemen in de supply chain met automatisering

Een wereld zonder supply chains zou in niets lijken op de wereld die we vandaag kennen. Maar een wereld zonder gestroomlijnde betalingen in die toeleveringsketen is gewoon de wereld waarin we leven.

Er is een maar al te vaak voorkomende scheiding tussen sterk geautomatiseerde, efficiënte leveranciersstromen en de zeer handmatige, papier-zware crediteurenadministratie (AP)-processen die worden gebruikt om die leveranciers te betalen. Dit heeft geleid tot een kapot systeem, tot het punt waarop 61% van de bedrijven de stijgende kosten voor supply chain management als hun grootste uitdaging noemt. Nog eens 50% zegt dat één op de tien betalingen aan leveranciers te laat is vanwege handmatige processen, waardoor de relaties met belangrijke leveranciers nog meer onder druk komen te staan.

Die stress heeft echte zakelijke gevolgen.

Volgens de 2019 AFP Electronic Payments Survey, betaalt maar liefst 97% van de organisaties nog steeds cheques aan een deel van hun leveranciers, en die betalingen zijn kwetsbaarder dan enig ander type voor fraude en kostbare fouten.

De reputatieschade van fraude en de kosten van trage, verouderde betalingen kunnen al het werk ondermijnen dat bedrijven hebben gedaan om hun toeleveringsketens te moderniseren en leveranciers in vervoering te brengen.

Er zijn echter betere manieren om vooruit te komen. In een sector waar het handhaven van een gezonde toeleveringsketen cruciaal is om bedrijfsonderbrekingen en gerelateerde verliezen te voorkomen, kan het op tijd betalen van leveranciers en in hun voorkeursformaat die relaties versterken en zorgen voor een ononderbroken toeleveringsketen. Dergelijke voordelen, plus lagere kosten en inefficiëntie voor organisaties die betalingen verrichten, zijn de redenen waarom zoveel AP-afdelingen zich nu richten op het automatiseren van factuur-tot-betaling-processen.

Een revolutie voor backofficeprocessen is net zo belangrijk als de revolutie die al aan de gang is voor de productieproductie, en dat begint met AP-automatisering.

Met de juiste financiële technologie of bankpartner is de overgang naar betalingsautomatisering veel minder ontmoedigend dan het automatiseren en stroomlijnen van een supply chain. De ideale oplossing stelt de AP-afdeling in staat om gebruik te maken van bestaande boekhoudsystemen en bankrelaties, om alles van factuurontvangst tot betaling in de hele toeleveringsketen te stroomlijnen en te digitaliseren. Met de juiste betalingsmix kunnen leveranciers profiteren van het gemak en de flexibiliteit van virtuele kaart- of geautomatiseerde clearinghouse-betalingen (ACH). Bovendien kan de organisatie profiteren van een nieuwe bron van contanten via kortingen die op deze transactietypen worden verdiend.

Het vermogen van leveranciers om het debiteurenproces te stroomlijnen en sneller toegang te krijgen tot contant geld is een bijproduct van het juiste crediteurenproces. Organisaties die overstappen op elektronische betalingen kunnen sterk verbeterde overschrijvingsgegevens aanbieden in de voorkeursformaten van hun leveranciers, waaronder Corporate Trade Exchange (CTX), aangepaste debiteurenbestanden (AR) en e-mails. Deze gemakken maken het veel gemakkelijker voor leveranciers om contant geld te gebruiken wanneer elektronische betalingen worden ontvangen, en maken verbeterde AR-rapportagemogelijkheden mogelijk, waardoor waarde wordt toegevoegd aan de koper-leverancierrelatie op een manier die niet alleen mogelijk is via cheques.

Het duurt ook niet lang voordat elektronische betalingen ROI voor organisaties laten zien, aangezien de kosten die gepaard gaan met het implementeren van digitale betalingen vaak worden gecompenseerd door verdiende kortingen, besparingen door het automatiseren van belangrijke processen en efficiëntiewinst doordat belangrijk personeel minder tijd besteedt op handmatige taken.

Misschien wel het grootste voordeel voor zowel de betaler als de leverancier is het feit dat betere betalingsbeveiliging wordt geleverd met AP-automatisering. Elektronische, controleerbare workflows voor factuurontvangst en goedkeuring helpen frauduleuze facturen te voorkomen of zichtbaar te maken. Elektronische betalingen hebben het voordeel dat ze veel moeilijker te wijzigen, omleiden of op een andere manier worden blootgesteld aan fraude. In het geval van virtuele kaartbetalingen waarbij een eenmalig nummer wordt gebruikt voor een exact bedrag, neemt de kans dat een betaling wordt onderschept nog verder af.

Een geavanceerde betalingspartner moet een ingebouwde monitoring hebben die bedreigingen kan identificeren, ongeoorloofde geldverplaatsingen kan stoppen en gevoelige bankgegevens van leveranciers op een veilige manier kan bewaren, zodat de organisatie dat niet hoeft te doen. Gezien de zeer reële en zeer hoge kosten die met fraude gepaard gaan - en gezien het feit dat de meeste bedrijven melden dat ze in de afgelopen twee jaar op zijn minst een poging tot fraude hebben meegemaakt - zijn dit geen kleine voordelen.

Waarom is adoptie, gezien alle voordelen van AP-automatisering, niet wijdverbreid? Zoals het geval is met de meeste belangrijke veranderingen, heeft het veel te maken met gepercipieerde kosten, misvattingen over de moeilijkheid van implementatie en traagheid rond huidige processen.

In feite draaien de grootste zorgen van AP-medewerkers meestal rond de kosten en tijd die met de implementatie gepaard gaan. Ook hier zijn AP-automatiseringsoplossingen zo geavanceerd geworden dat langdurige, IT-intensieve implementaties tot het verleden behoren. Ze hebben de tijd verkort tussen het nemen van een oplossing en het realiseren van de voordelen ervan.

Met de technologie en business intelligence die vandaag beschikbaar zijn, kunnen de zakelijke betalingen die supply chains voeden net zo digitaal worden getransformeerd als andere onderdelen van supply chain-activiteiten. De druk om de kosten te verlagen, het bedrijf te beschermen tegen fraude en alles wat dagelijks wordt gedaan te stroomlijnen, wijst op één duidelijke oplossing:een digitale transformatie van de AP-processen.

Bill Wardwell is vice-president strategie en product bij Bottomline Technologies.