Belangrijkste succesfactoren achter intelligente automatisering

Zoals elke technologie kan intelligente automatisering niet effectief zijn, maar wordt niet goed beheerd.

De pandemie laat zien hoe belangrijk het is om wendbaar, snel en veerkrachtig te handelen als reactie op grote wereldwijde ontwrichting. Wat ook glashelder is, is dat organisaties die nog niet met succes intelligente automatiseringstechnologieën hebben toegepast, moeite hebben om effectief te reageren.

Op zijn best zorgt intelligente automatisering ervoor dat het werk in de front-, middle- en backoffices veel slimmer, sneller en efficiënter kan worden uitgevoerd. Een van de grootste problemen voor organisaties wanneer ze hun bedrijfsprocessen gaan automatiseren, is echter hoe ze deze activiteiten kunnen ondersteunen en opschalen. De realiteit is dat niet genoeg bedrijfsautomatiseringsprojecten echt voorbij de proeffase vorderen, en het hebben van goede bedoelingen en goede intelligente automatiseringstechnologieën is gewoon niet genoeg.

Het zijn eigenlijk de mensen, het talent en de structuur achter intelligente automatisering die net zo belangrijk zijn als de technologie zelf. De sleutel hier is het hebben van de juiste leveringsmethodologie - met behoud van een team, met de juiste vaardigheden om dit vanaf het begin te doen. Het zijn deze kritische factoren die succes en falen bepalen. Ik bespreek de volgende stappen die ervoor zorgen dat intelligente automatisering consistent waarde genereert voor alle bedrijfsactiviteiten.

Begin met een doelgerichte visie

Om een ​​intelligent automatiseringsprogramma echt te laten presteren, is een strategie en een doel nodig. Dit kan het verbeteren van de gegevenskwaliteit, operationele efficiëntie, proceskwaliteit en empowerment van medewerkers zijn, of het verbeteren van de ervaringen van belanghebbenden door snellere, nauwkeurigere antwoorden te geven. Wat de reden ook is, een intelligente automatiseringsstrategie moet worden afgestemd op de bredere behoeften van het bedrijf.

Idealiter zouden de belangrijkste belanghebbenden moeten worden betrokken bij het creëren van de visie; als ze dat nog niet hebben gedaan, schakel ze dan nu in. Als ze intelligente automatisering zien als een strategisch bedrijfsproject, zullen ze dit ondersteunen en ook de nodige financiële en personele middelen ter beschikking stellen. Hoewel intelligente automatisering meestal wordt beheerd door een zakelijk team, zal het nog steeds worden beheerd door het IT-team met behulp van bestaande praktijken, dus ze moeten ook in het begin worden betrokken. IT ondersteunt intelligente automatisering op veel kritieke fronten, zoals naleving van IT-beveiliging, controleerbaarheid, de ondersteunende infrastructuur, de configuratie en schaalbaarheid.

Wees voorbereid

Intelligente automatisering kan dus worden opgeschaald naarmate de vraag toeneemt, en plannen waar het zich binnen het bedrijf bevindt. Een gecentraliseerde aanpak omvat de hele organisatie, dus het kan nuttig zijn om dit in te bedden in een 'centre of excellence' (CoE) of om te beginnen met het creëren van deze werkomgeving. Een 'federatief' model is ook effectief wanneer intelligente automatiseringscapaciteit binnen een bepaalde functie zit, maar wordt geschaald over het hele bedrijf, waarbij het centrale automatiseringsteam de normen en best practices controleert. Dit wordt bereikt door het creëren van delivery pods in de hele organisatie, die verantwoordelijk zijn voor de identificatie en levering van hun eigen geautomatiseerde processen – beheerd door de CoE.

Identificeer de beste processen

Selecteer altijd mogelijkheden voor procesautomatisering die de snelste voordelen opleveren, en wees heel duidelijk over wat een echt goed proces maakt. De beste opties zijn bijvoorbeeld die processen die lijden aan menselijke fouten, met een groot aantal handmatige en repetitieve taken, of die verbeteringen in de klantervaring vereisen, zoals snellere responstijden.

Overweeg ook voordat u een proces automatiseert of het echt moet worden gestroomlijnd of verbeterd, aangezien dit extra tijd, kosten en moeite kost en meestal slechts kleine verbeteringen tot gevolg heeft. Elke beslissing moet altijd afhangen van de algemene strategische bedrijfsdoelstellingen voor automatisering. Als de vereiste ultrasoepele proceslevering is, ga je gang en verbeter het, maar als kostenbesparing het belangrijkste doel is, automatiseer dan gewoon een 'as is'-proces.

Neem in dit stadium contact op met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat er geen onderhoud is gepland voor de doeltoepassing, anders moet de procesautomatisering worden stopgezet. Om de traceerbaarheid van het automatiseringsprogramma te garanderen en voordat er activiteiten plaatsvinden, moet ook een set indicatoren worden overeengekomen – waaronder; financiële, proces-, kwaliteits- en prestatiegerelateerde KPI's.

Zorgvuldige levering

Om daadwerkelijk te beginnen met het automatiseren van processen, moet u de juiste informatie vastleggen in de definiëringsfase om problemen te voorkomen, dus betrek deskundige materiedeskundigen bij deze activiteit. Het is ook de moeite waard om een ​​procesdoorloop te houden voor het juiste publiek. Elk gekozen geautomatiseerd proces moet worden gedocumenteerd en er moet inzicht worden verkregen in hoe het zal verschillen van hetzelfde menselijke proces.

Zodra dit allemaal is overeengekomen met het bedrijf en de procesontwerpautoriteit de voorgestelde blauwdruk heeft goedgekeurd en de nodige peer reviews heeft uitgevoerd, kan de ontwikkeling beginnen. Pas als het bedrijf tevreden is, kan het aftekentesten beginnen. Zodra de robots volledig werken, moet u ervoor zorgen dat ze zakelijke verwijzingen, of uitzonderingen, teruggeven aan het operationele team voor handmatige interventie, en dat een technische mogelijkheid direct beschikbaar is voor het geval ze niet handelen zoals verwacht. Om de continuïteit en beschikbaarheid van automatiseringsmiddelen te garanderen, moet er uiteindelijk een robuuste, ondersteunende IT-infrastructuur zijn.

Bouw een team met meerdere vaardigheden

Het aanstellen van een hoogwaardige leadontwikkelaar is essentieel om eventuele pijnpunten op het gebied van intelligente automatisering aan te pakken, maar deze mensen kunnen in de huidige markt buitengewoon moeilijk te vinden zijn. Ontwikkelaars moeten worden opgeleid volgens de hoogste standaard in ontwikkeling en procesanalyse. Als een ontwikkelingsteam blijft groeien, moet u een ontwerpautoriteit aanstellen om ervoor te zorgen dat de normen worden gehandhaafd en een controlekamermonitor om de productierobots te beheren.

Het hebben van het beste talent op het gebied van intelligente automatisering is de levensader van elk succesvol initiatief, en omdat deze vaardigheden steeds meer worden gevraagd, is de vraag groter geworden dan het aanbod. Daarom is het de moeite waard om een ​​partner te overwegen die de human resources, governance, management en methodologieën levert om wereldwijde leerprogramma's te ondersteunen en training te integreren in snelgroeiende intelligente automatiseringsimplementaties.

Laatste gedachten

Om de beste resultaten te behalen met intelligente automatisering, moet het volledige traject van tevoren worden gedefinieerd, in plaats van te wachten op fouten en vervolgens te corrigeren. Zodra er bedrijfsbrede ondersteuning is verkregen en een visie op de gewenste resultaten is gecreëerd, is het raadzaam klein te beginnen en vervolgens te beginnen met het leveren - terwijl u snel leert - zodat het programma echt kan gedijen terwijl het in het hele bedrijf wordt opgeschaald.