Toonaangevende verandering:hoe u met succes CMMS-adoptie en everboarding stimuleert

Verandering leiden is niet eenvoudig. Dit geldt vooral als het erom gaat mensen nieuwe technologie te laten gebruiken. Statistieken tonen aan dat bijna driekwart van de IT-projecten mislukken en dat het aantal nog erger is bij onderhoud, waar 90% van de CMMS-storingen optreedt omdat de software onderbenut of helemaal niet werd gebruikt. We willen niet dat je een statistiek bent.

Daarom hebben we waterbeheerder en projectmanagementprofessional Devon Aaroe en afvalwaterzuiveringsoperator Gordon Mielke uitgenodigd om hun ervaringen te delen met de Fiix-gemeenschap. In deze webinar-opname delen ze hun unieke perspectieven op het verandertraject van hun organisatie van papier naar digitaal en verder.

Bekijk de volledige opname om nieuwe ideeën op te doen, vragen te beantwoorden die u probeert op te lossen en best practices te leren (of opnieuw te leren) met betrekking tot het leiden van verandering. Je kunt ook de audioversie van het webinar downloaden en beluisteren via de ingesloten link hieronder.

Devon Aaroe AScT, PMP

Waterbeheermanager

Stad van Dawson Creek

Gordon Mielke AScT

Medewerker afvalwaterzuivering

EOCP Level III rioolwaterzuiveringsinstallatie

Korte samenvatting

Devon Aaroe, water resource manager voor de stad Dawson Creek, realiseerde zich voor het eerst de moeilijkheden van het leiden van verandering toen hun poging om een ​​documentbeheersoftware te implementeren crashte en mislukte vanwege een gebrek aan buy-in.

Op basis van de lessen die uit hun eerste poging waren getrokken, wilde Devon dat zijn team van operators, zoals Gordon Mielke, eigenaar zou worden van hun Fiix-onderhoudsbeheersysteem.

Als manager is het uw taak om de mensen te leiden en hun taak is het beheer van de faciliteit. Eerst moet het werken voor mijn team, en dan zal ik het voor mij laten werken.
– Devon Aaroe

Met als doel de betrouwbaarheid en uptime van hun gemeentelijke water- en afvalwaterfaciliteiten te verbeteren, werkten Devon en Gordon samen om ervoor te zorgen dat hun CMMS-selectie en -implementatie een succes was.

Een gevoel van eigendom creëren

Inkopen. Een eenvoudig en vaak te veel gebruikt woord dat extreem moeilijk te bereiken en nog moeilijker te forceren kan zijn. Voor Devon was dit cruciaal voor zijn CMMS-project.

Het moet net zo intuïtief zijn als Facebook of Instagram, het moet gewoon werken. Geef me geen dikke stapel schriftelijke instructies over hoe het te gebruiken.
– Devon Aaroe

Devon begreep dat gebruiksgemak niet genoeg zou zijn om buy-in te creëren. Hij wilde ook de mensen die het systeem daadwerkelijk gaan gebruiken bij de besluitvorming betrekken.

Dus Devon deed het voorlopige CMMS-onderzoek en beperkte hun selectie tot twee koplopers. Hij gaf vervolgens gratis demo's van Fiix en concurrerende CMMS-software aan al zijn operators en vroeg hen om met beide te spelen. Alle operators kozen unaniem voor Fiix.

Toen ik door dat selectieproces zat, voelde het geweldig. Het was heel fijn om te kunnen kiezen. Ik wilde dat het minder dan 3 klikken zou zijn om ergens te komen.
– Gordon Mielke

Pro-tip: Creëer kansen voor gebruikers om input te hebben over beslissingen om een ​​gevoel van eigenaarschap en opwinding voor het project te creëren.

Realistische verwachtingen stellen

Devon adviseert om software-implementatie als een project te ontwerpen. Een project heeft een begin en een eind, met doelen en tijdlijnen. Projecten hebben ook projectteams, toegewezen tijd, middelen en budget om te voltooien. Hij waarschuwt dat het succesvol implementeren van software niet iets is dat je naast je bureau kunt doen.

Het projectteam van Devon omvatte een senior operator die terugkwam van zijn pensionering met een contract van 6 maanden om meer dan 1.400 activa toe te voegen en meer dan 400 SM's te creëren. Een beheerder, een planningsmanager met ervaring in projectmanagement en zijn kampioen Gordon.

Devon had duidelijke verwachtingen bij het senior leiderschap en de operators dat het moeilijk zou worden. Ze hebben een tijdlijn van een jaar toegewezen en het project beheerd met regelmatige check-ins.

Het zal aanvankelijk meer problemen veroorzaken dan het oplost, maar op de lange termijn zal het tijd en geld besparen.
– Devon Aaroe

Pro-tip: Implementatie kan niet in een vacuüm gebeuren en kost tijd en moeite. Wees eerlijk tegen uzelf en alle belanghebbenden over de benodigde tijd en het benodigde budget.

Het belang van een kampioen

Als je met verandering wordt geconfronteerd, is het gebruikelijk om een ​​paar early adopters te verwachten, samen met een paar early tegenstanders. Gordon was een van die early adopters. Hij is techneut, had eerdere CMMS-ervaring en zag meteen het potentieel van de software.

Gordon zou regelmatig ideeën uitwisselen tussen operators in de lunchroom en collega's helpen met eventuele vragen of problemen. Devon besloot Gordon beheerderstoegang te verlenen, zodat hij snel wijzigingen kon doorvoeren en het systeem zo kon bouwen dat het voor het hele team zou werken.

Hij zou me kunnen helpen om als telefoniste te leven, te zien wat ik niet kan zien.
– Devon Aaroe

Devon wijst er ook op dat een kampioen eigenlijk de persoon kan zijn die constant met problemen naar je toe komt en eruitziet als een lasteraar. Dat is echt een teken dat ze verloofd zijn, maar het systeem werkt gewoon niet voor hen. Door erop te vertrouwen dat ze meer invloed hebben op de ontwikkeling, kunnen ze een nieuwe kampioen worden.

Pro-tip: Identificeer uw kampioenen in een vroeg stadium en ondersteun peer-to-peer influencers door ze meer verantwoordelijkheid te geven.

Een positief momentum opbouwen

Vooral tijdens de eerste 90 dagen is het belangrijk om wat kleine overwinningen te behalen. Zelfs als het zo simpel is als het oplossen van problemen met inloggen en wachtwoorden. Een attente feedbacklus bouwen van kleine incrementele veranderingen om in de loop van de tijd grote veranderingen aan te brengen.

Devon gaf toegang tot training, maar hij hield ook wekelijkse teamvergaderingen om te vragen; wat zijn de dingen die goed werken, wat zijn de dingen die helemaal niet werken, en wat heb je nodig om je werk te doen? Gordon gaf vaak namens zijn collega's feedback die Devon voor een oplossing naar Fiix kon verheffen. Devon zou de cirkel rond hun wekelijkse stand-ups sluiten door altijd verslag uit te brengen over wat wel of niet is gedaan en waarom.

Het heen en weer tussen ons en Fiix was enorm. In mijn vorige ervaring was er geen communicatie tussen de softwareontwikkelaars en de mensen die de software probeerden te implementeren.
– Gordon Mielke

Pro-tip: Plan frequente check-ins en bouw een positief momentum op met een attente feedbacklus.

Everboarding

Wanneer de gebruikers de software overnemen en deze elke dag gebruiken, is het geen project meer. Everboarding is het idee dat leren constant is. Geen eenmalige onboarding, maar een continu proces.

Fiix maakt deel uit van onze onboarding en training, maar ook van ons doorlopende prestatiebeheer en een-op-eenproces.
– Devon Aaroe

Voor de stad Dawson Creek trainen ervaren gebruikers nieuwe gebruikers van het programma om hun eigen vaardigheden in de loop van de tijd aan te scherpen. Het team houdt ook de inspanningen bij om te bepalen hoeveel van de tijd van elke persoon wordt besteed aan preventief onderhoud versus noodonderhoud.

Pro-tip: Integreer uw CMMS in uw trainings- en prestatiebeheerprocessen om continue professionele ontwikkeling aan te moedigen en het onderhoudsprogramma te versterken.

Aanvullende bronnen voor de Fiix-gemeenschap

Devon en Gordon delen veel andere inzichten in de volledige webinar-opname hierboven. Als je net begint aan je digitale reis of op zoek bent naar ideeën om een ​​vastgelopen implementatie nieuw leven in te blazen, neem dan de tijd om van hun ervaring te leren. We bieden ook een-op-een coaching voor onze Fiix-community - neem contact op met uw klantsuccesmanager als u meer wilt weten.

Lees onze 12 best practices voor een succesvolle CMMS-implementatie

Lees meer