Automatiseringssucces drijven: Cision & Morgan Stanley's change management playbook

Susan Steele, globale chief human resources (HR) officer voor Cision, en Katherine Wetmur, internationale chief information officer (CIO) van Morgan Stanley, sloten zich bij ons aan bij FORWARD III, de grootste bijeenkomst van Robotic Process Automation (RPA) experts en practitioners. Als paneldeelnemers discussieerden ze de change management-strategieën die hebben geholpen automatisering succesvol te maken bij hun bedrijven.

Bij veel bedrijven is change management reactief. Nieuwe technologieën poseren nieuwe uitdagingen en bedrijven reageren, probeerend de voordelen van nieuwe tools te balanceren tegen veranderingen die medewerkers als ongemakkelijk kunnen ervaren.

Het adopteren van automatiseringstechnologieën vereist een andere benadering

Bedrijven die competitief willen blijven, moeten een 'automation-first' mindset ontwikkelen. Automation-first denken betekent echter ook het ontwikkelen van proactieve change management-strategieën.

De meest aarzelen medewerkers empoweren om RPA te leiden

De automation-first visie is inspirerend, maar kan abstract zijn voor dagelijks werk en dagelijkse stress. In tegenstelling tot andere technologieën, heeft RPA de kracht om hele taken over te nemen. Dat kan intimiderend zijn.

Bij Cision overkwam Steele deze vrees met transparantie toen ze "de mensen wier rollen direct beïnvloed worden door RPA betrok en ze een deel maakte van het team dat eigenlijk leidt."

Het bouwen van een team van leiders met mensen die het meest beïnvloed zullen worden door automatisering gaf Cision een groep krachtige evangelisten.

"Plotseling verdwenen veel van de change management-uitdagingen die we dachten dat we zouden hebben."

Haar team transformeerde angst in enthousiasme. Ze konden dat gevoel dan door de hele organisatie distribueren.

Naarmate medewerkers zich geëmancipeerd voelen door software-robots, beginnen ze automatiserings-use cases in hun normale workflows te identificeren. Met een robotisch center of excellence (CoE) om medewerkers te leiden, kunnen robots nuttig zijn voor medewerkers zonder intimiderend te zijn.

Wetmur zei dat de verantwoordelijkheid van een CoE niet zou moeten zijn om "alles te implementeren." In plaats daarvan, "zouden ze degenen moeten zijn die de beveiligingen rondom automatisering plaatsen."

Door toezicht te houden op change management, risicomanagement en beleidsuitdagingen, kan je CoE "het makkelijk maken voor andere om wat ze nodig hebben te implementeren en bredere delen van de organisatie in staat te stellen implementatie aan te pakken."

Een kritiek succesfactor, volgens Wetmur, is medewerkers "hun pad vooruit te tonen nadat ze een automatisering afgerond hebben" en "het volgende ding dat ze kunnen aanpakken" dankzij het.

Medewerkers empoweren is geen eenmalige gebeurtenis. Effectief change management vereist dat organisaties de lus sluiten, medewerkers tonen waar ze moeten beginnen, wie ze om hulp moeten vragen, en hoe ze betrokken moeten blijven.

Idealiter beginnen sommige van die geëmancipeerde medewerkers ook automatisering te kampioenen binnen hun eigen afdelingen. Bekijk onze on-demand webinar Automatiseringskampioenen Ontdekken met Automation Hub om de kampioenen in je organisatie te helpen identificeren.

Automatisering verbinden met een geschiedenis van technologische verandering

Bij Morgan Stanley is technologie altijd essentieel geweest voor zakelijk succes. "Wat er echt gebeurt bij Morgan Stanley," zei Wetmur, "is dat we continu transformeren en technologie meer benutten." Ze benadrukte dat software-robots niet het alpha en omega zijn; ze zijn onderdeel van de "technologie-toolkit."

Automatisering, zo transformatief het ook moge zijn, moet duidelijk afgestemd zijn op je zakelijke doelen. Als zodanig moet een grondige examen van je processen voorafgaan aan de introductie van nieuwe technologieën. In plaats van one-offs zoals het automatiseren van individuele taken, blijkt het herontwerpen van hele processen vaak meer nuttig.

Hoe meer je een proces kunt stroomlijnen voordat je robots introduceert, hoe beter het geautomatiseerde proces zal zijn. "Soms vertraagt het je," zei Wetmur, "maar het resultaat dat je krijgt is veel beter."

Bij UiPath raden we een gefaseerde benadering aan over de hele automatiseringslevenscyclus, beginnend met een wetenschappelijke benadering voor het plannen van automatiseringen.

Met tools zoals UiPath Task Mining hoeft het kiezen van de beste processen niet te vertrouwen op een gok of een tijdrovende studie. In plaats daarvan stelt Task Mining je in staat om beslissingen te nemen geïnformeerd door data en je automatiseringsprogramma op een stevige fundering te starten.

Change management-strategieën voorbereiden voor de volgende generatie werknemers

Met programma's als UiPath Academic Alliance, naarmate de volgende generatie de arbeidsmarkt binnenstapt, zullen ze verwachten software-robots te gebruiken.

Gerelateerde lezing: Hoe Scholen Een Robot Voor Elke Student Mogelijk Maken

Je huidige medewerkers verdienen dat zelfde privilege, hoewel het hen zal vragen om een ding of twee te leren. Die extra training wordt vaak upskilling genoemd.

Bedrijven als Amazon investeren honderden miljoenen dollars in upskilling.

Wetmur zei dat deze upskilling verder moet gaan dan het aanbieden van een fancy nieuw tool aan medewerkers.

Om volledig voordeel te halen uit automatisering, moeten bedrijven zelfs degenen upskillen die verantwoordelijk zijn voor upskilling.

Volgens Steele zou elk bedrijf moeten vragen: "Zijn de HR-functies klaar om deze verandering te helpen leiden en ervoor te zorgen dat het soepel verloopt?" Vooral, nee. Nog niet.

Een Willis Tower Watson-enquête toont aan dat 86% van HR-teams geen manieren hebben geïdentificeerd om medewerkers wier rollen beïnvloed worden door automatisering op te schalen. Zoals Steele zei, "er is nog veel meer werk te doen om de menselijke kant voor te bereiden."

Met RPA hebben HR-professionals de tijd om dit werk te doen.

Software-robots kunnen de herhalende taken overnemen die HR-professionals afleiden van het creatieve, mens-gerichte werk dat ze liever zouden doen. Ziekteverlof- en vakantieverzoeken verwerken, kosten- en vergoedingsrapporten indienen, en onboarding en offboarding van medewerkers zijn alle ideale use cases voor software-robots.

Bevrijd van die taken, kunnen HR-professionals meer tijd besteden aan interactie met medewerkers alsook het ontwikkelen – en deelname aan – upskilling-programma's die bloeiende, automation-first bedrijven mogelijk maken.

Interne partnerschappen zijn de basis van change management

Automation-first organisaties hebben change management-strategieën nodig die schaalbaar zijn met hun automatiseringsstrategieën. Dat betekent partnerschappen vormen op en neer door je organisatie.

Steele benadrukte dat het ontwikkelen van je automatiseringsvisie het meest afhangt van het ontwikkelen van "nieuwe partnerschappen." Als je verandering beheert, is het ene ding dat stabiel moet blijven je toewijding aan het samenwerken met je collega's.

Spreekend over haar organisatie's CIO in het bijzonder, zei Steele: "We zijn nu beste vrienden en aan de hecht gevoegd. Ik zie dat niet snel veranderen."

Dit zijn de soorten stramme partnerschappen die verandering mogelijk maken. Naarmate je RPA adopteert en evolueert naar een automation-first bedrijf, zullen je relaties een belangrijke determinant zijn van je succes.

Heb je het horen van industrieleiders als Cision, Morgan Stanley en Blue Cross Blue Shield bij FORWARD III gemist? Krijg onze gratis event-pack om te zien hoe de top-bedrijven van de wereld change management-strategieën bouwen met automatisering in gedachten.