Hoe u gegevens en verhalen kunt combineren om uw onderhoudsproject goedgekeurd te krijgen

Concurreren om geld en middelen kan brutaal zijn. Iedereen wil hetzelfde deel van het budget dat net is vrijgekomen. Dat is inclusief het onderhoudsteam. Er zijn waarschijnlijk duizend dingen die je kunt bedenken om te doen met een beetje extra geld. En je weet dat ze allemaal een verschil zouden maken.

Maar je moet de mensen met de sleutels van de begroting ervan overtuigen dat dit geld in jouw handen goed besteed zal worden. Dat vereist dat u zich onderscheidt van de massa en bedrijfsleiders ertoe aanzet om uw visie voor uw onderhoudsproject te geloven.

Als het lijkt alsof het gemakkelijker is om de Mount Everest te beklimmen dan om die buy-in te krijgen, dan is dit artikel iets voor jou. Het geeft je een formule om twee krachtige krachten te combineren in de strijd om projectgoedkeuring:data en storytelling.

Er zijn zes stappen om het perfecte veld voor uw onderhoudsproject te bouwen. In elke fase leer je hoe je data en verhalen kunt gebruiken om je vraag boven anderen uit te laten stijgen, zodat je goedkeuring kunt krijgen voor je project en het bijbehorende budget.

Download een compleet pitchdeck-sjabloon en vul het in met behulp van de onderstaande tips

Stap 1:Presenteer een probleem

Waarom dit werkt

Uw project is een verandering. En verandering is pijnlijk. Daarom moet je laten zien dat de pijn van niets doen (ook wel je huidige situatie genoemd) erger is dan de pijn van veranderen. Zoek een probleem dat uw project oplost en leid ermee.

Hoe vertel je het verhaal

Er zijn drie stappen om het verhaal van uw probleem te vertellen:

1. Beschrijf het probleem
2. Laat zien hoe het probleem eruitziet
3. Leg de impact van het probleem uit

Welke gegevens te gebruiken

Doe uw best om uw probleem te kwantificeren. In het bovenstaande voorbeeld zou je het kunnen hebben over:

• De gemiddelde tijd om onderdelen uit het magazijn te halen
• Het aantal noodonderdelen dat elke maand nodig is
• Het aantal downtime-uren gekoppeld aan het ongeorganiseerde magazijn

Over voorraadproblemen gesproken, deze sjabloon kan je helpen een ongeorganiseerd magazijn op te lossen

Enkele andere voorbeelden van het kwantificeren van een probleem zijn:

• Kosten :Hoeveel kost het probleem uw team?
• Tijd :Besteedt u meer tijd aan een taak dan u zou moeten? Wat weerhoudt je ervan om in plaats daarvan te doen?
• Gezondheid en veiligheid :Worden audit-compliancetaken niet uitgevoerd of nemen bijna-ongevallen toe?
• Werknemersbehoud :Is het moeilijk om goede teamleden vast te houden? (Psst, als dit een probleem voor je is, bekijk dan dit artikel om de omzet te verminderen)
• Kwaliteit :Hoe beïnvloedt een tekortkoming voor uw team het eindproduct? (Niet zeker? Lees dit artikel over de invloed van onderhoud op de productie)

Stap 2:schets uw oplossing

Waarom dit werkt

Nu je een slechterik in je verhaal hebt (het probleem), is het tijd om de held (je project) te introduceren. Mensen prikken graag gaten in een project omdat het een sprong in het onbekende is. Maar ze zullen dit minder snel doen als het project het antwoord is op een probleem waar ze zich zorgen over maken.

Hoe vertel je het verhaal

Uw oplossing beschrijven in drie stappen:

• Beschrijf uw oplossing/project
• Leg uit hoe het het probleem oplost
• Beschrijf de uitkomst/voordelen

Welke gegevens te gebruiken

Door nummers aan uw claims toe te voegen, zullen ze resoneren. Ontdek bijvoorbeeld hoeveel arbeidsuren u zou kunnen besparen als monteurs hun tijd niet hoeven te besteden aan het zoeken naar onderdelen. Dat lijkt misschien een klein aantal. Maar als je het vermenigvuldigt met weken, maanden of jaren, kan het snel oplopen.

Al die voordelen bestaan ​​niet in een vacuüm. Als u vijf uur per maand aan reparaties besteedt in plaats van door het magazijn te spitten, kan dit vijf uur productie betekenen, wat enorm kan zijn voor uw organisatie.

Er zijn een paar manieren waarop u aan deze gegevens kunt komen:

• Werkordergegevens :als u een proces wilt verbeteren, deel het dan uit in uw werkorders en laat technici vastleggen hoeveel tijd of geld ze aan dat proces besteden (lees wat u nog meer vindt in uw werkordergegevens)
• Je collega's :Als u niet weet hoeveel een uur het productieteam waard is, vraag het hen dan of raadpleeg de OEM-richtlijnen voor een activum
• Voer een gecontroleerd experiment uit :Test uw oplossing op een klein activum of proces met een laag risico en meet de resultaten ervoor en erna (dit zal u ook helpen bij stap #4).

Stap 3:Stem uw oplossing af op zakelijke doelen

Waarom dit werkt

Iedereen, van de CEO tot een junior technicus, heeft een doel te raken. Als uw project mensen dichter bij het bereiken van hun doelen brengt, is de kans groter dat u hun steun krijgt. Het verandert uw project van iets dat de onderhoudsafdeling wil doen in iets dat het bedrijf moet doen. Het creëert een emotionele investering in het idee, die snel kan veranderen in een financiële investering.

Hoe vertel je het verhaal

Dit verhaal wordt in drie delen verteld:

1. Bepaal de doelen van het bedrijf :Dit kan van alles zijn, van het verlagen van de kosten tot het openen van nieuwe sites over de hele wereld
2. Verbind dat doel met onderhoudswerkzaamheden :Benadruk wat het onderhoudsteam doet en hoe dat het hogere doel beïnvloedt
3. Koppel dat werk aan het project :Leg uit hoe uw project een leemte kan dichten of verbeteren wat u al doet in uw onderhoudsprogramma

Met deze handige sjabloon kunt u onderhoudswerkzaamheden afstemmen op zakelijke doelen

Welke gegevens te gebruiken

U hebt de impact van uw onderhoudsproject op de bedrijfsdoelstellingen geïdentificeerd. Nu is het tijd om de vraag te beantwoorden:"Met hoeveel?" Hier zijn een paar voorbeelden van het koppelen van een onderhoudsproject aan bedrijfsinitiatieven met data:

• Kostenefficiëntie :Door een specialist in te huren, kunnen we de aannemerskosten met $ 100.000 per jaar verlagen en de productietijd met 8% per jaar verhogen
• Uitbreiding :Door onderhoudssoftware te kopen, kunnen we onderhoudsprocessen standaardiseren, zodat we nieuwe onderhoudsteams kunnen opzetten in 30 dagen in plaats van 60 dagen (Deze gids bevat nog veel meer tips om uw baas te overtuigen om in software te investeren)
• Risicovermindering :Een toegewijde inventarismanager zal het gebruik van onderdelen volgen en voorspellen, zodat we ons kunnen voorbereiden op verstoringen van de toeleveringsketen en noodaankopen met 40% kunnen verminderen

Stap 4:Bewijs dat het project zal werken

Waarom dit werkt

Mensen haten het onbekende. Risico is een vies woord, zeker in budgetdiscussies. Daarom is het essentieel om te bewijzen dat uw project zal werken om het en het budget goedgekeurd te krijgen. Veel scepsis rond uw plan zal verdwijnen als u kunt laten zien dat uw idee al eerder kan en is gedaan.

Hoe vertel je het verhaal

Er zijn een paar verschillende invalshoeken die u kunt nemen om te bewijzen dat uw project zeker is:

1. Zoek voorbeelden van andere bedrijven die hetzelfde project met goede resultaten hebben uitgevoerd. Bonuspunten als het een concurrent of een bekend bedrijf is.
2. Bekijk of een ander team of een andere locatie in uw bedrijf een soortgelijk project heeft doorlopen en wat de positieve resultaten waren. Hoe hebben onderhoudsteams op andere locaties bijvoorbeeld het probleem aangepakt dat u probeert op te lossen?
3. Voer een klein experiment of pilot uit van uw idee en presenteer de bevindingen. Als u gratis onderhoudssoftware uitprobeert, kunt u laten zien hoe een betaalde versie de investering terugverdient.

Welke gegevens te gebruiken

Het verzamelen van gegevens uit casestudies of pilotprojecten is slechts het halve werk. De sterkste pitches nemen deze resultaten en vertalen ze naar uw team en de schaal van het project. Een ander bedrijf heeft bijvoorbeeld 30% minder storingen gezien na het installeren van sensoren op al hun machines. Maar wat als het voor u alleen realistisch is om sensormetingen op een handvol activa te controleren? Zal het dezelfde resultaten opleveren?

Hier is nog een voorbeeld:laten we zeggen dat een proefproject van een maand u heeft geholpen om 20 uur administratief werk te besparen. Als u dit project fulltime uitvoert, bespaart u 240 uur per jaar. Met andere woorden, het zou 12% van uw tijd vrijmaken.

Stap 5:Identificeer risico's

Waarom dit werkt

Elk project heeft zijn risico's. Dit is geen geheim. Door potentiële valkuilen te negeren, komt uw project snel op 'te mooi om waar te zijn' territorium. Als u anticipeert op deze verkeersdrempels, laat u zien dat u er omheen kunt navigeren zonder al te veel tijd of geld te besteden. En dat zal je baas (en hun baas) meer vertrouwd maken met het project.

Hoe vertel je het verhaal

Het geheim is om elk risico dat je hebt geïdentificeerd te koppelen aan een plan om het te overwinnen, zoals deze voorbeelden:

1. Risico :Technici zullen de software die we introduceren niet gebruiken
   Plan :Betrek ze bij het selectieproces zodat ze vertrouwd zijn met het systeem (net zoals deze organisatie deed)
2. Risico :Het duurt langer dan we denken om een ​​nieuwe medewerker aan boord te nemen
   Plan :neem korte tutorials op voor routinetaken om de leercurve te verkorten
3. Risico :Onze achterstand zal groter worden terwijl we het project uitvoeren
   Plan :ontwikkel een systeem om prioriteiten te stellen en achterstallig werk te voltooien om risico's te verminderen (wat u in een paar minuten kunt doen met deze sjabloon)
4. Risico :We geven te veel uit aan het project
   Plan :maak een goed gedefinieerde projectroadmap om te voorkomen dat de scope en de uitgaven toenemen (en download deze budgetsjabloon om al uw kosten bij te houden)

Welke gegevens te gebruiken

Risicopreventie gaat over het spotten van rode vlaggen aan de horizon. Net zoals een hoog trillingsniveau kan wijzen op een dreigende storing, zijn er gegevens die u helpen een bedreiging voor uw project te vinden en te stoppen. Door deze KPI's tijdens je pitch te presenteren, laat je zien dat je geen risico inschat op basis van een vermoeden.

U kunt bijvoorbeeld de acceptatiegraad meten als u nieuwe software implementeert. Als de acceptatiegraad laag is, kunt u meer training doen om uw team vertrouwd te maken met het systeem.

Andere voorbeelden van rode vlaggegevens zijn:

Stap 6:schets uw plan en vereisten

Waarom dit werkt

Deze stap gaat over het invullen van de details van uw plan, zodat iedereen begrijpt hoe het u, uw team en de rest van de organisatie de komende weken of maanden zal beïnvloeden. Het laat ook zien dat de middelen en ondersteuning waar u om vraagt, snel en effectief worden ingezet om sneller betrouwbare resultaten te produceren.

Hoe vertel je het verhaal

Vermijd een enorme lijst van alles wat je van plan bent te bereiken en de middelen die je nodig hebt. Deel uw project op in mijlpalen. Zoek vervolgens uit wat u nodig heeft en hoe u het succes bij elke stap gaat meten met behulp van dit raamwerk:

1. Tijdlijn :Hoe lang duurt deze stap van het project? Pro-tip:als het langer dan een paar maanden duurt, overweeg dan om deze stap op te splitsen in nog kleinere contactpunten.
2. Taken :Wat gaat u in deze stap van het project bereiken? Als het einddoel van deze stap is om een ​​audit van al het wekelijkse geplande onderhoud te voltooien, zou een van uw taken kunnen zijn om alle takenlijsten op juistheid te controleren.
3. Belanghebbenden :Bepaal wie bij elke stap van het project wordt betrokken. Pro tip:Benadruk hoe betrokken elke stakeholder zal zijn. Wie is bijvoorbeeld verantwoordelijk, aanspreekbaar, geraadpleegd en geïnformeerd? (Meer informatie over het RACI-model)
4. Bronnen en kosten :Welke middelen heb je nodig om elke taak te volbrengen en hoeveel zullen ze kosten? Dit kan variëren van arbeids- en onderdelenkosten tot softwareabonnementen.
5. KPI's :Hoe gaat u het succes in elke fase meten. Dit kan van alles zijn, van wat u heeft bereikt (bijv. 50% van de werkorders controleren) tot de impact ervan (bijv. sleuteltijd in de afgelopen 90 dagen).

Welke gegevens te gebruiken

Bij deze stap zal veel nadruk worden gelegd op de kosten. De beste manier om de klap te verzachten, is door de kosten van het project te vergelijken met wat het bedrijf uitgeeft (of verliest) zonder uw oplossing.

Het inhuren van een magazijnbeheerder en het maken van een voorraadprogramma kost bijvoorbeeld ongeveer $ 125.000 per jaar. Het bedrijf besteedt momenteel ongeveer $ 250.000 per jaar aan verloren productietijd en de aankoop van noodonderdelen.

Kijk bij het meten van successtatistieken naar voortschrijdende gemiddelden om de voortgang te markeren. Stel uw statistieken als volgt in:

1. Definieer uw successtatistieken. D.w.z. Tijd om onderdelen op te halen
2. Benchmarks instellen. D.w.z. Het duurt gemiddeld 20 minuten om onderdelen op te halen
3. Houd de voortgang van 90 dagen bij. D.w.z. De gemiddelde tijd om onderdelen op te halen is de afgelopen 90 dagen met 33% (6,5 minuten) gedaald

De perfecte pitch combineert data en storytelling

Mensen investeren niet in projecten. Ze investeren in problemen, oplossingen en resultaten. En de beste manier om hun aandacht te trekken is met verhalen. Door wat gegevens erin te strooien, worden de omvang, schaal en impact van die problemen, oplossingen en resultaten duidelijk.

Je hebt geen baanbrekend idee nodig om dit framework te gebruiken. Het werkt net zo goed voor een ingrijpende revisie van uw onderhoudssystemen als voor het verkrijgen van extra geld voor een aannemer. Dus de volgende keer dat u uw budget moet verantwoorden, een idee moet pitchen of gewoon een motie van vertrouwen wilt hebben voor een nieuw proces, onthoud dan dat verhalen vertellen en gegevens uw beste vrienden zijn.