Wat is een onderhoudsrapport en hoe kan ik de nauwkeurigheid ervan garanderen

Hoeveel filters hebben we de afgelopen maand gebruikt? Hebben onze MTTR en MTBF verbeterd na de laatste procedure-update? Wat is ons geplande onderhoudspercentage? Hoeveel geld hebben we uitgegeven aan de reparatie van die transportband? Al die antwoorden moeten gemakkelijk te vinden zijn in een onderhoudsrapport.

De reden dat we "zou moeten zijn" in plaats van "zijn" hebben gebruikt, is omdat veel organisaties ofwel niet over de gegevens beschikken om onderhoudsrapporten te genereren, of omdat de rapporten zo onnauwkeurig zijn dat ze tot verkeerde conclusies leiden.

Het is tijd om die trend om te buigen. Met de juiste tools en werkwijzen kan iedereen toegang hebben tot nuttige informatie en deze gebruiken om hun onderhoudsactiviteiten te verbeteren. Laten we eens kijken hoe.

Wat is een onderhoudsrapport?

Een onderhoudsrapport is een document dat specifieke informatie bevat over uw eerdere onderhoudsacties en hun effect op de kosten, activa en bedrijfsprestaties. Over het algemeen worden onderhoudsrapporten gebruikt om KPI's en prestatie-indicatoren bij te houden die volgens de afdeling de moeite waard zijn om te volgen.

Een rapport is pas bruikbaar als het:

1. Beknopt :het verslag moet kort maar volledig zijn; gepresenteerd op een manier die complexe gegevens gemakkelijk te verwerken maakt.
2. Op feiten gebaseerd :nauwkeurig; actueel; objectief, gebaseerd op harde gegevens in plaats van meningen en speculaties.
3. Beoordeeld in de juiste context :werd de uitvaltijd verlengd omdat een leverancier de verzending van een belangrijk reserveonderdeel vertraagde of omdat we het niet op tijd bestelden – context is cruciaal voor de besluitvorming.

Met een CMMS kunnen de rapporten worden gemaakt op het niveau van onderdelen, bedrijfsmiddelen, verdiepingen, locaties, medewerkers, ploegen, enzovoort - afhankelijk van wat de organisatie besluit te volgen. Bovendien kunt u met het moderne CMMS dieper in elk onderhoudsrapport graven, niet alleen het bovenste regelnummer bekijken. Deze mogelijkheid om in te zoomen op onderhoudsgegevens is uiterst nuttig voor het vinden van probleemgebieden en biedt belangrijke context voor besluitvorming .

Vereisten voor het genereren van nauwkeurige rapporten

Het continu genereren van nauwkeurige rapporten vereist meer dan alleen toegang hebben tot onderhoudsgegevens. We hebben drie belangrijke voorwaarden geïdentificeerd. Als je ze allemaal goed hebt, ben je op de goede weg.

Toegang tot CMMS of vergelijkbaar digitaal systeem

CMMS is ontworpen als een gecentraliseerde opslagplaats van uw onderhoudsgegevens. Omdat het een groot deel van de gegevensinvoer automatiseert, is er minder ruimte voor menselijke fouten. Het is bijna onmogelijk om records te verliezen of verkeerd te plaatsen wanneer ze zijn opgeslagen in een CMMS-database.

In tegenstelling tot handmatige tracking kan bijna elke onderhoudsactie via de software worden gevolgd. Laten we het voorbeeld van een werkorder nemen. Een WO wordt aangemaakt op basis van een onderhoudsaanvraagformulier. Een supervisor wijst deze toe aan een technicus. De monteur voert het werk uit, laat aantekeningen achter en sluit de WO. Dit is wat CMMS registreert over die interactie:

• totaal aantal (open) werkverzoeken verhoogd met 1
• totaal aantal (open) werkorders verhoogd met 1 
• details over wie het werkverzoek heeft ingediend en wanneer
• details over wie de WO heeft gemaakt en wanneer; aan wie het was toegewezen
• wie heeft het werk uitgevoerd, hoe lang heeft de reparatie geduurd, is het werk op tijd uitgevoerd
• welke reserveonderdelen zijn gebruikt (database met onderdeleninventaris wordt automatisch bijgewerkt)
• opmerkingen die door de technicus zijn achtergelaten, worden toegevoegd aan het bijbehorende onderhoudslogboek van de apparatuur
• totaal aantal gesloten werkverzoeken en werkorders verhoogd met 1

Als je goed kijkt, levert alleen het openen en sluiten van een eenvoudige werkorder ten minste 14 gegevenspunten op - en de meeste worden automatisch geregistreerd. We hebben niet eens opgenomen hoe het systeem automatisch de exacte kosten van deze actie berekent op basis van gebruikte onderdelen en arbeid.

Er is gewoon geen andere manier om dicht bij dit gegevensniveau te komen zonder een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem te gebruiken.

Goed gegevensbeheer en standaardisatie

Degenen die actief grote hoeveelheden onderhoudsgegevens bijhouden, doen dit met onderhoudssoftware of met behulp van aangepaste spreadsheets. In beide scenario's is het belangrijk om goede gegevensbeheerpraktijken te hebben.

Hoge niveaus van gegevensstandaardisatie kunnen worden bereikt door deze stappen te volgen:

1. Beslis wat u wel en niet wilt bijhouden. Het bijhouden van gegevens die u niet gebruikt, verspilt uw interne middelen en laat meer ruimte voor fouten, vooral als handmatige invoer vereist is.
2. Definieer schalen en metingen. Wordt iets beoordeeld op een schaal van 1-5 of 1-10? Is de meeteenheid in kilogram of pond? Je wilt tenslotte geen appels met peren vergelijken.
3. Standaard handmatige gegevensinvoer. Hoe worden gegevens ingevoerd, gewijzigd en verwijderd? Wanneer is het gepast om afkortingen te gebruiken? Welke velden zijn verplicht en welke optioneel? Welke naamgevingsconventies moeten worden gevolgd bij het toevoegen van nieuwe activa aan de lijst? Het instellen van eenvoudige richtlijnen voor gegevensinvoer zal een grote bijdrage leveren aan het garanderen van consistente records.

Het is veel gemakkelijker om het juiste record te vinden of een rapport te genereren als iedereen de gegevens op dezelfde manier gebruikt.

Toezegging van al het personeel dat met de gegevens omgaat

Een zekere mate van handmatige gegevensinvoer is onvermijdelijk, zelfs met een CMMS. Dit laat altijd de mogelijkheid van menselijke fouten open. Zelfgenoegzaamheid en gebrek aan aandacht bij het invoeren van gegevens in het systeem zijn veelvoorkomende problemen. Onderhoudsmanagers moeten het belang van nauwkeurige gegevens duidelijk maken en een cultuur creëren die dat weerspiegelt.

Stel je de volgende situatie voor. Een nieuwe medewerker sluit een werkorder af. Hij wordt gevraagd om in te voeren welke onderdelen hij heeft gebruikt en hoeveel tijd hij heeft besteed aan het uitvoeren van de reparatie. Hij vraagt ​​de meer ervaren collega om hem te helpen. Afhankelijk van de bedrijfscultuur is het antwoord:"Natuurlijk, laten we alles nog eens goed controleren. ” of “Schrijf gewoon een honkbalcijfer, niemand controleert deze dingen toch. ”  

Als het onderhoudspersoneel in dit opzicht niet zijn uiterste best doet, is het onwaarschijnlijk dat u over betrouwbare onderhoudsgegevens beschikt.

Wat moet er in een onderhoudsrapport staan?

Dit hangt helemaal af van waarvoor u de melding maakt. Het is onmogelijk om een ​​uniform sjabloon te geven. In het algemeen kan een officieel onderhoudsrapport het volgende bevatten:

• informatie over de organisatie (naam, logo, adres, contactgegevens…)
• naam/type van het rapport
• tijdsbestek waarvoor het rapport is gegenereerd
• rapportdetails (het hoofdgedeelte van het rapport dat alle gegevens beschrijft)
• alle aanvullende informatie die nuttig kan zijn (van geval tot geval bekeken)

Als u nu daadwerkelijk zoekt naar onderhoudsservicerapporten gebruikt voor het uitvoeren van specifieke onderhoudswerkzaamheden, kunt u hier verschillende formuliersjablonen voor onderhoudsrapporten vinden. Deze individuele formulieren kunnen worden gebruikt als invoer bij het maken van de samengevatte rapporten die we hierna bespreken.

De meest voorkomende soorten onderhoudsrapporten

Met de juiste data kunnen onderhouds- en facility managers tientallen bruikbare onderhoudsrapportages genereren. Hier is een lijst met de meest voorkomende:

• Uitsplitsing van totale onderhoudskosten :kan onderdelenkosten, arbeidskosten, leverancierskosten en meer omvatten.
• Preventief onderhoudsrapport: bevat een overzicht van preventieve onderhoudsactiviteiten en onderhoudsschema's (aantal PM-taken open, gepland, gesloten en uitgesteld, gepland onderhoudspercentage..). Het kan worden uitgesplitst naar locatie, type apparatuur, leverancier, enz.
• Werkorderrapport: een overzicht van werkorderbeheeractiviteiten - ontvangen onderhoudstickets en aangemaakte, geopende, gesloten en uitgestelde WO's.
• Inventarisgeschiedenisrapport: het kan de lijst bevatten van inkooporders, PM's, WO's, reserveonderdelen en andere middelen die zijn uitgegeven aan een specifiek activum of een groep activa.
• Aankooporderrapport: lijst met aangemaakte, verzonden, geplande, ontvangen en gesloten inkooporders; kan worden uitgesplitst naar leverancier, faciliteit, prioriteit, ordertype, orderstatus en meer.
• Verkopergeschiedenisrapport: een overzicht van de werkzaamheden van een onderhoudsleverancier en bijbehorende kosten.
• Samenvattend rapport over arbeid: het kan zaken omvatten zoals totale bestede uren, overuren, uren besteed aan reactief versus proactief werk, individuele prestaties en meer.
• Prestatierapport: er kunnen talloze rapporten worden gegenereerd om statistieken bij te houden, zoals MTTR, MTBF, aantal geplande versus niet-geplande taken, aantal storingen, duur van uitvaltijd, enz.

Elk onderhoudsrapport wordt gemaakt voor een specifiek tijdsinterval. Als u een CMMS gebruikt, kunt u een sjabloon maken en deze gebruiken om met een paar klikken toekomstige rapporten te genereren. Dit kan erg handig zijn voor het genereren van dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse rapporten. Sommige organisaties gebruiken het zelfs om de jaarverslagen te stroomlijnen.

In plaats van elke keer dat u een rapport moet verzenden documenten en spreadsheetkolommen door te spitten, hoeft u het maar één keer in te stellen en het systeem de rest te laten doen.

Maak en automatiseer onderhoudsrapporten met Limble CMMS

Met Limble CMMS kunt u aangepaste velden maken voor het bijhouden van vrijwel alles wat u nodig heeft. Limble-gebruikers kunnen onze aangepaste rapportbouwer open openen en combineer al die aangepaste velden met standaard vooraf gedefinieerde velden om een ​​heleboel unieke rapporten voor elke situatie te creëren.

Het kost één klik om de rapporten te delen met andere Limble-gebruikers of om een ​​PDF te genereren die naar iemand anders kan worden verzonden.

Een nauw verwante functie die onze klanten erg leuk vinden, is de optie om een ​​aangepast dashboard te bouwen uit verschillende rapporten (zoals te zien in de afbeelding hieronder).

Kortom, je kunt het dashboard vullen met allerlei rapporten die realtime worden bijgewerkt. Vervolgens kunt u het dashboard op een tv delen. Het is bemoedigend om te zien hoe de aantallen veranderen naarmate de taken worden voltooid.

Er is maar zoveel informatie die op één scherm past. Geen probleem hier. U kunt meerdere dashboards maken en Limble vertellen om er elke X seconden doorheen te bladeren. Het is een kleine functie, maar we hebben er in het verleden geweldige feedback over gekregen.

Het laatste wat je nog moet doen, is laten zien hoe dit allemaal in de praktijk werkt. Voor iedereen die meer wil weten over de aangepaste dashboards en onderhoudsrapportagemogelijkheden van Limble, neem een ​​paar minuten de tijd om door de onderstaande video te bladeren. De video zelf is aan de lange kant, maar het laat zien hoe krachtig en flexibel ons rapportagesysteem werkelijk is.

Als dit iets lijkt dat u enkele uren per week zou kunnen besparen, kunt u onze prijzenpagina bekijken om een ​​proefperiode van 30 dagen te starten. U kunt ook contact met ons opnemen voor een persoonlijke uitleg en krijg een overzicht van alle belangrijke functies.

En onthoud dat je goede rapporten nodig hebt om goede beslissingen te nemen!