Hoe u uw onderhoudskosten kunt bijhouden en beheren

Hoge onderhoudskosten van fysieke activa kunnen nadelig zijn voor het zakelijk succes. Ze drijven uw operationele kosten op en verdunnen uw winstmarges. U kunt echter geen zaken doen zonder goed werkende apparatuur. De enige oplossing is om erachter te komen hoe u de onderhoudskosten onder controle kunt houden.

Om dat te doen, heeft u diep inzicht in uw onderhoudsactiviteiten nodig. Welke acties en assets brengen de hoogste kosten met zich mee en waarom? Hoe nauwkeurig de onderhoudskosten volgen op het niveau van de hele organisatie, maar ook op het niveau van een enkel activum?

Lees verder om erachter te komen.

Inzicht in onderhoudskosten

Onderhoudskosten vertegenwoordigen alle kosten die het resultaat zijn van uw inspanningen om fysieke activa in optimale staat te houden. Het maakt niet uit of dat actief een auto, een huurwoning, een generator of een cirkelzaag is - als het regelmatig onderhoud nodig heeft, brengt het onderhoudskosten met zich mee.

Productie, luchtvaart en constructie , hebben, naast vele andere bedrijfstakken die veel activa nodig hebben, een zeer sterke prikkel om hun onderhoudsbudget onder controle te houden. Het bijhouden van onderhoudskosten is een van de manieren waarop ze de effectiviteit van hun respectieve onderhoudsafdelingen evalueren. In die zin worden onderhoudskosten vaak gezien als een belangrijke onderhouds-KPI (key performance indicator).

De juiste manier om over onderhoudskosten na te denken

Veel ondernemers hebben een verkeerde mindset als het om onderhoud gaat. Ze zien het alleen als een kostenpost (een operatie die niet direct bijdraagt ​​aan de winst). Dit leidt ertoe dat ze voortdurend druk uitoefenen op onderhoudsdirecteuren en managers om de totale onderhoudskosten te verlagen, zelfs als dat niet in het langetermijnbelang van hun organisatie is.

De juiste manier om over onderhoud na te denken is als een investering. Door onderhoudswerkzaamheden uit te voeren verliest u geen geld, u investeert het in uw apparatuur. U geeft geld uit om de prestaties en levensduur van uw bedrijfsmiddelen te verbeteren, en om het aantal productievertragingen in de komende maanden en jaren te verminderen - die beide op de lange termijn zullen bijdragen aan uw winst.

Onderhoudsprofessionals zullen altijd binnen de grenzen van hun budget moeten werken. Om een ​​kans te hebben om de onderhoudsuitgaven met succes te beheren, moeten ze begrijpen welke factoren bijdragen aan hun onderhoudsrekeningen.

Wat is inbegrepen in de berekening van de totale onderhoudskosten?

De werkelijke kosten van een actief zijn niet alleen de aankoopprijs. Wanneer een afdeling een nieuw apparaat koopt, moet het ook rekening houden met de lopende onderhouds- en reparatiekosten. De gemiddelde kosten van doorlopend onderhoud kunnen aanzienlijk verschillen van het ene activum tot het andere. Hoeveel regelmatig onderhoud heeft het nodig, hoe gaat het om met slijtage, wat zijn de kosten van reserveonderdelen; dat zijn slechts enkele van de factoren die van invloed zijn op de jaarlijkse onderhoudskosten voor een bepaald activum.

Dit soort budgetteringsbeslissingen wordt vaak overgelaten aan onderhoudsdirecteuren en beheerders, zolang ze het gestelde onderhoudsbudget niet overschrijden. Aan het einde van het jaar zullen ondernemers vaak alleen geïnteresseerd zijn in het herzien van de totale kosten, die vaak worden weergegeven als de totale MRO-kosten (onderhoud, reparatie, operaties) op de balansen.

De MRO-kosten kunnen worden uitgesplitst in arbeidskosten, reserveonderdelen en materialen, onderhoudsleveranciers, energiekosten en overheadkosten. Het effectief bijhouden van de kosten voor elk van deze categorieën is essentieel om toekomstige onderhoudskosten te verlagen.

Een belangrijk ding dat vaak buiten dit gesprek wordt gelaten is de indirecte kosten van verloren productiviteit . Tijdens de meeste onderhoudswerkzaamheden moet het activum worden stilgelegd. Als gepland onderhoud of een onverwachte reparatie plaatsvindt tijdens de reguliere kantooruren, leidt dit tot verloren productie-uren - wat betekent gederfde winst. Zal het bedrijf honderden of miljoenen dollars verliezen, hangt af van hoe kritisch de getroffen activa zijn voor de bedrijfsvoering en de totale duur van de uitvaltijd van de apparatuur.

Hoe u onderhoudskosten kunt bijhouden (met Limble CMMS)

De eenvoudigste manier om de totale onderhoudskosten te meten, is door een CMMS-systeem te gebruiken. U hoeft het maar één keer in te stellen en het kan automatisch alle lopende kosten bijhouden. Om nauwkeurige gegevens te garanderen, moeten technici de bestede tijd en gebruikte onderdelen invoeren, wat hen wordt gevraagd te doen als ze een PM of WO afsluiten.

Het alternatief is om urenlang Excel-sheets en facturen door te spitten wanneer u een rapport moet maken. Je kunt je voorstellen hoe leuk dat moet zijn.

Totale onderhoudskosten bijhouden

Om onderhoudskosten effectief te beheren, hebt u nauwkeurige gegevens nodig en de mogelijkheid om de kosten op te splitsen in categorieën, zoals onderdelen en activa. Hierdoor kunt u probleemgebieden vinden en elimineren.

De totale onderhoudskosten in Limble zijn onderverdeeld in drie hoofdcategorieën:

1. $ uitgegeven aan onderdelen
2. $ uitgegeven aan arbeid (inclusief kosten zoals salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en overuren)
3. $ uitgegeven aan facturen (zoals wanneer u een leverancier belt voor een gespecialiseerde reparatie of naar een ijzerhandel springt om een ​​ontbrekend onderdeel te kopen)  

Op de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van een aangepast maandelijks rapport met kostenspecificaties voor onderdelen, externe leveranciers en arbeid. U kunt op elke categorie klikken om verdere uitsplitsingen van de kosten te zien .

Dit type rapport is een uitstekende manier om de totale onderhoudskosten in de gaten te houden. Als we echter verbeterpunten willen vinden, hebben we toegang nodig tot gedetailleerdere rapportage . Dus daar gaan we het nu over hebben.

Onkosten opsporen voor een enkel activum

Facturen van leveranciers zijn gekoppeld aan activa. Reserveonderdelen worden uitgegeven aan activa. Arbeidskosten worden gemaakt door het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan activa. Hoewel u met een CMMS de kosten kunt opsplitsen op basis van soorten facturen, soorten reserveonderdelen en type uitgevoerd werk, zijn de nuttigste rapporten die naar specifieke activa kijken.

Stel je de wereld voor zonder een CMMS waarin je de totale eigendomskosten voor een airconditioner probeert te berekenen. U moet papieren werkbonnen doorzoeken om te zien hoeveel onderhoudswerkzaamheden aan het activum zijn uitgevoerd en welke reserveonderdelen zijn gebruikt. Als je die informatie vindt, moet je hopen dat het juist is en dat er geen WO's zijn misplaatst. Daarna moet u in spreadsheets zoeken om te zien wat de kosten zijn voor elk gebruikt reserveonderdeel.

Vervolgens moet je kijken wie PM's en WO's heeft uitgevoerd, voor hoe lang en of een deel ervan overuren was - zodat je extra tabellen kunt doorzoeken en arbeidskosten kunt berekenen. Ging John vorige week ook niet naar Home Depot om een ​​gasguts voor die airco te halen? Je kunt hem beter bellen om te bevestigen.

OF je kunt een digitale oplossing zoals Limble gebruiken en al die informatie in een paar klikken vinden, klaar om te worden geëxporteerd:

De eenvoudigste manier om een ​​onderhoudsbudget te beheren, is door diepgaand inzicht te hebben in uw onderhoudsgegevens. Door te weten hoeveel uw activa u kosten en waarom het veel gemakkelijker wordt om plaatsen te vinden om kosten te besparen en verspillende acties te elimineren.

Als je Limble CMMS wilt geven, heb je drie opties:

• start een gratis proefperiode van 30 dagen
• vraag een demo aan
• probeer onze zelfdemo (laadt een gesimuleerde omgeving waarin je kunt spelen met de functies van Limble)

Hoewel CMMS ongelooflijk handig is, zijn er andere manieren om uw onderhoudskosten onder controle te houden. Die zullen we hierna aanstippen.

Hoe de totale onderhoudskosten te verlagen

Het is altijd moeilijk om nieuwe manieren te vinden om uw onderhoudsbudget te verlagen. Hieronder vindt u een uitgebreide lijst met ideeën om de onderhoudskosten te verlagen:

• implementeer een moderne CMMS-oplossing zodat u onderhoudskosten kunt volgen en acties en activa kunt lokaliseren die de hoogste kosten met zich meebrengen
• gebruik een oplossing voor voorraadbeheer om de voorraadbehoeften nauwkeurig te voorspellen en de voorraadkosten voor reserveonderdelen te verlagen 
• het onboardingproces voor machinebedieners verbeteren zodat ze minder kans hebben om apparatuur te beschadigen door oneigenlijk gebruik
• meer onderhandelen met onderhoudsleveranciers en leveranciers van reserveonderdelen
• implementeren eenvoudige onderhoudspraktijken om afval en verspillende acties te verminderen
• autonoom onderhoud implementeren
• investeren in conditiebewakingstechnologie om de gezondheid van activa te bewaken en uw onderhoudsschema te optimaliseren (dit kan u helpen dure reparaties te voorkomen en de totale arbeidskosten te verlagen)
• focus op proactieve onderhoudsstrategieën zoals preventief onderhoud en voorspellend onderhoud (het is goedkoper om apparatuur te onderhouden dan om het te repareren)

Reactief onderhoud verminderen met 73,2%

Bekijk de resultaten van Red Hawk met Limble

Niets op deze lijst is een snelle oplossing zoals het ontslaan van een paar mensen zou zijn. Dit zijn echter veel betere langetermijnoplossingen. Als u deze stappen implementeert, moet u systematische problemen oplossen die veel vermijdbare kosten met zich meebrengen.

Onderhoudskosten versus kapitaaluitgaven

Voor boekhoudkundige doeleinden is het belangrijk om onderscheid te maken tussen algemene onderhoudskosten en kapitaaluitgaven.

Kortom, reguliere onderhoudskosten omvatten onderhoudshandelingen die regelmatig worden uitgevoerd om activa in hun oorspronkelijke staat te houden. Dit omvat routineonderhoud, vervanging van reserveonderdelen en eenvoudige reparaties.

Kapitaaluitgaven zijn onderhoudskosten zoals grote revisies en upgrades die aanzienlijke investeringen in middelen vereisen. In tegenstelling tot regulier onderhoud, verhogen kapitaaluitgaven de waarde van de activa.

De voordelen van standaard onderhoudswerk duren minder dan 12 maanden en staan ​​in de winst-en-verliesrekening voor het lopende jaar. Daarentegen houden de voordelen van kapitaaluitgaven meer dan 12 maanden aan, zodat ze in de loop van de tijd kunnen worden afgeschreven.

Soms moet je geld uitgeven om geld te besparen

Geld investeren in onderhoud is vaak de slimste lange termijn oplossing die je kunt maken.

Het is logischer om een ​​nieuwe machine te kopen dan voortdurend een oud actief te repareren dat bijna aan het einde van zijn levensduur is. Het kopen van originele onderdelen en materialen kan de levensduur van activa verlengen en het aantal noodreparaties verminderen. Investeren in een CMMS kan u op verschillende manieren geld besparen. Een paar dollar investeren in het opleiden van onderhoudstechnici en operators kan zeer kosteneffectief zijn bij het werken met dure apparatuur.

Goedkeuring krijgen voor dergelijke investeringen is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Het sterkste argument dat u bij het topmanagement kunt indienen, is het verwachte rendement op de investering aan te tonen. U kunt beginnen met een goedkoop voorstel zoals het implementeren van een CMMS-software. Hier is een eenvoudige handleiding over hoe CMMS ROI te berekenen om u op weg te helpen.

Als het allemaal gezegd en gedaan is, hopen we dat het artikel u een goed idee heeft gegeven van hoe u uw onderhoudskosten kunt beheersen. Als je denkt dat we iets belangrijks hebben gemist, start dan een discussie in de reacties hieronder!