Voor- en nadelen van cloudgebaseerde en lokale CMMS-software

Er zijn honderden opties voor CMMS-software, maar ze kunnen allemaal worden onderverdeeld in twee groepen:cloudgebaseerd CMMS en CMMS op locatie.

Beide categorieën helpen u bij het beheren van onderhoud, maar daar houden de overeenkomsten op. Elke optie is heel anders, van de manier waarop het CMMS is geïmplementeerd tot de manier waarop het wordt gebruikt om taken uit te voeren. Als u de voor- en nadelen van cloudgebaseerde en on-premise software kent, kunt u voorkomen dat u tijd en geld verspilt aan een slechte pasvorm, en kan uw onderhoudsteam aan de slag.

Inhoudsopgave

1. Wat is cloudgebaseerde CMMS-software?
2. Wat is CMMS-software op locatie?
3. Voor- en nadelen van cloud- en on-premise CMMS-software
4. Bepalen welke CMMS-software het beste is voor uw instelling

Wat is cloudgebaseerde CMMS-software?

Simpel gezegd, cloudsoftware geeft u de mogelijkheid om informatie op internet op te slaan en te openen. Als je Netflix hebt gebruikt om een ​​film te kijken of Zoom hebt gebruikt om te vergaderen, heb je cloudsoftware gebruikt.

Denk aan de cloud als een bank. Uw geld is niet gebonden aan één fysieke locatie. U kunt bij het ene filiaal geld storten en dat geld bij elk ander filiaal opnemen. U kunt geld opnemen bij een geldautomaat of op uw creditcard tikken om een ​​transactie te doen. Cloudsoftware werkt op dezelfde manier:vervang geld door informatie. U kunt informatie op het ene apparaat invoeren en op elk ander apparaat openen, zolang het maar met internet is verbonden.

Laten we nu eens kijken wat de cloud betekent voor het beheer van onderhoud. Een cloudgebaseerd CMMS heeft een paar belangrijke ingrediënten:

• Software- en hardwarevereisten :Alle software en hardware wordt ontwikkeld, geïnstalleerd, uitgevoerd, beheerd en onderhouden door een externe provider. Er is een internetverbinding nodig om de software te gebruiken.
• Installatie en onderhoud :Providers hosten de software op hun eigen servers, wat betekent dat zij zorgen voor alle installatie, beheer, gegevensbeveiliging en upgrades.
• Systeemtoegang :De functies van cloudgebaseerde CMMS-software zijn overal en altijd toegankelijk via verschillende sites via internet. Sommige systemen kunnen zelfs worden gebruikt als je de internetverbinding een uur of twee verliest.
• Mobiele mogelijkheden :Veel cloudgebaseerde systemen hebben hun eigen mobiele CMMS-apps en zijn toegankelijk via mobiele apparaten.
• Betalingsstructuur :De meeste cloudgebaseerde CMMS-software wordt gekocht op een abonnementsmodel met weinig tot geen initiële kosten. Het is geprijsd per gebruiker, per maand en is inclusief ondersteuningskosten.

Is cloudsoftware veilig genoeg? Download A Skeptic's Guide to Cloud CMMS-software om erachter te komen

Downloaden

Wat is CMMS-software op locatie?

On-premise software is software die op een computer of netwerk moet worden geïnstalleerd. De software en alle informatie die ermee wordt gemaakt, is gekoppeld aan de fysieke apparaten waarop deze is geïnstalleerd. Een van de meest populaire voorbeelden van on-premise software is Microsoft Word.

Hoe vertaalt on-premise software zich naar onderhoudsbeheer? Hier een paar basiskenmerken van CMMS-software op locatie:

• Software- en hardwarevereisten :Alle benodigde hardware, zoals servers, is on-site gehuisvest. De software vereist doorgaans uitgebreide aangepaste instellingen door een leverancier, aannemer of intern personeel.
• Installatie en onderhoud :Het instellen van de software en hardware wordt meestal in-house gedaan met beperkte externe ondersteuning of door een leverancier tegen hoge kosten. Uw bedrijf is verantwoordelijk voor gegevensbeveiliging en -opslag, evenals voor eventuele upgrades van de software.
• Systeemtoegang :Voor toegang tot software op locatie moeten gebruikers ter plaatse zijn en verbonden zijn met hetzelfde netwerk als het CMMS.
• Mobiele mogelijkheden :On-premise CMMS-software biedt zeer beperkte mobiele mogelijkheden en de meeste hebben er helemaal geen.
• Betalingsstructuur :Bedrijven betalen gewoonlijk een eenmalige, vooruitbetaling om de software te gebruiken.

Cloud-gebaseerde CMMS On-premise CMMS Software- en hardwarevereistenOntwikkeld, beheerd en onderhouden door een externe providerOntwikkeld door interne specialisten, externe providers of een consultant. On-site gehuisvestInstallatie en onderhoudAlle software en hardware wordt geleverd en onderhouden door een softwareleverancierOpstelling en onderhoud van het CMMS uitgevoerd door in-house personeel of een consultantSysteemtoegangToegankelijk via elke internetverbindingToegang vereist dat gebruikers ter plaatse zijn en verbonden zijn met het CMMS netwerkMobiele mogelijkhedenNative mobiele apps zijn de normBeperkte mobiele mogelijkhedenKostenstructuurWeinig initiële kosten, gebaseerd op een abonnementsmodel, en geprijsd per gebruiker, per maandHogere initiële kosten, zeer weinig terugkerende kosten

Voor- en nadelen van cloud versus on-premise CMMS-software

Er is geen goed of fout als het gaat om het kiezen tussen een cloudgebaseerd en on-premise CMMS. Elke faciliteit heeft zijn eigen doelstellingen, expertise en budget. Elk soort software vanuit alle hoeken bekijken, is de enige manier om de juiste keuze voor uw bedrijf te maken.

Kosten

De kosten zijn een grote factor bij het kiezen van een CMMS. Er zijn drie soorten kosten om in de gaten te houden bij het afwegen van uw opties:

• • Aanvankelijke kosten :De kosten vooraf omvatten licentiekosten, aanpassing, installatie en integratie.
  • Terugkerende kosten :Terugkerende kosten omvatten abonnementskosten, ondersteuningsservices en systeemonderhoud (dwz updates en upgrades).
  • Extra kosten :Bijkomende kosten zijn onder meer training, gegevensmigratie, IT-personeel en hardware (zoals servers).

On-premise CMMS

De initiële kosten van on-premise software klinken aantrekkelijk. Je bijt de knoop door, betaalt het geld en denkt er nooit meer aan. Maar er zijn meer lopende kosten dan het lijkt.

Omdat alle hardware door het bedrijf wordt beheerd, betaalt u iemand (of meerdere mensen) om die hardware te onderhouden. Als er iets kapot gaat, moet je het repareren, wat geld en tijd kost.

De vooruitzichten voor on-premise software worden een paar jaar later slechter. Zoals elk apparaat, nemen de prestaties van on-premise software in de loop van de tijd af, wat betekent dat deze om de paar jaar moet worden vervangen, wat duur en storend is.

Cloudgebaseerd CMMS

Voor de meeste cloudgebaseerde systemen moet u een maandelijks of jaarlijks abonnementsgeld betalen voor elke gebruiker, waardoor de opstartkosten worden verlaagd. Het verschil wordt groter als u gegevens migreert naar uw nieuwe CMMS, wat gemakkelijker en goedkoper is op een cloudgebaseerd CMMS.

Een cloudgebaseerd CMMS wordt bijgewerkt door de leverancier. Updates worden automatisch en zonder extra kosten aan de software toegevoegd, zodat u geen geld uitgeeft aan het onderhoud van de hardware van het systeem. Uw abonnementskosten kunnen elk jaar licht stijgen om verbeteringen te dekken, maar de stijging is gering ($ 10 tot $ 20) omdat de kosten worden gedeeld door honderden of duizenden anderen.

Het komt erop neer

On-premise onderhoudssoftware kost uw bedrijf meer op korte en lange termijn vanwege de hoge licentiekosten, de doorlopende kosten om het systeem te onderhouden en de noodzaak om het hele CMMS om de paar jaar te vervangen of te upgraden.

Kenmerken, functionaliteit en connectiviteit

Hoewel een CMMS over de functies moet beschikken die u nodig hebt om uw onderhoudsdoelen te bereiken, zijn er nog andere factoren waarmee u rekening moet houden bij het vergelijken van cloudgebaseerde en on-premise software.

• Aantal functies :Beide typen CMMS hebben een vergelijkbare reeks functies, maar cloudgebaseerde providers brengen vaker nieuwe uit. De functies van een cloudgebaseerd CMMS zijn afhankelijk van het abonnementsniveau dat u aanschaft.
• Aanpassing :Software op locatie is bij installatie in hoge mate aanpasbaar, maar later moeilijk te wijzigen. Cloudgebaseerde softwarefuncties zijn ingesteld, maar hun componenten zijn gemakkelijker te wijzigen en aan te passen.
• Gebruiksgemak :Cloudgebaseerde CMMS-software is ontworpen voor een breed scala aan gebruikers, waardoor het gemakkelijk is om de meest relevante functies voor een taak te kiezen en dit met minder klikken te doen.
• Mobiele mogelijkheden :De meeste cloudgebaseerde systemen hebben mobiele apps die toegankelijk zijn met inloggegevens en een internetverbinding, waardoor het een meer mobielvriendelijke optie is.
• Gemak van integratie :Cloudgebaseerde systemen zijn meer open, wat betekent dat het minder moeite, tijd en geld kost om verbinding te maken met nieuwe machines, software of sensoren.

On-premise CMMS

Bijna alle CMMS-providers bieden zeer vergelijkbare functiesets met twee grote uitzonderingen:integraties en AI.

Doordat uw CMMS kan worden geïntegreerd met andere systemen, zoals een ERP of MES, kunt u informatie verzamelen en delen met uw hele bedrijf. Deze verbindingen besparen u tijd en geld door geautomatiseerd werk en gegevensnauwkeurigheid. On-premise systemen lopen hier ver achter op cloudgebaseerde software.

Een on-premise CMMS is gebouwd als een gesloten systeem, wat betekent dat het niet goed communiceert met andere software. Dit zorgt voor problemen zoals het meerdere keren loggen van informatie en het niet kunnen activeren van werk aan uw CMMS. Koppelingen maken tussen andere systemen en een on-premise CMMS is mogelijk, maar het is maatwerk, een ander woord voor prijzig en ingewikkeld.

Het gesloten karakter van een CMMS op locatie verhindert ook dat het mobiel is en op afstand functioneert. Sommige on-premise systemen zijn toegankelijk op een mobiel apparaat of op afstand, maar deze mogelijkheden zijn ernstig beperkt. Dit maakt het moeilijk om toegang te krijgen tot informatie in het veld, wat leidt tot onnauwkeurige gegevens en vertragingen in het werk.

Als het op AI aankomt, kunnen on-premise systemen niet concurreren met cloudsoftware. AI-tools zijn gebouwd op data. Deze gegevens maken inzicht en prognoses nauwkeurig en bruikbaar. Software op locatie kan niet genoeg gegevens verzamelen om effectieve AI-tools voor gebruikers te maken.

Cloud-CMMS

Cloudgebaseerde systemen zijn open, wat betekent dat ze het potentieel hebben om gemakkelijk verbinding te maken met duizenden eindpunten, van een sensor op een tractor tot een enorm ERP-systeem. Het kost ook geen maanden of een half miljoen dollar om dit te doen. Binnen enkele minuten na installatie kunnen gegevens tussen één stuk technologie en uw cloudgebaseerde CMMS stromen zonder dat een IT-team de verbinding tot stand kan brengen of onderhouden.

Cloudgebaseerde CMMS-software is ook beter geschikt voor mobiele en externe functionaliteit. Het geeft u de mogelijkheid om toegang te krijgen tot het systeem op mobiele apparaten. Met sommige software kunt u zelfs zonder internetverbinding toegang krijgen tot informatie over activa en deze registreren in externe instellingen.

Als het op AI aankomt, steekt cloud CMMS-software met kop en schouders uit boven de concurrentie. Een cloudgebaseerd CMMS kan gegevens van duizenden gebruikers verzamelen, deze anonimiseren en gebruiken om formules te bouwen die resultaten voorspellen en ondersteuning bieden aan onderhoudsteams. Elk stukje data voedt een AI-engine, waardoor het nauwkeuriger wordt. Het resultaat zijn tools waarmee bedrijven alles kunnen analyseren en voorspellen, van werkorders met een hoog risico tot de onderdelen die je nodig hebt voor toekomstig onderhoud.

Het komt erop neer

De mogelijkheid om AI en integraties te implementeren en te gebruiken stelt cloudsoftware boven on-premise systemen. Gebruiksgemak moet ook een rol spelen bij uw besluitvorming. Cloudgebaseerde providers nemen constante input van gebruikers, verbeteren daarmee het CMMS en stellen deze verbeteringen automatisch beschikbaar aan klanten, waardoor het een klein voordeel krijgt.

Implementatie

Het succes van een CMMS hangt vaak af van de juiste implementatie ervan. Het kiezen van de juiste software is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alles, van installatie tot gebruikersacceptatie, vlekkeloos verloopt.

• Gemak van implementatie :Er is gespecialiseerde technische expertise nodig om on-premise software op te zetten. Cloudgebaseerd CMMS vereist geen, waardoor de implementatietijd drastisch wordt verkort.
• Training en ondersteuning :On-premise software wordt geleverd zonder externe training en zeer weinig ondersteunende diensten. Training en ondersteuning zijn vaak ingebouwd in het abonnementspakket voor cloudgebaseerd CMMS.
• Gemak van gegevensmigratie :aangezien cloudsoftware voor elke computer toegankelijk is, is het veel gemakkelijker om gegevens uit spreadsheets of oudere systemen te importeren.

On-premise CMMS

Lokale leveranciers bieden vaak minder standaardservices voor, tijdens en na de lancering van software. En aan de beschikbare training en ondersteuning zijn bijna altijd extra kosten verbonden. Dus als u hulp nodig heeft bij het navigeren door de installatie, gaat u geld kosten. En omdat on-premise systemen hardware en veel maatwerk vereisen, duurt het langer om het te ontwerpen, te testen en in te stellen.

On-premise software vereist ook veel input van je IT-team. Maar het opzetten van een CMMS is een van de vele projecten op het bord van IT. Dit leidt niet alleen de focus van IT af van andere belangrijke projecten, het maakt uw CMMS-configuratie ook kwetsbaar voor eventuele IT-noodgevallen. Dit kan de uitrol van uw CMMS vertragen en uw budget, systeemacceptatie, uitvaltijd en meer beïnvloeden.

Cloudgebaseerd CMMS

Een cloud-CMMS vinkt alle vakjes af die lokale software niet kan. Cloudgebaseerde providers bouwen de prijs van ondersteuning en training in uw abonnement in en hebben klantenondersteuningsteams klaar om te helpen als u problemen ondervindt. Door de krachten te bundelen met experts die honderden implementaties hebben uitgevoerd, verloopt het proces sneller en worden er minder resources gebruikt. Dit verkort de tijd tot implementatie en ROI.

Het implementeren van een cloudgebaseerd CMMS zorgt ook voor minimale overlast voor uw organisatie. Hoewel het IT-team wordt geraadpleegd en betrokken, is de betrokkenheid ervan maar een fractie van wat het zou zijn bij on-premise systemen. Daarom kost het implementeren van een cloudgebaseerd CMMS minder geld (tot 10x minder) en tijd (enkele maanden) instellen.

Het komt erop neer

Cloudsoftware wint opnieuw. Het kost minder tijd en geld om op te zetten, is minder storend voor uw bedrijf en biedt doorlopende ondersteuning en training.

Gegevensbeveiliging en betrouwbaarheid

Eén datalek of systeemstoring kan een ramp betekenen voor uw onderhoudsteam en het bedrijf. Daarom is het van cruciaal belang om te weten welk type CMMS-software meer bescherming biedt.

• Gegevensbeheer :Waar worden uw gegevens opgeslagen, hoe veilig zijn ze tegen interne en externe inbreuken en wie is verantwoordelijk voor het onderhoud ervan?
• Beveiligingsinstallatie en updates :Hoe wordt de beveiliging van uw software onderhouden en bijgewerkt, zodat deze de nieuwste bedreigingen een stap voor blijft?
• Betrouwbaarheid en fail-safes :Wat gebeurt er met uw gegevens als er iets misgaat?

On-premise CMMS

Gegevens van on-premise systemen zijn opgesloten op privéservers, dus het lijkt misschien veiliger. Maar 53% van alle datalekken wordt gepleegd door mensen binnen een bedrijf, volgens een Forrester-rapport uit 2019. Dit aantal is in twee jaar tijd met 47% gestegen. En de meeste van de 47 IT-experts die door Digital Guardian zijn geïnterviewd, zeiden dat bedreigingen van binnenuit vaker voorkomen dan externe.

Het verliezen van uw onderhoudsgegevens is een andere nachtmerrie. Er zijn duizenden manieren waarop gegevens verloren kunnen gaan wanneer ze zijn opgeslagen op één lokale server. Brand, overstromingen of zelfs een gemorste drank kunnen servers vernietigen zonder dat er gegevens kunnen worden opgehaald.

Het updaten van beveiligingsmaatregelen op een on-premise CMMS is moeilijk en vaak duur. Beveiligingsmaatregelen die op het moment van implementatie adequaat leken, raken snel achterhaald.

Cloudgebaseerd CMMS

Het risico van externe datalekken op cloudsoftware is groter dan on-premise software, maar het neemt elke dag af naarmate leveranciers samenwerken met ultraveilige hostingproviders, zoals Amazon Web Services, en praktijken afstemmen op wereldwijd erkende beveiligingsstandaarden, zoals SOC 2 Type 2.

Een cloudgebaseerd CMMS wordt ook niet geconfronteerd met de gevaren van on-premise systemen als het gaat om gegevensverlies. Met cloudgebaseerde software worden uw onderhoudsgegevens off-site en op verschillende plaatsen opgeslagen met fail-safes om ze te beschermen. Zelfs als een hele server wordt weggevaagd, kunnen gegevens eenvoudig worden hersteld.

Het updaten van beveiligingsmaatregelen op een cloud CMMS gebeurt door de leverancier meerdere keren per jaar en wanneer nodig. Er is geen werk vereist door de gebruiker. Uw software kan de nieuwste tools en strategieën voorblijven die door externe actoren worden gebruikt om te proberen uw gegevens te verkrijgen.

Een andere overweging is de uptime van software. Het verschil tussen on-premise en cloudgebaseerde CMMS-software in deze categorie is minuscuul. Het standaard uptimepercentage voor cloud CMMS-providers is 99,5%, hoewel velen hogere niveaus garanderen. Een groot deel van de uitvaltijd die optreedt, wordt van tevoren gepland voor perioden met weinig gebruik om verstoring te voorkomen.

Het komt erop neer

Uw gegevens zijn vaak veiliger op cloudgebaseerde CMMS-software dan op software op locatie. Hoewel cloudsoftware kwetsbaarder is voor externe bedreigingen, komen deze problemen minder vaak voor dan interne inbreuken. En het vermogen van de cloud om zich snel aan te passen aan voortdurend veranderende beveiligingspraktijken, evenals het aantal gegevensback-ups en fail-safes, maken het de duidelijke keuze op dit gebied.

Een CMMS schalen

Uw bedrijf is altijd in ontwikkeling en groeit. Je CMMS zou dat ook moeten doen. Het vinden van een CMMS dat kan meegroeien met uw onderhoudsteam en bedrijf, betekent dat u op zoek bent naar flexibiliteit op vier gebieden:functionaliteit, prijsstelling, connectiviteit en omvang.

On-premise CMMS

Flexibiliteit is geen sterk punt van on-premise CMMS-software. Bijna elk onderdeel ervan zit vast vanaf het moment dat je hem aanzet. Naarmate u groeit, veranderen uw processen. Helaas kan de functionaliteit van een on-premise oplossing niet mee veranderen. En omdat u vooraf hebt betaald voor het CMMS, loopt u het risico een grote investering te doen voor een sterk afnemend rendement.

On-premise systemen sluiten niet gemakkelijk aan op nieuwe software. Dit isoleert uw CMMS en uw onderhoudsteam wanneer uw bedrijf nieuwe technologie toevoegt. En groter worden betekent vaak nieuwe sites. Het uitbreiden van on-premise CMMS-software naar nieuwe locaties vereist grote verstoringen en kosten, en is vaak niet eens mogelijk

Cloudgebaseerd CMMS

Cloudsoftware is gebouwd op flexibiliteit. Functionaliteit wordt altijd toegevoegd door leveranciers en bedrijven kunnen de manier waarop ze hun CMMS instellen, veranderen op basis van nieuwe en verbeterde werkwijzen.

Omdat abonnementen maandelijks of jaarlijks opnieuw worden geëvalueerd, is het eenvoudig op- of af te schalen, afhankelijk van uw financiële positie. En we weten al dat cloudgebaseerde CMMS-software open paden heeft om verbinding te maken met andere software, wat het ook is.

Het implementeren van een cloudgebaseerd CMMS op meer dan één locatie is net zo eenvoudig als het aanschaffen van zoveel abonnementen als u nodig heeft en het in dienst nemen van medewerkers.

Het komt erop neer

Cloudgebaseerde CMMS-software gaat deze strijd gemakkelijk aan. Het heeft veel meer flexibiliteit op elk gebied, wat betekent dat uw bedrijf ook flexibel kan zijn naarmate het groeit.

Andere aandachtspunten bij het vergelijken van cloud- en on-premise software

Duurzaamheid

Het verkleinen van de ecologische voetafdruk van uw bedrijf is niet alleen het juiste om te doen, het brengt ook geld terug in uw zak en heeft allerlei voordelen, van overheidskredieten tot goede PR.

Feit is dat elk type software emissies veroorzaakt. Maar als we naar de gegevens kijken, is het duidelijk dat cloudsoftware een grote voorsprong heeft op on-premise systemen. Het beste bewijs komt uit een onderzoek naar de cloudprogramma's van Microsoft. Deze clouddiensten produceerden gemiddeld 51% minder CO2 per gebruiker dan vergelijkbare on-premise oplossingen. Een groot deel van het voordeel van de cloud komt voort uit het verminderen van de impact van de servers van de software door de impact te verspreiden over honderden of duizenden andere gebruikers.

Systeemonderhoud

Het onderhouden van uw onderhoudssoftware is het laatste wat u wilt doen met de tijd en het geld van uw team. Daarom is een cloud CMMS een duidelijke winnaar op dit gebied.

Cloudsoftware is als een huis waar je nooit onderhoud aan hoeft te doen. Alles wat het systeem laat draaien, wordt gecontroleerd en verzorgd door de leverancier. On-premise software is het tegenovergestelde. Al deze verantwoordelijkheden liggen bij u en uw bedrijf, wat uw budget en tijd opslokt, en u aan het lijntje houdt als er iets misgaat.

Bediening en aanpassing

On-premise systemen hebben de welverdiende reputatie dat ze in hoge mate aanpasbaar zijn. Maar meer betekent niet altijd beter. Extreme aanpassingen kunnen ervoor zorgen dat de software moeilijk te gebruiken en te wijzigen is. Als je eenmaal vastzit aan een manier van werken, is het een uitdaging om de functionaliteit te veranderen.

Wat een cloud-CMMS mist in extreme maatwerk, maakt het goed met flexibiliteit. Het enige dat u nodig heeft, zijn een paar klikken om uw CMMS aan te passen om verouderde processen of workflows te repareren die geen resultaten zijn. Vanuit dit oogpunt heb je eigenlijk meer controle over de functie van het CMMS.

Een andere overweging is databeheer. Omdat uw gegevens zich buiten de muren van uw bedrijf bevinden met een cloudgebaseerd CMMS, lijkt het misschien alsof u er minder toegang of eigendom van heeft. Maar u heeft net zoveel toegang tot uw gegevens als met on-premise software.

Bepalen welke CMMS-software het beste is voor uw instelling

Er zijn plussen en minnen aan zowel cloudgebaseerde CMMS-software als on-premise software. Kiezen tussen de twee komt neer op welke beter scoort op de combinatie van factoren die voor uw onderhoudsteam het belangrijkst zijn. Hoewel functies, kosten en beveiliging allemaal belangrijk zijn, is het belangrijk om nooit uit het oog te verliezen welke software gebruikers de beste ervaring biedt. Als de software niet correct en consistent wordt gebruikt, levert deze geen enkele waarde op, ongeacht wat voor soort CMMS het is.

Klaar om je CMMS in te stellen? Laat deze implementatiechecklist uw gids zijn.

Download de sjabloon